2019年整理04環(huán)境管理溝通程序4

1、制定部門管理部制定日期2004. 8生效日期2004. 9. 1總頁數(shù)5受控狀態(tài)分發(fā)號修訂履歷修訂狀態(tài)修訂日期修訂內(nèi)容提要修訂頁修訂單號備注批準(zhǔn)審核制定一. 目的:建立并保持信息交流之程序，使環(huán)境信息有序流動，并得到及時反饋與處 理,確保公司內(nèi)部不同部門之間及與外部相關(guān)單位之間及時地互通信息 使環(huán)境信息的傳遞和處理處于受控狀況.二. 適用范圍:適用于本公司環(huán)境議題對內(nèi)、對外溝通處理.三. 組織權(quán)責(zé):3.1環(huán)保小組:公司環(huán)境信息的綜合管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)、外部環(huán)境信息的交流和管理，并向環(huán)境管理代表報告環(huán)境信息.3.2各部門:負(fù)責(zé)相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)環(huán)境信息的交流和處理，并配合環(huán)保小組的信息交流工作.3.3

2、環(huán)境管理代表:負(fù)責(zé)重大環(huán)境信息處理之審核.四. 作業(yè)程序:4.1總則4.1.1 信息交流的途徑可以是口頭或書面文件，以及其它一切可以利用的通訊及宣傳工具.4.2 內(nèi)部信息交流421 公司的環(huán)境管理方針、環(huán)境管理體系的有關(guān)要求、環(huán)境知 識，由品保部通過各種形式（文件、手冊、電視臺、報紙、畫冊 、電子網(wǎng)絡(luò)、張貼于門前、寫于外圍墻、會議記錄、聯(lián)絡(luò)單、 小卡片 ）傳達(dá)到每一個員工 , 以增強(qiáng)員工的環(huán)保意識 .4.2.2 品保部將環(huán)境因素和有關(guān)環(huán)境管理方面的國際、國內(nèi)法律、 法規(guī)、客戶技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其它要求的信息 , 以上信息來源于客戶分 發(fā)、 e-mail 、購買獲取 , 獲取后報環(huán)境管理代表 , 信息及

3、其來源 的妥當(dāng)性 , 當(dāng)確認(rèn)無誤后 , 品保部以聯(lián)絡(luò)單及時報告給環(huán)境管理 代表、環(huán)境管理負(fù)責(zé)人、經(jīng)營負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門 , 法律、法規(guī)和 客戶技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，則由DC（依 “文件管制程序”之外來文件管制 和分發(fā) .4.2.3 環(huán)境管理體系運行中產(chǎn)生的信息由其產(chǎn)生單位及時傳遞到 相關(guān)部門和人員 , 重要的內(nèi)部環(huán)境信息需作成記錄送品保部備 存.4.2.4 對公司員工有關(guān)環(huán)境方面的抱怨和建議由各相關(guān)部門及時 收集并反饋給品保部 , 環(huán)保小組協(xié)同有關(guān)部門制定解決方案并 跟蹤檢查落實情況 , 將結(jié)果以會議記錄或聯(lián)絡(luò)單反饋給相關(guān)部 門并上報環(huán)境管理代表 .4.2.5 緊急狀態(tài)下的信息由產(chǎn)生部門直接報環(huán)境管理代表

4、、環(huán)境管 理負(fù)責(zé)人或最高主管 .4.3 內(nèi)部信息交流要求 :4.3.1 環(huán)境方針以板報、小冊子等為宣傳工具公諸于眾 .4.3.2 活動過程中產(chǎn)生的信息由產(chǎn)生單位及時傳遞到環(huán)保小組 , 要 求答復(fù)的必須在 3日內(nèi)予以答復(fù) .4.3.3 緊急狀態(tài)下的信息按異常處理程序辦理 .4.3.4 不符合 , 糾正與預(yù)防措施實施單位必須在整改過程中將信息傳遞到環(huán)保小組 .4.3.5 傳遞接收方必須做好記錄 .4.4 外部信息交流 環(huán)境管理系統(tǒng)應(yīng)對客戶或外部利害相關(guān)體就相關(guān)環(huán)境事項議題進(jìn)行 溝通。4.4.1 外部溝通內(nèi)容A. 環(huán)境小組統(tǒng)籌 , 將公司的環(huán)境管理方針及有關(guān)要求傳達(dá)相關(guān) 方.B. 品保部將收到上級主

5、管部門的環(huán)境文件呈報環(huán)境管理代表 后做出及時處理 .C. 外部環(huán)境 （含客戶 ）檢查, 參觀, 訪問由環(huán)保小組接待安排并 將結(jié)果報給環(huán)境管理代表 .D. 公司的其它部門若收到有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)時，如資源,能源, 消防等法規(guī) , 應(yīng)及時傳遞到環(huán)境管理代表和環(huán)保小組 成員.E. 相關(guān)方的信息 （包括: 環(huán)保部門 , 社區(qū)居民 , 顧客抱怨 ）, 由品 保、管理部、業(yè)務(wù)分別接收 .F. 緊急狀態(tài)下按異常處理程序辦理 .4.4.2 外部信息處理A. 環(huán)境管理代表及環(huán)保小組需及時修改或定期收集地方政府 有關(guān)環(huán)境方面和國際、國家有關(guān)環(huán)境法律、法規(guī)之規(guī)定 , 以 上規(guī)定應(yīng)及時傳達(dá)各部門 .B. 其它接收

6、單位搜集所得之客戶環(huán)保要求后 , 應(yīng)確認(rèn)其內(nèi)容 , 若有岐義需及時與客戶溝通確認(rèn) , 經(jīng)確認(rèn)無誤后填寫內(nèi)部 聯(lián)絡(luò)單連同客戶要求之資料移轉(zhuǎn)給對應(yīng)的環(huán)境管理代表及 環(huán)保小組 （ 若需翻譯才能理解客戶要求 , 則由市場或有此能 力的單位進(jìn)行翻譯工作 ）, 若為標(biāo)準(zhǔn)類文件 , 則透過“文件控 制程序”中外來文件管理予以管制 . 并分發(fā)給各相關(guān)單位 （ 含海外營業(yè)點 ）C. 客戶環(huán)保要求外之外部意見藉由電話 （ 傳真） 、來訪、書信等 方式傳達(dá)于公司后，接收單位需記錄有關(guān)環(huán)境管理要求 , 并 將之登錄于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 , 記錄內(nèi)容包含時間、意見來源、 接收人等， 一般性環(huán)境信息 ,由各對外部門自行處理 ,制

7、定對 策, 付諸實施 , 最后將處理結(jié)果由該部門及時通報給品保部 和相關(guān)方 .D. 對于涉及重要的環(huán)境因素的外部聯(lián)絡(luò)由環(huán)境管理責(zé)任人召 集相關(guān)人員參加專題環(huán)保會議 , 討論并決定處理意見 , 會議 精神及處理結(jié)果由環(huán)保小組通報相應(yīng)的外部機(jī)構(gòu)及相關(guān)方 , 并將回饋結(jié)果記錄在外部環(huán)保意見記錄表上 , 作為追蹤 確認(rèn)記錄 .E. 經(jīng)會議決議后之環(huán)境改善行動由環(huán)保小組負(fù)責(zé)后續(xù)追蹤及 記錄。F. 若為申報資料、開會、文書作業(yè)等通知，則由環(huán)保小組徑行 處理，其記錄及相關(guān)資料應(yīng)保存三年以上 .G. 當(dāng)外部法律、法規(guī)和客戶之環(huán)境要求有變更內(nèi)容 , 信息資料 接收部門和人需及時報告環(huán)境管理代表和環(huán)境管理責(zé)任人或 經(jīng) 營 負(fù) 責(zé) 人 , 并 在 處 理 應(yīng) 對 措 施 中 , 由 環(huán) 境 品 質(zhì)管理系統(tǒng)文