學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

1、學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避摘要：本文就學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中潛在事件風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，針對(duì)不同的事件起因提出了相應(yīng)的的規(guī)避方式及對(duì)策，使得校方實(shí)現(xiàn)對(duì)IT公司有效監(jiān)督，規(guī)避項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)鍵詞：機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目;風(fēng)險(xiǎn);規(guī)避一個(gè)合格的現(xiàn)代化學(xué)校計(jì)算機(jī)機(jī)房是整個(gè)學(xué)校信息網(wǎng)和關(guān)鍵IT設(shè)備的高效、安全和穩(wěn)定運(yùn)行的基本保障。學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目通常包括：機(jī)房基礎(chǔ)裝修、機(jī)房門禁及監(jiān)控系統(tǒng)、機(jī)房空調(diào)、UPS電源、機(jī)房消防、綜合布線等。不僅工程量大，過(guò)程也比較復(fù)雜。因此，在學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目中，校方如何實(shí)現(xiàn)對(duì)IT公司有效監(jiān)督，規(guī)避項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，顯得尤其重要。 在學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目中下列事件出現(xiàn)的概率最大，影響也

2、是最大的。 * 硬件設(shè)備采購(gòu)周期固定，很難及時(shí)到貨。 * 通訊線路到位、調(diào)通延誤 * 設(shè)備模塊匹配問(wèn)題 * 工作量大，短時(shí)間很難提交成熟的軟件用于實(shí)施，協(xié)調(diào)上的困難。 如何使得將上述事件對(duì)項(xiàng)目造成的影響降低到最小，是學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的主要工作。作為校方，首先，需要預(yù)防上述事件的發(fā)生，其次當(dāng)事件發(fā)生不可避免之后，我們應(yīng)當(dāng)采取必要的、事先準(zhǔn)備好的措施進(jìn)行工作，將風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響降低到可以容忍的程度。 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題及對(duì)策表 序號(hào)潛在問(wèn)題可能起因預(yù)防措施1實(shí)施延期工作量大，需求不清晰校方技術(shù)專家與IT公司資深的分析人員一起理清思路，充分挖掘出需求；采用成熟的軟件產(chǎn)品 硬件設(shè)備采購(gòu)周期固定，

3、很難及時(shí)到貨。及早確定軟硬件架構(gòu)，與供應(yīng)商談判，確保設(shè)備、軟件及時(shí)到貨。2協(xié)調(diào)上的困難參加的單位多，IT公司、監(jiān)理公司和設(shè)備供應(yīng)商等各方?jīng)]有合作的歷史，各個(gè)公司是否能夠與集成方的項(xiàng)目管理方式相配合嚴(yán)格組織紀(jì)律，簽署清晰明確的合作協(xié)議。3人員風(fēng)險(xiǎn)人員變更穩(wěn)定的項(xiàng)目實(shí)施隊(duì)伍，責(zé)任心強(qiáng)的骨干成員，嚴(yán)格的過(guò)程管理下面我們針對(duì)以上提到的常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)中具有典型性的一些實(shí)例來(lái)說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避方式及對(duì)策。 1、到貨延誤 學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目被延誤，其最常見(jiàn)的因素就是到貨延誤。是什么原因造成到貨延誤的？分析其因素是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的首要工作。我們采取的措施是及早確定軟硬件架構(gòu)，與供應(yīng)商談判，確保設(shè)備、軟件及時(shí)到貨。 從貨物定

4、貨、生產(chǎn)到運(yùn)輸整個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)看，我們可以將到貨延誤的原因分為如下幾種： 貨物訂貨清單確定延誤； IT公司向設(shè)備供應(yīng)商下訂單延誤； 設(shè)備供應(yīng)商生產(chǎn)工期延誤； 設(shè)備供應(yīng)商發(fā)貨延誤； IT公司運(yùn)輸延誤； 在確定了以上幾種原因后，我們將針對(duì)不同的原因給出不同的應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響。 1）貨物訂貨清單確定延誤 一個(gè)機(jī)房項(xiàng)目的開(kāi)始階段，一般都是從核對(duì)貨物清單開(kāi)始。校方與IT公司根據(jù)項(xiàng)目需求對(duì)貨物清單進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)、清點(diǎn)，這部分工作經(jīng)常需要花費(fèi)大量時(shí)間，特別是對(duì)系統(tǒng)的一些特殊要求經(jīng)常沒(méi)有在招標(biāo)內(nèi)容中標(biāo)明，而是在最終貨物清單中確定，這就需要校方和IT公司仔細(xì)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行再研究得出最終需求。 在許多機(jī)房建設(shè)項(xiàng)

5、目中，貨物訂貨清單確定工作時(shí)間最長(zhǎng)甚至超過(guò)了一個(gè)月。如何控制這個(gè)時(shí)間，是到貨延誤風(fēng)險(xiǎn)控制的一個(gè)必須工作。 首先，我們一開(kāi)始就必須根據(jù)項(xiàng)目工期制定出一個(gè)貨物清單確定工作期限，嚴(yán)格控制工作內(nèi)容； 其次，根據(jù)工作內(nèi)容，我們可以強(qiáng)化工作效率（比如IT公司與校方封閉集中討論，這樣可以極大地提高工作效率），以達(dá)到在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成貨物清單確定工作。 2）IT公司向設(shè)備供應(yīng)商下訂單延誤 造成IT公司向設(shè)備供應(yīng)商下訂單延誤最主要原因是資金出現(xiàn)問(wèn)題,我校從項(xiàng)目立項(xiàng)階段就針對(duì)本項(xiàng)目在財(cái)務(wù)上準(zhǔn)備好項(xiàng)目實(shí)施資金。 3）設(shè)備供應(yīng)商生產(chǎn)工期延誤 校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目采用的設(shè)備都是國(guó)際著名生產(chǎn)廠商的產(chǎn)品，而這些產(chǎn)品的生產(chǎn)都將納入

6、到生產(chǎn)廠商全球生產(chǎn)計(jì)劃之中，所有的產(chǎn)品的生產(chǎn)工期都是按計(jì)劃確定的，不大可能根據(jù)我們的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整。所以設(shè)備供應(yīng)商生產(chǎn)工期延誤是到貨延誤最主要的因素，也是IT公司最無(wú)法控制的因素。 如果出現(xiàn)這種情況，我們就需要開(kāi)啟緊急措施：“機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目中因貨物到達(dá)延誤的緊急措施”。該措施的核心就是根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)，需要IT公司提供的替代產(chǎn)品，使得整個(gè)系統(tǒng)不因某些設(shè)備的暫缺而無(wú)法聯(lián)調(diào)，并且可以整個(gè)系統(tǒng)在主要功能上滿足需求，在性能上滿足基本要求。同時(shí)加快延誤貨物的到達(dá)，保證在全系統(tǒng)正式運(yùn)行前到達(dá)并替換上線。 4）設(shè)備供應(yīng)商發(fā)貨延誤 設(shè)備供應(yīng)商發(fā)貨延誤可能是國(guó)外運(yùn)輸出現(xiàn)問(wèn)題，這種情況出現(xiàn)的概率較小。較大的可能是設(shè)備供

7、應(yīng)商國(guó)內(nèi)辦事處與國(guó)外工廠之間管理出現(xiàn)問(wèn)題，為避免這種情況出現(xiàn)，需要IT公司緊密聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商國(guó)內(nèi)辦事處，按計(jì)劃進(jìn)行訂單查詢，及時(shí)將溝通問(wèn)題解決。 5）IT公司運(yùn)輸延誤 由于在貨物運(yùn)輸過(guò)程中涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，海外運(yùn)輸、入關(guān)、報(bào)關(guān)手續(xù)、各種稅收、保險(xiǎn)、國(guó)內(nèi)運(yùn)輸、城市運(yùn)輸?shù)?，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤都會(huì)造成整個(gè)運(yùn)輸工期的延誤。這就需要IT公司具備豐富的運(yùn)輸經(jīng)驗(yàn)，暢通的渠道，各個(gè)環(huán)節(jié)的專人負(fù)責(zé)等。我們要求IT公司從貨物訂單發(fā)出之后，就有專人負(fù)責(zé)跟蹤整個(gè)流程，并且在許多環(huán)節(jié)上都準(zhǔn)備了備份手段，以備不時(shí)之需。 在本項(xiàng)目中，硬件設(shè)備的采購(gòu)將由其它渠道負(fù)責(zé)，我們將利用自身與各廠商的良好合作關(guān)系，幫助設(shè)備采購(gòu)方與原廠和

8、供貨渠道進(jìn)行協(xié)調(diào)。 2、通訊線路到位、調(diào)通延誤 在一個(gè)涉及到廣域網(wǎng)的系統(tǒng)集成項(xiàng)目中，廣域網(wǎng)通訊線路的申請(qǐng)、到位、調(diào)通是工期保證的最關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是工期延誤最大的風(fēng)險(xiǎn)因素。 1）線路申請(qǐng) 在進(jìn)行線路申請(qǐng)前，IT公司和校方需根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的需求和電信的現(xiàn)狀，制定線路申請(qǐng)參數(shù)表。這個(gè)過(guò)程可能會(huì)因?yàn)閷?duì)當(dāng)?shù)仉娦诺那闆r不熟造成延誤，因此需要校方有專人在項(xiàng)目實(shí)施前就充分了解當(dāng)?shù)氐碾娦努F(xiàn)狀。 2）線路到位 在遞交了線路申請(qǐng)表之后，線路何時(shí)能夠到位是由電信服務(wù)商決定的，如何使得這個(gè)期限能夠滿足項(xiàng)目工期的需求，一方面需要有電信現(xiàn)狀的了解，另一方面需要有針對(duì)電信的談判，以促使線路申請(qǐng)時(shí)間滿足工期的要求。 3）線路開(kāi)通確認(rèn)

9、由于全國(guó)各地的各個(gè)電信服務(wù)商的具體技術(shù)條件參差不齊，在電信部門技術(shù)人員不到位或技術(shù)水平待提高的情況下，可能會(huì)直接影響調(diào)線的效率，同時(shí)延長(zhǎng)了對(duì)故障的響應(yīng)時(shí)間。直接影響到線路開(kāi)通確認(rèn)的時(shí)間。因此在與電信部門談判時(shí)要求電信部門有專門的技術(shù)人員全程跟蹤項(xiàng)目，以充分保證校方的利益。 3、產(chǎn)品匹配與接口問(wèn)題 在機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目中，技術(shù)上除了方案設(shè)計(jì)路線之外，最大的開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)就是學(xué)?，F(xiàn)有軟件產(chǎn)品的集成與匹配問(wèn)題就數(shù)設(shè)備模塊匹配問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)大。由于學(xué)校的軟件由不同軟件公司提供，各廠商提供的軟件產(chǎn)品分別由不同的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，而軟件行業(yè)的接口標(biāo)準(zhǔn)又不像硬件設(shè)備那樣清晰規(guī)范，因此在軟件的集成和銜接上，很可能會(huì)出現(xiàn)一些困

10、難和問(wèn)題。在本項(xiàng)目中，我們提出所有軟件公司提供文檔、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，或派出開(kāi)發(fā)人員與項(xiàng)目組共同解決問(wèn)題。 4、協(xié)調(diào)上的困難 學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目，除了需要與硬件采購(gòu)方進(jìn)行協(xié)調(diào)外，還需與參加集成的各相關(guān)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，產(chǎn)品提供商、設(shè)備原廠、運(yùn)營(yíng)商、校方、監(jiān)理公司等各方是否能夠按照集成方的項(xiàng)目管理方式相配合嚴(yán)格組織紀(jì)律，保障項(xiàng)目順利實(shí)施是非常重要的，我們將與相關(guān)簽署清晰明確的合作協(xié)議，遇到困難時(shí)充分利用各種關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。此外，當(dāng)面臨工作量大，短時(shí)間很難提交成熟的軟件用于實(shí)施時(shí)，請(qǐng)第三方監(jiān)理公司負(fù)責(zé)軟件測(cè)試和驗(yàn)收。 5、人員變更 在學(xué)校機(jī)房建設(shè)項(xiàng)目中，核心開(kāi)發(fā)人員的變更是影響項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量的另一個(gè)重要風(fēng)險(xiǎn)，毋庸諱言，IT公司的工程水平的提高、規(guī)范的過(guò)程管理并不能完全消除人的作用和影響，我們參照國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的軟件工程管理體制，將風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失降到最低。此外，我們要求IT公司參與本項(xiàng)目的核心人員必須是擁有五年以上工作經(jīng)驗(yàn)的資深員工。參與人員除了技術(shù)和業(yè)務(wù)過(guò)硬，經(jīng)驗(yàn)豐富之外，他們較為穩(wěn)定，在項(xiàng)目實(shí)施期間變動(dòng)的可能性小，同時(shí)敬業(yè)精神和責(zé)任心也非常強(qiáng)，可以有效保證項(xiàng)目組核心成員的穩(wěn)定性。此外我們還要求IT公司對(duì)實(shí)施過(guò)程的可重復(fù)性管理