采購作業(yè)流程

1、采購作業(yè)流程采購作業(yè)流程 重點掌握 采購流程的環(huán)節(jié)及 步驟 采購流程圖 采購定單的制定過 程 采購流程的優(yōu)化方 法 一般掌握 采購流程的注意 點 進貨管理 進貨評價 第一節(jié) 采購流程概述 采購流程通常是指有制造需求的廠家選 擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件 等物料的全過程。 采購需 求計劃 認證 供應(yīng)商 發(fā)出采 購訂單 物料入 庫驗收 評價采 購工作 采購流程 一、采購的基本流程一、采購的基本流程 采購流程是采購活動的全部操作過程， 是采購人員從事采購活動的執(zhí)行標準和業(yè) 務(wù)規(guī)范，采購人員必須遵照執(zhí)行。 一般來說打得步驟有五個，這里將五 個步驟細化，一般都要經(jīng)歷以下幾個基本 環(huán)節(jié)（見下頁圖）

2、 第一節(jié)第一節(jié) 采購流程概述采購流程概述 采購的幾個基本環(huán)節(jié)采購的幾個基本環(huán)節(jié) （1）確認需求 （2）需求說明 （3）選擇供應(yīng)商 （4）價格和采購 條件的確定 （5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨 （7）驗收 （8）核對發(fā)票 （9）不符與退貨處理 （10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護 二、采購流程的注意點 （1）采購結(jié)構(gòu)英語采購數(shù)量、種類、區(qū)域相 匹配。 （2）先后順序及時效控制。 （3）關(guān)鍵點設(shè)置。 （4）權(quán)利、責任或者任務(wù)的劃分。 （5）避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂。 （6）采購流程應(yīng)反映集體決策的思想。 （7）配合作業(yè)方式的改善。 第二節(jié)采購訂單 一、采購訂單的內(nèi)容 1.采購訂單的定義

3、 采購訂單也被稱為采購合同，一般在選 擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。采購訂單描述 了采購所需的重要細節(jié)信息：數(shù)量、物料 規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、交貨 方式、送達地址。 一、采購訂單的內(nèi)容 2.采購訂單的格式 （1）任何采購訂單所必備的要素 訂單頭部 訂單正文 訂單尾部 一、采購訂單的內(nèi)容 2.采購訂單的格式 （2）采購訂單正文 質(zhì)量條款：技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標準、規(guī)格、品牌 名 價格條款：價格術(shù)語的選用、結(jié)算幣種、單價、 總價等 數(shù)量條款：交料數(shù)量、單位、計量方式 包裝條款：包裝材料、包裝方式、包裝費用和 運輸標志 裝運條款：運輸方式、裝運時間、裝運地與目 的地、裝運方式、裝運通知 一、采購訂單的

4、內(nèi)容 2.采購訂單的格式 （2）采購訂單正文 檢驗條款：檢驗時間、檢驗機構(gòu)、檢驗工具、 檢驗標準及方法 支付條款：支付手段、付款方式、支付時間、 支付地點 保險條款：確定保險類別及其保險金額，指明 投保人并支付保險費 不可抗力條款：不可抗力的含義、適用范圍、 法律后果、雙方的權(quán)利和義務(wù) 仲裁條款：仲裁機構(gòu)、適用的仲裁程序、運用 地點、裁決效力 一、采購訂單的內(nèi)容 3.采購訂單的使用 用法律術(shù)語講，發(fā)送訂單的采購部門 構(gòu)成了合同提供者，而確認訂單的供應(yīng)商 構(gòu)成合同接受者，提交和接受時具有法律 約束力的合同的兩個重要組成部分。 一、采購訂單的內(nèi)容 4.綜合采購訂單 一種開放式訂單，有效期為一年，包

5、括了重 復(fù)采購的一種或一組商品。 綜合訂單與采購訂單在主要內(nèi)容上相似，它 的副本也被送到與接受采購訂單副本相同的部門， 不同主要在于交貨日期和收貨部門不一樣。綜合 訂單的信息一直處于開放性狀態(tài)，不同的綜合訂 單所含的信息通常也不同。 二、采購訂單操作規(guī)范 訂單操作過程： 訂單準備 選擇供應(yīng)商 簽訂訂單 訂單跟蹤 熟悉物 料項目 確認價格 確認質(zhì)量 標準 確認項目 需求量 制定訂單 說明書 二、采購訂單操作規(guī)范 1.訂單準備 查 詢 采 購 環(huán)境 計 算 供 應(yīng) 商 容 量 與 供 應(yīng) 商 確 認 訂單 確 認 意 向 供 應(yīng) 商 發(fā) 放 訂 單 說 明 書 確 認 物 料 供 應(yīng) 商 二、采購

6、訂單操作規(guī)范 2.選擇供應(yīng)商 二、采購訂單操作規(guī)范 3.簽訂訂單 制作訂單審批訂單 與供應(yīng)商 簽訂訂單 執(zhí)行訂單 二、采購訂單操作規(guī)范 4.訂單跟蹤 跟蹤 供應(yīng) 商工 藝文 件的 準備 確認 原材 料的 準備 跟蹤 加工 過程 的 進展 狀態(tài) 跟蹤 組裝 調(diào)試 檢測 過程 的 進展 狀態(tài) 確 認 包 裝 入 庫 第三節(jié) 進貨管理與管理評價 一、進貨方式及其管理 采購進貨三種方式： 自提進貨 供應(yīng)商送貨 委托送貨 一、進貨方式及其管理 1.自提進貨：就是在供應(yīng)商的倉庫里交 貨，交貨以后的進貨過程全部由采購者負 責管理。 步驟： 貨物 清點 環(huán)節(jié) 的 管理 包裝、 裝卸 搬運 上車 的 管理 運輸

7、 環(huán)節(jié) 的 管理 中轉(zhuǎn) 環(huán)節(jié) 的 管理 驗收 入庫 環(huán)節(jié) 的 管理 一、進貨方式及其管理 2.供應(yīng)商送貨 對采購商來說，基本上省去了整個進 貨管理環(huán)節(jié)，把整個進貨管理的任務(wù)及進 貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，只剩下 一個驗收入庫環(huán)節(jié)。 一、進貨方式及其管理 3.委托外包進貨 把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移 給第三方物流公司。 主要抓好“兩次三方”的交接管理和合同簽 訂管理控制工作： “兩次三方”：第一次交接時供應(yīng)商和第三 方物流公司的交接；第二次交接時第三方物流公 司與采購商保管員之間的交接 二、進貨管理的基本原則 1.進貨方式選擇原則： 依據(jù)：進貨難度和風險大小 （1）對于進貨難度和

8、風險大的進貨 任務(wù)：委托第三方物流公司的進貨供應(yīng) 商送貨自提進貨（一般不選） （2）對于進貨難度小和風險小的進 貨任務(wù)：供應(yīng)商送貨自提進貨 二、進貨管理的基本原則 2.安全第一原則 貨物安全、運輸安全、人身安全 3.成本效益統(tǒng)一原則 效益包括經(jīng)濟效益、社會效益和運輸安全 4.總成本最低的原則 綜合考慮各個環(huán)節(jié)、各個利益主體的成本 之和 三、進貨管理評價 1.質(zhì)量指標 質(zhì)量控制指標： 來料合格批次率=（合格來料批次來料總批 次）100% 來料抽檢缺陷率=（抽檢缺陷總數(shù) 抽檢樣品 總數(shù)） 100% 來料在線報廢率=來料總報廢數(shù)（汗在線生產(chǎn) 時發(fā)現(xiàn)的）來料總數(shù) 100% 來料免檢率=（來料免檢的種類

9、數(shù) 該供應(yīng)商 的產(chǎn)品總種類數(shù)） 100% 三、進貨管理評價 2.成本指標 （1）價格水平 （2）報價是否及時 （3）降低成本的態(tài)度及行動 （4）分享降價成果 （5）付款 三、進貨管理評價 3.供應(yīng)指標 （1）準時交貨率=（按時按量交貨的實際批 次訂單確認的交貨總批次）100% （2）交貨周期：自訂單開出之日到收貨之 時的時間長度，以“天”為單位 （3）訂單變化接受率：雙方確認的交貨周 期中供應(yīng)商可接受的訂單增加或減少的比率 訂單變化接受率=（訂單增加或減少的交 貨數(shù)量 訂單原定的交貨數(shù)量）100% 三、進貨管理評價 4.服務(wù)指標 （1）反應(yīng)表現(xiàn) （2）溝通手段 （3）合作態(tài)度 （4）共同改進

10、（5）售后服務(wù) （6）參與開發(fā) （7）其他支持 第四節(jié) 采購流程優(yōu)化 一、影響采購流程的因素 1.供應(yīng)商和品牌規(guī)格 2.選擇供應(yīng)商 3.簽訂合同 4.重視價格 5.管理機構(gòu) 二、采購流程優(yōu)化的方法 1.從使用者到采購部門的在線通知系統(tǒng) 在線通知系統(tǒng)是指通過高效和迅速的信息傳 遞來節(jié)約時間的一種內(nèi)部系統(tǒng) 2.向客戶發(fā)放采購卡 采購卡是大多數(shù)企業(yè)都認可的一種改進采購 流程的工具或系統(tǒng)，是一種面向內(nèi)部客戶的信用 卡。 3.基于因特網(wǎng)的電子采購商務(wù) 電子采購能節(jié)省整個采購的周期和訂貨成本 二、采購流程優(yōu)化的方法 4.長期采購合同 長期采購合同通常年限為15年，并 可在供應(yīng)商績效達到要求的情況下續(xù)約， 這種合同不用每年更新，所以降低了交易 成本 5.采購流程的重新設(shè)計 采購流程有許多子流程組成，這意味 著它可以通過流程圖和再設(shè)計得到改進。 二、采購流程優(yōu)化的方法 6.電子數(shù)據(jù)交換（edi） edi通過簡化數(shù)據(jù)交流過程使買賣雙方的聯(lián) 系更有效率，它可以消除傳統(tǒng)信息流中的一些環(huán) 節(jié)，節(jié)省時間和成本 7.允許使用者向供應(yīng)商直接訂貨 允許客戶與供應(yīng)商直接建立聯(lián)系的方法是將 交易責任從采購方轉(zhuǎn)移至客戶，即使是沒有確定 供應(yīng)商的商品，采購部門也依然可以有限介入