株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易公司調(diào)研報(bào)告

1、株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易公司調(diào)研報(bào)告一、企業(yè)現(xiàn)狀 株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易股份有限公司是湖南省株洲藥業(yè)集團(tuán)所屬的一家股份制公 司，公司目前有職員6 0余人，下設(shè)6個(gè)部門（采購部、 銷售1部、銷售2部、 質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、營業(yè)部） ，一個(gè)科室（辦公室） ，兩個(gè)庫房（小庫、大庫） 。 目前，采購部主要負(fù)責(zé)公司的進(jìn)貨業(yè)務(wù)， 銷售部主要負(fù)責(zé)企業(yè)的對外銷售業(yè)務(wù)， 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)票據(jù)的計(jì)算機(jī)處理，財(cái)務(wù)部則負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)工作，庫房 則負(fù)責(zé)相關(guān)的入庫和出庫處理，以及相應(yīng)庫房的日常庫存維護(hù)，辦公室負(fù)責(zé)日 常的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和協(xié)調(diào)工作。公司經(jīng)營品種主要以中成藥為主 , 含部分 的生物制劑、器械及少量的原料和進(jìn)口藥品。對于計(jì)算

2、機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用，公司先后 采用過兩套系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的管理（財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各一套） ，取得一定的經(jīng)驗(yàn)，計(jì) 算機(jī)基礎(chǔ)較好。二、采購環(huán)節(jié)1 、說明公司目前所涉及的供貨單位約有 260270 家，地域涉及全國。整個(gè)采 購工作由采購部負(fù)責(zé)。采購部目前有 3 人，大致按劑型進(jìn)行分工，各 自負(fù)責(zé)相應(yīng)劑型的品種進(jìn)貨采購工作。2、業(yè)務(wù)流程1 、采購部根據(jù)進(jìn)貨計(jì)劃聯(lián)系供應(yīng)商，組織供貨渠道，與供貨單位簽訂供應(yīng) 合同，也有部分通過電話聯(lián)系，協(xié)商進(jìn)貨；2、到貨交接。對于廠家直接送貨上門的，采購部門的相關(guān)人員查驗(yàn)供應(yīng)合 同或電話要貨協(xié)議無誤，根據(jù)廠家的送貨單信息填寫到貨通知單，通知 質(zhì)檢部和庫房進(jìn)行相應(yīng)驗(yàn)收入庫；對于托運(yùn)（如鐵路運(yùn)

3、輸）的，采購部 在接到托運(yùn)部門的到貨通知后，負(fù)責(zé)將貨品從提貨地點(diǎn)提回本公司，移 交給庫房進(jìn)行驗(yàn)收，在庫房的收貨本中作相應(yīng)的記錄（記錄內(nèi)容包括移 交品種、數(shù)量和交接負(fù)責(zé)人的簽字） ；3、到貨驗(yàn)收。質(zhì)檢部門和庫房根據(jù)采購部門的到貨通知單對到貨進(jìn)行驗(yàn) 收。其中，質(zhì)檢部門對到貨品種的內(nèi)外質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，庫房負(fù)責(zé)到貨的 品種、數(shù)量及破損情況的驗(yàn)收。對于質(zhì)量合格的品種，庫房根據(jù)到貨實(shí) 際情況填寫入庫驗(yàn)收單，單據(jù)的內(nèi)容包括該次進(jìn)貨的品種、應(yīng)到數(shù)、實(shí) 到數(shù)、批號效期及破損情況。并將該驗(yàn)收入庫單傳遞到營業(yè)部，經(jīng)劃價(jià) 員劃價(jià)后，由營業(yè)部負(fù)責(zé)該入庫單的實(shí)際到貨數(shù)的入機(jī)工作，同時(shí)打印 出對應(yīng)的入庫單的電腦票據(jù)，經(jīng)采購部

4、確認(rèn)后，將電腦票據(jù)作為正式票 據(jù)傳遞到各相關(guān)部門進(jìn)行本部門的入帳處理。對不合格的品種，則由質(zhì) 驗(yàn)部相關(guān)人員填寫不合格品種通知單，并由質(zhì)檢部門主管簽發(fā)。通知采 購部門聯(lián)系原供貨單位協(xié)商退貨問題。對于采用托運(yùn)運(yùn)輸?shù)?，庫管員與 采購員完成貨品交接后，通知質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。同樣，庫房負(fù)責(zé)到 貨品種、數(shù)量及破損情況的驗(yàn)收，對于質(zhì)量合格的品種，庫房根據(jù)到貨 實(shí)際情況填寫入庫驗(yàn)收單，單據(jù)的內(nèi)容包括該次進(jìn)貨的品種、應(yīng)到數(shù)、 實(shí)到數(shù)、批號效期及破損情況。并將該驗(yàn)收入庫單傳遞到營業(yè)部，經(jīng)劃 價(jià)員劃價(jià)后，由營業(yè)部負(fù)責(zé)該入庫單的實(shí)際到貨數(shù)的入機(jī)工作，同時(shí)打 印出對應(yīng)的入庫單的電腦票據(jù)，經(jīng)采購部確認(rèn)后，將電腦票據(jù)作為

5、正式 票據(jù)傳遞到各相關(guān)部門進(jìn)行本部門的入帳處理。對不合格的品種，則由 質(zhì)驗(yàn)部相關(guān)人員填寫不合格品種通知單，并由質(zhì)檢部門主管簽發(fā)。通知 采購部門聯(lián)系原供貨單位協(xié)商退貨問題。4、進(jìn)貨結(jié)算付款。一般情況下，只有在發(fā)票已到后才進(jìn)行結(jié)算，對于合同 規(guī)定或協(xié)議規(guī)定結(jié)算日期的，則根據(jù)合同或協(xié)議進(jìn)行結(jié)算，而不嚴(yán)格要 求發(fā)票的到與否。首先，根據(jù)合同或協(xié)議，供應(yīng)商業(yè)務(wù)員，到財(cái)務(wù)部領(lǐng) 取和填寫付款申請表（內(nèi)容有單位信息、銀行、帳號、款項(xiàng)用途等） , 持該申請單（后附發(fā)票和發(fā)票對應(yīng)的業(yè)務(wù)驗(yàn)收入庫單）到營業(yè)部進(jìn)行進(jìn) 貨結(jié)算。營業(yè)部相關(guān)人員根據(jù)供貨單位業(yè)務(wù)員提交的結(jié)算申請表，審查 其完整性，然后根據(jù)申請表后附的進(jìn)貨入庫單

6、明細(xì)進(jìn)行結(jié)算， 計(jì)算貨款， 進(jìn)行付款。3、進(jìn)貨退貨 對于到貨驗(yàn)收不合格的品種，采購部在接到質(zhì)檢部的不合格品種通知 后，與供貨單位聯(lián)系，作退貨處理；對于庫房驗(yàn)收中出現(xiàn)的部分破損品 種，在與供貨單位協(xié)商同意后，也采用進(jìn)貨退貨處理，直接沖減進(jìn)貨貨 款。4、其它1、首先，各庫房保管員根據(jù)自已所保管的品種的當(dāng)前實(shí)際庫存 , 結(jié)合品種 的銷售情況 （經(jīng)驗(yàn)值）, 確定在預(yù)定時(shí)間段內(nèi)的庫房要貨計(jì)劃， 銷售部門 根據(jù)前期的銷售及客戶的要貨情況，制定銷售部門的要貨計(jì)劃，采購 部綜全考慮各部門提交的要貨計(jì)劃，制定下一期的進(jìn)貨計(jì)劃， 根據(jù)進(jìn) 貨計(jì)劃組織貨源，同供貨單位聯(lián)系，簽訂供應(yīng)合同。2、絕大部分的進(jìn)貨業(yè)務(wù)，都簽訂

7、供應(yīng)合同，對于部分大批量的進(jìn)貨，在 年初簽訂一總合同，然后每次進(jìn)貨都逐筆勾對該合同。公司擬在以后 對所有的進(jìn)貨都要求有相應(yīng)的合同，對于電話要貨協(xié)議，也將以合同 的方式作相應(yīng)的記錄。3、庫房入庫處理時(shí)，保管員根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)進(jìn)行入庫，對其中的破損部 分，作相應(yīng)的說明，由采購部負(fù)責(zé)與供貨單位聯(lián)系，決定相應(yīng)的處理 方法。目前采用的方法大致有進(jìn)貨退貨、補(bǔ)貨兩種。如作退貨處理， 則直接減原進(jìn)貨款，如作補(bǔ)貨處理，則要求供貨單位立即補(bǔ)上。4、存在有對已經(jīng)結(jié)算付款的進(jìn)貨業(yè)務(wù)進(jìn)行退貨的情況，這種情況較少， 公司目前采用向原供貨單位作銷售的方式將品種退回，在以后擬采用 沖紅，扣下次貨款的方式加以處理。5、對于進(jìn)貨結(jié)

8、算，財(cái)務(wù)部擬在以后作調(diào)整，規(guī)定如果發(fā)票沒到，原則將 不予結(jié)算和付款。三、銷售環(huán)節(jié)1 、說明銷售業(yè)務(wù)主要由銷售一部和銷售二部負(fù)責(zé)。其中，銷售一部主要負(fù)責(zé)二、 三、四級站的銷售業(yè)務(wù)， 大部分是現(xiàn)款現(xiàn)貨的銷售。 銷售二部主要負(fù)責(zé)醫(yī)院、 衛(wèi)生院、廠礦醫(yī)務(wù)室、診所、藥店等直接客戶的銷售業(yè)務(wù)，有部分的轉(zhuǎn)帳銷 售；公司銷售業(yè)務(wù)所涉及到的客戶地域上遍布全國，較為穩(wěn)定的客戶二、三 級站約有 200 家左右，其它客戶約有 1000 余家?？蛻粢话惆吹赜騽澐譃?， 由不同的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)，特殊幾個(gè)客戶的業(yè)務(wù)員劃分不按地域，但同一客戶對 應(yīng)的業(yè)務(wù)員是唯一的，不存在同一客戶有多個(gè)業(yè)務(wù)員的交錯(cuò)現(xiàn)象。2、業(yè)務(wù)流程1 、劃價(jià)員根據(jù)

9、客戶的類型及品種的情況對客戶要貨計(jì)劃中所有的品種進(jìn) 行銷售劃價(jià)；2、營業(yè)部有關(guān)人員根據(jù)客戶要貨計(jì)劃和劃價(jià)員劃定的銷價(jià)信息在計(jì)算機(jī) 系統(tǒng)中填寫銷售票并打印出電腦銷售票（指定客戶、品種、數(shù)量、庫房 等），并由計(jì)算機(jī)自動完成記相應(yīng)的業(yè)務(wù)帳的工作；3、電腦銷售票經(jīng)復(fù)核員復(fù)核無誤后，到結(jié)算臺進(jìn)行結(jié)算，對現(xiàn)金銷售的進(jìn) 行收款，對于轉(zhuǎn)帳銷售的，則進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)帳處理。結(jié)算員結(jié)算完 畢后，在電腦中作相應(yīng)的結(jié)算處理，同時(shí)在銷售票上蓋有相應(yīng)的處理章 （現(xiàn)金收訖或轉(zhuǎn)帳收訖） ；4、客戶持結(jié)算過的銷售單提貨聯(lián)到相應(yīng)的庫房提貨。5、庫房管理員接到客戶的提貨聯(lián)后，在電腦中確認(rèn)該提貨聯(lián)的有效性，通 知相關(guān)人員進(jìn)行備貨。備

10、貨時(shí)，對據(jù)將出庫品種的批號及對應(yīng)的數(shù)量作手工記錄；6、備貨完畢，由管理員將備貨記錄的手工信息（批號及對應(yīng)的數(shù)量）信息 錄入到計(jì)算機(jī)中（現(xiàn)微機(jī)系統(tǒng)對一銷售細(xì)目只能管理一個(gè)批號，而不能 同時(shí)管理多個(gè)批號信息） ，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中作銷售出庫處理，然后，通 知客戶將貨提走，同時(shí)減庫房實(shí)貨帳。2、銷售退貨流程在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生規(guī)定時(shí)間內(nèi)（市內(nèi)為一個(gè)月，市外為兩個(gè)月） ，如要客 戶由于各種原因需要進(jìn)行退貨，則在原則上給予退換。其業(yè)務(wù)流程為：1、客戶憑發(fā)票提出退貨要求，庫房管理在電腦中確認(rèn)相關(guān)品種是本公 司所售無誤（主要相關(guān)品種的批號信息） ，然后相關(guān)人員批示是否 給預(yù)退貨；2、在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意給予退換后，庫房通知

11、質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)檢，對驗(yàn)收合 格部分品種，庫房保管員進(jìn)行品種、數(shù)量驗(yàn)收實(shí)貨銷退入庫處理， 對不合格部分，則由庫房進(jìn)行品種、數(shù)量驗(yàn)收，并將實(shí)貨置于庫房 紅牌區(qū)，通知采購部與原供貨單位協(xié)商解決。然后通知營業(yè)部在計(jì) 算機(jī)中開銷售退貨票；3、對于原銷售業(yè)務(wù)還沒有結(jié)算的，則直接沖減應(yīng)收貨款；對于原銷售 業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)算完畢的，則原不給退款，而是以換貨的方式，抵消貨 款。對于部分特殊情況（客戶所要的貨公司沒有等原因） ，則允許 直接給予退款。3、其它1、公司目前只有一個(gè)劃價(jià)員， 對客戶品種本次銷價(jià)劃定完全憑個(gè)人對公司 的價(jià)格政策的理解和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，要實(shí)際操作中往往出現(xiàn)不合理現(xiàn)象。且 尺度難以準(zhǔn)確把握，不利于管理；2

12、、日常銷售，貨品都從小庫中提貨，僅有極少數(shù)品種的大批量銷售才從大庫提貨。且在提貨前，由小庫管理員在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中對該銷售提貨單進(jìn)行有效性進(jìn)行確認(rèn)，然后通過電話通知大庫管理員，大庫管理員在接到電話通知后，根據(jù)客戶的提貨聯(lián)進(jìn)行備貨、出庫，出庫后通知小庫管理 員進(jìn)行相應(yīng)的微機(jī)中的出庫處理。3、目前，銷售結(jié)算方式有現(xiàn)金和轉(zhuǎn)帳兩種，結(jié)應(yīng)于不同的結(jié)算方式，由現(xiàn)金結(jié)算員和轉(zhuǎn)帳結(jié)算員分別進(jìn)行處理?？蛻粼跔I業(yè)部開出銷售票后，如果是現(xiàn)金結(jié)算的，則轉(zhuǎn)到結(jié)算臺處，由結(jié)算員對本次銷售貨款進(jìn)行驗(yàn)算 并核收。收款完畢，在客戶提貨聯(lián)蓋上現(xiàn)金收訖章。對于轉(zhuǎn)帳結(jié)算的銷 售業(yè)務(wù)，公司根據(jù)雙方日常交易額及客戶資信程度，按一定的比列，規(guī)

13、 定其一個(gè)相對固定的允許轉(zhuǎn)帳額度。 結(jié)算員在考核客戶轉(zhuǎn)帳額度無誤后 進(jìn)行自轉(zhuǎn)帳處理，將本次銷售貨款轉(zhuǎn)記到客戶的應(yīng)收帳上，然后在提貨 聯(lián)上蓋轉(zhuǎn)帳收訖章?？蛻艮D(zhuǎn)帳額度不夠的，則須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則 將不予以轉(zhuǎn)帳。四、庫房管理1、說明公司目前設(shè)有大庫和小庫兩個(gè)庫房，其中，小庫是日常業(yè)務(wù)庫房，貨品齊 全，大庫是一個(gè)儲備倉庫，只有部分?jǐn)?shù)量較多的品種。業(yè)務(wù)過程中入庫和 出庫基本上是在小庫中進(jìn)行的。 小庫貨品根據(jù)品種類型大致分為外用酊水、 片劑等 6 個(gè)區(qū)，分由不同的保管員各自管理，由兩個(gè)庫房負(fù)責(zé)人統(tǒng)一總體 管理。各個(gè)保管員據(jù)負(fù)責(zé)的品種不存在有交錯(cuò)現(xiàn)象。對應(yīng)品種不同的質(zhì)量 狀況，將庫房劃分為紅牌區(qū)、黃牌區(qū)

14、、藍(lán)牌區(qū)，其中，紅牌區(qū)存放質(zhì)量不 合格還沒處理的品種，黃牌區(qū)存放待驗(yàn)收的貨品，藍(lán)牌區(qū)為合格品區(qū)。2 、進(jìn)貨入庫流程參見進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程相關(guān)部分描述。3 、進(jìn)貨退貨出庫流程 見進(jìn)貨退貨及進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程其它處的相關(guān)描述。4、銷售出庫參見銷售業(yè)務(wù)流程。5、銷售退貨入庫參見銷售退貨業(yè)務(wù)流程。6、庫房日常維護(hù)日常業(yè)務(wù)中，對庫房中的品種，一般一星期檢查一次，有時(shí)是半個(gè)月檢查 一次。對檢查不合格的貨品，保管員將貨品移到庫房的紅牌區(qū)，庫房管理 員對紅牌區(qū)的品種進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，消減庫房帳，并將相應(yīng)的信息通知各相關(guān)部 門進(jìn)行消帳，同時(shí)通知采購部，由采購部負(fù)責(zé)與該品種原供貨單位聯(lián)系， 協(xié)商處理方法。7、庫存維護(hù)日常業(yè)務(wù)所有的庫

15、房業(yè)務(wù)都在小庫進(jìn)行。每天，各小庫庫房管理員根據(jù)當(dāng) 前本庫房中貨品的庫存，綜合考慮日常的銷售量，提交品種移庫計(jì)劃，由 專門移庫人員進(jìn)行從大庫到小庫的移庫業(yè)務(wù)操作，使小庫庫存維持正常業(yè) 務(wù)所需的數(shù)量。對于特殊的大批要貨表況，也有直接到大庫提貨，大庫出 庫作貨品出庫前須經(jīng)小庫管理員確認(rèn)。五、財(cái)務(wù)及成本核算財(cái)務(wù)部目前有五名職員，負(fù)責(zé)本公司的財(cái)務(wù)成本核算和對外財(cái)務(wù)申報(bào)。公 司內(nèi)部采用加權(quán)平均的核算方法進(jìn)行成本核算，沒有獨(dú)立的商品帳，對應(yīng) 收應(yīng)付帳僅作針對余額的核算，而不對應(yīng)到明細(xì)。六、質(zhì)檢部業(yè)務(wù)情況質(zhì)檢部目前有 3 人負(fù)責(zé)。質(zhì)檢部全權(quán)負(fù)責(zé)本公司所經(jīng)營的品種的質(zhì)量問題 及對外質(zhì)量問題的交涉工作。其工作內(nèi)容

16、主要有：1、進(jìn)貨環(huán)節(jié)中，對于有送貨上門的， 質(zhì)檢部在接到采購部的到貨通知單后， 先對到貨品種進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，對于托運(yùn)到貨的，質(zhì)檢部根據(jù)庫房到貨通 知對到貨品種進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。只有質(zhì)檢部驗(yàn)收合格的，才由庫房進(jìn)行相 應(yīng)的入庫驗(yàn)收。對不合格的品種，質(zhì)檢部根據(jù)質(zhì)檢人員的不合格品種信 息簽發(fā)不合格商品通知單，直接由采購部對不合格商品進(jìn)行相應(yīng)處理。2、銷售業(yè)務(wù)中，對滯后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量有問題的品種銷售去向進(jìn)行追蹤，并負(fù)責(zé) 事后處理工作。3、日常維護(hù)中，對當(dāng)前庫房中的貨品定期進(jìn)行質(zhì)量抽查，對其中不合格品 種，提交不合格品種通知，交由相關(guān)部門進(jìn)行處理。嚴(yán)防不合格品種銷 售。4、負(fù)責(zé)辦理所有進(jìn)口藥品銷售的許可手續(xù)。5、對在關(guān)主管部門定期公布的信息進(jìn)行搜集和登記， 并隨時(shí)對業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié) 中的品種進(jìn)行跟蹤，杜絕假藥、劣藥的購進(jìn)和銷售。七、其它1、公司成立于 1995 年，歷史較短，整體管理與規(guī)范化管理有一定的差距， 具體業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范化處理時(shí)存在一力度問題有待一企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擬定；2、公司庫房條件相對較差， 保管員工作強(qiáng)度大。