6款應(yīng)該會用的辦公軟件

1、6 款應(yīng)該會用的辦公軟件如你所見， 6 款比較常用的辦公軟件，文章不會做詳細(xì) 講解，因為每款軟件展開都會是一個完整的課程，有興趣可 以去網(wǎng)上的一些免費公開課（網(wǎng)易云課堂、多貝網(wǎng)、騰訊課 堂等）學(xué)習(xí)。這里會總結(jié)一下在用這幾個工具時需要注意的 要點，給大家一些參考。要知道會用和用到令人滿意，完全 是兩碼事。我們來一個一個看： WordWord 主要用于做報告， 做記錄。一份讓人看著很舒服的 .doc 文件是因為結(jié)構(gòu)清晰， 有幾個關(guān)鍵點吧： 1，用序號來標(biāo)記段落； 2，段落標(biāo)題加粗 或放大字體； 3，字體要統(tǒng)一（如微軟雅黑） ； 4，段落對齊； 5，文章中重點內(nèi)容加粗、漂色或者加背景色。我們刷朋友

2、圈的時候會發(fā)現(xiàn)有很多文章很長但是看起來一點也不費勁， 就是因為它的段落結(jié)構(gòu)很清晰，一些重點來。結(jié)構(gòu)化的標(biāo)題 讓你更好的管理 Word。在職場中每個人電腦里都會有很多很 多的“ Word”，結(jié)構(gòu)化標(biāo)題，正確的利用文件夾來管理你的 文檔，清晰分類，明確歸檔，會讓你快速找到你所需要的東 西。關(guān)鍵點：結(jié)構(gòu)化、清晰 ExcelExcel 主要用于媒介計劃制 定，資源整理報表。合格的 Excel 會用到以下格式： 1，清晰 序號標(biāo)識； 2，統(tǒng)一字體、字號、格式； 3，合適框線，合適 的顏色標(biāo)識。 Excel 本身是一個超強大的數(shù)據(jù)處理工具。 Excel用于數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析和輔助決策等操作。比如小編在之前

3、公司的時候，產(chǎn)品剛剛上線，需要獲得種子用戶來驗證 MVP ，于是做了 EDM 營銷郵件，收集相關(guān) QQ 群郵箱 3000 多個經(jīng)過去重后剩下 2600 多個，然后進行隨機打亂。如圖： PPTPPT 主要用于做方案或者展示性的內(nèi)容。新手容易犯的 錯誤就是在方案里“堆字” ，而實際的情況是沒人能認(rèn)真看 完你的方案。如果是在現(xiàn)場講工作報告，很有可能讓你的領(lǐng) 導(dǎo)或聽方案的甲方昏昏欲睡（簡直就是密集恐懼癥） 。解決 方法是： 1，一個方案的主題就一個，不要什么都寫，我們 縮寫的每一頁都是為自己的主題服務(wù)的。 （你要知道上司或 甲方一天可能要看很多方案） 2，清晰明了， 盡量用 “人話”， 不要堆字，能用

4、圖片代替的盡量用圖片。因為圖片或表格更 感性，話能說一句就不要說兩句，讓人家可以找到重點。另 外：如果當(dāng)在一頁 PPT 里確實用幾句話說不明白想要表達(dá)的 內(nèi)容，或某頁 PPT 里的結(jié)論是由 n 個復(fù)雜的步驟完成， 需要 展開。那就加一個超鏈接。如下圖紅框中的超鏈接，這是小 編在之前公司做的工作報告。（PS:如果公司有模板別忘用公司的模板哦！ ）PPT 的本質(zhì)是邏輯思維能力加一些創(chuàng)造力。 個人建議先在一張紙上寫好自己方案的大體框架，然后在著 手去做。許多人常范的錯誤是一開始啥都沒想就開始做，結(jié) 果做到中間發(fā)現(xiàn)上面哪里缺少東西了，目錄不對了、字體尺 寸不統(tǒng)一等一系列問題，這樣就會陷入了糾結(jié)細(xì)節(jié)的黑

5、洞 中。導(dǎo)致的結(jié)果是耗時耗力， 事倍功半。 關(guān)鍵點: 清晰明了！ FoxmailFoxmail 是一個郵箱管理工具。把你幾個郵箱可以加 載到 foxmail 統(tǒng)一管理使用。 1，簡潔方便，統(tǒng)一管理。你再 也不用為了查看每個郵箱的郵件而登錄 PC 端了。 2，按緊急 程度分類。比如自己老板和客戶的郵件需要及時處理，這時 候我們可以進行“星標(biāo)” 。對于一般性的郵件就可以用碎片 化時間去處理。如圖：合理分類讓你每天剩下半小時時間， 一年下來就節(jié)省很多時間。把郵件進行分類。比如：把客戶 郵件、合作的郵件、公司內(nèi)容（ HR ）郵件、老板上司郵件分 成組。這樣就可以按優(yōu)先級來查看郵件，同時也方便郵件存 檔

6、在查看。（客戶在郵箱里同意了方案，這是日后的證據(jù)！ ） 說明：用 Foxmail 添加郵箱賬戶需要進行 pop、 smtp 等服務(wù) 器端口設(shè)置，這個一點也不復(fù)雜，只要登錄你客戶端的郵箱 在賬號設(shè)置里動動手指設(shè)置一下就可以了。 MindmanagerMindmanager （思維導(dǎo)圖） 可以對發(fā)散性思維進 行整理。思維導(dǎo)圖可以把各種想法之間的關(guān)系進行相互隸屬 和層級的方式表現(xiàn)出來，它是一種將放射性思考具體化的工 具。任何一個小的想法可以從一個節(jié)點開始發(fā)散。它可以把 你的想法變成思考的中心，并且由此中心向外發(fā)散出成千上 萬的關(guān)節(jié)點。每一個關(guān)節(jié)點都代表與中心主題的一個連結(jié)， 而這一個連結(jié)又是下一個連

7、結(jié)的中心主題，再向外發(fā)散出成 千上萬的關(guān)節(jié)點，最后呈現(xiàn)出放射狀的立體結(jié)構(gòu)。這樣會比 我們直接的線性思維更有創(chuàng)造力。如圖，小編隨便在百度里 搜的： TowerTower 是一款協(xié)同工具。 我們可以簡單的理解為 每一個項目或任務(wù)創(chuàng)建一個卡片，里面包括具體的活動、附 件、更新和溝通內(nèi)容等。在協(xié)同工具里，自己和同事都可以 看到彼此工作內(nèi)容和進度，這樣有利于及時溝通和增加工作 效率；另外，上司和老板也可以方便的在這里給我們布置任 務(wù)和設(shè)定完成日期，同時查看下屬的工作進度。 Tower 也可 以進行個人工作管理。清晰的標(biāo)注每一個塊具體工作的狀態(tài) 和需要協(xié)同的人員工作進度。當(dāng)然類似 Tower 的協(xié)同工具有 很多，比如 Trello ，紛享逍客等等，看自己更喜歡哪個或者 公司正在用哪一個啦。當(dāng)然，今天盤點的這 6 款常用的工具 都有替代品了， 如金山的 WPS 可以替代微軟的 Office ，Prizi 可以做立體化的演示方案， 360 云筆記、印象筆記等可以代 替 Word 的日志功能等等，具體要用哪個工具還要大家在根 據(jù)自己的工作形式和興趣愛好去選擇。最后打個廣告，歡迎 關(guān)注公眾號：楊家大少 9