OA系統(tǒng)建設(shè)要求

1、xxxxoa系統(tǒng)建設(shè)要求一、項(xiàng)目目的基于電子政務(wù)建設(shè)、整合資源、提高辦公效率等工作要求，以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實(shí)現(xiàn)xxxx關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個覆蓋整個學(xué)校各部門及各分校的協(xié)同辦公平臺及軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享化。二、建設(shè)目標(biāo)。1、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，實(shí)現(xiàn)公文收發(fā)管理、文件報(bào)送、分發(fā)等多種對內(nèi)、對外服務(wù)功能和辦公業(yè)務(wù)的自動化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。2、建設(shè)一套高效的信息溝通平臺和信息交流與共享機(jī)制，采集和積累各類信息資源并實(shí)現(xiàn)共享，使學(xué)校各部門及分校內(nèi)部的通信和信息交流快捷暢通，為領(lǐng)導(dǎo)督辦、輔助決策提供最大限度的支持。3、規(guī)范行政辦公和審批流程。使學(xué)校各

2、部門及分校的辦公業(yè)務(wù)和管理規(guī)范化、合理化、高效化。4、遵循先進(jìn)性、實(shí)用性、安全性、開放性與標(biāo)準(zhǔn)化等原則，保證系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)、使用的低成本、可靠性、安全性、易于維護(hù)和易于使用，從而最大程度地發(fā)揮oa系統(tǒng)的作用，為xxxx全員信息化建設(shè)和應(yīng)用的持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。三、建設(shè)內(nèi)容lllllll以業(yè)務(wù)流程處理為主要內(nèi)容的協(xié)同工作系統(tǒng)。以公文收發(fā)管理為主要內(nèi)容的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。以有審批流的統(tǒng)計(jì)表單處理為主要內(nèi)容的表單應(yīng)用。以資源共享為主要內(nèi)容的知識管理系統(tǒng)。以信息交流為主要內(nèi)容的即時通訊系統(tǒng)。以個人事務(wù)處理為主要內(nèi)容的個人辦公系統(tǒng)。一些與辦公有關(guān)的輔助性功能。四系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求：1、建設(shè)原則為保證項(xiàng)目能達(dá)到上述建

3、設(shè)目標(biāo)，在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)遵循如下原則：1.1安全性oa系統(tǒng)不同于別的軟件系統(tǒng)，其覆蓋面廣，內(nèi)容涉及諸多管理流程，需要不同層面的領(lǐng)導(dǎo)介入，因此對系統(tǒng)的安全要求非常高。必須建立一套包括技術(shù)和制度在內(nèi)的嚴(yán)格、縝密、可靠的安全管理機(jī)制。1.2持續(xù)升級oa系統(tǒng)因?yàn)槭侨珕T長期使用，因此為確保學(xué)校的未來的低投入和學(xué)習(xí)成本，必須保證系統(tǒng)能夠無須定制平滑升級，供應(yīng)商應(yīng)有曾數(shù)次成功升級的證明其有此能力和保證。1.3先進(jìn)性信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，為確保oa系統(tǒng)在未來幾年內(nèi)不落后，具有較強(qiáng)的生命力，設(shè)計(jì)中應(yīng)適度超前，在兼顧目前應(yīng)用現(xiàn)狀的前提下，采用先進(jìn)、成熟的技術(shù)，使系統(tǒng)各項(xiàng)功能得到可靠執(zhí)行。1.4實(shí)用性系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分

4、考慮目前及今后幾年的業(yè)務(wù)和辦公需要，開發(fā)貼近現(xiàn)實(shí)需求的功能模塊。具體講就是以行政辦公業(yè)務(wù)的開發(fā)為主，把各部門之間一些公共的、共性的、有著緊密聯(lián)系的部分抽取出來，實(shí)現(xiàn)具體流程的計(jì)算機(jī)化，以達(dá)到提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。1.5易用性為確保全校具有不同計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的人員均能夠快速掌握和操作oa系統(tǒng)，要重視用戶界面的友好性，做到人性化設(shè)計(jì)，簡單易用，便于操作。對于領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)操作，盡量為其設(shè)計(jì)用鼠標(biāo)點(diǎn)擊完成必須的工作。如果需要，還可以配備專用的手寫輸入工具，如平板電腦、漢王筆等，用以替代鍵盤完成批示意見的輸入等工作。1.6功能關(guān)聯(lián)性系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮功能間高度關(guān)聯(lián)，如協(xié)同工作處理過程和內(nèi)容都可以

5、作為文檔存放在知識管理系統(tǒng)中，知識管理系統(tǒng)的中的文件除了可以共享外，還能借閱轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同等，所有統(tǒng)計(jì)表單應(yīng)用的處理過程都可以存放在知識管理系統(tǒng)中供領(lǐng)導(dǎo)查閱oa系統(tǒng)。1.7標(biāo)準(zhǔn)化在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行軟件開發(fā)規(guī)范。1.8可擴(kuò)展性系統(tǒng)設(shè)計(jì)要全面、科學(xué)、合理，具有良好的可擴(kuò)展性，允許擴(kuò)充新的功能模塊，以適應(yīng)發(fā)展的要求，避免隨著應(yīng)用規(guī)模（數(shù)據(jù)量、用戶數(shù)等）的不斷增長，導(dǎo)致系統(tǒng)響應(yīng)變慢，性能下降而無法有效擴(kuò)展的問題。1.9靈活性隨著辦公業(yè)務(wù)的發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)類型和工作人員將會發(fā)生變化，系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具有一定的靈活性，允許改變一些配置，變更或優(yōu)化部分流程，以適應(yīng)新的要求。對于業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，應(yīng)該是在

6、適應(yīng)現(xiàn)有體制的原則下，允許去定制一些可變的流程，用以靈活處理實(shí)際工作中出現(xiàn)的一些特殊情況。2.0可管理性提供可視化的管理工具，允許通過多種手段，快捷管理、配置和監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀況，為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供技術(shù)保障。2、系統(tǒng)平臺及體系架構(gòu)要求整個系統(tǒng)采用b/s結(jié)構(gòu)、基于平臺化的分布式處理技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開發(fā)；支持三/多層構(gòu)架，表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)庫訪問層分開；數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，同時支持多種數(shù)據(jù)庫。支持windows、以及l(fā)inux等操作系統(tǒng)；支持消息服務(wù)；考慮到oa系統(tǒng)基本功能實(shí)現(xiàn)后，以后會根據(jù)需要，不斷增加新的功能，要求系統(tǒng)采用組件或者說模塊化開發(fā)的技術(shù)，提供開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，使后續(xù)的開

7、發(fā)的功能很容易地集成進(jìn)來，保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。整個系統(tǒng)要求采用標(biāo)準(zhǔn)j2ee結(jié)構(gòu)，由java語言開發(fā)，系統(tǒng)配置由xml技術(shù)完成;數(shù)據(jù)庫采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，同時支持多種數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)通過jdbc服務(wù)連接數(shù)據(jù)庫，并使用連接池提高系統(tǒng)性能;通信協(xié)議采用http、tcp/ip.3、其他技術(shù)要求1、圖形化流程定義工作流引擎應(yīng)可以靈活、自由地進(jìn)行配置，同時還可以對包括主流程及各流程環(huán)節(jié)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保證流程在復(fù)雜應(yīng)用中的可用性和適應(yīng)性。2、開放式統(tǒng)計(jì)表單統(tǒng)計(jì)表單從表單設(shè)計(jì)到完成審批流和統(tǒng)計(jì)，應(yīng)該操作簡單方便快速，不需要專業(yè)開發(fā)語言也能使用，可以由學(xué)校通過授權(quán)由各部門和分校管理層根據(jù)管理需要，任意定制和統(tǒng)計(jì)。3

8、、工作即時提醒系統(tǒng)應(yīng)具備瀏覽器方式下的信息提醒和手機(jī)短信提醒機(jī)制。有新的信息到來時，以文字、聲音或手機(jī)短信的方式對用戶進(jìn)行提示。4、支持多種處理方式文件修改支持鍵盤輸入和手寫筆輸入。5、文件修改痕跡保留在文件處理過程中，應(yīng)該具有痕跡保留或版本控制的功能。6、人員權(quán)限集中設(shè)置可根據(jù)崗位職責(zé)和職務(wù)劃分成不同用戶群，從業(yè)務(wù)需求和使用權(quán)限上進(jìn)行分類。7、初始設(shè)置程序化系統(tǒng)的安裝、維護(hù)均采用圖形化界面，可以方便地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)的自動/手動備份、恢復(fù)等功能。五、功能要求：5.1協(xié)同工作協(xié)同工作是學(xué)校內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地分校協(xié)同）。支持簡捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載，以及附件加載。

9、協(xié)同數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入郵件協(xié)同。應(yīng)該能夠完成自建流程、調(diào)用模板流程、自建個人模板、調(diào)用格式、上傳附件、調(diào)用統(tǒng)計(jì)表單等，以完成學(xué)校辦公中的資料傳遞、審批、請示、報(bào)告、匯報(bào)、工作溝通等工作內(nèi)容l圖形化流程：可以圖形化的方式靈活自建流程等。l豐富的流程策略：可以終止、回退、撤銷、加簽、知會和轉(zhuǎn)發(fā)等l痕跡保留：對正文修改后可以痕跡保留。l可以使用統(tǒng)計(jì)表單。l可以圖形化的方式對協(xié)同流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤，催辦、查辦協(xié)同的處理等5.2公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)作為辦公室工作的重要內(nèi)容，也是oa系統(tǒng)的核心部分，功能包括收文管理、發(fā)文管理、處室發(fā)文及流轉(zhuǎn)跟蹤督辦等；內(nèi)容包括各種下發(fā)和上呈的公文、信息的通報(bào)、會議通知、應(yīng)急通知等。通過公

10、文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文管理的自動化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。具體要求如下：l嚴(yán)格按照紙介質(zhì)的處理方式進(jìn)行電子公文的流轉(zhuǎn)，如套紅、蓋章等處理，保證公文的權(quán)威性；l可以圖形化的方式靈活設(shè)定公文流程，包括委托授權(quán)等；l可以圖形化的方式對公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤，催辦、查辦公文的處理等；l可自動記錄審批人的操作；l支持手寫板來輸入審批意見；5.2.1發(fā)文管理發(fā)文管理主要用于內(nèi)部發(fā)文（如向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報(bào)，也可發(fā)往具體的部門或個人，各項(xiàng)規(guī)章制度也可形成內(nèi)部發(fā)文），也可用于對外的發(fā)文（如對上級主管部門的請示、報(bào)告、對平級單位的通知、通告等、對

11、下級單位的指示、批復(fù)等）。發(fā)文管理主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書印發(fā)等。實(shí)現(xiàn)發(fā)文管理的全過程，包括從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制，也包括一般公文的傳遞。5.2.2收文管理實(shí)現(xiàn)收文管理的全過程，包括電子文件的處理和紙質(zhì)文件的掃描處理。收文管理主要是接收外部（上級單位）來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱（順序或同時），一般情況下，不能也沒有必要修改來文內(nèi)容，但可以做批示或圈閱。收文管理模塊實(shí)現(xiàn)公文登記、擬辦、轉(zhuǎn)發(fā)、處室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)閱辦、歸檔、相關(guān)單位查詢公文等功能。要求：5.2.3公文查閱可以在辦公自動化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文的直接查找

12、和瀏覽。5.3統(tǒng)計(jì)表單該功能主要完成學(xué)校的申請類，統(tǒng)計(jì)采集類，資源類，靜態(tài)表單從填寫到審批到統(tǒng)計(jì)的全過程，方便校領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)快速統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)了解情況。5.3.1設(shè)計(jì)簡單通過word就可以設(shè)計(jì)表單圖表，提供設(shè)計(jì)平臺不需要專業(yè)開發(fā)語言就可以完成設(shè)計(jì)，可以快速完成與審批流程幫定。5.3.2開放式可以將設(shè)計(jì)和管理表單的權(quán)限下放到中層管理人員。5.3.3統(tǒng)計(jì)方便可以根據(jù)表單的內(nèi)容進(jìn)行任意的統(tǒng)計(jì)設(shè)置。5.3.4可以穿透查詢領(lǐng)導(dǎo)對異常的數(shù)據(jù)可以直接進(jìn)行查詢數(shù)據(jù)的來源和處理內(nèi)容。5.4通知管理提供便條通知、郵件通知、手機(jī)短信通知等功能，保證信息的可靠傳遞。5.4.1便條通知提供一個消息通知平臺，可以對消息進(jìn)行編

13、輯、發(fā)送、查詢等操作。5.4.2郵件通知利用郵件功能進(jìn)行信息交流。5.4.3手機(jī)短信通知提供一個短信通知平臺，可以對短信進(jìn)行編輯、發(fā)送等操作。5.5即時通訊提供一個實(shí)時交流的通信平臺，可在上面進(jìn)行文本交流、語音/視頻交流、文件傳輸?shù)炔僮?，隨時查看他人意見等。5.6知識管理知識管理建立文檔管理中心，提供文檔目錄管理、文檔查詢等功能。通過文檔目錄管理，可方便地對所有文檔目錄進(jìn)行設(shè)定、維護(hù)，使文檔體系能夠嚴(yán)格遵循單位的知識管理體系。用戶可經(jīng)文檔管理中心授權(quán)后對相應(yīng)的文檔目錄進(jìn)行維護(hù)，自主添加和刪除文檔。其他用戶可對文檔中心有訪問權(quán)限的文檔進(jìn)行查閱。文檔管理中心應(yīng)該可以將協(xié)同工作、表單應(yīng)用和會議等處理

14、過程進(jìn)行歸檔。并通過授權(quán)可以向全校員工進(jìn)行共享、借閱、轉(zhuǎn)發(fā)和鏈接。5.7個人辦公可瀏覽和查詢個人工作狀況，處理個人日常的工作事務(wù)。包括日程安排、工作計(jì)劃、工作日志、個人文檔、個人通訊錄、電子郵件、以及事務(wù)提醒等項(xiàng)目。5.5.1個人日程該功能主要是為了記錄個人或部門每天的工作內(nèi)容，以起到日志和提醒的作用。要求具有信息匯總功能，以便于瀏覽。5.5.2待辦事宜主要用于記錄并提醒用戶需要處理的辦公事務(wù)，包括等待批復(fù)的公文、事務(wù)安排等內(nèi)容。要區(qū)分已辦事務(wù)和未辦事務(wù)。5.5.3個人通訊錄用于記錄個人的聯(lián)系電話(包括辦公電話、家庭電話、移動電話等)及電子郵箱等通訊信息。個人可以自己維護(hù)自己常用的聯(lián)系信息。5

15、.5.4名片夾提供名片管理功能，允許分類創(chuàng)建名片類別，對輸入名片進(jìn)行分類，查詢指定名片等。5.5.5工作日志記錄用戶操作，即工作內(nèi)容，并允許用戶查閱近期工作情況。5.6會務(wù)管理實(shí)現(xiàn)會議申報(bào)、審批、安排、通知、記錄、查詢、等的綜合管理功能。會務(wù)管理主要包括會議管理和會議室管理兩部分。用戶可以通過會議室管理查看所有會議室的占用情況，預(yù)定會議擬召開期間可用的會議室，確保會議室資源的合理、充分使用。要求：5.7資料報(bào)送建立與下屬各單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)位之間的信息傳遞通道，替代目前人工傳送紙介質(zhì)或磁介質(zhì)的方式，規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)資料的網(wǎng)上報(bào)送功能。5.8公共信息5.8.1公告包括發(fā)布公告、瀏覽公告、維護(hù)公告信息、查

16、詢公告、打印公告等功能。5.8.2論壇為內(nèi)部工作人員提供一個交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對不同版塊中的文章進(jìn)行管理和維護(hù)，還應(yīng)提供精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章。要求：5.8.3公共通訊錄用于單位內(nèi)部及對外聯(lián)系的各種公共電話和郵件等信息的錄入、導(dǎo)入、修改和查詢。由有關(guān)部門負(fù)責(zé)收集和更新，集中在一起為所有用戶共享使用。5.9辦公助手主要是為工作人員提供日常工作時要用到的一些小工具，如郵政編碼查詢、長途電話區(qū)號查詢、萬年歷查詢、度量衡轉(zhuǎn)換等工具。5.10系統(tǒng)管理對使用單位、部門、人員、崗位以及流程、欄目等內(nèi)容靈活定義，通過一定的配置就可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的適應(yīng)性，保證系統(tǒng)維護(hù)的簡易性，應(yīng)用程序及接口的一致性。5.11其他要求l用戶在線或離線要有相應(yīng)提示，以方便聯(lián)系。l支持包括word、excel等常見文件格式的的處理。l系統(tǒng)界面可以根據(jù)需要自行定制。l不同的身份的用戶登錄oa系統(tǒng)后僅可顯示并只允許操作屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)的項(xiàng)目和功能。l具有一定的信息檢索功能，用以查找所需信息。系統(tǒng)所涉及的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)必須進(jìn)行加密處理，如用戶密碼等，在數(shù)據(jù)庫中也必須以密文的形式存在，以保證使用的安全性。六、系統(tǒng)安全要求：產(chǎn)品應(yīng)充分考慮黨政機(jī)關(guān)信息及系統(tǒng)安全、要求支持網(wǎng)絡(luò)安全、要求支持ip訪問控制和usb認(rèn)證訪問、隨機(jī)碼。七、培訓(xùn)需求oa系