公文處理管理規(guī)定

1、公文處理管理規(guī)定1 、目的為使本公司的公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 ( gb/t9704-1999 ) ，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本規(guī)定。2 范圍a)本規(guī)定對(duì)公文處理的程序、行文關(guān)系、公文撰寫(xiě)等方面的管理作出了規(guī)定；b) 適用于濟(jì)南林海裝飾工程有限公司本部及所屬各項(xiàng)目經(jīng)理部；c)同樣適用于公司內(nèi)部網(wǎng)信息發(fā)布審批程序。3 定義a) 公文是公司實(shí)施qeo 管理過(guò)程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)貫徹上級(jí)單位的方針、政策，發(fā)布公司的規(guī)章和措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，安排生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，布置和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要

2、工具；b) 公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷) 、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4 職責(zé)a)行政人事部是公司公文處理管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀，并指導(dǎo)各部門(mén)的公文處理工作；b) 各部門(mén)是部門(mén)公文處理管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)部門(mén)公文的統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。各部門(mén)應(yīng)當(dāng)設(shè)專職或兼職文秘負(fù)責(zé)公文處理工作。5 程序5.1 公文種類公司常用的公文種類主要有：5.1.1 決定適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。5.1.2 通知適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的公文；要求辦理和需要各部門(mén)周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。5.1.3 通報(bào)適用于表彰

3、先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。5.1.4 報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。5.1.5 請(qǐng)示適用于公司向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。5.1.6 批復(fù)適用于答復(fù)所隸屬單位請(qǐng)求事項(xiàng)。5.1.7 函適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向其他業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。5.1.8 會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。5.2 公文格式公文格式由文頭、行文、文尾三部分組成。5.2.1 文頭部分包括文頭名稱、 發(fā)文字號(hào)等項(xiàng)， 若系密級(jí)文件和緊急公文， 則還應(yīng)包括密級(jí)和緊急程度。5.2.1.1 文頭名稱：a）以公司辦公會(huì)名義頒

4、發(fā)的文件，使用“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司辦公會(huì)文件”的紅色文頭發(fā)文；b ）公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的文件，使用“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司文件”的紅色文頭發(fā)文。公司各職能部門(mén)以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的公文也同樣使用“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司文件”的紅色文頭發(fā)文；以公司名義向上級(jí)政府主管部門(mén)報(bào)告、請(qǐng)告時(shí)，使用上行紅色文頭發(fā)文。c）以部門(mén)名義對(duì)公司內(nèi)部發(fā)布的事務(wù)性文件及公司內(nèi)部辦理例行公事與應(yīng)急公文等,使用“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司便函”的普通文頭發(fā)文；d ）傳真公司及各部門(mén)對(duì)外或?qū)?xiàng)目經(jīng)理部發(fā)傳真以“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司傳真”的普通文頭發(fā)文。e）會(huì)議紀(jì)要公司會(huì)議紀(jì)要分為二類：

5、“總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要”、 “專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要”。由公司總經(jīng)理或其委托人主持召開(kāi)的工作會(huì)議稱為總經(jīng)理辦公會(huì)，并形成總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要，由總經(jīng)理或委托人簽發(fā)； 由分管領(lǐng)導(dǎo)主持召開(kāi)的分管工作會(huì)議稱為專題會(huì)， 并形成專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要，由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。以上二類會(huì)議分別對(duì)應(yīng)“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要”、 “濟(jì)南林海裝飾工程有限公司專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要”的格式。5.2.1.2 發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成，年號(hào)應(yīng)該寫(xiě)全。a）為減少公文字號(hào)種類，公司（含各部門(mén)）在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的 公文，盡量使用“林海裝飾字【xx xx】xx號(hào)發(fā)文字號(hào)，但涉及公司干部任免、機(jī)構(gòu)設(shè) 置

6、調(diào)整的公文使用“林海裝飾人字【xx xx】xx號(hào)發(fā)文字號(hào)。公司級(jí)發(fā)文字號(hào)本著從簡(jiǎn)的原則，每年由行政人事部根據(jù)各部門(mén)實(shí)際需要，進(jìn)行調(diào)整。c）為提高辦公效率，各部門(mén)以部門(mén)名義在公司內(nèi)發(fā)文不需使用公司紅頭文件，直接使用便函由部門(mén)經(jīng)理直接簽發(fā)。 （部門(mén)便函代字詳見(jiàn)附錄）便函用于布置專項(xiàng)工作任務(wù)、發(fā)布某項(xiàng)通知及安排某項(xiàng)具體的工作。d） 傳真發(fā)文字號(hào)以公司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“林海裝飾傳字” ；以部門(mén)名義發(fā)傳真，如行政人事部發(fā)傳真發(fā)文代字為“行人傳字” 。 （具體傳真發(fā)文代字詳見(jiàn)附錄）e）部門(mén)或個(gè)人就某一個(gè)具體工作內(nèi)容、步驟、程序進(jìn)行協(xié)商、布置及請(qǐng)示時(shí)用三單制, 即工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單和請(qǐng)示報(bào)告單。5

7、.2.1.3 密級(jí)、緊急程度a）密級(jí)公文應(yīng)分別注明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等級(jí)，還應(yīng)有份數(shù)編號(hào)。b）緊急公文應(yīng)分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣?！凹奔币筇崆?辦， “特急”要求立即辦。c） 密級(jí)、 緊急程度文頭右上角， 密級(jí)與緊急程度同時(shí)使用時(shí)， 緊急程度置上， 密級(jí)置下，上下對(duì)齊。5.2.2 行文部分行文部分：包括公文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、印章、日期等項(xiàng)。5.2.2.1 公文標(biāo)題：一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分。a）發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。b） 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，除規(guī)范文件外，一般不使

8、用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。c） 下發(fā)公司行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)” ，其他屬公司產(chǎn)生的公文用“印發(fā)” ，下發(fā)上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬公文用“轉(zhuǎn)發(fā)” 。轉(zhuǎn)發(fā)公文，要將事由寫(xiě)清楚，原標(biāo)題不必照抄，但不能用原發(fā)文字號(hào)代替。5.2.2.2 主送單位：a）上行公文的主送單位一般只寫(xiě)一個(gè)，而請(qǐng)示則只能是一個(gè)；對(duì)請(qǐng)示予以回復(fù)時(shí)，主送單位也只能是上行請(qǐng)示的那一個(gè)單位。如需同時(shí)報(bào)送其他單位，應(yīng)用抄送的形式。b） 公司普發(fā)性的公文，主送單位按慣例排列，即“公司各部門(mén)、各項(xiàng)目經(jīng)理部” 。c）保密性公文和針對(duì)性公文，主送單位由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)確定，以“公司相關(guān)各部門(mén)”行文。5.2.2.3 正文：a）正文開(kāi)頭應(yīng)提出要點(diǎn)，接著要通過(guò)敘事、說(shuō)理、

9、表明目的。正文的結(jié)尾，要簡(jiǎn)單樸素。對(duì)上行文，不要求答復(fù)的工作報(bào)告，結(jié)尾語(yǔ)可用“以上報(bào)告，請(qǐng)審查” 。要求上級(jí)批準(zhǔn)、批復(fù)的，可用“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)“。要求上級(jí)批轉(zhuǎn)的，可用“如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)”等語(yǔ)。平行文的結(jié)尾一般用 “特此函達(dá)、 特此函復(fù)” 等語(yǔ)， 下行文的結(jié)尾,一般用“此復(fù)” 、 “以上各點(diǎn)，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等語(yǔ)。b） 正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時(shí)，標(biāo)識(shí)方法為：第一級(jí)用一、二、三、 。第二級(jí)用（一） 、 （二） 、 （三） 、 。第三級(jí)用 1 、 2 、 3、 。第四級(jí)用（ 1 ）、 （2）、 （3）、 。5.2.2.4 附件公文如有附件，應(yīng)在正文之后，落款之前注明附件名稱和順序，附件名稱、順

10、序要與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標(biāo)題的主要內(nèi)容，在正文則不必再作標(biāo)注。5.2.2.5 落款a）落款應(yīng)在正文之后偏右的位置。當(dāng)頁(yè)有足夠頁(yè)面的落款應(yīng)隨當(dāng)頁(yè)。頁(yè)面不夠順轉(zhuǎn)下頁(yè)空白的，應(yīng)落在空頁(yè)的適當(dāng)位置，并在落款之前的空白的地方用括號(hào)注明“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。b） 落款應(yīng)用發(fā)文單位的全稱，不得用簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它依序排列。c）凡以紅頭印發(fā)的公文，可不落款，而用印章代替。反之，凡不以紅頭印發(fā)的公文，必須落款。5.2.2.6 公司級(jí)公文一律加蓋印章。會(huì)議紀(jì)要由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，不需加蓋印章；以部門(mén)名義發(fā)文的便函、傳真等公文由部門(mén)負(fù)責(zé)人直接簽發(fā)。5.2.2.7 文

11、件日期文件日期要用漢字，不能略寫(xiě)。會(huì)議紀(jì)要不落款，也不署成文日期。5.2.3 文尾部分文尾部分，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期、打印、校對(duì)、印發(fā)份數(shù)等項(xiàng)。5.2.3.1 文尾部分應(yīng)置于行文部分所結(jié)束之頁(yè)面的最未端（無(wú)附件的公文，置于文件日期之下的頁(yè)面最未端；有附件的公文，置于附件最未一行文字之下的頁(yè)面最未端） ，頁(yè)面不 夠就轉(zhuǎn)下頁(yè)，置空白頁(yè)的最未端。5.2.3.2 文尾部分各項(xiàng)按主題詞（下劃一長(zhǎng)橫線） 、抄送單位（下劃一長(zhǎng)橫線） 、印發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長(zhǎng)橫線） 、打印、校對(duì)和印發(fā)份數(shù)為序排列。5.2.3.3 主題詞一般不超過(guò)三個(gè)，統(tǒng)一由人事行政部根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定編寫(xiě)。報(bào)送國(guó)家政

12、府相關(guān)部門(mén)的公文，主題詞應(yīng)符合國(guó)務(wù)院公文主題詞庫(kù)的規(guī)定。5.2.3.4 抄送單位：對(duì)須周知或需協(xié)助辦理的非主辦單位（部門(mén)） ，用“抄送”署以抄送單位規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。5.2.3.6 印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側(cè)頂格署“濟(jì)南林海裝飾工程有限公司” ；右側(cè)頂 格署“x年x月x日”，印發(fā)日期以繕印日期為準(zhǔn)。5.2.3.7 打印、校對(duì)和印發(fā)份數(shù)同行，左側(cè)署“打?。簒x校對(duì)：xx” ；右側(cè)署“共印： xx 份”。5.3行文規(guī)則a）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，盡量少發(fā)公文；b） 各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)行文，除以便函、傳真的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，一般不得對(duì)外用紅頭正式行文；c）

13、公司與相應(yīng)的其他單位可以聯(lián)合行文；d) “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送人（或部門(mén)） ，需要同時(shí)送其他人（或部門(mén))的應(yīng)當(dāng)用抄送形式;e) “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；f) 公司內(nèi)部如進(jìn)行簡(jiǎn)單、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過(guò)“請(qǐng)示報(bào)告單、工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單” 。5.4 發(fā)文處理5.4.1 公司的發(fā)文分為對(duì)內(nèi)發(fā)文和對(duì)外發(fā)文。對(duì)內(nèi)發(fā)文的對(duì)象為公司各部門(mén)及項(xiàng)目經(jīng)理部，對(duì)外發(fā)文的對(duì)象包括各級(jí)政府、相關(guān)部委、客戶、合作伙伴等。5.4.2 發(fā)文處理一般包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。5.4.2.1 擬稿公司發(fā)文由發(fā)文部門(mén)按照“公司行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，由人事行政部

14、登記統(tǒng)一編號(hào)、填寫(xiě)擬文會(huì)簽單。部門(mén)發(fā)文由發(fā)文部門(mén)按照公司 “便函格式” 要求草擬好文稿， 并由各部門(mén)文秘統(tǒng)一登記、編號(hào)，送部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。發(fā)文部門(mén)草擬公文時(shí)應(yīng)做到：a)公文內(nèi)容不得與國(guó)家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸。b) 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。c)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。若引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，并加括號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。使用英文字母縮寫(xiě)時(shí)，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫(xiě)。d) 必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。e)公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門(mén)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、

15、縮略語(yǔ)等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。1.4.2.2 會(huì)簽公司發(fā)文會(huì)簽由行政人事部組織并填寫(xiě)公文會(huì)簽單，部門(mén)發(fā)文會(huì)簽由主辦部門(mén)組織。發(fā)文凡涉及多個(gè)部門(mén)的應(yīng)由相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。1.4.2.3 核稿公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)行政人事部核稿。對(duì)不符合行文要求的文稿應(yīng)及時(shí)退回修改或重辦。核稿時(shí)應(yīng)在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。核稿的重點(diǎn)是：a)是否需要行文；b) 有關(guān)部門(mén)、單位是否已協(xié)商、會(huì)簽；c) 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可行，是否與公司 qeo 體系文件抵觸；d) 公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。e) 4.2.4 簽發(fā)a)公司對(duì)外

16、發(fā)文按領(lǐng)導(dǎo)分工原則先送分管副總經(jīng)理審核后，再送總經(jīng)理(或其委托人) 簽發(fā)；公司對(duì)內(nèi)發(fā)文直接按分管范圍分管副總經(jīng)理簽發(fā)。涉及重大干部任免、機(jī)構(gòu)調(diào)整必須由總經(jīng)理簽批。b) 部門(mén)發(fā)文直接由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。5.4.2.5 印發(fā)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公司級(jí)公文由行政人事部負(fù)責(zé)印發(fā)。文稿印制前，擬稿人應(yīng)對(duì)稿樣進(jìn)行校對(duì)并簽字，行政人事部應(yīng)對(duì)審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進(jìn)行復(fù)核。印制完畢的文件由行政人事部負(fù)責(zé)用印、發(fā)放。經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的部門(mén)公文由發(fā)文部門(mén)自行負(fù)責(zé)印發(fā)，存檔。5.6公司內(nèi)部網(wǎng)信息發(fā)布程序5.5.1 收文處理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程，一般包括簽收、審核、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、回復(fù)、傳閱等程序。

17、a)簽收、審核、登記。公司公文統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)簽收、分類、審核、登記。其他職能部門(mén)收到的公文若需公司領(lǐng)導(dǎo)批閱必須統(tǒng)一轉(zhuǎn)至行政人事部簽收，各部門(mén)不得自行呈報(bào)；b) 擬辦。行政人事部對(duì)登記后的公文簽署擬辦意見(jiàn)。需公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文應(yīng)由相應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批示。不需公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，可依相關(guān)制度直接由相關(guān)部門(mén)辦理，公文辦理結(jié)束后將結(jié)果匯報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)；c)批辦。公司領(lǐng)導(dǎo)在批示公文時(shí)，應(yīng)明確批示主辦部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)。對(duì)具體請(qǐng)示、報(bào)告的批復(fù)應(yīng)簽署明確意見(jiàn)。需公司其他領(lǐng)導(dǎo)閱知的，可進(jìn)一步批轉(zhuǎn)至其他領(lǐng)導(dǎo)；d) 承辦。主辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求及時(shí)辦理，確有困難的，應(yīng)

18、當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。協(xié)辦部門(mén)應(yīng)積極協(xié)助、配合主辦部門(mén)完成公文辦理任務(wù)；e)催辦。行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行催辦，并及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)反饋催辦結(jié)果。公文催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦；f) 回復(fù)。主辦部門(mén)完成辦文后應(yīng)及時(shí)將辦文結(jié)果回復(fù)行政人事部；g) 傳閱。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)閱示的公文，由行政人事部組織傳閱，有關(guān)部門(mén)均不得積壓，也不得自行橫傳。5.5.2 對(duì)收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。公文傳真件除會(huì)議通知等一般告知、周知性文件外，應(yīng)向發(fā)文單位索取正式件，以便存檔備查。a）公司發(fā)文需在內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布的，由分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由行政人事部直接辦理；b） 網(wǎng)上信息發(fā)布統(tǒng)一由行政人事部歸口管理，各部門(mén)需在內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布通知、公告等信息時(shí)，需按發(fā)文程序，填寫(xiě)擬文會(huì)簽單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布。5.7公文歸檔及管理a）公文辦完后，由行政人事部負(fù)責(zé)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料（包括音像）整理 立卷；b） 每年年初行政人事部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。1