如何開展流程執(zhí)行檢查

1、.如何開展流程執(zhí)行檢查作者：牛學(xué)峰 來源：【鈞涵地產(chǎn)管理評(píng)論】2012年11月2期 日期：2012年10月24日 16:47學(xué)而不思則罔，流程管理沒有檢查很難真正得到執(zhí)行。在流程執(zhí)行一段時(shí)間之后一般都需要進(jìn)行流程檢查，一方面督促部門正確有效的執(zhí)行流程，另一方面檢驗(yàn)流程設(shè)計(jì)是否充分、適宜、有效及有效率。然后再根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題，采取有針對(duì)性的改善，確保流程體系的卓越。根據(jù)流程檢查目的及檢查對(duì)象的不同，可以分為以下四類檢查：流程稽查（流程執(zhí)行檢查）稽查流程的安排（主要表現(xiàn)為公司的流程制度）是否得到了執(zhí)行，執(zhí)行是否到位，是否符合流程制度的要求。流程績效評(píng)估對(duì)流程運(yùn)行的最終結(jié)果、效果進(jìn)行評(píng)估，并將其與流程

2、的目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，評(píng)估流程目標(biāo)是否有效達(dá)成，以及流程目標(biāo)達(dá)成的具體情況。客戶滿意度評(píng)估流程的要求都是企業(yè)內(nèi)部的安排，雖然流程反映了外部市場(chǎng)與客戶的需求，但在客戶需求傳遞與實(shí)現(xiàn)的過程中，可能會(huì)有很多的錯(cuò)誤，加上客戶需求處于不斷的變化之中，為此非常有必要對(duì)客戶滿意度進(jìn)行評(píng)估，聽聽客戶對(duì)流程體系績效表現(xiàn)的評(píng)價(jià)。流程審計(jì)流程體系審核是針對(duì)公司流程體系整體進(jìn)行全面的、系統(tǒng)的檢查，目的是評(píng)估流程體系的充分性、符合性、有效性及效率性，它的輸出是流程體系整體的評(píng)估與改進(jìn)。在實(shí)際的流程工作過程中，流程稽查（流程執(zhí)行檢查）往往更為重要，因?yàn)橹挥型ㄟ^執(zhí)行部門的實(shí)踐才能更準(zhǔn)確的反應(yīng)出流程體系中所存在的問題，同時(shí)只有通過

3、流程執(zhí)行檢查，才能督促部門正確有效的執(zhí)行流程，才能檢驗(yàn)出流程執(zhí)行的效果，以確保流程管理工作落到實(shí)處，真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化流程落地的目的。下面本為將以天津某房企流程檢查項(xiàng)目為例，討論如何開展流程執(zhí)行檢查。一、明確流程檢查的目的2011年11月至今年1月鈞涵顧問幫助天津某房企做了業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)與梳理工作，到今年8月份，新流程體系已試運(yùn)行超過半年，本次流程檢查的目的有三方面：1.驗(yàn)證前期設(shè)計(jì)的流程和規(guī)范是否被執(zhí)行；2.評(píng)估執(zhí)行的程度和效果；3.通過檢查評(píng)估前期流程設(shè)計(jì)的適宜性，發(fā)現(xiàn)流程中的問題和需要完善的方面。二、確定流程檢查的關(guān)鍵點(diǎn)本次流程檢查的范圍是流程管理手冊(cè)的全部73個(gè)流程和指引，確定檢查時(shí)間為3天

4、。為提高流程檢查的效益，在開展流程檢查前提前進(jìn)行準(zhǔn)備，找出流程檢查的關(guān)鍵點(diǎn)，也就是對(duì)流程目的、目標(biāo)達(dá)成起關(guān)鍵作用的流程控制點(diǎn)。1.根據(jù)流程要素分析，對(duì)流程的關(guān)鍵活動(dòng)、輸入輸出文件、部門間接口重點(diǎn)檢查；2.對(duì)流程試運(yùn)行期間公司的管理重點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)排查。3.根據(jù)對(duì)流程現(xiàn)狀的掌握，對(duì)問題多發(fā)地帶重點(diǎn)排查。表格 1流程要素分析表（部分）三、確定檢查方法本次流程檢查對(duì)所有在本階段應(yīng)該運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程采用以下三種方法進(jìn)行審核：1、現(xiàn)場(chǎng)訪談與觀察：在現(xiàn)場(chǎng)與主要的流程責(zé)任人和關(guān)鍵崗位進(jìn)行訪談以獲得有關(guān)的數(shù)據(jù)，同時(shí)對(duì)相關(guān)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地觀察以確保信息的真實(shí)與及時(shí)。2、查看記錄：通過查看流程要求的記錄、成果文件，審核已發(fā)

5、生的流程活動(dòng)是否符合流程的規(guī)定。3、數(shù)據(jù)收集：對(duì)流程績效的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，對(duì)于不能提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行合理估計(jì)。四、設(shè)計(jì)流程檢查的線路通常的檢查線路有按部門和按流程兩種順序，房地產(chǎn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程幾乎都需要多部門配合，按流程檢查顯然對(duì)企業(yè)正常工作的影響太大。本次流程檢查的線路為：以流程為主線，以部門為單位開展。在組織層面按部門開展流程審核，考慮部門涉及的主要活動(dòng)及涉及的流程文件；在進(jìn)行具體流程文件審核時(shí)，按流程要素（過程）展開，考慮流程文件執(zhí)行涉及的主責(zé)部門和配合部門。流程檢查思路：1、確認(rèn)公司在手項(xiàng)目情況，按照項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)展開；2、多接口、相互作用的過程盡可能由同一組完成；3、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程與

6、其它支持過程結(jié)合進(jìn)行；4、關(guān)注顧客滿意或抱怨的有關(guān)過程以獲得進(jìn)一步審核的信息；5、隨機(jī)抽查流程文件及相關(guān)表單。五、確定流程檢查的實(shí)施計(jì)劃，明確需配合事項(xiàng) 事前確定流程檢查的時(shí)間表，通知需配合的部門。并就各部門應(yīng)提供的記錄列出詳細(xì)清單。表格 2資料收集清單（以成本管理部為例）六、開展流程檢查、編制流程檢查報(bào)告1. 開展流程檢查第一件事是明確流程檢查的目的與背景，與被檢查部門、崗位達(dá)成共識(shí)，要強(qiáng)調(diào)流程檢查是基于改進(jìn)流程的目的出發(fā)，而不是要去找誰的錯(cuò)或者是和誰過不去。2. 按計(jì)劃開展流程檢查。檢查過程要有詳細(xì)記錄，保證檢查記錄的可追溯性、可量化及真實(shí)性，以便于對(duì)檢查問題的描述準(zhǔn)確、清晰，從而有利于后續(xù)改進(jìn)的決策。3.編制流程檢查報(bào)告，與被檢查部門確認(rèn)后正式發(fā)出。（1）在正式提交流程檢查報(bào)告之前與相關(guān)崗位人員充分溝通，確保大家對(duì)于報(bào)告內(nèi)容是經(jīng)過充分溝通并達(dá)成一致的。（2）抓大放小，檢查報(bào)告需要暴露的問題應(yīng)當(dāng)是具有普遍性的、重大的、有代表性的，對(duì)于偶爾的、局部的、輕微的問題可以與被檢查人員溝通后不體現(xiàn)在正式的流程檢查報(bào)告中。（3）在流程檢查問題