公司物資采購管理制度.doc

1、公司物資采購管理制度 4 陜西訊通實業(yè)集團(tuán)有限公司 物資管理辦法（草稿） 為規(guī)范公司物資管理，完善物資采購流程，提升資金使用效益，特制定本 管理辦法。 一、機(jī)構(gòu)設(shè)置 1、行政人事部 2、公司常設(shè)采購部門為行政人事部，各部門設(shè)置輔助物資管理專員 1-2 名，以配合行政人事部采購及本部門物資管理工作，輔助物資管理專 員必須熟悉本部門物資使用需求、具備基本專業(yè)知識。 二、管理職責(zé) 2.1 貫徹國家相關(guān)法律法規(guī)，落實公司的物資管理工作； 2.2 建立健全物資采購、物資保管等工作規(guī)范和流程。 2.3 負(fù)責(zé)對公司全部采購工作的管理，負(fù)責(zé)集中采購的談判、詢價，擬定 采購物資的品牌、價格及供應(yīng)商，組織簽訂相應(yīng)

2、的采購協(xié)議或購銷合同； 2.4 配合財務(wù)部對各部門采購工作檢查，落實考核責(zé)任。 三、物資管理工作的范圍 3.1 低值易耗品； 3.2 固定資產(chǎn)； 3.3 工程使用物資或其它物資； 四、物資采購的類型： 4.1 統(tǒng)談統(tǒng)簽型：行政人事部根據(jù)各部門上報的采購需求，與各需求 部門輔助管理專員配合統(tǒng)一采購。原則上根據(jù)上月編制的采購計劃，統(tǒng)一 組織采購，簽訂采購合同，通知供應(yīng)商供貨。 4.2 授權(quán)采購類：因部分特殊項目無法實現(xiàn)統(tǒng)一采購的；在使用前報請行 政人事部核實（項目名稱、物資使用數(shù)量、供應(yīng)商、數(shù)量、型號、單價、附加 費(fèi)用等），由主管副總批示同意方可進(jìn)行自行采購。 4.3 緊急物資采購：對于確實急需不

3、能列入月度物資采購計劃的,應(yīng)在購買 后 10 天內(nèi)補(bǔ)辦采購審批手續(xù)。 五、物資采購工作流程 5.1 各部門根據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)、改造或維修等計劃，如期上報物資需 求，構(gòu)成固定資產(chǎn)的，辦理固定資產(chǎn)申報手續(xù)。屬于項目實施需求的，還需提 出項目預(yù)算。物資使用技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、規(guī)格、時間要求及采購清單，分項目 填寫物資采購申請表，由行政人事部提出意見，報請主管副總批示采購意 見，采購形式及方式。 5.2 屬于集中采購的，進(jìn)入集中采購流程： 5.2.1 需求部門提出申請，交由行政人事部填寫物資采購申請表； 除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行價、質(zhì)對 比。 5.3 因部分項目特殊（施工地較

4、遠(yuǎn)）無法實現(xiàn)統(tǒng)一采購的，適用授權(quán)采購 流程： 備由使用部門辦理借用、領(lǐng)用出庫手續(xù)，填寫出庫單。 六、采購合同管理 6.1 簽訂合同前，由行政人事部指定合同承辦人員，合同承辦人員必須落 實清楚所訂產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)要求、數(shù)量及材質(zhì)等，并負(fù)責(zé)市場調(diào) 查，貨比三家，就產(chǎn)品價格、技術(shù)生產(chǎn)能力、經(jīng)營誠信度、產(chǎn)品質(zhì)量等情況進(jìn) 行綜合分析和論證，提出初步意見。 6.2 根據(jù)初步意見，由承辦人員負(fù)責(zé)合同的起草、供方洽談工作，談判簽 訂的合同向主管副總提報審批。 6.3 簽訂的正式合同，自留三份，使用部門、行政人事部和財務(wù)部分別留 存。 6.4 承辦人員負(fù)責(zé)產(chǎn)品催交，支付貨款，并及時將合同的履行情況向公

5、司 領(lǐng)導(dǎo)匯報。 6.5 任何人員在簽訂合同過程中嚴(yán)禁弄虛作假、徇私舞弊、收受回扣。 七、物資的驗收入庫、出庫規(guī)定 7.1 采購物資到位后，必須經(jīng)行政人事部組織使用單位檢驗，驗證合格后 方可入庫。凡施工用材料，必須隨產(chǎn)品附帶合格證或質(zhì)量檢測報告。 7.2 對于經(jīng)檢驗或驗證不合格的采購物資，必須與供貨商進(jìn)行協(xié)商，采取 退貨、換貨或索賠措施。 7.3 各類物資使用部門要對所有采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗驗證方式方法 進(jìn)行規(guī)范和明確。 7.4 各需求部門在物資驗收合格后按需求辦理借用或出庫手續(xù)。 八、采購物資付款規(guī)定 8.1 行政人事部根據(jù)每月計劃采購數(shù)量上報采購資金需求； 8.2 采購借款需憑審批通過的

6、物資采購申請表辦理借款手續(xù)； 8.3 采購人員收到結(jié)算憑證或供方的發(fā)票后，應(yīng)嚴(yán)格審查核對，填制驗收 入庫單后，憑借物資入庫驗收單及時到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。 8.4 采購人員如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票內(nèi)容與合同不符或貨款有誤等情況，應(yīng)在承付 期三天內(nèi)填寫拒付理由書，送交財務(wù)部，由財務(wù)部向銀行辦理拒付手續(xù)。采購 人員應(yīng)及時與供方聯(lián)系解決。 8.5 下列情況財務(wù)部應(yīng)拒絕支付采購款項： 與采購合同的付款方式或付款金額不一致的款項。 行政人事部門和物資使用部門未在物資入庫驗收單上簽字的款項。 物資入庫驗收單中列出的采購物資的數(shù)量、品種與采購合同不符 的款項。 九、物資領(lǐng)用、出庫規(guī)定 9.1 低值易耗品管理根據(jù)低值易耗品管理辦法規(guī)定相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行； 9.1 固定資產(chǎn)管理根據(jù)固定資產(chǎn)管理辦法規(guī)定相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行； 9.3 行政人事部根據(jù)計劃進(jìn)行分配，及時開具領(lǐng)用或出庫單，通知使用部 門領(lǐng)料。 9.4 在施工過程中，由項目負(fù)責(zé)人指定材料管理員，材料管理員負(fù)責(zé)項目 材料的領(lǐng)用、存放，對領(lǐng)用數(shù)量、使用數(shù)量、退庫數(shù)量、結(jié)存數(shù)量按項目進(jìn)行 統(tǒng)計，每項目完工上報材料平衡表。對于材料因各種原因丟失的，由該項目負(fù) 責(zé)賠償。甲供材的也適用于本條規(guī)定。 9.5 五金工具實行交廢領(lǐng)新和丟失賠償政策。 十、附則：本制度由公司行政人事部負(fù)責(zé)解釋。 物資采購申請表 月份：年月編號：