合同管理制度(修訂)1說課材料

1、精品文檔合同管理制度（修訂）1. 目的為規(guī)范合同的管理，防范與控制合同風險，做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履行有檢查，維護公司的合法權益，根據中華人民共和國合同法及有關法律法規(guī)的規(guī)定，結合公司的實際情況，制訂本制度。2. 適用范圍本辦法適用于金威建設集團公司、各區(qū)域所屬各項目部、分（子）公司簽訂和履行的所有合同。3. 合同簽訂范圍及報送除差旅費、 招待費及其他特殊支出明確規(guī)定可不簽訂合同外，金威集團及各項目部對外發(fā)生的5 萬元（含）以上的經濟業(yè)務必須簽訂書面合同，而且律師在所有合同的正文本每頁上簽字，5 萬元以上的所有合同律師都要審核。合同經辦人必須確保每一份合同有3 份原件，報送集團人力行政部

2、（總檔案管理）一份，項目部一份（財務科）、對方一份，其他部門如需查閱電子版合同， 可直接在 OA 里查閱。金威集團各職能部門、各區(qū)域公司、 各項目部及其部室，不得以任何名義私自對外簽訂合同。4. 合同草擬程序4.1 在合同范本范圍內的合同：先由發(fā)起單位經辦人按照合同范本里劃線部分需填寫的部分填上（不要在合同模板上直接填寫，而是填寫合同業(yè)務關鍵條款審批表），合同業(yè)務關鍵條款審批表經審批后轉發(fā)給律師，由律師套用相對應的合同模板(合同模板任何人不允許修改)，經簽字加密后反饋于發(fā)起單位經辦人按合同業(yè)務流程進行審批。4.2 不在合同范本內的合同：由發(fā)起單位草擬合同并完善合同里的內容，發(fā)審計法務部律師審核

3、簽字加密并反饋于發(fā)起單位按合同業(yè)務流程進行審批。4.3 如需對范本固有內容進行實質性變更，需書面申請，經總經理批準后方可修改。5. 合同的類別及權限審批會簽流程 ( 后附合同審批權限劃分表 )完全按照成本控制部下發(fā)的“招標管理審批權限”執(zhí)行。6. 非經營性合同： 不論金額大小全部由總經理審核，董事長審批。非經營性合同鑒定范圍：融資合同（貸款類合同、擔保合同、保證合同、抵押合同、質押合同、保函、銀行的按揭合作合同等）；股權性投資合同（發(fā)起人協(xié)議、合資、合作合同、合作公司章程等）；股權轉讓、企業(yè)重組、企業(yè)改制合同；公司章程；資產轉讓、處置、資產重組合同；公司資本運作相關合同；股權變動合同(含金威本

4、部及各公司股權變動合同、工商文件等)；項目合同 (含意向書、框架合同、招商合同、項目發(fā)展合同、項目收購合同、掛牌公告、掛牌文件等) ；土地合同 (含土地出讓合同及其補充協(xié)議等)；捐贈合同；固定資產購置和處置；與政府或政府指定單位簽訂的合同等。說明：由發(fā)起單位負責人申請區(qū)域公司總經理審核律師審核- 集團財務總監(jiān)審核總經理審核董事長審批；500萬元以上報億利資源集團相關部門及相關領導審批。7. 對于不涉及金額的合同，由律師負責審核，最終總經理審批。8. 合同審查的職責劃分：8.1 合同發(fā)起單位職責：8.1.1合同發(fā)起單位作為合同的主辦及經辦部門，履行自合同草擬到合同履行完畢過程中的談判、洽商、發(fā)起

5、、報批、履行監(jiān)督等各項職責。8.1.2草擬不在合同范本里的合同并按合同審核流程履行相關審批手續(xù)，對合同文件總體把關負責,發(fā)起單位負責人就合同涉及的事實問題簽署意見。主要審核對方單位是否具有法人資格，是否具有有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質證書、施工許可證、施工收費標準證書、安全資格證書、勞務隊伍資格證書，工商登記是否正常、有無經營權、有無履約能力及其資信情況，對方簽約人是不是法定代表人或法人委托人及其代理權限等情況，簽訂合同的法定代表人身份證明或法人授權委托書。8.1.3完善合同模板里需要填寫的內容，發(fā)送審計法務部律師套用相對應的合同模板并加密。8.1.4需要進行招標或以招標方式選定合同

6、方的，應當嚴格執(zhí)行與招投標相關的法律、法規(guī)及公司成本控制部招投標管理制度的規(guī)定；需要采取詢價、比價方式選擇合同相對方的，經辦單位應當對詢價、比價過程作詳細記錄（附比價審批表），因業(yè)務需要申請批準的合同附領導批簽的申請單，并隨合同草案上報審批。8.1.5合同主辦部門應在合法的前提下，根據實際情況，制定有利于保護我方利益和避免風險的條款。8.1.6未經公司領導特批的情況下，嚴禁未簽合同即先行實施的現象。精品文檔精品文檔8.1.7對合同會簽的時間、進度進行合理的計劃、安排。對于關鍵業(yè)務條款由項目經理、財務科、區(qū)域成本控制部、區(qū)域工程部等聯(lián)合洽商后發(fā)起合同審批流程，避免不必要的來回重復修改加密文件。8

7、.2 成本控制部職責：對經營性合同進行審核管理，并對生產類合同中涉及工程造價的條款進行審核、跟蹤、檢查，并負責對合同執(zhí)行情況進行反饋于分管領導。主要審核合同標的、計價方式、計量方式是否明確；計價依據、結算原則及方式是否完備、合理；合同價款調整的適用條件是否明確；合同中的數量、質量是否符合有關規(guī)定和公司要求；是否有保修條款；合同的履行期限、地點和方式是否確定；招投標類合同，合同內容與乙方投標確認的價格和原則是否統(tǒng)一。8.3 財務管理部職責：對非生產性、非經營性的合同進行審核、跟蹤、檢查，將跟蹤執(zhí)行情況反饋分管領導。并從財務資金角度出發(fā)，就所有合同中涉及的付款期限、付款方式、合同金額的核對、發(fā)票的

8、處理、稅費的籌劃等提出意見。8.4 總管理部職責：對生產類合同的工程關鍵進度、 安全、現場、質量驗收標準、 施工組織方案、 保修及對形成合同全過程資料 （如招投標等） 、流程進行審核，并將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領導。8.5 規(guī)劃設計院職責：對公司所有規(guī)劃、設計類合同進行審核，對設計的技術條件和要求負責。主要審核合同中技術規(guī)范、主要技術要求、技術參數是否符合設計要求，建造標準與公司審批結果是否一致在此基礎上提出合理、優(yōu)化建議，跟蹤設計合同的執(zhí)行情況，并將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領導。8.6 品牌營銷部職責：對公司所有營銷、策劃類合同進行審核，并將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領導。8.7 審計法務部職責：

9、審核合同的風險條款、法律條款及總體合同條款。負責從法律的角度審查合同，提出審核意見或法律風險提示意見，并跟蹤執(zhí)行情況， 且將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領導； 負責重要合同的草擬； 審計法務部律師根據各部門最終審核意見進行核對后蓋章，同時登記合同簽訂臺帳，并報送人力行政部存檔管理。8.8 人力行政部職責：負責最終紙質版合同文件的歸檔管理。 審計法務部將所有合同原件 （包括合同審批單、 定標報告、合同原件及附件資料） ，按季度移交人力行政部歸總檔案室管理。9 合同的蓋章及簽字：9.1各項目辦理流程的合同經辦人在蓋章之前須提供經招標部門簽字確認與原件核對無誤的各類證照（營業(yè)執(zhí)照、 組織機構代碼證、稅務登

10、記證、資質證等）9.2 如董事長或總經理、地區(qū)總經理授權他人簽訂合同的，必須有授權委托書，各項目部、合同經辦部門每年年初辦理一次性授權，受委托人在委托權限內簽訂合同。如果受委托人變更，應及時重新辦理授權委托同時注銷以前的授權委托書。9.3 簽章前需檢查附件（比價表、招標報告、申請表、對方身份證件、）是否齊全，齊全方可蓋章，簽訂時間是否填寫等。9.4 要求合同全部使用金威集團統(tǒng)一模板。9.5 合同當事人公司名稱與印章是否一致。9.6合同審批會簽表是否已簽批完整(合同審批會簽表沒有簽批完整的，律師沒有在合同原件上簽字（加密）的，一律不給予蓋章。9.7 合同內容是否完整。9.8 需加蓋法人名章時，由

11、法人名章保管人在見到公章后，加蓋法人名章。9.9 如雙方不能同時加蓋印章，應將簽約文本交由對方先蓋章，再由我方蓋章。 合同簽章頁必須含有正文內容，不得單獨成頁。合同文本 (含附件 ) 超過兩頁 (含兩頁 )的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕。注：（我方蓋章后由經辦人負責最長不超過15 個工作日把辦理完畢的合同原件壹份交給審計法務部律師，否則律師下一份合同不予蓋章）。9.10 合同審批原則上應按順序依次進行，特殊情況下經批準人同意，各級審批人可并行同步進行，或召集會議審批。9.11 經辦單位按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽合同文本與審批意見內容一致。精品文檔精品文檔9.12律師應復核“合

12、同審批會簽表”后在合同上加蓋印章。填寫合同蓋章登記表，記錄合同名稱、對方名稱、簽訂時間、蓋章份數等。9.13 合同簽章后，印章保管人將合同統(tǒng)一歸檔。10. 合同的變更、補充、解除10.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更、補充或者解除合同的，須經雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，仍然按上述流程簽批。新協(xié)議未達成前， 原合同仍然有效。 我方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內作出書面答復。變更或解除合同的，應當采用書面形式（包括書信、電報） ，法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理。10.2 存在下列情形之一的，我方可以單方解除合同：10.2.1因不可

13、抗力致使不能實現合同目的。10.2.2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務。10.2.3對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行。10.2.4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的。10.3公司任何人員不得擅自以公司名義變更、補充或解除合同。若確須變更、補充或解除時，由合同經辦人查明原因，提出意見，經批準審批的部門和領導審批后， 認為已出現了本辦法第十條第二款規(guī)定的情形的， 應提交公司律師審查并簽發(fā)解除合同函；對方沒有違約，應同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更、補充必須由原合同發(fā)起部門負責更改，按合同審批會

14、簽表的流程辦理合同變更、補充手續(xù)，并做好變更、補充文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。10.4對方提出合同變更的，變更程序也應按照本辦法第十條第三款規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進行，索賠協(xié)議是合同變更的處理結果，索賠的內容應當載入變更協(xié)議中。是變更后合同一部分。10.5 對于特殊情況導致合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），必須及時辦理中止手續(xù)，并收集中止合同給我公司帶來的經濟損失證據和資料，及時追究對方的責任。中止的合同又恢復繼續(xù)履行時，依相同程序辦理恢復手續(xù)。合同的恢復與中止都必須通知合同審批部門和領導。10.6合同未履行完畢，

15、但確定不再繼續(xù)履行，合同履行部門應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的文件，做好經濟往來和工程結算工作，辦理解除合同的手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。11. 合同的履行及主要責任11.1 所屬經辦單位為合同履行的主要責任單位，在合同的履行中，應嚴格按照合同約定的內容履行。11.2 各項目部要設立專職或兼職的合同管理員負責所在項目或部門的合同管理。11.3金威集團的合同專用章由審計法務部律師管理。所有合同由合同印章管理人統(tǒng)一編號管理。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理， 業(yè)務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書和空白合同出差。所有加蓋印章的材料必須是內容明確并確定。11.4

16、在合同的履行中， 成本控制部對生產類合同的執(zhí)行情況建立臺帳管理，財務部對非生產類和非經營性合同建立臺帳管理。各經辦單位做好合同臺帳的建立、登記、執(zhí)行情況和完善工作，同時按時向成本控制部和財務管理部上報合同的履行情況。11.5 有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同經辦人員應及時整理、妥善保管。11.6對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，合同履行單位、項目經理應及時查明原因，通過取證按照合同約定及時、合理、準確地向對方提出索賠（含違約）報告。當本公司接到對方的索賠（含違約）報告后應認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠，公司員工不得擅自在對方當事人出具

17、的索賠報告、對賬單等確認類文書上簽字蓋章，確須確認的，應視具體內容經公司總經理或董事長、公司律師同意后方可簽字接收。11.7在履行合同過程中，經辦人員若發(fā)現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即書面上報公司主管領導，公司經辦人員應立即向公司律師咨詢，并將基本情況和法律的處理意見一同由主管領導上報總經理，由總經理決定是否中止履行合同。11.7.1經營狀況嚴重惡化。精品文檔精品文檔11.7.2轉移財產，抽逃資金，以逃避債務。11.7.3喪失商業(yè)信譽。11.7.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。11.8債權債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認：11.8.1在重大、復雜合同的履行

18、過程中，經辦人員應定期與對方對帳，確認雙方債權債務。11.8.2在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。12. 經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟12.1 合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決； 在處理前經辦人員可以咨詢公司律師。12.2 合同雙方在一定期限（一般為 15 天）內無法就糾紛的處理達成一致對方當事人無意協(xié)商解決的，經辦人員應及時書面報告項目負責人及公司律師，由項目負責人、地區(qū)總經理擬定處理意見，報總經理或董事長決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告

19、項目負責人，并咨詢公司律師該如何處理。12.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當事人準備或已經申請仲裁或提起訴訟的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據報項目負責人，由項目負責人統(tǒng)一委托律師辦理。經辦人員全程協(xié)助律師辦理案件。13. 考核與獎懲公司人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失，并對工作人員處以500 元罰款：13.1未經授權批準或超越職權簽訂合同。13.2為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書。13.3應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同的。13.4簽訂合同時未核實合同內容或簽訂的合同所表述的內容與公司真實意思表示不一致的。13.5未按上述規(guī)定或上述簽字流程辦理，合同印章管理人給予蓋了印章的。13.6因工作過失致使公司被詐騙。13.7公司履行合同未經對方當事人確認。13.8遺失重要證據。13.9發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的。13.10