超市庫(kù)存管理數(shù)據(jù)流程調(diào)查分析報(bào)告

1、超市庫(kù)存管理數(shù)據(jù)流程調(diào)查分析報(bào)告1初步調(diào)查及可行性分析1.1組織概況某零售業(yè)連鎖機(jī)構(gòu)剛在某地新開一家超市，占地約600平方米，該超市員工（超市經(jīng)理、營(yíng)銷策劃人員、營(yíng)業(yè)員、收銀員、會(huì)計(jì)、出納、倉(cāng)庫(kù)管理員、人力資源管理人員）約80人,主要提供日用百貨、食品、飲料、肉蛋奶、蔬菜、水果、煙酒等各類商品。1.2現(xiàn)有信息系統(tǒng)概況超市新開張，建有超市 POS（ Point of Sale ）收銀系統(tǒng)，但庫(kù)存管理系統(tǒng)尚不完善。1.3建設(shè)新信息系統(tǒng)的必要性超市各類工作人員都需要及時(shí)了解、掌握各種商品的入庫(kù)量、出庫(kù)量、庫(kù)存量，超市商品 的庫(kù)存管理是一項(xiàng)非常重要的日常性基礎(chǔ)工作，因此該超市有必要建設(shè)新庫(kù)存管理系統(tǒng)。

2、1.4新信息系統(tǒng)目標(biāo)對(duì)原有庫(kù)存管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，使之能提供更強(qiáng)大的庫(kù)存管理支持，提高商品庫(kù)存效率， 易于查詢。具體完成以下功能：1）入庫(kù)管理2）出庫(kù)管理3）庫(kù)存查詢4）庫(kù)存修改1.5可行性分析1）管理可行性超市經(jīng)理重視信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)大力支持，超市各類基層業(yè)務(wù)人員對(duì)信息 化也持積極態(tài)度。該超市各類人員大多需要繼續(xù)充實(shí)相關(guān)知識(shí)，這可以通過系列培訓(xùn)解決。在信息化過程中，組織的現(xiàn)行管理方式、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程往往需要改變，但由于該超 市規(guī)模不是太大，實(shí)行相應(yīng)變革簡(jiǎn)單易行。2）經(jīng)濟(jì)可行性由于超市的計(jì)算機(jī)、終端 POS機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)的數(shù)量和質(zhì)量都能滿足新系統(tǒng)需求， 因此硬件上不需要投

3、資。超市的庫(kù)存管理系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單，開發(fā)和維護(hù)費(fèi)用都不高，對(duì)這家超市而言，完全可以承受。系統(tǒng)投入運(yùn)行后，將更方便進(jìn)行庫(kù)存管理，更易于查詢，能夠減輕超市員工的負(fù)荷，提高 效率，直接和間接帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。3）技術(shù)可行性超市規(guī)模不大，庫(kù)存管理系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單，開發(fā)技術(shù)上不存在難題。超市相關(guān)部門的員工具備一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，將來經(jīng)過培訓(xùn)，會(huì)操作使用。4）結(jié)論根據(jù)以上可行性分析，超市可以立即開始庫(kù)存管理系統(tǒng)開發(fā)。在整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)過程中，需要針對(duì)不同人員有的放矢地進(jìn)行培訓(xùn)。在系統(tǒng)分析過程中，需要進(jìn)行管理方式變革、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重組。2.現(xiàn)行系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)2.1現(xiàn)行系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)零售業(yè)連鎖機(jī)構(gòu)的最高管理和

4、決策機(jī)構(gòu)是董事會(huì)。董事會(huì)分管各超市和配送中心。 該超市的組織機(jī)構(gòu)如下圖所示。圖1該超市的組織結(jié)構(gòu)圖超市經(jīng)理：直接對(duì)零售業(yè)連鎖機(jī)構(gòu)董事會(huì)負(fù)責(zé)；全權(quán)總管超市各項(xiàng)事務(wù)。庫(kù)存管理部：根據(jù)銷售部提供的需求信息，與配送中心及時(shí)聯(lián)系，保證庫(kù)房貨源充足；負(fù) 責(zé)商品接收，安排商品存放；對(duì)進(jìn)出庫(kù)房的商品進(jìn)行詳細(xì)登記；保證庫(kù)存數(shù)據(jù)完備。銷售部：營(yíng)銷策劃、市場(chǎng)宣傳、導(dǎo)購(gòu)咨詢、促銷活動(dòng)、物品擺放、貨架整理、收銀結(jié)賬； 及時(shí)將銷售信息反饋給各部門，保證商品的及時(shí)供應(yīng)更新；處理消費(fèi)者的各類疑問、投訴；為 超市的運(yùn)作提供實(shí)際銷售的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)部：統(tǒng)計(jì)超市所有收支資金流動(dòng)，包括各種收入、支出、稅務(wù)、財(cái)務(wù)結(jié)算等；對(duì)進(jìn)出 貨款實(shí)

5、行控制，分析資金走向，為超市發(fā)展計(jì)劃做好準(zhǔn)備。人力資源部：超市員工招聘、分配、培訓(xùn)、激勵(lì)、考勤、業(yè)績(jī)考核、薪酬管理。2.2現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程開發(fā)該超市庫(kù)存管理系統(tǒng)，因此業(yè)務(wù)流程調(diào)查的重點(diǎn)是庫(kù)存管理部的具體業(yè)務(wù)，現(xiàn)行系統(tǒng) 的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程如下圖所示：圖2現(xiàn)行的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程圖銷售部在銷售商品時(shí)發(fā)現(xiàn)某種商品不足，根據(jù)這種商品的銷售量及時(shí)制定貨品需求計(jì)劃， 提交至庫(kù)存管理部。庫(kù)存管理部檢查這種商品的存貨量，如果存儲(chǔ)不足則制定進(jìn)貨計(jì)劃，提交 至超市經(jīng)理審批。超市經(jīng)理審批后，通知財(cái)務(wù)部提款。庫(kù)存管理部與配送中心聯(lián)系，然后接收 存儲(chǔ)商品，并送至銷售部進(jìn)行銷售。2.3現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程對(duì)庫(kù)存管理過程進(jìn)行

6、數(shù)據(jù)流程分析，畫出庫(kù)存管理的頂層數(shù)據(jù)流程圖如下:圖3庫(kù)存管理的頂層數(shù)據(jù)流程圖銷售部將每日的商品銷售量傳至庫(kù)存管理部進(jìn)行庫(kù)存管理。庫(kù)存管理部綜合商品需求信 息，初步確定需要補(bǔ)充的商品在對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存量進(jìn)行檢查后再確定是否進(jìn)貨。若庫(kù)存充足，則無 需進(jìn)貨；若庫(kù)存不足，則通過一定程序批準(zhǔn)補(bǔ)充商品，將訂單傳送至配送中心。庫(kù)存管理部接 收配送中心送來的貨物，進(jìn)行庫(kù)存管理，生成庫(kù)存數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)，將現(xiàn)有庫(kù)存商品信息反饋至銷 售部。將圖3中庫(kù)存管理的頂層數(shù)據(jù)流程圖進(jìn)一步細(xì)化后得到如下所示的庫(kù)存管理第二層數(shù)據(jù)流圖4庫(kù)存管理的第二層數(shù)據(jù)流程圖銷售部提交每日的銷售清單，以商品的編號(hào)、商品名稱、數(shù)量核對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存（商品數(shù)據(jù)），

7、根據(jù)”訂貨細(xì)則”檢查是否需要補(bǔ)充庫(kù)存。如果庫(kù)存充足，則可以發(fā)出”發(fā)貨通知”；否則，則需要補(bǔ)充庫(kù)存商品。根據(jù)”庫(kù)存數(shù)據(jù)”發(fā)出”補(bǔ)充庫(kù)存計(jì)劃”將其數(shù)據(jù)寫入”批準(zhǔn)的補(bǔ)貨數(shù)據(jù)”存檔； 同時(shí)向”配送中心”發(fā)出”訂貨單”配送中心將貨物和”送貨單”送達(dá)后進(jìn)行”庫(kù)存處理”，修改”庫(kù) 存數(shù)據(jù)”更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，發(fā)出”發(fā)貨通知”并將當(dāng)前的”現(xiàn)有商品數(shù)據(jù)”告知銷售部。3 新系統(tǒng)的邏輯方案3.1新系統(tǒng)的管理方式及組織結(jié)構(gòu)原系統(tǒng)中銷售部人員根據(jù)貨架上商品數(shù)量的檢查，人工地向庫(kù)存管理部提供需求計(jì)劃。庫(kù) 存管理部人員也是通過對(duì)存貨量人工檢查，發(fā)現(xiàn)缺貨后，再與配送中心聯(lián)系，這樣可能導(dǎo)致顧 客等待較長(zhǎng)的時(shí)間。新系統(tǒng)中處理商品需求信息時(shí)，設(shè)立庫(kù)存量底限，商品庫(kù)存若低于底限值由系統(tǒng)自動(dòng)提示。系統(tǒng)中新增信息部，信息部除了進(jìn)行超市商業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)、管理、維護(hù)，分析商品銷 售情況，還將就供貨商提供的新商品進(jìn)行市場(chǎng)預(yù)測(cè)及需求分析，以便合理引進(jìn)新商品。這樣，新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整如下：超市經(jīng)理庫(kù)存管理部銷售部財(cái)務(wù)部人力資源部信息部圖5新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖3.2新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程新系統(tǒng)的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程也相應(yīng)增加了信息部的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如下圖所示:檢查庫(kù)存量進(jìn)貨計(jì)劃審批尸提款圖6新系統(tǒng)的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)流程圖3.3新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程新系統(tǒng)中增加了信息部，信息部向庫(kù)存管理部提供市場(chǎng)預(yù)測(cè)及商品需求信息。