公司行政前臺管理制度

1、恒天財富投資管理股份有限公司前臺管理制度 公司的前臺是一個單位的臉面和名片，所以前臺工作人員必須掌 握公司前臺的工作職責(zé)、工作要求、辦公禮儀等，這對于塑造公司形 象有著非常重要的作用，為使公司前臺人員工作更加規(guī)范，特制訂本 制度。 一、前臺工作內(nèi)容 1）接轉(zhuǎn)總機電話。 2）負(fù)責(zé)傳真、快速、文件、報紙的收發(fā)與管理。 3）負(fù)責(zé)前臺接待、登記。 4）引見、招待、接送來賓。 5）負(fù)責(zé)公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放并保持整潔干凈。 6負(fù)責(zé)前臺花卉植物的維護(hù)和保養(yǎng)。 7）負(fù)責(zé)清潔員的工作監(jiān)督與考核，檢查公司清潔與衛(wèi)生情況。 8）接受上級領(lǐng)導(dǎo)工作安排并協(xié)助行政辦公室員工其他工作； 9）不得隨意離開工作崗位，造

2、成不便。 10）做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作及開會時需要配合 的一些相關(guān)后勤工作。 11）檢查員工工作牌佩戴及著裝情況。 12）公司電腦，打印機復(fù)印機等文印設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時通知維修 人員或供貨商修復(fù).確保設(shè)備正常使用。并協(xié)助各部門進(jìn)行文字掃盲 相關(guān)設(shè)備及時添加打印紙 二、前臺工作要求 （一）儀容儀表： 1、著工裝，服裝整潔，搭配協(xié)調(diào)。 頭發(fā)整齊不零亂，不得批頭散發(fā)，需化淡妝，給人清新的印象，忌濃 妝。 上班前不能喝酒或吃有異味的食品。 （二）工作要求： 1、凡與公司業(yè)務(wù)無關(guān)人員應(yīng)拒絕入內(nèi)。 2、上班時間，不得有閑雜人等在前臺區(qū)域高談闊論， 影響公司形象。 3、接待公司客人應(yīng)禮貌

3、請其座下，再通知部門相關(guān)人員是否接見。 4、上班時間不準(zhǔn)打私人電話或電話聊天不準(zhǔn)看書籍和報紙。 5、上班時間禁止做其他與本職工作無關(guān)的事情， 以免影響工作質(zhì)量。 6、負(fù)責(zé)管理會客室的整潔，并主動給參加會議的人倒茶水，會議結(jié) 束后，立即通知保潔清理會議室。 （三）負(fù)責(zé)前臺電話轉(zhuǎn)接，接電話禮儀要求： 1、鈴聲響起三聲之內(nèi)，應(yīng)立即接起電話。 2、接電話時不允許出現(xiàn)“喂，喂”或“你找誰”或查問對方“你是 誰，你有什么事”等。 3、如果找公司領(lǐng)導(dǎo)，不能隨意報出領(lǐng)導(dǎo)在哪，更不能隨意報出領(lǐng)導(dǎo) 的電話。 4、代接電話時對方如有留言，應(yīng)當(dāng)場用紙筆記錄對方姓名，電話及 內(nèi)容，之后復(fù)述一遍，以免有誤。并告訴對方會及

4、進(jìn)轉(zhuǎn)告。 5. 遇到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力掛電話，應(yīng)禮貌告 知對方，如果是自己撥錯了號碼應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?（四）前臺工作態(tài)度： 前臺對待員工或其他客人要禮貌大方、熱情周到。對來找高層管理 者的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找者。 三、來訪接待禮儀 客戶或來訪者進(jìn)門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站 著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。 1. 引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資 料； 2. 當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)； 3. 引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位 置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行

5、禮，表示致意； 4. 進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門； 5. 介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，則安撫客戶或來訪者 稍等，退出。 四、其他工作內(nèi)容 1、會議、活動組織: 負(fù)責(zé)公司高管會議、公司例會組織、安排、服務(wù)工作。負(fù)責(zé)辦公環(huán)境 的美化，企業(yè)文化海報上墻。 2、物品管理： 負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購申請、入庫核對，發(fā)放登記、庫存盤點；制 定辦公用品計劃，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工 作，建全登記制度，做到帳物相符。 3、安全保衛(wèi)： 負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負(fù)責(zé)公司防火、防盜 等安全保衛(wèi)工作，安排值班。 4、設(shè)備管理： 負(fù)責(zé)公司設(shè)備（打印機、飲水機等）的管 理及設(shè)備維護(hù)。 5、事務(wù)工作： 負(fù)責(zé)交納電話費、物業(yè)費，保證公司各部室飲用水供應(yīng)，處理相關(guān)事 務(wù)。 6、費用分?jǐn)?，包括飲用?/p>