發(fā)票合同管理規(guī)定

1、精選發(fā)票、合同管理制度1、 目的根據(jù)目前公司合同、發(fā)票的管理狀況，為了進一步規(guī)范公司各類合同、發(fā)票的管理，特制定本管理制度。2、 適用范圍總部及各分公司3、 發(fā)票及收據(jù)的管理1 、發(fā)票的管理：（ 1 ）建立發(fā)票購買、發(fā)放、使用、作廢、回款的發(fā)票管理臺賬，及時登記，以備查錄。（ 2 ）發(fā)票的使用必須符合國家規(guī)定。（ 3 ）發(fā)票必須在財務(wù)保存，并由財務(wù)人員開具。（ 4 ）發(fā)票項目必須填寫完整，不得向任何人提供無收款單位及金額的發(fā)票。（ 5 ）業(yè)務(wù)人員憑合同或收據(jù)到財務(wù)部門開具發(fā)票，發(fā)票所載客戶與合同中所載客戶及實際付款的客戶單位名稱必須一致， 如不一致必須附上付款單位簽章的代付款及委托開發(fā)票證明，

2、 否則所造成的稅金損失由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)， 開具發(fā)票后在此合同上注明 “發(fā)票已開”字樣。收據(jù)換發(fā)票，需同時交回收據(jù)。（ 6 ）如需先開具發(fā)票后收款，業(yè)務(wù)人員填寫先開發(fā)票后收款申請 ，并經(jīng)總裁（或營銷總監(jiān)） 簽字同意后方可開具。 業(yè)務(wù)人員收款后需及時交回合同款項并取回 先開發(fā)票后收款申請 ，財務(wù)人員在此申請上注明“款項收回”字樣。若未將先開發(fā)票后收款申請取回，則視同款項未收回處理。（ 7 ） 未足額收到發(fā)票開具的款項，將發(fā)票交予客戶時，需由客戶在發(fā)票回執(zhí)表上簽字加蓋公章，并開具欠條，加蓋客戶財務(wù)章。（ 8） 若因合同不成功等原因款項未收回，一周內(nèi)須將發(fā)票交回財務(wù)進行作廢處理，原則上不能跨月，如未交回

3、，按發(fā)票遺失處理。（ 9 ）如有特殊情況，對領(lǐng)出的發(fā)票，跨月申請作廢的，對經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員給予發(fā)票金額10 的處罰。（10 ）發(fā)票視同現(xiàn)金管理，如丟失發(fā)票，視情況對責(zé)任人進行處理，原則上需按票面金額將款項交至財務(wù)部，經(jīng)由總裁審批處理決定。2、收據(jù)的管理（ 1 ）收據(jù)的管理視同發(fā)票管理，建立收據(jù)管理臺賬，由公司財務(wù)部門統(tǒng)一進行。（ 2 ）對外開具的收據(jù)需加蓋財務(wù)專用章，收據(jù)必需注明業(yè)務(wù)人員姓名、合同號、客戶名稱及金額，一式三聯(lián)，一聯(lián)由業(yè)務(wù)人員交客戶，一聯(lián)財務(wù)做為入賬依據(jù)，一聯(lián)隨同合同統(tǒng)一保管。3、發(fā)票回執(zhí)業(yè)務(wù)人員在借出發(fā)票當月盤點日前必須將有客戶蓋章 （公章或合同章） 及接收人員簽字之回執(zhí) （格式見

4、附件二） 交回給公司財務(wù)， 如無法按時交回符合規(guī)定的發(fā)票回執(zhí)則視同發(fā)票遺失，辦理相關(guān)責(zé)任承擔(dān)手續(xù)。四、 合同管理1 、合同書由行政部門統(tǒng)一按順序編號打印發(fā)放，由專門的合同管理人員負責(zé)打印、發(fā)出、回收、清點、存檔的工作。2、建立合同檔案臺賬，合同書的領(lǐng)出、交回、結(jié)存都要作記錄，每周做一次實物核對清點，收回遺失合同說明及作廢合同。3、每份合同的領(lǐng)用必須經(jīng)由總裁（銷售合同可由營銷總監(jiān)）在合同檔案管理統(tǒng)計表上簽字審批。4、業(yè)務(wù)人員領(lǐng)用的合同，如簽約成功，須交回有客戶簽章的我司存留聯(lián)次；如在月盤點前簽約不成功，須交回合同全部聯(lián)次（包括附加合同及合同附件）辦理合同作廢；5、合同書要嚴格保管，不能留存在客戶

5、處，特殊情況要經(jīng)主管經(jīng)理同意，但不能超過一周時間。6、凡遺失合同書必須向公司做出書面報告，如是客戶所遺失，要提供客戶遺失證明并加蓋公章。報告書或客戶遺失證明都要有業(yè)務(wù)員簽名及業(yè)務(wù)經(jīng)理簽名。7 、 除向公司提交責(zé)任報告書或客戶遺失證明外還必須進行倍進式扣罰。 一個年度內(nèi) （從1 月 1 日-12 月 31 日）遺失一份扣 100 元，遺失二份扣 200 元，遺失三份扣 400 元如此類進，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的登報聲明等費用。8 、作廢合同書必須要有作廢原因,日期及業(yè)務(wù)員簽名，主管經(jīng)理意見，處理結(jié)果，并且一式幾聯(lián)全部收回及在其上注明“作廢”字樣， 每周清理一次， 主管經(jīng)理簽名后交回行政部門。9、作廢合

6、同書欠缺任何一聯(lián)都按遺失一整份處理。10 、每月進行一次合同盤點，須按合同類別整理裝訂并附上合同清單；作廢合同需單獨裝訂并附上作廢合同清單。五、本制度自公布之日起生效附件附件一先開發(fā)票后收款申請表附件二 發(fā)票簽收回執(zhí)表附件三合同檔案管理統(tǒng)計表附件四發(fā)票（收據(jù)）匯總臺賬附件先開發(fā)票后收款申請表合同號客戶單位合同金額開票日期發(fā)票號碼發(fā)票金額預(yù)計收款日期審批人：申請人:附件發(fā)票簽收回執(zhí)合同號客戶單位合同金額開票日期發(fā)票號碼發(fā)票金額發(fā)票簽收單位（公章）：發(fā)票簽收人（簽字）：附件三：合同檔案管理統(tǒng)計表合同類銷售 采購勞務(wù) 其他別：合同日期合同編號對方單位名稱合同金額經(jīng)手人合同審批人備注附件四:發(fā)票（收據(jù)）匯總臺賬開票日期開票號發(fā)票號業(yè)務(wù)員合同號合同金額單位名實際開票金額收款日期收款方式（銀行/現(xiàn)金