公司文件收發(fā)管理制度

1、Q/CT湖北東神楚天化工有限公司企業(yè)標準Q/CTGL-XX-007-2014公司文件收發(fā)管理規(guī)定2014-04-012014-03-20 發(fā)布湖北東神楚天化工有限公司發(fā)布公司文件收發(fā)管理規(guī)定1 范圍 本規(guī)定對公司外來文件處理、內(nèi)部文件發(fā)放、文件的借閱與清退、文件的立卷與歸檔及文件銷毀的標 準作出闡述。本標準適用于公司所有文件管理。2 外來文件處理 收文的管理與公文的簽收2.1.1 公司所有文件 （ 除總經(jīng)理訂啟的外 ）均由黨政辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意 檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。2.1.2 對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對

2、口應(yīng)立即報告 上級部門并登記差錯文件的文號。公文的編號保管2.2.1 文件拆封和簽收后應(yīng)及時附上“湖北東神楚天化工有限公司公文處理單”作分類登記編號、保 管。公文的閱批與分轉(zhuǎn)2.3.1 凡正式文件均需由黨政辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦， 重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。2.3.2 一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由黨政辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件應(yīng)同各部 門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。2.3.3 為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員應(yīng)在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部 門應(yīng)按批示次序依次傳閱。最遲不得超過兩天，特殊情況例

3、外。文件的傳閱與督辦2.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也 不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時間當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后 應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示” 、“擬辦意見”黨政辦應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批 示辦理有關(guān)事宜。2.4.3 黨政辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得 將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得黨政辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時歸 檔保存。2.4.4 按照

4、閱文范圍。一線員工一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習相關(guān)文件?；蛴牲h政辦通知到單位閱文。3 發(fā)文的規(guī)定公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中黨政辦。 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨政辦提出發(fā)文申請并 將文件底稿分別交黨政辦審核。黨政辦同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置發(fā)文。對公司影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準簽發(fā)。其 余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。發(fā)文的范圍3.4.1 凡是以公司名義、黨政辦名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要 和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。3.4.2 黨政辦下發(fā)文件主要用于：3.4.2.1 公布公

5、司規(guī)章制度3.4.2.2 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件3.4.2.3 公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項3.4.2.4 公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定3.4.2.5 發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報3.4.2.6 其他相關(guān)重大事項3.4.3 黨政辦上行文、外發(fā)文主要用于：3.4.3.1 對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定3.4.3.2 同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作 等事宜。3.4.3.3 日常管理、技術(shù)、工程、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、 傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)

6、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不 用發(fā)文。發(fā)文程序規(guī)定3.5.1 黨政辦同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要 草擬文件初稿3.5.2 黨政辦應(yīng)根據(jù)總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文 字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿3.5.3 經(jīng)黨政辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責3.5.4 文稿審核黨政辦簽署后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送執(zhí)行總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)4 文件的借閱和清退 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)

7、 或黨政辦主任同意后方可借閱。黨政辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦， 應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的 文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明 原因和責任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。5 文件的立卷與歸檔范圍凡下列文件統(tǒng)一分別由黨政辦收發(fā)員負責歸檔5.1.1 上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(fù)5.1.2 黨政辦發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類 計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等5.1.3 經(jīng)理辦公會、中高層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄5.1.4 經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等5.1.5 上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱 和材料5.1.6 反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品5.1.7 單位日志和大事記5.1.8 單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。立卷要求5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。5.2.2 立卷時要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。5.2.3 上年度形成的文件材料，要求在下年度 7 月份以前整理完。6 文件的銷毀 對于多余、重復(fù)