XX機械集團行政管理制度

1、XX集團有限公司行政管理制度 第一章會議管理規(guī)定1 第二章文件收發(fā)管理規(guī)定3 第三章公章管理規(guī)定5 第四章檔案管理規(guī)定6 第五章辦公用品和辦公設備管理規(guī)定 8 第六章業(yè)務接待管理規(guī)定11 第七章員工出差管理規(guī)定 12 第八章車輛使用管理規(guī)定 13 第九章食堂管理規(guī)定1.5 第十章安全管理規(guī)定1.6 第一章會議管理規(guī)定 第一條為改善會議效率，提高會議質量，特制定本規(guī)定。 第二條公司會議，分為例會和臨時會議。 第三條公司例會安排：例會原則上按例行時間、地點、內容，組織召開。 1. 總裁辦公會例會：每周一次，研究部署公司工作，討論決定公司重大問題。 2. 經營活動分析會：每月一次，匯報、分析公司計劃

2、執(zhí)行情況和經營活動成果，評價 各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高公司經濟效益。 3. 質量分析會：匯報、總結、上月產品質量情況，討論分析質量事故（問題）、研究決 定質量改進措施。每月一次，質量管理部組織召開。 4. 技術工作會（含生產技術準備會）：匯報、總結當月技術改造、新產品開發(fā)、科研、 技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，布置下月技術工作任務、研究確定解 決有關技術問題的措施方案。每月一次，研發(fā)中心組織召開。 5. 生產調度會：調度、平衡生產進度、研究解決各子（分）公司不能自行解決的重大 生產問題。每月一次，生產管理部組織召開。 第四條其它會議安排： 1. 凡

3、涉及多個部門負責人以上人員參加的各種會議，均須于會議召開前三天由主辦部 門報總裁辦公室審核，總裁辦擬定會議方案報總裁批準后，由總裁辦統(tǒng)一安排召集 會議。 2. 總裁辦每周應將公司例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡編制會議計劃并印發(fā)至公司領 導、各部門及有關工作人員。 3. 凡總裁辦已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時， 主辦部門應提前2天報請總裁辦調整會議計劃。未經總裁辦同意，不得隨意打亂正常 會議計劃。 4. 對于準備不充分、內容重復、或作用不大的會議，總裁辦有權拒絕安排；對于參加 人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，總裁辦有權安排合并召開。 5. 部門內部會議由各

4、部門負責人決定召開并負責組織；部門會議不得與公司會議沖突。 第五條會議與會人員選定標準： 1. 對于該項議題確實握有資料、學有專精、富有經驗者； 2. 本次會議的結論將會對其有所影響者； 3. 邀其與會參與討論的好處比因其出席會議而致工作停頓所造成的損失更大者。 第六條會議準備：會議主辦部門、與會人員和總裁辦應分別作好有關準備工作 1. 主辦部門：擬好會議議程、提案，準備相關文件等； 2. 與會人員：擬好匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案等； 3. 總裁辦：落實會場、備好座位、茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會人員等。 第七條會議記錄：總裁辦負責做會議記錄并匯總保存。 第八條會議

5、過程中總裁辦把握會議進程： 1. 與會者應嚴格遵守會議的開始時間； 2. 會議組織者在開頭就議題要旨做簡潔的說明； 3. 會議組織者告知與會人員會議議程； 4. 會議結束前會議記錄者將所整理的結論交全體人員表決確認； 5. 會議記錄者把決議付諸實行的程序理出加以確認。 第九條會后總裁辦負責整理、保存會議重要文件，并傳達、催辦會議決定。 第二章文件收發(fā)管理規(guī)定 第十條為規(guī)范公司收發(fā)文件程序，提高工作效率，特制定本規(guī)定。 第十一條公司發(fā)文程序為：擬搞、審核 （總裁辦主任卜簽發(fā)（公司總裁）、打印、發(fā)文、催辦、 歸檔、銷毀等。 1. 公司的文件由總裁辦公室負責起草和審核，公司總裁簽發(fā)；公司各部門的文件

6、由各 部門負責起草，總裁辦公室審核，總裁簽發(fā)。 2. 文件簽發(fā)后，送總裁辦公室統(tǒng)一安排打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方 能復印、蓋章。 3. 屬于機密的文件，核稿人應注明“機密”字樣，并確定報送范圍。機密文件由專人 印制、報送。 4. 文件統(tǒng)一由總裁辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人 等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。機密文件由專人按核定范圍報送。 5. 傳閱文件由總裁辦公室專人負責收回。 6. 對公司領導的批示，總裁辦公室應及時組織傳達和落實，并對落實情況進行檢查監(jiān) 督，及時將執(zhí)行情況匯報給總裁和分管領導。 7. 文件和原稿，由總裁辦公室分類歸檔，保

7、存?zhèn)洳椤?第十二條草擬公文應注意以下事項： 1. 反映情況客觀，實事求是。 2. 文字準確精煉，條理清楚，層次分明，結構緊密，用語規(guī)范。 3. 人、地、物名、引文及時間具體、準確。 第十三條公司收文程序為：收文、分文、傳送、催辦、歸檔。 1. 外來文件由總裁辦公室負責簽收，并分類登記收文名稱、編號、日期、發(fā)文單位等 事項。 2. 收文由總裁辦主任提出處理意見后，簽收人于接件當日即按文件的要求報送給有關 部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。 3. 各級領導對送來的公文應及時閱批，急件當天批復；一般文件三天內批復。 4. 各級領導閱、批公文應認真仔細，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱

8、。需要簽署 意見的，要明確具體。 5. 對公司領導指示的文件，總裁辦公室應及時組織傳達和落實。 6. 文件閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。文件不得丟失、不得超范圍傳閱、不得復制 外傳。 第十四條所有文件發(fā)放，應有登記、簽收手續(xù)。 第三章公章管理規(guī)定 第十五條公司印章是公司權力的象征，一經在文件上蓋用，便具有強制性和法律效力。 第十六條公司、部門印章、業(yè)務專用章均由總裁辦公室統(tǒng)一負責經公安局審批后刻制。印章 的更換和作廢，由總裁辦公室統(tǒng)一按有關規(guī)定辦理。 第十七條公司印章由總裁辦公室保管；部門印章由各部門指定專人保管。公司印章使用，須 總裁批準；各部門印章使用，須部門負責人批準。 第十八條所有印章

9、使用必須設立公章使用登記簿，逐次登記，列明用章日期、文件內容、經 辦人、批準人、蓋章人。 第十九條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。 第二十條公司印章適用于：以公司名義簽發(fā)的函件、公文、批件、批告、申請、介紹信、會 議紀要、證明及法定代表人證明書、委托書、經營業(yè)務上的貸款報告等文件。 第二十一條 公司可有效對外的印章為：公司印章、財務專用章、各部門印章。上述印章嚴禁簽 在空白紙、單等上。 第二十二條 公司公章、法人代表印章不得攜出公司。公司其他印章原則上不允許攜出公司，特 殊情況需要攜出公司時，須經總裁批準。 第二十三條 為維護公司的合法權益及良好的信譽，嚴肅法律職責，上述規(guī)定必須嚴格遵照執(zhí)行

10、。 如有違反，視情節(jié)輕重，造成后果大小，給予批評、罰款、降職、開除等處分直至 追究其法律責任。 第四章檔案管理規(guī)定 第二十四條 公司的各類文件資料系指：以紙質、磁介質、膠片等載體記錄的與公司生產經營有 關的各類文字、圖片、圖像等。 第二十五條 公司訂購和收集的各類信息資料，其所有權屬于公司，任何員工無權據(jù)為私有或未 經授權提供給外單位。 第二十六條 總裁辦公室為公司檔案的主管部門，除下述文件檔案之外的其它公司文檔均由總裁 辦建檔保管： 1. 公司一應會計憑證、帳冊、財務報表、商業(yè)合同等會計檔案由公司財務部建檔保管。 2. 公司所有員工聘用協(xié)議、對員工解聘辭退的決定、獎懲決定、工資待遇標準、勞動

11、 保險等人事檔案由人力資源部建檔保管。 3. 有關研發(fā)、技術、質量、生產工藝等專業(yè)類資料由研發(fā)中心、質量管理部、生產管 理部等對口部門歸檔保管。 4. 隨著公司發(fā)展，以上歸口管理檔案除人事檔案外可悉歸總裁辦統(tǒng)一管理。 第二十七條 總裁辦歸檔范圍包括但不限于： 1. 重要的會議材料，包括會議報告、決議、總結、會議簡報、會議記錄等。 2. 公司對外的正式發(fā)文和有關單位來往的文書。 3. 公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表及簡報等內部重要行文。 4. 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第二十八條 總裁辦應指定專人管理公司檔案。檔案管理人員應認真辦

12、理平時歸檔。 1. 歸檔的文件材料按年度立卷； 2. 文件歸檔遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值, 以便于保管和利用； 3. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。 4. 歸檔的機密文件應標明密級，單獨立卷，妥善保管。 第二十九條檔案的借閱與提?。?1. 總裁、副總裁、總裁辦主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直 接提檔； 2. 公司其他人員借閱非密級檔案，須經總裁辦主任批準，并辦理借閱手續(xù)； 3. 借閱密級檔案須由總裁批準。 4. 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、 轉借、遺失；如確屬工作需

13、要摘錄和復制，密級檔案必須由總裁批準方可摘錄和復 制，一般內部檔案經總裁辦主任批準方可摘錄和復制。 第三十條檔案的銷毀： 1. 任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料； 2. 若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總裁批準后方可銷毀，一般內部檔案，須 經總裁辦主任批準后方可銷毀。 3. 經批準銷毀的檔案，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 保證不丟失、不漏銷。 第三十一條檔案管理人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不 得擅自帶走或銷毀。 第五章辦公用品和辦公設備管理規(guī)定 第三十二條 為規(guī)范公司辦公用品管理，減少浪費，特制定本規(guī)定。 第三十三條

14、 辦公用品、設備分類。 1. 本規(guī)定所稱辦公用品指非固定資產類低值易耗和低值耐用品，分為易耗品和耐用品 二種。 ? 易耗品：易損耗、不能或不必要回收使用的辦公用品；如鉛筆、刀片、膠水、圖 釘、曲別針、復寫紙、便條紙、信紙、橡皮、圓珠筆、訂書釘、簽字筆、修正液、 電池等。 ? 耐用品：不易損耗，使用期限較長的辦公用品；如剪刀、美工刀、訂書機、打孔 機、鋼筆、計算器、印泥等。 2. 本規(guī)定所指辦公設備主要是固定資產類相對貴重的設備，如：電話機、打印機、傳 真機、碎紙機、復印機、電腦等。 第三十四條 公司辦公用品、設備使用由總裁辦統(tǒng)一管理。 1. 各部門所需辦公用品或辦公設備由總裁辦公室負責統(tǒng)一采購

15、，各部門根據(jù)實際需要 領用。 2. 印刷品（如信紙、信封、表格）的印刷保管由總裁辦公室負責管理；部門特殊 表單由各部門制定格式，總裁辦統(tǒng)一訂制后交各部門保管。 第三十五條 辦公用品、設備購買。 1. 各部門可于每季度末提出下一季度的辦公用品申購申請，由部門負責人審核簽字， 總裁辦主任審核，總裁辦主任有權根據(jù)各部門的工作性質、人員狀況，將其計劃進 行必要的增減。 2. 總裁辦匯總各部門申購申請，根據(jù)上季所購辦公用品節(jié)余情況等歷史數(shù)據(jù)，做出下 季度辦公用品請購計劃（含明細清單及預算），報總裁批準后，依據(jù)公司財務制度 向財務部借款，指定專人進行詢價、比較、購買。 3. 購進之辦公用品，應由總裁辦專人

16、保管，保管人根據(jù)請購計劃及發(fā)票對所購辦公用 品進行驗收、入帳。 4. 辦公設備可于各部門需要時提交申購申請，經總裁辦主任審核、總裁批準后，由總 裁辦負責購買，驗收、入帳后交付部門領用。 第三十六條 辦公用品、設備使用分為個人領用與部門領用兩種。 1. 個人領用指個人使用、保管的用品，如電話機、電腦、簽字筆、鉛筆、膠水等； 2. 部門領用指部門內共同使用的用品，如打印機、復印機、碎紙機、傳真機、打孔機、 大型訂書機等。 第三十七條 辦公用品、設備領取。 1. 辦公用品每月集中領用一次，除新增員工外，一般不予中期補發(fā)；辦公設備可于需 要時申領。 2. 領用辦公用品的，每月初各部門匯總本部各人辦公用

17、品需求，部門負責人簽字后， 派人到總裁辦公室領取，領取人在領用記錄上簽字確認；部門領用辦公用品的由領 用人簽字，注明部門領用。 3. 領用辦公設備的填寫“辦公設備申領單”，經部門負責人簽字，然后到總裁辦領取; 領取時領用人在領用記錄上簽字確認。屬部門領用辦公設備的注明部門領用。 4. 辦公設備實行調劑制，部門需要使用時，總裁辦首先負責調劑，不能調劑再辦理領 用手續(xù)或進行購買。 5. 總裁辦公室為每個部門設立領用記錄，于辦公用品、設備領用時分別登記，注明領 用部門、領用用品種類、數(shù)量、購入價格、設備型號、設備使用人、領用日期等。 總裁辦負責控制辦公用品和設備的領用情況。 第三十八條 辦公用品、設

18、備使用。 1. 員工對辦公用品和設備須愛護，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。 2. 辦公設備須維修的，應做出預算，經總裁辦主任審核、總裁批準后（如預算數(shù)額小, 可由總裁辦主任審批），由總裁辦統(tǒng)一安排維修。 3. 辦公設備和辦公用品中的耐用品如損壞不能再使用，凡屬產品本身質量問題或產品 達到使用年限自然老化的，使用人辦理交舊領新手續(xù)；屬使用不當?shù)热藶樵蛟斐?的損壞或丟失，由使用人或部門賠償或自購。 4. 辦公用品和設備嚴禁取回家私用。 5. 員工離職時，應將剩余耐用品、辦公設備及列管用品、設備一并繳交總裁辦公室。 第六章業(yè)務接待管理規(guī)定 第三十九條 為便于業(yè)務接待的統(tǒng)一管理、控制接待費

19、用，特制定本規(guī)定。 第四十條集團市場部、海外事業(yè)部以及具有銷售職能的下屬公司，其業(yè)務接待由各部門、下 屬公司負責人審批，部門、下屬公司內組織招待和控制支出。業(yè)務接待費用計入各 部門、下屬公司費用。 第四十一條 集團其他部門以及不具有銷售職能的下屬公司，其業(yè)務接待由總裁辦統(tǒng)一管理。 1. 各部門、下屬公司因工作往來須做接待的，應提交業(yè)務接待申請，注明接待事由、 須接待人數(shù)、時間、規(guī)格等事項，由所在單位負責人簽字，報總裁辦主任審批；確 須接待的，總裁辦統(tǒng)一安排接待工作。 2. 各部門、下屬公司不經過總裁辦，自行招待來賓的，其業(yè)務招待費用不予報銷。 第四十二條 業(yè)務接待本著熱情周到與節(jié)儉辦事相結合的

20、原則，總裁辦安排接待，遵循以下標準： 1. 住宿標準：原則安排在招待所入住，一般不高于元/每人每天；特別重要的客戶 可安排入住星級賓館，標準不高于元/每人每天。 2. 來賓用餐原則上安排在公司食堂，餐費標準：元/人以下。 3. 確須在外宴請的，宴請地點由總裁辦統(tǒng)一安排；原則上每批客人限宴請一次，宴請 標準控制在元/人以下。 4. 參加宴請接待的人員應從嚴控制。被接待人員在5人（含）以下的，接待人員原則不 得超過3人；被接待人員在6人（含）以上的，接待人數(shù)原則不得超出被接待人數(shù)的 50%如接待特別重要的客人，參加接待人數(shù)可適當放寬。 第七章員工出差管理規(guī)定 第四十三條 為提高出差工作的效率，加強

21、出差費用的管理，特制定本規(guī)定。 第四十四條 員工出差依下列程序辦理： 1. 出差前應填報一式二聯(lián)的出差申請，出差期限由部門負責人視情況需要，事前予以 核定；獲準的出差申請，一聯(lián)由出差人據(jù)以辦理借款、返回后報銷手續(xù)，一聯(lián)交人 力資源部備案。 2. 出差人憑核準的出差申請，依據(jù)財務規(guī)定，向財務部暫支相應數(shù)額的差旅費，返回 后一周內填具報銷單，并結清暫支款；未于一周內報銷者，財務部應于其當月工資 中扣回借款；如借款數(shù)額較大，可于工資中逐月扣除。 第四十五條 出差的審核決定權限如下： 1. 國內出差：業(yè)務人員出差由部門負責人核準；其他員工三日（含）內由部門負責人 核準，四日（含）以上由總裁/分管副總核

22、準；部門負責人出差一律由總裁/分管副 總核準。 2. 國外出差，一律由總裁/分管副總核準。 第四十六條 出差途中除因病、遇意外災害、或因工作實際需要電話聯(lián)系，請示批準延時外，不 得因私事或借故延長出差時間，否則不予報銷差旅費，并依情節(jié)輕重論處。 第四十七條 差旅費分為交通費、住宿費、膳食費、通訊費、交際費等，其報銷標準見財務管 理制度。 第四十八條 出差費用憑有效單據(jù)、按相應標準報銷，超標部分自理。 第八章車輛使用管理規(guī)定 第四十九條 公司車輛必須為公司業(yè)務服務；為加強公司車輛的有效使用，特制定本規(guī)定。 第五十條原則上只允許中層以上管理人員因公用車和接待重要客戶用車。員工特殊情況下因 業(yè)務需要

23、使用公車（例如財務人員存取大額現(xiàn)金），經總裁/分管副總特批，可以使用 公司車輛。 第五十一條 用車程序： 1. 用車部門應事先填寫派車申請單，部門負責人簽字，經總裁/分管副總簽批后，提前 一天送交總裁辦公室，以便協(xié)調各部門用車需求；總裁辦匯總各部門用車計劃，統(tǒng) 籌安排，調度派車。幾個部門均須辦理重要公務而車輛不足時，優(yōu)先滿足提交派車 申請較早的部門。 2. 派車申請單一式三聯(lián)，用車人持一聯(lián)，總裁辦留一聯(lián)備案，一聯(lián)交司機出車。 3. 遇特殊原因未及辦理出車手續(xù)而出車的，過后用車人要補辦用車手續(xù)。 4. 無正式簽批手續(xù)又不合乎用車規(guī)定的，總裁辦可不予派車。 5. 市內辦理一般性業(yè)務，原則上不予安排

24、用車。 第五十二條 派車申請單應注明用車部門和用車人，起始及到達地點，途經路線和工作任務。車 輛啟程時司機要如實填寫出車路碼數(shù)，歸隊后要立即填寫歸隊路碼數(shù)并計算出行駛 里程，由用車人簽字以示證明。司機要妥善保存自己行車的單據(jù)，月底匯總交至總 裁辦。 第五十三條 總裁辦應做好車輛使用情況記錄。 第五十四條 外單位商借汽車，須由經辦部門簽署意見、總裁或分管副總簽批后，由總裁辦主任 在不影響公司正常業(yè)務的前提下，適當派車。 第五十五條 原則上不允許員工因私用車。特殊情況在不影響公司正常業(yè)務的前提下，經總裁/分 管副總同意，可辦理派車手續(xù)，安排出車；但所產生的燃料費、人工費、車輛折舊 費（折合元/公里

25、）和過路、過橋費，由用車人自理。 第五十六條 車輛由專任司機駕駛，專任司機應實施定期檢查及保養(yǎng)，維持機件壽命，確保行車 安全。 第五十七條 未經車隊隊長同意，嚴禁持有駕駛執(zhí)照的非職業(yè)司機開車。如發(fā)生責任事故，其損 失金額由開車者本人全部承擔。 第五十八條 車輛如需要送廠維修，須做出預算，總裁辦主任審核，報總裁批準后，由總裁辦公 室統(tǒng)一安排。 第五十九條 車輛須建立車輛檔案，一車一檔，由總裁辦統(tǒng)一保管，車輛檔案應包括： 1. 購車發(fā)票復印件； 2. 車輛使用說明書； 3. 車輛維修卡； 4. 隨車附件裝箱單； 5. 其它隨車文字資料； 6. 養(yǎng)路費購置登記； 7. 車輛維修及保養(yǎng)記錄； 8. 車

26、輛使用情況記錄等。 第六十條行車事故檔案應單獨立卷。 第六一條 車輛管理實施細則由總裁辦據(jù)本規(guī)定主旨制定。 第九章食堂管理規(guī)定 第六十二條 食堂工作人員應嚴格遵守公司規(guī)章制度。文明服務，態(tài)度和藹，熱愛本職，認真負 責。 第六十三條遵守財務紀律，嚴格登記手續(xù)。 1. 公司任何人在食堂就餐均須按規(guī)定標準收費，不得公款吃喝。 2. 有業(yè)務接待權的各部門在食堂進行業(yè)務接待的，應登記接待事由、來賓及陪餐人員、 接待規(guī)格等事項，按食堂收費標準折算，計入其部門費用。 3. 集團不具有銷售職能的部門和下屬公司，在食堂進行業(yè)務接待應報總裁辦統(tǒng)一安排。 4. 食堂不得擅自向外出售已進庫的物品。 第六十四條 堅持實物驗收制度，做好成本核算，做到日清月結，帳實相符。 第六十五條 愛護公物：食堂的一切設備、餐具有登記、有帳目；損壞各類設備、餐具者，應照 價賠償。 第六十六條 食堂應做好清潔衛(wèi)生工作，保證飯菜質量的同時，也為公司員工和來賓提供整潔的 用餐環(huán)境。 第六十七條 炊事人員應做好個人衛(wèi)生，工作時要穿戴工作衣帽。炊事人員每年進行一次健康檢 查，無健康合格證者，不得在食堂工作。 第六十八條 遵守財務制度，做好預算、計劃采購；嚴禁采購腐爛、變質食物，防止食物中毒。 第六十九條 做好安全工作。 1. 使用炊事械具或用具要嚴格遵守操作規(guī)程，防止事故發(fā)生； 2.