企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1、集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理辦法第一條制定目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、預(yù)防丟失和泄密，根據(jù)公司法企業(yè)財(cái)務(wù)管制度及會(huì)計(jì)檔案管理辦法等法律、法規(guī)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司實(shí)際情況， 特制定本管理辦法。第二條適用范圍本制度適用于集團(tuán)所有分支機(jī)構(gòu)。第三條管理部門1、 集團(tuán)各分支機(jī)構(gòu)檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2、集團(tuán)財(cái)務(wù)部及內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、 查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存

2、放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、 丟失和泄密。第四條會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)政策、管理制度等專 業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，具體包括：1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明， 其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4、票據(jù)類： 增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、支票、銀行匯票等。5、其他類：財(cái)務(wù)預(yù)算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)政策、管理 制度、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)

3、計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。第五條會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，憑證用綿紙封 口并蓋章，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2、會(huì)計(jì)檔案的裝訂：會(huì)計(jì)檔案的裝訂包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國(guó)家會(huì)計(jì)檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。3、會(huì)計(jì)檔案的保管：會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管1年，期滿后應(yīng)由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)移交本公司檔案部門 保管。的應(yīng)4、檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理 會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人共同拆封整

4、理，以分清責(zé)任。第六條 會(huì)計(jì)檔案的借閱1、會(huì)計(jì)檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人或集團(tuán) 相關(guān)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管）批準(zhǔn)方可借閱。2、公司以外的部門借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人應(yīng)持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會(huì) 計(jì)主管人員和公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。集團(tuán)總部部門因工作需要須借閱 各分子公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理 借閱手續(xù)。3、財(cái)務(wù)部應(yīng)建立借閱登記清冊(cè)，所有借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、 單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。（詳見附表）4、借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記

5、，不得拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶 外出或復(fù)制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù) 制原件。5、借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。6、所有內(nèi)外部會(huì)計(jì)檔案借閱，一律須被借閱單位財(cái)務(wù)部檔案管理員全程陪同，借閱地點(diǎn)僅 限本單位檔案室或財(cái)務(wù)部。第七條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限1、會(huì)計(jì)憑證保管15年。2、會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存 25年。3、會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。4、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年。5、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，永久保存。具體保管期限詳見附表“會(huì)計(jì)檔案保管期限”。第八條 會(huì)計(jì)檔案的銷

6、毀1、會(huì)計(jì)檔案保管期限滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門 共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人審查，報(bào)請(qǐng)集團(tuán)總裁、 董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由 檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。2、銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；各單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí) 應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷，上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。3、 會(huì)計(jì)檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以 示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)公司負(fù)責(zé)人，一份歸入檔案?jìng)?查。第九條獎(jiǎng)懲辦法對(duì)

7、會(huì)計(jì)檔案保管較好，有突出貢獻(xiàn)者，予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理者，視情節(jié)輕重， 予以行政處罰，情節(jié)較嚴(yán)重者由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第十條附則1、本管理制度自2009年10月1日起執(zhí)行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。2 、本管理制度未盡事宜，按集團(tuán)相關(guān)制度執(zhí)行。3 、本管理制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋和修改。相關(guān)附表：查閱會(huì)計(jì)檔案登記備查簿借出日期借閱部門借閱/復(fù)制人核準(zhǔn)人憑證本數(shù)編號(hào)憑證起訖號(hào)歸還日期備注會(huì)計(jì)檔案保管期限骨口. 序號(hào)檔案名稱保管期限備注-一一:會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年涉及外事的會(huì)計(jì)憑證為永久保存2記賬憑證15年3P匯總憑證15年* .會(huì)計(jì)賬簿類4總賬15年包括日記賬5:明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管 25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管 5年8:輔助賬簿15年r財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度