公司文書制作制度

1、六、公司文書制作制度第一條 適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第二條 名義公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署， 有些簡(jiǎn)單事項(xiàng)的文件， 應(yīng)以部門的名義簽署。第三條 呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件， 須逐級(jí)上報(bào)。 各級(jí)主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫出意見，注明需呈報(bào)經(jīng)理的理由，然后上報(bào)。若不需呈報(bào)，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號(hào)、年月日。第四條 文書格式1 公務(wù)文件應(yīng)使用楷書，盡可能簡(jiǎn)單準(zhǔn)確。2 陳述理由和經(jīng)過時(shí)，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。第五條 文件編碼文件上應(yīng)有制發(fā)單位

2、規(guī)定的號(hào)碼， 還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號(hào)碼和年月日，以便處理。第六條 書寫格式1 通常在第一行寫文號(hào)，第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。2 在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。3 由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱，必要時(shí)要寫上號(hào)碼和年月日。第七條 簽署應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)， 根據(jù)情況只署姓名。 在文件制發(fā)者個(gè)人 （或單位） 的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章， 作為文件處理的依據(jù)。 但同時(shí)發(fā)往

3、多個(gè)單位的文件如通知等， 為了簡(jiǎn)便， 多采用印制好的印刷品， 此時(shí)簽名或蓋印可省略。第八條 封簽上的記錄文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。4 在用于普通文件的信封上，要寫明送達(dá)單位的名稱，同時(shí)在左側(cè)寫上是否加急、掛號(hào)等，并在其下寫上發(fā)文號(hào)碼，信封背面寫發(fā)文單位。5 秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一項(xiàng)。6 必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。4機(jī)密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫明“秘”的字樣。7 文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。8 本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容，除有關(guān)機(jī)密

4、的外，簡(jiǎn)易的文件可依照第二條進(jìn)行，只要在封面左下角用小號(hào)字印上單位名即可。第九條 文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定（略）第十條墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張， 文字 應(yīng)清晰可辨。第十一條文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。1 .提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進(jìn)行廣泛討論。2 .承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。表23-9定期報(bào)表發(fā)送記錄報(bào)表名稱類別報(bào)缶提出日期份數(shù)呈送單位日?qǐng)?bào)月報(bào)年報(bào)1 .現(xiàn)金收支表隔日或翌月1日1副總經(jīng)理2.營(yíng)業(yè)報(bào)告表z隔月初日2自存副總經(jīng)理3.損益表隔月153自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4.資產(chǎn)負(fù)債表5.6.7.8.9.10.11 .12.13.14.15.16.17.18.19.20.21 .22.23.24.3 .請(qǐng)求，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。4 .報(bào)告，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報(bào)。5 .申請(qǐng)，請(qǐng)求對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請(qǐng)第十二條 指示類文件的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對(duì)下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。1 指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及要求的答復(fù)。2 傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。第十三條 電文依靠電信傳達(dá)的文件， 要求特別簡(jiǎn)明， 避免使用容易誤解的文字， 并省略敬語以使電文簡(jiǎn)短。