監(jiān)理公司資料管理制度

1、監(jiān)理公司資料管理制度、目的：規(guī)范化、制度化、科學(xué)化地管理駐地監(jiān)理小組的工程資料。二、收文處理程序：來(lái)文-簽收-登記-傳閱-承辦-收集-歸檔1、需簽核返回的文件：專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字-項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注 冊(cè)章-返回發(fā)文單位2、需轉(zhuǎn)發(fā)的文件：專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱-項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）批準(zhǔn)-轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位3、需簽核、蓋章返回的文件：專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字-項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注 冊(cè)章-公司蓋章-返回發(fā)文單位4、只需簽核、簽閱和歸檔的文件：專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字-歸檔5 、凡需要承辦或批示的文件必須立即辦理， 若不能及時(shí)辦理需要

2、研究處理的文件， 應(yīng)以書(shū)面形式給予對(duì)方回復(fù)。三、發(fā)文處理程序：擬稿f編號(hào)f審稿f簽發(fā)f歸檔1、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人； 2、監(jiān)理發(fā)文由提出人擬稿，并按本制度規(guī)定編號(hào)； 3 、所發(fā)文件經(jīng)總監(jiān)蓋章簽字后 ,方可發(fā)出； 4、所發(fā)文件嚴(yán)禁涂改； 5、文件簽發(fā)后，由資料員作好發(fā)送登記，并歸檔。四、收、發(fā)文登記：1、收文和發(fā)文分開(kāi)登記。2、按資料分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起。3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記。4、工程變更獨(dú)立登記（總監(jiān)登記）。5、多個(gè)單位工程的項(xiàng)目、多個(gè)分段的市政工程，項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)實(shí)際情況制定收、 發(fā)文登記和歸檔方案。五、資料編號(hào)：1 、城建檔案和公司統(tǒng)一規(guī)定資料編號(hào)為：A 承建商

3、類(lèi)、 B 監(jiān)理類(lèi)、 C 監(jiān)理內(nèi)部使 用類(lèi)、 D 勘察設(shè)計(jì)類(lèi)、 E 業(yè)主類(lèi)；2 、各工程項(xiàng)目發(fā)文統(tǒng)一編號(hào)如下： 發(fā)文編號(hào)采用 MMi-Ni-XX 形式；MM:表示工程項(xiàng)目名稱漢語(yǔ)拼音的字頭。如“ HW表示 華為”，表示棟號(hào)或區(qū)段 號(hào)；Ni:表示政府和公司統(tǒng)一管理的資料分類(lèi)號(hào)。如“ B4表示 開(kāi)工令”，“ C表示 工 程進(jìn)度跟蹤表 ”；XX:表示流水號(hào)。如 1 , 2 , 3 , N 03 、若項(xiàng)目有多個(gè)單位工程或區(qū)段，將資料按驗(yàn)收棟號(hào)或區(qū)段分開(kāi)后再編號(hào)。六、資料歸檔：1 、按 A、B、C、D、E 分五大類(lèi)分別歸檔；2 、每大類(lèi)采用公司統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類(lèi)編號(hào)分開(kāi)；3 、上交檔案館的資料由公

4、司資料員協(xié)助監(jiān)理組資料員按照檔案館的要求整理、歸 檔0七、向公司移交資料：分類(lèi)-裝訂-上交1 、資料分兩部分：一部分按月移交；另一部分在工程完工驗(yàn)收前后移交02 、按照城建檔案和公司的規(guī)定 （ 詳見(jiàn)資料分類(lèi)目錄 ） 分別裝訂成冊(cè)，上交資料宜為 原件，特殊情況可為復(fù)印件；3、裝訂順序?yàn)椋悍饷?、資料目錄表、內(nèi)容； 4 、總監(jiān)必須對(duì)上交公司資料的數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，并在 “資料目錄表 ”簽字，蓋執(zhí)業(yè)注 冊(cè)章；5、移交檔案館的資料，按檔案館要求的資料目錄，將項(xiàng)目發(fā)生的資料原件按月上交公司獨(dú)立保管；6、每月底最后三天內(nèi)須將本月資料整理好移交公司； 7 、現(xiàn)場(chǎng)資料員向公司移交資料時(shí)，應(yīng)填好 “資料目錄表 ”，并

5、由接交人簽字。八、監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)資料臨時(shí)移交：1、監(jiān)理機(jī)構(gòu)人員異動(dòng)時(shí)，必須將所管理的資料移交給資料員，辦理好書(shū)面移交手 續(xù)，項(xiàng)目總監(jiān)確認(rèn)；2、若資料員休假或公差外出時(shí)，總監(jiān)應(yīng)及時(shí)安排人員接任資料管理工作，并辦理書(shū)面交接手續(xù)。九、向檔案館移交資料：收集7整理7核查7裝訂7上交1、資料員按檔案館的要求收集、整理資料； 2、檔案館要求掃描、錄制光盤(pán)的資料必須掃描、錄制光盤(pán)。（附檔案館文件材料目錄）3、總工辦對(duì)照檔案館的要求進(jìn)行檢查；4、按檔案館的要求進(jìn)行目錄分冊(cè)、排序、編頁(yè)碼； 5、資料員裝訂好上交檔案館； 6、掃描、錄制光盤(pán)的資料須上交公司一套。十、城建檔案管理規(guī)定：1、統(tǒng)一用表必須采用碳素黑色墨水填

6、寫(xiě)或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫(xiě)的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫(xiě)紙，填寫(xiě)或打印的首份用于上交城建檔案館；2、填寫(xiě)統(tǒng)一用表應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言、法定計(jì)量單位、公歷年月日； 3、簽署人簽名應(yīng)采用慣常筆跡親筆手簽。項(xiàng)目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊(cè)全稱并加蓋公章；4、統(tǒng)一用表表頭 “編號(hào) ”欄按本制度的規(guī)定編號(hào)。一、資料借閱： 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)成員查閱資料必須征得資料員同意后方可查閱；2、外單位查閱資料必須經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）的書(shū)面批準(zhǔn)方可查閱； 3、借閱資料只限于在辦公室查閱，要求及時(shí)歸還； 4、監(jiān)理工作人員確因工作需要必須帶離辦公室的，須經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）的書(shū)面批準(zhǔn)，且借閱時(shí)間

7、不得超過(guò)三天；5、借閱人不得拆卸、調(diào)換、污損所借資料，未經(jīng)許可不得復(fù)制；6 、不許在資料上圈點(diǎn)、劃線、涂改等做任何標(biāo)記。十二、資料信息化管理：1、能夠用計(jì)算機(jī)處理的資料均通過(guò)計(jì)算機(jī)完成； 2、通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤(pán)，月底與資料一起上交公司； 3、資料統(tǒng)一按照 A、B、C、D、E 分類(lèi)要求存盤(pán)，每一分類(lèi)均設(shè)子目錄，子目錄 名即為資料編號(hào)，并且軟盤(pán)上應(yīng)貼好標(biāo)簽及寫(xiě)保護(hù)口，標(biāo)明工程名稱及上交月份；4、要求掃描處理、錄制光盤(pán)的資料，還必須掃描處理、錄制光盤(pán)；在施工中有關(guān)重要工序需要拍照和數(shù)碼攝像的，都必須拍照和數(shù)碼攝像并錄制光盤(pán)。十三、資料保管： 資料員負(fù)責(zé)好資料的保密、防盜、防腐、防丟、防潮工作；2、保持資料的干凈、整潔； 3、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱；1、十四、失效資料處理：工程竣工后項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交公司；2、項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）和資料員鑒定資料是否留存；3、對(duì)不留存的資料經(jīng)總工辦批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。五、總監(jiān)、資料員的責(zé)任： 總監(jiān)對(duì)資料負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任； 資