會議服務的工作流程和要求

1、會議服務工作流程、會議服務準備工作 1、辦公室秘書處1) 每天查看0A辦公系統(tǒng)中會議室使用申請， 按會議要求提前半天擺放好 桌椅，備好會議用飲水。2) 根據(jù)會議的要求，提前 1 小時放好投影儀、投影幕、麥克風、音響， 調(diào)試并使其處于準工作狀態(tài)。3) 會議前 2 小時， 檢查地面、 桌椅是否整齊干凈， 室內(nèi)是否有異味， 及時進行通風和清潔整理。4) 檢查窗臺、玻璃，要明亮無塵。5) 檢查窗簾，根據(jù)會議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平整。6) 檢查綠植及套盆，要干凈無塵，無枯枝敗葉，無昆蟲。7) 調(diào)整空調(diào)，使會議室內(nèi)溫度適宜。8) 檢查所有照明，及時通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。9) 半小時前，按會議要

2、求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。10) 根據(jù)領(lǐng)導習慣，在順手的位置擺放煙灰缸。1 1 )按需要擺放好鮮花和水果。12) 擺放好旗幟和臺旗。2、組織會議的部門1 )提前 1 小時將參加會議的領(lǐng)導名牌按位置擺放整齊，檢查有無錯別字。2) 按需要準備會議所用的文件、資料等。3) 根據(jù)會議要求，需要時按參會人員人數(shù)準備會議用紙，用筆(每 支筆要提前試用，以保證參會人員的正常使用)并擺放整齊。二、會議進行中的服務工作1 、會議開始前 10 分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔 15 分鐘檢查并續(xù) 茶水一次。2 、過問室內(nèi)溫度變化，隨時調(diào)整空調(diào)。3 、 全程監(jiān)聽音響設備的工作狀況，隨時排除故障。三、會議后的收尾工

3、作1、關(guān)閉音響設備或投影儀。收好麥克風、移動投影儀和遙控器，收 起投影幕。2、清理瓶裝水空瓶，收好沒用過的瓶裝水。3、收好茶杯、盤，清洗、消毒待用。4、清理煙灰缸，洗凈待用。5、清理桌面地面，清除垃圾和廢棄物。6、擺放好清理過的桌椅，關(guān)窗、斷電、關(guān)門。7、收好會議材料和領(lǐng)導名牌。會議服務管理人員工作要求1、每天早、 中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申請，詳細掌 握會議室的當天使用情況。2、每天上班前半小時查看各會議室的狀況： 檢查桌面、 地毯的整潔程度； 檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài)；檢查照明燈是否都亮；檢查綠植的鮮 活狀況和套盆的干凈程度； 檢查電氣設備是否有落塵和正確擺放； 檢 查桌

4、椅是否按當天的會議要求擺放整齊。3、會議前 1 小時，檢查會議用茶杯、 瓶裝水是否擺放到位； 會議前半小 時，檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準備到位。4、有外賓接待服務時，提前 1 小時檢查咖啡用具及用品是否準備到位。5、有會議服務時， 在會議前檢查服務人員的工作儀表是否合乎要求。議中，抽查續(xù)茶水間隔是否合適，動作是否標準。會6、注意會議的服務區(qū)域內(nèi)所有服務程序是否落實， 則要做具體服務工作，保證會議正常進行。當人手不夠時，自己7、會議結(jié)束后要檢查是否有會議人員遺漏的物品， 查找并轉(zhuǎn)交物主。會議服務人員崗位的工作流程如有代為保管，日后1、每天早 7:45 到崗，按前一天做好的會議室使用

5、登記進行準備，在 各會議開始前半小時，準備好會議用水并送達。2、對需要提供茶水或咖啡的會議，要提前半小時燒開水，擺放好茶 杯或咖啡杯， 在會議前 10 分鐘，將沏好的茶水或咖啡注入杯中。3、對有吸煙的領(lǐng)導參加會議，要在會議前10 分鐘，按領(lǐng)導的習慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。4 、 對有茶水服務的會議，要間隔 15 分鐘續(xù)茶水一次。5 、 對提供瓶裝水的會議，要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時將水放于 會議桌面，并準備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌以外其他顯眼的地 方。6 、 會議結(jié)束后，半小時之內(nèi)，將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶裝水 收好。 如遇有下午下班后還在進行的會議， 要在次日提前半小時 到崗，對會議室

6、進行清理。7 、 利用會議服務的空余時間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈，放于消 毒柜中消毒待用。8 、 要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會議室申請信息，做 好會議室使用登記。如有不明確的地方及時與申請人溝通確定。9 、 對于 108 會議室和大禮堂需要變動桌型的會議，要提前半天通知 保潔人員，將會議桌按會議要求進行擺放。會議服務人員崗位的工作要求1、 會議服務人員要品行端正，衣裝干凈得體，著職業(yè)裝。2、 會議服務人員要頭腦靈活，反應敏捷，主動為開會人員做好各項服 務，盡量在領(lǐng)導示意時就已經(jīng)為領(lǐng)導提供了服務。3、根據(jù)會議的不同要求，按工作流程提前準好準備工作。4、會議間的服務要面帶微笑，動作標準，不發(fā)出任何聲響。續(xù)水間隔 不能超過 20 分鐘。5、會議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作。6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點，并及時放 入消毒柜消毒待用。7、如