大連市職工檔案管理辦法同名10997

1、大連市職工檔案管理辦法大檔發(fā)200513號(hào)第一章總則第一條 為加強(qiáng)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在維護(hù)職工合法權(quán)利中的作用, 完善職工流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系，促進(jìn)人才合理交流，根據(jù)中華人民共和國檔案法和原勞動(dòng)部、國家檔案局頒發(fā)的企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定，結(jié)合大連市實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于大連市行政區(qū)域內(nèi)的各類企業(yè)、個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織（以下統(tǒng)稱用人單位）和市及各區(qū)、（以下簡稱勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)）及街道和社區(qū)的企業(yè)市、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門直屬的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)。上述單位保管職工檔案的部門，統(tǒng)稱職工檔案管理機(jī)構(gòu)。第三條職工檔案是由職工管理部門和用人單位勞動(dòng)、組織

2、、人事部門在職工學(xué)習(xí)、招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地記錄和考察職工的依據(jù)。職工檔案是國家檔案的組成部分。本辦法所稱職工檔案的范圍包括:（一）與用人單位簽訂勞動(dòng)合同、建立勞動(dòng)關(guān)系的人員檔案;（二）自謀職業(yè)職工的檔案；（三）自費(fèi)出國職工的檔案；（四）各類技工學(xué)校、職業(yè)學(xué)校已畢業(yè)尚未就業(yè)人員的檔案;（五）失蹤、逃亡或出國不歸職工及死亡職工檔案；（六）辭職或被辭退的企業(yè)單位職工檔案；（七）與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的職工檔案；（八）實(shí)行養(yǎng)老社會(huì)化管理的退（離）休職工檔案；（九）

3、其他職工檔案。第四條大連市的職工檔案工作，由市檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)，由市勞動(dòng)和社會(huì)保障行 政管理部門管理與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第五條大連市行政區(qū)域內(nèi)的各用人單位和勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)及街道和社區(qū)的企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)保管職工檔案，應(yīng)依據(jù)本辦法第十四條、十六條，規(guī)范職工檔案管理工作，以確保職工檔案的安全和提供利用。第二章職工檔案歸屬和流向第六條 職工檔案由職工所在的用人單位保管或由勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管;具備保管條件的街道和社區(qū)的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu) ,亦可管理本轄區(qū)內(nèi)屬地管理的退 （離 ）休人員檔案。其他任何單位不得擅自管理職 工檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管自己

4、和他人的檔案。第七條 自謀職業(yè)人員、自費(fèi)出國人員和個(gè)體工商戶的雇員的檔案，由勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。職工合 理流動(dòng)其檔案可委托勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。第八條 職工失業(yè)后，其檔案的接收、保管、查詢、轉(zhuǎn)遞由失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。第九條 實(shí)行養(yǎng)老社會(huì)化管理的退 （離 ）休人員檔案的接收、保管、查詢、轉(zhuǎn)遞，由退（離 ）休人員管理服務(wù)部門負(fù)責(zé)。第十條 職工失蹤或出國不歸者，其檔案由用人單位在辦理有關(guān)手續(xù)后，可移交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。第十一條 職工死亡，其檔案由原檔案管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對(duì)國家和用 人單位有特殊貢獻(xiàn)的獲市級(jí)以上英雄、模范人物稱號(hào)的職工，死亡以后其檔案由用人單位或勞動(dòng)代理

5、 服務(wù)機(jī)構(gòu)按管理權(quán)限向所在地綜合檔案館移交。第十二條 跨地區(qū)流動(dòng)的職工檔案，可由其現(xiàn)用人單位所在地的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理，也可由其戶籍所在 地的勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理。第三章 職工檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)第十三條 用人單位職工檔案由用人單位的勞動(dòng)（組織人事 ）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的用人單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。第十四條 職工檔案管理機(jī)構(gòu)保管職工檔案應(yīng)履行以下職責(zé)：（一 ）用人單位應(yīng)建立健全與本企業(yè)簽定勞動(dòng)合同職工（包括非城鎮(zhèn)戶口及外省市農(nóng)民工 ）的檔案。職工所在用人單位的勞動(dòng) （組織人事 ）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、 考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集、 整理歸檔，保持檔案的連

6、續(xù)、完整。各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)與所保管職工檔案的用人單位聯(lián)系，做好職工檔案的收集、歸檔工作，特別 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)職工工資、勞動(dòng)合同、聘用、保險(xiǎn)福利待遇、退休、退職等檔案的收集。（二）收集、歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)，文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章 或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。（三 ）認(rèn)真做好職工檔案材料的整理工作。 在整理檔案過程中， 要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容， 堅(jiān)決杜絕擅自涂改、抽取、銷毀或偽造職工檔案材料的行為發(fā)生。（四 ）職工檔案按規(guī)定需要銷毀的材料， 必須經(jīng)用人單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意報(bào)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政 管理部門審批。（五）負(fù)責(zé)職工檔案的查閱、

7、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。（出境）政審工作；經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)（六）認(rèn)真做好與職工檔案有關(guān)的職工身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國 的職稱資格考評(píng)、合同簽證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。（七）為有關(guān)部門提供職工情況。（八）辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第四章 職工檔案的內(nèi)容 第十五條 職工檔案的內(nèi)容和分類：（一）履歷材料；（二）自傳材料；（三）鑒定、考核、考察材料；（四 ）評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料 （包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)定技能的考績、審批等材 料）；（五）政審材料；（六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料；（八）處分材料；（九）招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇

8、、出國、退休、退職等材料； （十）其他可供組織參考的材料。第五章 保管職工檔案的必備條件第十六條 為確保職工檔案的安全和利用，職工檔案管理機(jī)構(gòu)保管職工檔案，必須具備以下條件：（一）用人單位必須是依法自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、獨(dú)立核算的生產(chǎn)和經(jīng)營單位，取得獨(dú)立法人資格。（二 ）職工檔案管理機(jī)構(gòu)，要有明確的領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，設(shè)有專（兼 ）職檔案管理人員。建立領(lǐng)導(dǎo)、專 （兼 ）職檔案人員責(zé)任制。檔案人員應(yīng)參加市檔案行政管理部門組織的崗位培訓(xùn)并具備檔案專業(yè)知識(shí)。建立、 健全職工檔案的歸檔、管理、利用、轉(zhuǎn)遞、保密等有關(guān)管理制度并在實(shí)際工作中貫徹落實(shí)。（三）要有符合條件的檔案庫房和裝具： 庫房要具備防火、防塵、防日

9、光及紫外線照射、防盜、防蟲、防霉、防潮、防水等條件，溫度控制在14 C24 C,相對(duì)濕度控制在 45%60%。庫房要和閱覽、辦公兩室分開。必須用鐵柜存放職工檔案, 以確保職工檔案的安全。（四）卷內(nèi)材料要作到齊全完整、分類科學(xué)、排列有序、整理規(guī)范，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（五）利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行職工檔案的存貯、分類、檢索、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)、利用。（品）。檔案材料統(tǒng)一使用（六 ）使用符合標(biāo)準(zhǔn)的職工檔案卷皮 （盒、袋 ）、類目表、密封條、轉(zhuǎn)遞單等用具16 開規(guī)格辦公用紙。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色和純蘭色墨水及復(fù)寫紙書寫。 第六章 職工檔案規(guī)范管理的監(jiān)督和指導(dǎo) 第十七條 職工檔案規(guī)范管理監(jiān)督和指導(dǎo)工作程序：寫

10、出自查報(bào)告，報(bào)1）、檔案人員基本情況登（一）職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)本辦法第十四條、十六條提出的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行自查， 檔案行政管理部門備案，并領(lǐng)取、填寫職工檔案規(guī)范管理登記表（附表記表（附表 2） 。（二 ） 檔案行政管理部門在接到自查報(bào)告后，開展對(duì)職工檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。（三 ） 勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門及檔案行政管理部門對(duì)遞交報(bào)告的職工檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查。根 據(jù)檢查情況做出結(jié)論。達(dá)到職工檔案規(guī)范管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的用人單位，持相關(guān)材料，可到各級(jí)勞動(dòng)代理 機(jī)構(gòu)辦理本企業(yè)職工檔案的調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)，自行保管本企業(yè)職工檔案；達(dá)不到檔案規(guī)范管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的單 位，由相關(guān)行政管理部門提出整改要求，限期改正

11、，或?qū)⒙毠n案交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。第十八條 市各級(jí)勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門和檔案行政管理部門， 每年將對(duì)全市各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu) 及街道和社區(qū)的企業(yè)在職、退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)的職工檔案管理工作進(jìn)行一次復(fù)查，每三年對(duì)已經(jīng) 達(dá)到職工檔案規(guī)范管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的用人單位進(jìn)行一次復(fù)查。復(fù)查的權(quán)限和范圍，參照本辦法第二十條。 對(duì)復(fù)查達(dá)不到業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的單位，督促整改，或?qū)⒙毠n案交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)保管。第十九條 監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)限和范圍：市勞動(dòng)和社會(huì)保障局、市檔案局負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)全市各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)、市及街道和社區(qū)的企業(yè)在職、退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)及市屬以上各用人單位。區(qū)、市、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局、檔案局， 屬的各用人單位。

12、先導(dǎo)區(qū)勞動(dòng)人事部門、檔案處（室）負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本轄區(qū)內(nèi)所（室 ）每年 12 月末向市檔案局、（附表 3） 。第二十條 職工檔案規(guī)范管理登記表和檔案人員基本情況登記表一式兩份，職工檔案規(guī)范管理各區(qū)、市、縣檔案局、先導(dǎo)區(qū)檔案處年度職工檔案規(guī)范管理情況報(bào)表勞動(dòng)和社會(huì)保障局分別上報(bào)一次本單位和負(fù)責(zé)職工檔案規(guī)范管理的監(jiān)督和指導(dǎo)部門各存一套，以備查考。第二十一條 經(jīng)過資產(chǎn)重組，撤銷、兼并、破產(chǎn)的用人單位，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定妥善處置職工檔案，并 向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)告職工檔案的歸屬與流向，勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門、檔案行政管理 部門將及時(shí)撤銷其職工檔案規(guī)范管理相關(guān)備案材料。第七章 職工檔案的查、借閱制度

13、 第二十二條 職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全職工檔案的查閱、借閱工作制度：（一）查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，檔 案保管部門根據(jù)規(guī)定和需要確定應(yīng)提供的檔案材料。（二）查閱、使用職工檔案的單位，應(yīng)派勞動(dòng)、組織、人事管理人員到保管單位查閱職工檔案。（三）職工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)職工 檔案保管單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。（四 ）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。（五）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、

14、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露 或擅自向外公布檔案內(nèi)容。（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示職工檔案保管單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。 第八章 職工檔案的轉(zhuǎn)遞 第二十三條 職工檔案轉(zhuǎn)遞的接收方，應(yīng)達(dá)到職工檔案管理工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng) 合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)。 逾期不移交，被延誤期間的失業(yè)保險(xiǎn)待遇由用人單位承擔(dān)。職工被勞教、勞改，其檔案由原所在單位保管或交勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)。第二十四條 檔案委托各級(jí)勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)管理的， 勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與委托單位或個(gè)人簽訂檔案管理協(xié)議 書，必須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任

15、等內(nèi)容，并向委托管理者的原檔案所在單位開具調(diào)檔函， 轉(zhuǎn)移檔案；勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)接到檔案后要進(jìn)行清查登記，鑒別無誤并經(jīng)雙方簽字蓋章后方可存檔。如發(fā) 現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚的，退回原單位補(bǔ)齊或查清。第二十五條 轉(zhuǎn)遞檔案必須遵守下列規(guī)定：（一）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按市檔案行政管理部門統(tǒng)一印制的職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單的項(xiàng)目登記，并密 封包裝。（二）通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。（三）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。（四 ）接收單位或勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章， 并將回執(zhí)立即退回。 轉(zhuǎn)出單位逾期 15 日 （跨地區(qū)調(diào)動(dòng)逾期一個(gè)月 ）未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)追查，以防丟失。職工檔案轉(zhuǎn)遞通知 單由原部門保存 15 年以上。第二十六條 勞動(dòng)代理機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，與機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。 各用人單位憑職工檔案規(guī)范管理相關(guān)備案材料及本單位調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)，即可辦理職工檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出。 第九章 依法監(jiān)督 第二十七條 違反中華人民共和國檔案法及有關(guān)法律、法規(guī)有下列行為之一的，由市勞動(dòng)和社會(huì)保障行政管理部門及市檔案行政管理部門，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政 處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失職工檔案的；（二）擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；（三）擅自向外公布、泄露