制藥企業(yè)采購管理系統(tǒng)流程

1、 實用文檔采購管理規(guī)范一、采購的物品按物品類別可以分為三類：1、耗材及輔助材料，2、原輔包裝材料，3、設備。1、耗材及輔助材料是指用于生產(chǎn)、檢定、倉儲、工程、辦公所需的易耗品等，如：濾芯、潔凈服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮紙等雜品。2、原輔包裝材料是指生產(chǎn)所需要的原料、輔料、包裝材料和 qc 實驗所使用的試藥試劑、標準品等。（一般在合格供應商清單內(nèi)）3、設備是指各公司生產(chǎn)所需要的各種儀器、大型、小型設備等。二、按采購計劃性可以分為兩類：1、計劃內(nèi)采購，2、計劃外采購。1、計劃內(nèi)采購指按各部門年計劃進行采購，各部門需按下一年度生產(chǎn)量做出所需物品的年計劃，采購部門將此計劃報給財務部門，然后

2、由財務部門報給總經(jīng)理審核批準后方可進行下一年度的采購。2、計劃外采購是指對年計劃內(nèi)不包含的物品進行的采購（如：生產(chǎn)過程中設備故障更換導致的，年產(chǎn)量超過計劃量導致的，部門所做年計劃不夠或缺失導致的，根據(jù)政府部門法規(guī)新要求臨時增加的物品采購等）。三、按物品性質(zhì)可以分為兩類：1、一般物品采購，2、特殊物品采購。1、一般物品采購主要包括常規(guī)原輔包裝材料、耗材及輔助材料的采購，2、特殊物品采購主要是指采購大宗原輔包裝材料和設備的采購。合同總價超過 10 萬元以上的采購需經(jīng)審核小組參與調(diào)研審核，簽訂合同前需履行簽訂合同會簽手續(xù)。四、按照以上分類我公司物品采購有如下幾種采購：文案大全 實用文檔（一） 耗材和

3、輔助材料（一般物品采購流程）；（二） 原輔包裝材料（一般物品采購流程）；（三） 大宗原輔包裝材料（特殊物品采購流程）；（四） 設備（特殊物品采購流）。（一）耗材和輔助材料1、使用部門每年年底制定下一年度的物品年計劃，報采購部門。2、各部門根據(jù)年計劃每月統(tǒng)計下一個月所需物品清單，報采購部門。3、采購部門根據(jù)各部門提供清單的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進行采購。4、物品購進后，物供部門須對所購進物品進行物品的初驗，初驗合格方可入庫發(fā)放。耗材和輔助材料采購流程圖提出年計劃制定月計劃采購初驗入庫發(fā)放文案大全 實用文檔（二）原輔包裝材料1、使用部門每年年底制定下一年度的物品年計劃，報采購部門。2、各部門按年計劃

4、根據(jù)生產(chǎn)進度制定所需物品清單，報采購部門。3、采購部門根據(jù)各部門提供清單的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進行采購，同時核對是否為合格供應商清單上所列的物品。4、物品購進后，需經(jīng)初驗合格后向質(zhì)量部 qc 進行請驗，走物料審核放行程序。審核放行合格后方可入庫發(fā)放。原輔包裝材料采購流程圖提出年計劃使用部門采購初驗檢驗、審核放行質(zhì)量部門采購部門入庫發(fā)放文案大全 實用文檔（三）大宗原輔包裝材料對于大宗原輔包裝材料合格供應商的最初選擇應由質(zhì)量部門、使用部門、采購部門、審核小組進行。走特殊物品采購流程：1、使用部門根據(jù)要求提出采購申請（內(nèi)容包括：材料名稱、用途、基本參數(shù)和質(zhì)量標準等）。2、公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準

5、。3、采購部門聯(lián)系該產(chǎn)品供應商，收集產(chǎn)品資料及供應商資質(zhì)，選擇同類產(chǎn)品國內(nèi)外知名度較高的供應商，根據(jù)使用者提出的要求，進行初步篩選，將篩選后的供應商資料交予使用部門和質(zhì)量部門審閱。4、使用部門和質(zhì)量部門根據(jù)資料內(nèi)容選擇適合自身要求的產(chǎn)品及供應商，由采購部門聯(lián)系廠家，當面洽談。5、當面洽談時由使用部門、采購部門、質(zhì)量部門三方共同進行。使用部門根據(jù)需要與供應商交流產(chǎn)品質(zhì)量和參數(shù)方面的內(nèi)容，質(zhì)量部門衡量其是否現(xiàn)行法規(guī)和 gmp 要求，采購部門與產(chǎn)品供應商進行初步議價。如果需要現(xiàn)場考核，可由三方共同參與進行。6、多家洽談結(jié)束后，使用部門和質(zhì)量部門提出各家優(yōu)缺點及最終意向，物供部門提供各家最終報價。合同

6、價款超過 10 萬元的需同時將采購意見報審核小組審核。由審核小組對產(chǎn)品購買和報價的合理性做最后確認。7、公司副總經(jīng)理將根據(jù)使用部門和質(zhì)量部門提出各家產(chǎn)品的優(yōu)缺點及最終意向，結(jié)合物供部門提供各家最終報價和審核小組的審核意見（合同價款超過 10 萬元），最終選擇一家合理設備供應商報總經(jīng)理批準。8、總經(jīng)理最終批準。9、采購部門與供應商進行合同的擬定和簽訂。10、采購部門跟蹤設備供應商合同履行進展。11、物品購進后，需經(jīng)初驗合格后向質(zhì)量部qc 進行請驗，走物料審核放行程序。審核放行合格后方可入庫發(fā)放。文案大全 實用文檔大宗原輔包裝材料采購流程圖提出采購申請使用部門收集資料初篩當面洽談現(xiàn)場考核質(zhì)量部門使

7、用部門采購部門審核小組（合同價款超過 10 萬元）文案大全 實用文檔副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準簽訂合同合同跟蹤入廠初驗請驗合同會簽檢驗、審核放行入庫發(fā)放文案大全 實用文檔（四）設備1、使用部門根據(jù)要求提出采購申請（內(nèi)容包括：設備名稱、用途、應具備的功能等）。2、公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。3、采購部門聯(lián)系該設備供應商，收集該設備的資料及供應商資質(zhì)，選擇同類產(chǎn)品國內(nèi)外知名度較高的供應商，根據(jù)使用者提出的要求，進行初步篩選，將篩選后的設備及供應商資料交予使用部門審閱。4、使用部門根據(jù)資料內(nèi)容選擇適合自身要求的設備及供應商，由采購部門聯(lián)系廠家，當面洽談。大型設備盡可能以招投標方式進行，應至少有三家設備

8、供應商可供選擇。5、當面洽談時由使用部門、采購部門、工程部門三方共同。使用部門根據(jù)需要與設備供應商交流設備性能方面的內(nèi)容，工程部門與設備供應商交流設備原理、結(jié)構(gòu)、重要配件生產(chǎn)廠家各方面性能、設備維護保養(yǎng)、售后服務等方面的內(nèi)容，采購部門與設備供應商進行初步議價。如果需要現(xiàn)場考核，可由三方共同參與進行。6、多家洽談結(jié)束后，使用部門和工程部門提出各家優(yōu)缺點及最終意向，物供部門提供各家最終報價。合同價款超過 10 萬元的需同時將采購意見報審核小組審核。由審核小組對設備購買和報價的合理性做最后確認。7、主管副總或總將根據(jù)使用部門和工程部門提出各家產(chǎn)品的優(yōu)缺點及最終意向，結(jié)合物供部門提供各家最終報價和審核

9、小組的審核意見（合同價款超過 10 萬元），最終選擇一家合理設備供應商報總經(jīng)理批準。8、總經(jīng)理最終批準。9、采購部門與供應商進行合同的擬定，生產(chǎn)部門提供合同中設備性能要求及售后服務等要求，工程部門提供設備維護等方面的要求，財務部門對付款方式進行審核和提出相應意見。10、合同最終由采購部門和設備供應商簽訂。11、采購部門跟蹤設備供應商合同履行進展。12、對于大宗設備如果需要對設備進行廠家現(xiàn)場驗收，可由使用部門和工程部門協(xié)同進行。13、設備到廠后驗收需由使用部門、采購部門、工程部門三方進行。文案大全 實用文檔設備采購流程圖提出采購申請使用部門副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準收集資料初篩當面洽談現(xiàn)場考核（根據(jù)

10、需要）文案大全 實用文檔審核小組（合同價款形成初步選擇超過 10 萬元）意向總經(jīng)理批準簽訂合同合同跟蹤使用部門采購部門工程部門入場驗收五、特殊情況采購審批：對于計劃內(nèi)物品的采購可直接走各種采購流程，對于計劃外的物品，須經(jīng)部門總監(jiān)批準，文案大全 實用文檔報副總經(jīng)理，數(shù)額較小的可由副總經(jīng)理審核并批準購買，對于數(shù)額較大的，須由副總經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準購買。對于急購的計劃外物品，如副總經(jīng)理和總經(jīng)理不在公司時，可由部門總監(jiān)或部門部長向副總經(jīng)理電話征求意見，待副總經(jīng)理批準后，由副總經(jīng)理電話通知采購部門購買。六、采購過程各部門職責人：使用部門主體責任人：物供部門：行政部門：生產(chǎn)部門：質(zhì)量部門：工程部門：財務部門：營銷部門：采購部門主體責任人：物供部門：工程部門主體責任人：工程部門：質(zhì)量部門主體責任人：質(zhì)量部門：審核主體責任人：批準主體責任人：總經(jīng)理：七、大型設備貨款支付方式（參照）：1）甲方在合同簽訂后支付合同總價