制藥企業(yè)采購管理系統(tǒng)流程

1、 實(shí)用文檔采購管理規(guī)范一、采購的物品按物品類別可以分為三類：1、耗材及輔助材料，2、原輔包裝材料，3、設(shè)備。1、耗材及輔助材料是指用于生產(chǎn)、檢定、倉儲、工程、辦公所需的易耗品等，如：濾芯、潔凈服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮紙等雜品。2、原輔包裝材料是指生產(chǎn)所需要的原料、輔料、包裝材料和 qc 實(shí)驗(yàn)所使用的試藥試劑、標(biāo)準(zhǔn)品等。（一般在合格供應(yīng)商清單內(nèi)）3、設(shè)備是指各公司生產(chǎn)所需要的各種儀器、大型、小型設(shè)備等。二、按采購計(jì)劃性可以分為兩類：1、計(jì)劃內(nèi)采購，2、計(jì)劃外采購。1、計(jì)劃內(nèi)采購指按各部門年計(jì)劃進(jìn)行采購，各部門需按下一年度生產(chǎn)量做出所需物品的年計(jì)劃，采購部門將此計(jì)劃報(bào)給財(cái)務(wù)部門，然后

2、由財(cái)務(wù)部門報(bào)給總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行下一年度的采購。2、計(jì)劃外采購是指對年計(jì)劃內(nèi)不包含的物品進(jìn)行的采購（如：生產(chǎn)過程中設(shè)備故障更換導(dǎo)致的，年產(chǎn)量超過計(jì)劃量導(dǎo)致的，部門所做年計(jì)劃不夠或缺失導(dǎo)致的，根據(jù)政府部門法規(guī)新要求臨時(shí)增加的物品采購等）。三、按物品性質(zhì)可以分為兩類：1、一般物品采購，2、特殊物品采購。1、一般物品采購主要包括常規(guī)原輔包裝材料、耗材及輔助材料的采購，2、特殊物品采購主要是指采購大宗原輔包裝材料和設(shè)備的采購。合同總價(jià)超過 10 萬元以上的采購需經(jīng)審核小組參與調(diào)研審核，簽訂合同前需履行簽訂合同會簽手續(xù)。四、按照以上分類我公司物品采購有如下幾種采購：文案大全 實(shí)用文檔（一） 耗材和

3、輔助材料（一般物品采購流程）；（二） 原輔包裝材料（一般物品采購流程）；（三） 大宗原輔包裝材料（特殊物品采購流程）；（四） 設(shè)備（特殊物品采購流）。（一）耗材和輔助材料1、使用部門每年年底制定下一年度的物品年計(jì)劃，報(bào)采購部門。2、各部門根據(jù)年計(jì)劃每月統(tǒng)計(jì)下一個(gè)月所需物品清單，報(bào)采購部門。3、采購部門根據(jù)各部門提供清單的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購。4、物品購進(jìn)后，物供部門須對所購進(jìn)物品進(jìn)行物品的初驗(yàn)，初驗(yàn)合格方可入庫發(fā)放。耗材和輔助材料采購流程圖提出年計(jì)劃制定月計(jì)劃采購初驗(yàn)入庫發(fā)放文案大全 實(shí)用文檔（二）原輔包裝材料1、使用部門每年年底制定下一年度的物品年計(jì)劃，報(bào)采購部門。2、各部門按年計(jì)劃

4、根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度制定所需物品清單，報(bào)采購部門。3、采購部門根據(jù)各部門提供清單的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購，同時(shí)核對是否為合格供應(yīng)商清單上所列的物品。4、物品購進(jìn)后，需經(jīng)初驗(yàn)合格后向質(zhì)量部 qc 進(jìn)行請驗(yàn)，走物料審核放行程序。審核放行合格后方可入庫發(fā)放。原輔包裝材料采購流程圖提出年計(jì)劃使用部門采購初驗(yàn)檢驗(yàn)、審核放行質(zhì)量部門采購部門入庫發(fā)放文案大全 實(shí)用文檔（三）大宗原輔包裝材料對于大宗原輔包裝材料合格供應(yīng)商的最初選擇應(yīng)由質(zhì)量部門、使用部門、采購部門、審核小組進(jìn)行。走特殊物品采購流程：1、使用部門根據(jù)要求提出采購申請（內(nèi)容包括：材料名稱、用途、基本參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）。2、公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)

5、。3、采購部門聯(lián)系該產(chǎn)品供應(yīng)商，收集產(chǎn)品資料及供應(yīng)商資質(zhì)，選擇同類產(chǎn)品國內(nèi)外知名度較高的供應(yīng)商，根據(jù)使用者提出的要求，進(jìn)行初步篩選，將篩選后的供應(yīng)商資料交予使用部門和質(zhì)量部門審閱。4、使用部門和質(zhì)量部門根據(jù)資料內(nèi)容選擇適合自身要求的產(chǎn)品及供應(yīng)商，由采購部門聯(lián)系廠家，當(dāng)面洽談。5、當(dāng)面洽談時(shí)由使用部門、采購部門、質(zhì)量部門三方共同進(jìn)行。使用部門根據(jù)需要與供應(yīng)商交流產(chǎn)品質(zhì)量和參數(shù)方面的內(nèi)容，質(zhì)量部門衡量其是否現(xiàn)行法規(guī)和 gmp 要求，采購部門與產(chǎn)品供應(yīng)商進(jìn)行初步議價(jià)。如果需要現(xiàn)場考核，可由三方共同參與進(jìn)行。6、多家洽談結(jié)束后，使用部門和質(zhì)量部門提出各家優(yōu)缺點(diǎn)及最終意向，物供部門提供各家最終報(bào)價(jià)。合同

6、價(jià)款超過 10 萬元的需同時(shí)將采購意見報(bào)審核小組審核。由審核小組對產(chǎn)品購買和報(bào)價(jià)的合理性做最后確認(rèn)。7、公司副總經(jīng)理將根據(jù)使用部門和質(zhì)量部門提出各家產(chǎn)品的優(yōu)缺點(diǎn)及最終意向，結(jié)合物供部門提供各家最終報(bào)價(jià)和審核小組的審核意見（合同價(jià)款超過 10 萬元），最終選擇一家合理設(shè)備供應(yīng)商報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。8、總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。9、采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同的擬定和簽訂。10、采購部門跟蹤設(shè)備供應(yīng)商合同履行進(jìn)展。11、物品購進(jìn)后，需經(jīng)初驗(yàn)合格后向質(zhì)量部qc 進(jìn)行請驗(yàn)，走物料審核放行程序。審核放行合格后方可入庫發(fā)放。文案大全 實(shí)用文檔大宗原輔包裝材料采購流程圖提出采購申請使用部門收集資料初篩當(dāng)面洽談現(xiàn)場考核質(zhì)量部門使

7、用部門采購部門審核小組（合同價(jià)款超過 10 萬元）文案大全 實(shí)用文檔副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準(zhǔn)簽訂合同合同跟蹤入廠初驗(yàn)請驗(yàn)合同會簽檢驗(yàn)、審核放行入庫發(fā)放文案大全 實(shí)用文檔（四）設(shè)備1、使用部門根據(jù)要求提出采購申請（內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、用途、應(yīng)具備的功能等）。2、公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、采購部門聯(lián)系該設(shè)備供應(yīng)商，收集該設(shè)備的資料及供應(yīng)商資質(zhì)，選擇同類產(chǎn)品國內(nèi)外知名度較高的供應(yīng)商，根據(jù)使用者提出的要求，進(jìn)行初步篩選，將篩選后的設(shè)備及供應(yīng)商資料交予使用部門審閱。4、使用部門根據(jù)資料內(nèi)容選擇適合自身要求的設(shè)備及供應(yīng)商，由采購部門聯(lián)系廠家，當(dāng)面洽談。大型設(shè)備盡可能以招投標(biāo)方式進(jìn)行，應(yīng)至少有三家設(shè)備

8、供應(yīng)商可供選擇。5、當(dāng)面洽談時(shí)由使用部門、采購部門、工程部門三方共同。使用部門根據(jù)需要與設(shè)備供應(yīng)商交流設(shè)備性能方面的內(nèi)容，工程部門與設(shè)備供應(yīng)商交流設(shè)備原理、結(jié)構(gòu)、重要配件生產(chǎn)廠家各方面性能、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容，采購部門與設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行初步議價(jià)。如果需要現(xiàn)場考核，可由三方共同參與進(jìn)行。6、多家洽談結(jié)束后，使用部門和工程部門提出各家優(yōu)缺點(diǎn)及最終意向，物供部門提供各家最終報(bào)價(jià)。合同價(jià)款超過 10 萬元的需同時(shí)將采購意見報(bào)審核小組審核。由審核小組對設(shè)備購買和報(bào)價(jià)的合理性做最后確認(rèn)。7、主管副總或總將根據(jù)使用部門和工程部門提出各家產(chǎn)品的優(yōu)缺點(diǎn)及最終意向，結(jié)合物供部門提供各家最終報(bào)價(jià)和審核

9、小組的審核意見（合同價(jià)款超過 10 萬元），最終選擇一家合理設(shè)備供應(yīng)商報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。8、總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。9、采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同的擬定，生產(chǎn)部門提供合同中設(shè)備性能要求及售后服務(wù)等要求，工程部門提供設(shè)備維護(hù)等方面的要求，財(cái)務(wù)部門對付款方式進(jìn)行審核和提出相應(yīng)意見。10、合同最終由采購部門和設(shè)備供應(yīng)商簽訂。11、采購部門跟蹤設(shè)備供應(yīng)商合同履行進(jìn)展。12、對于大宗設(shè)備如果需要對設(shè)備進(jìn)行廠家現(xiàn)場驗(yàn)收，可由使用部門和工程部門協(xié)同進(jìn)行。13、設(shè)備到廠后驗(yàn)收需由使用部門、采購部門、工程部門三方進(jìn)行。文案大全 實(shí)用文檔設(shè)備采購流程圖提出采購申請使用部門副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準(zhǔn)收集資料初篩當(dāng)面洽談現(xiàn)場考核（根據(jù)

10、需要）文案大全 實(shí)用文檔審核小組（合同價(jià)款形成初步選擇超過 10 萬元）意向總經(jīng)理批準(zhǔn)簽訂合同合同跟蹤使用部門采購部門工程部門入場驗(yàn)收五、特殊情況采購審批：對于計(jì)劃內(nèi)物品的采購可直接走各種采購流程，對于計(jì)劃外的物品，須經(jīng)部門總監(jiān)批準(zhǔn)，文案大全 實(shí)用文檔報(bào)副總經(jīng)理，數(shù)額較小的可由副總經(jīng)理審核并批準(zhǔn)購買，對于數(shù)額較大的，須由副總經(jīng)理審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)購買。對于急購的計(jì)劃外物品，如副總經(jīng)理和總經(jīng)理不在公司時(shí)，可由部門總監(jiān)或部門部長向副總經(jīng)理電話征求意見，待副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由副總經(jīng)理電話通知采購部門購買。六、采購過程各部門職責(zé)人：使用部門主體責(zé)任人：物供部門：行政部門：生產(chǎn)部門：質(zhì)量部門：工程部門：財(cái)務(wù)部門：營銷部門：采購部門主體責(zé)任人：物供部門：工程部門主體責(zé)任人：工程部門：質(zhì)量部門主體責(zé)任人：質(zhì)量部門：審核主體責(zé)任人：批準(zhǔn)主體責(zé)任人：總經(jīng)理：七、大型設(shè)備貨款支付方式（參照）：1）甲方在合同簽訂后支付合同總價(jià)