本課主題：打造精美的數(shù)據(jù)透視表

1、本課主題：打造精美的數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表最大的功能在于分析，但是我們在用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行分析的時候往往是要把做的分 析給同事、老板、客戶供應(yīng)商以及相關(guān)人員看的。 那么，在這個時候數(shù)據(jù)透視表就要注重其儀表形 象了。否則數(shù)據(jù)透視表的可讀性就比較差，吸引人眼球的能力也就比較差，所以一張養(yǎng)眼的數(shù)據(jù)， 透視表首先在外表上也許就能打動閱讀者的心。下面就我們就來探討一下怎么樣讓數(shù)據(jù)透視表更 美。 一、試穿摩登套裝：自動格式 1、快速為數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用格式 套用格式的兩種方法： A、數(shù)據(jù)透視表工具欄里第二個按鈕，設(shè)置報告格式，激活自動套用格式。如圖1 B、EXCEL工具欄菜單，格式，自動套用格式。如圖 2 2、

2、四類自動格式的區(qū)別與特點 在自動套用格式里提供了 22種格式，其中有10種報表類型，10種表類型，1種傳統(tǒng)數(shù)據(jù)透視表， 1種無格式。 A、報表：報表格式的特征是它是一維表格，而且報表的優(yōu)先級成縮進(jìn)形態(tài)顯示。在應(yīng)用報表格 式之后，它會改變數(shù)據(jù)透視表的布局。如圖 3 B、表：是一個二維表格，沒有縮進(jìn)。應(yīng)用表的這種格式只是改變了字體顏色、大小、樣式、邊 框等等，但是會保留數(shù)據(jù)透視表的原來的布局。如圖4 C、傳統(tǒng)：傳統(tǒng)格式也就是 EXCELS認(rèn)的格式，數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建好之后就是這種格式。如果想讓 數(shù)據(jù)透視表的格式回到原來樣子，就應(yīng)用這個格式。如圖5 D無：隱藏數(shù)據(jù)透視表的某些特征，比如去掉透視表數(shù)據(jù)區(qū)域

3、上方的“數(shù)據(jù)”按鈕和邊框，讓 表格看起來更象普通表格，這就是無格式的用處。如圖6 3自動格式的優(yōu)點與缺點 優(yōu)點：A、快：只要選擇一個你認(rèn)為適合現(xiàn)在數(shù)透視表的格式就可以很快地應(yīng)用到表格中。 B 、自動、鮮：當(dāng)套用了一個自動格式以后，無論透視表發(fā)生布局改變、刷新、內(nèi)容的篩 選，套用的格式是不會受到影響。如果不是自動套用格式，那么無法達(dá)到與透視表這 廠：I .種無縫結(jié)合的這個特點。 缺點：A、樣式太少了只有22個，容易應(yīng)生審美疲勞。 B、不支持自定義。不能將自已設(shè)置好的格式保存下來供以后使用。 二、個性鮮明 DIY 1、顯示或隱藏透視表的行、列總計 方法1:將光標(biāo)停在匯總項的行（列）的靠左邊（上邊）

4、位置，光標(biāo)變?yōu)楹谏蛴遥ㄏ蛳拢┘?頭時點右鍵，在彈出的對話框中選擇隱藏（不要將光標(biāo)停在行標(biāo)簽和列標(biāo)簽上） 方法2:定位鼠標(biāo)到任一單元格，單擊右鍵，表格選項，去掉列總計和行總計前的勾即可隱藏。 （反之即可顯示）如圖7 2、顯示或隱藏透視表的分類匯總項 隱藏分類匯總項的方法： A :把光標(biāo)停在分類匯總項左邊，當(dāng)光標(biāo)變成向右的箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵，所有的分類匯總項就 都會被選中（要先啟用選定內(nèi)容功能），單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出的菜單中選擇“隱藏”。 B :雙擊要隱藏分類匯總的行字段名稱，彈出數(shù)據(jù)透視表字段對話框，在分類匯總選項下選擇 “無”，確定。如圖8 顯示分類匯總項的方法： 雙擊要顯示分類匯總的行字段名

5、稱， 彈出數(shù)據(jù)透視表字段對話框，分類匯總選項下選擇“自動” 或“自定義”，確定。（自動就是求和，自定義可以改變當(dāng)前的匯總方式，如計數(shù)等等） 精心整理 3、顯示或隱藏透視表的明細(xì)項 隱藏數(shù)據(jù)明細(xì)的方法： A、單擊想隱藏明細(xì)項的數(shù)據(jù)項，鼠標(biāo)右鍵，彈出的菜單選項選擇“組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)下的隱 藏明細(xì)項目。如圖9 B、雙擊想隱藏明細(xì)項的數(shù)據(jù)項，即可隱藏下一級的明細(xì)項。如圖10 顯示數(shù)據(jù)明細(xì)的方法： 雙擊已經(jīng)隱藏明細(xì)項的數(shù)據(jù)項，即可顯示隱藏的數(shù)據(jù)明細(xì)。 4、合并居中顯示標(biāo)題內(nèi)容 合并居中方法：選中透視表的任一單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，表格選項，勾選合并標(biāo)志。如圖11 注意：在普通表格里最好不使用合并居中，因為

6、在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析或創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時可能遇到 很多問題。數(shù)據(jù)透視表的合并居中是對整個數(shù)據(jù)透視表起作用的，該功能跟菜單里的合 并居中不同。 5、每項后面插入空行 雙擊字段名稱，布局，勾選“每項后面插入空行”，確定。如圖12 注意數(shù)據(jù)透視表不允許直接在表內(nèi)插入空行，否則會影響它的完整性。 6設(shè)置錯誤值的顯示方式 選中透視表任一單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，表格選項，格式選項，勾選對于錯誤值，然后在顯示 的框內(nèi)自定義內(nèi)容（可以配合 ALT+數(shù)字小鍵盤進(jìn)行特殊字符的輸入），確定。 如圖13 7、處理空白 處理數(shù)據(jù)項有空白的方法：選中透視表任一單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，表格選項，格式選項，勾 選“對于空白選項”，顯示（

7、即可填入內(nèi)容進(jìn)行十分明替換） 處理行字段內(nèi)有空白的方法：先復(fù)制一個“（空白）”然后按 CTRL+r查找替換，查找內(nèi)容粘貼 （空白），替換為輸入一個空格，點擊全部替換。 - - 紅色-0.00_，確定，確定。如圖18 自定義格式說明： 1、如果只定義一個段，則該代碼用于所有的數(shù)字上。 2、如果只定義兩個段，第一段用于正數(shù)和 0,第二段用于負(fù)數(shù)。 精心整理 3、如果只定義三個段，第一段用于正數(shù)，第二段用于負(fù)數(shù)，第三段用于0值。 4、如果定義四段，第一段用于正數(shù)，第二段用于負(fù)數(shù)，第三段用于0文本，第四段用于文本。 有空還得補補這方面的知識。 3、突出顯示符合條件的數(shù)值 A、按數(shù)值大?。?00以上用紅

8、顏色表示，500以下用藍(lán)顏色表示。 方法1自定義格式設(shè)置，雙擊字段名，數(shù)字，自定義類型下面輸入紅色500G/ 通用格式；藍(lán)色500G/通用格式。如圖19 方法2:條件格式設(shè)置，選中數(shù)據(jù)區(qū)域，格式，條件格式，單元格數(shù)值，大于，500,格式， 顏色，藍(lán)顏色，確定。添加條件，單元格數(shù)值，小于等于，500,格式，顏色，紅顏 色，確定。如圖20 B 、按目標(biāo)值差距 數(shù)據(jù)透視表中的某一列數(shù)值與某一個目標(biāo)值比對的結(jié)果，根據(jù)這個結(jié)果去做相應(yīng)的突出顯 示。選中合同結(jié)束列，格式，條件格式，公式，=E5$H$1格式，圖案綠色。如圖21。 選中合同結(jié)束列，格式，條件格式，公式，=E5-“2007-9-30 ” 0,格

9、式，圖案綠色。 4、永恒的邊框 傳統(tǒng)透視表格式的風(fēng)格里，通過手動添加邊框線，刷新后就沒有了?？梢酝ㄟ^條件格式設(shè) 置自動地為表格加上邊框線。 A、尋找每行都有數(shù)據(jù)的列與每列都有數(shù)據(jù)的行 B 、設(shè)置條件格式 方法：選中透視表，格式，條件格式，條件1，公式后面輸入=and（$A5”，A$5”） 當(dāng)前面兩個條件成立時就應(yīng)用后面設(shè)置的格式確定。如圖22 使用條件格式，簡單易行無需代碼，但是如果行字段或者列字段中有“空項目”，那么數(shù)據(jù)透 視表的公式就不像下圖中那么簡單了，或是改變透視表布局，比如添加字段后透視表區(qū)域?qū)ⅰ皵U大”， 那么新增加的單元格區(qū)域無法自動添加條件格式，因此沒有“永恒邊框”，也就是說這種

10、實現(xiàn)方法 門一無法自適應(yīng)擴展。 D 問題：如何創(chuàng)建通用的條件？這個下去再想。 ? ? ? ? ? ? 活動單元格一定要是K22 四、格式保鮮 1、注意透視表美化后的格式丟失問題 A、盡量使用字段屬性 B、借助條件格式 重點在于變化中邊框的設(shè)置。 2、解決列寬問題 A、設(shè)置表格選項 透視表創(chuàng)建，設(shè)置列寬后，刷新數(shù)據(jù)后設(shè)置的列寬就沒有了，要讓它刷新數(shù)據(jù)列寬不變可以 去掉自動套用格式勾選，再刷新的時候，列寬就不會變化了。 這是最簡便的一種設(shè)置列寬的方式，但是從此以后就不能再使用透視表的自動格式了。如圖 23 B 、利用空格 選中自動套用格式選項，可以在列字段名稱兩側(cè)加空格來達(dá)到列寬的固定，它是按列字段的 名稱長度來調(diào)整列寬的。如圖 24 C、借助宏（終極武器） 錄制一段宏設(shè)置列寬，然后在工作表標(biāo)簽上按鼠標(biāo)右鍵，查看代碼，在工作簿名下雙擊模塊， 復(fù)制右邊的代碼，然后點擊左邊工作表的名稱，點擊 Worksheet，PivotTableUpdate （為每 次刷新數(shù)據(jù)透視表執(zhí)行），然后把代碼復(fù)制到里面。如圖25 3、解除數(shù)據(jù)透視表的列數(shù)限制 數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建多個字段的時候，行字段達(dá)到6個或以上的時候，只能加入一個數(shù)據(jù)區(qū)域, 否則就會報錯。創(chuàng)建方法：先拖數(shù)據(jù)區(qū)域的字段，再拖行字段。 五、美化實例 1設(shè)置頁字段 2、自動套用“無”格式 3、將數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置為自動