重慶德莊火鍋餐飲連鎖管理運營員工培訓開店資料行政部管理手冊P100

1、 重慶德莊飲食連鎖有限公司行政管理手冊重慶德莊飲食連鎖有限公司目錄管理手冊1.部門工作總則1.1質(zhì)量目標2.組織機構(gòu)3.工作內(nèi)容3.1行政部工作職責3.2部門崗位職責3.2.1行政部主任3.2.2行政部文員3.2.3檔案管理員3.2.4宣傳文員3.2.5信息管理員3.2.6環(huán)境管理及車隊隊長職責3.2.7駕駛員3.2.8保安3.2.9后勤食堂主管3.2.10清潔工3.2.11炊事員3.2.12白案廚師3.2.13煮飯工崗位職責3.2.14雜工崗位職責3.2.15接待中心經(jīng)理職責3.2.16解說員職責3.3工作流程3.3.1接聽電話程序3.3.2在外參加有關(guān)會議3.3.3蓋公章3.3.4開介紹信

2、3.3.5收文與傳閱3.3.6外發(fā)文3.3.7會議通知3.3.8會議紀要3.3.9內(nèi)部發(fā)文3.3.10來訪接待3.3.10.1日常工作接待3.3.10.2上級領導接待3.3.11商標注冊3.3.12外觀設計專利申請3.3.13對外行政事務報表的辦理3.4管理制度會議管理制度接待管理規(guī)定公文處理規(guī)定集團辦公用品管理辦法非經(jīng)常費用審批表電腦管理制度非經(jīng)常費用審批表網(wǎng)站管理制度電話費管理制度檔案管理制度集團6S管理制度宣傳及信息管理辦法車輛管理制度水、電、氣能源管理制度保安管理制度員工食堂管理辦法職工宿舍澡堂環(huán)衛(wèi)管理辦法行政部管理手冊文件號：DZ/QG修訂狀態(tài)： 版/第 次修訂批 準審 定編 制1.

3、部門工作總則1.1質(zhì)量目標內(nèi)部文件控制（發(fā)文、收文、受控）出錯率在1以內(nèi)；外部文件控制（發(fā)文、收文、受控）出錯率在3以內(nèi)；文件的歸檔、保管、借閱的錯誤率在1%?？偨?jīng)理2.組織機構(gòu) 行政總監(jiān)主任后勤中心網(wǎng)絡中心行政中心3.工作內(nèi)容3.1行政部工作職責3.1.1負責集團行政管理體系與制度建設，主要包括：3.1.1.1負責集團公司文件的管理及控制；3.1.1.2負責集團公司管理制度的擬訂、審核、發(fā)布、貫徹、實施、監(jiān)督；3.1.1.3負責各類行政辦公會議通知、會務、記錄、紀要等；3.1.1.4負責對集團公司各項規(guī)章制度、會議紀要執(zhí)行情況進行行政監(jiān)察； 3.1.1.5管理集團公司文件檔案，并對其安全、保

4、密性負責；3.1.1.6負責集團各種證件、證照的統(tǒng)籌管理和年審，專利申請、商標注冊等相關(guān)職能部門申報工作；3.1.1.7負責集團重大活動和重要節(jié)日活動的組織安排；3.1.1.8負責來電來函的處理并進行有效的管理； 3.1.1.9負責集團接待工作接洽、安排等；3.1.1.10負責辦公用品的計劃、申購、發(fā)放、管理、控制；3.1.1.11負責集團公司辦公行為及禮儀的規(guī)范管理。3.1.2負責維護企業(yè)形象、創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，主要包括：3.1.2.1負責集團公司的各項榮譽申報、宣傳、管理等工作；3.1.2.2組織實施集團公司對內(nèi)、對外宣傳并對各類宣傳資料及時歸檔管理；3.1.2.3負責集團網(wǎng)站的建設、開

5、發(fā)、管理和維護；3.1.2.4負責計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立、維護、管理；3.1.2.5制訂計算機管理的各種操作規(guī)程和培訓、考核。3.1.3后勤服務3.1.3.1負責園區(qū)伙食供應和管理及水、電、氣、閉路等費用繳納工作；3.1.3.2負責園區(qū)內(nèi)物管工作，包括：綠化、魚池、員工宿舍、員工澡堂；3.1.3.3負責辦公樓、宿舍樓及園區(qū)內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生清潔與維護工作；3.1.3.4負責園區(qū)內(nèi)辦公樓、宿舍樓及園區(qū)公共區(qū)域的消防安全工作；3.1.3.5負責公務車輛的調(diào)度和管理工作。3.2部門崗位職責3.2.1行政部主任直接上級：行政總監(jiān)直接下級：行政文員、后勤主管、接待中心經(jīng)理、車隊隊長、環(huán)境管理、宣傳主管、網(wǎng)站管理員

6、、網(wǎng)絡管理員崗位職責：1.全面負責集團公司行政工作，組織召開部門例會，制定并組織實施本部門工作計劃；2.組織編制集團公司及部門的有關(guān)管理制度，制定并督促實施部門工作程序；3.組織起草計劃、總結(jié)、請示、報告、通知、會議紀要等各種文件，并做好簽發(fā)前的審核工作；4.組織安排集團公司行政辦公會議；5.審核、簽署部門各種費用清單；6.負責集團公司各種證件（含營業(yè)執(zhí)照、特種行業(yè)許可證、衛(wèi)生合格證等）的辦理及年審工作，并督促、指導和檢查各直營店、農(nóng)產(chǎn)品公司證件的辦理和年審工作）；7.負責對外聯(lián)系的接待和信訪接待，來信來函的審核處理；8.負責集團公司重大活動和重要節(jié)日活動的組織、協(xié)調(diào)安排。9.協(xié)助車隊隊長辦理

7、每月車輛油耗的統(tǒng)計等工作。負責相關(guān)上級職能部門報表填報；負責集團公司商標、專利申報等事宜；3.2.2行政部文員直接上級：行政部主任直接下級：無崗位職責：1.負責各類文件（紅頭文件、管理性文件、周知性文件、會議紀要等）的起草、打印、初審、登記、歸檔等工作；2.負責集團各部門、分公司周工作簡報的收集、整理、傳閱工作；3.負責電信黃頁的制作及報刊雜志訂閱工作；4.負責集團公司領導飛機票的訂購工作；5.負責集團公司員工名片制作及集團員工通訊錄、集團V網(wǎng)的辦理工作；6.負責辦公用品（含禮品）申購、發(fā)放、統(tǒng)計、盤存等工作；7.負責集團內(nèi)、外部文件的收發(fā)、傳閱、催辦、回復；8.負責辦公室接待及會議通知、準備

8、、服務工作；9.各種信件、雜志的分發(fā)、傳遞工作； 10.其他行政事務工作。3.2.3檔案管理員直接上級：行政部主任直接下級：無崗位職責：1.負責集團公司各種檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等工作；2.負責集團公司及分公司的印章管理；3.負責集團公司圖書室的管理工作；4.負責集團本部辦公車輛鑰匙管理工作；5.負責集團各部門費用報銷單的呈遞工作；6.集團報刊、雜志剪報及其重要信息的及時傳閱工作。7.其他行政事務工作。3.2.4宣傳文員直接上級：行政部主任直接下級：無崗位職責：1.負責集團公司各種宣傳文稿的撰寫，各種媒體宣傳的銜接、實施；2.負責集團網(wǎng)站信息的整理、審核和傳遞工作；

9、3.負責集團公司各種大型活動的攝影、攝像及采訪聯(lián)絡工作；4.負責德莊報的組稿、采稿、印刷及發(fā)行工作；5.對需求計劃中的各種宣傳品進行文字審核并負責與設計公司銜接、聯(lián)系制作事宜。3.2.5信息管理員直接上級：行政部主任直接下級：無崗位職責：1.負責集團公司網(wǎng)站開發(fā)、維護、管理及信息的及時發(fā)布工作；2.負責集團公司局域網(wǎng)的維護及管理，保障其正常運行；3.制訂計算機使用的各種操作規(guī)程，適時進行培訓；4.負責集團公司傳真機、電話、電腦等辦公設備的管理工作（含維修、建檔等工作）；5.負責集團公司電話費繳納工作；6.負責員工飯卡管理的相關(guān)工作；7.制定公司計算機網(wǎng)絡的應用及發(fā)展計劃；8.協(xié)助集團各部、分公

10、司兼職復印員做好復印工作； 9.協(xié)助部分行政接待工作。3.2.6環(huán)境管理及車隊隊長職責直接上級：行政部主任直接下級：駕駛員、清潔工崗位職責：1.全面負責集團公司的保衛(wèi)管理（外包）工作；2.每周負責召開保衛(wèi)工作例會，布置工作，落實責任；3.根據(jù)工作標準對保安人員的工作進行檢查、考核、評價、激勵；4.抓好對保安及消防員的安全知識教育和培訓工作，適時組織消防演練；5.集團車輛管理制度組織實施及檢查督導:a）負責每日辦公、經(jīng)營用車的調(diào)派、安排及車輛資料的歸檔管理；b）負責所轄范圍內(nèi)車輛每月里程數(shù)、油卡余額統(tǒng)計及出車記錄表的匯總及預存油的辦理；c）負責車輛報修項目的審核，大修項目的審核、詢價、報批，維修

11、費用的結(jié)算、報銷工作；d）負責除車船使用稅以外的各項規(guī)費繳納及車輛年檢、春運證等手續(xù)的辦理工作；e）辦理車險事故的保險索賠事宜。3.2.7駕駛員直接上級：車隊隊長直接下級：無崗位職責：1.服從派車安排，準時出車，保障集團公司領導及業(yè)務部門正常用車；2.負責集團本部員工上下班的接送工作；3.負責所管轄的車輛的日常維護檢查，車輛的清潔、保養(yǎng)工作；4.自覺遵守交通法規(guī)及公司車輛管理規(guī)定，保證行駕車輛的安全。3.2.8保安直接上級：保安隊長直接下級：無崗位職責：1.來人來訪登記、接待、通報；2.外出人員物品檢查；3.負責園區(qū)夜間巡邏、安全檢查，并做好記錄；4.參加消防培訓和業(yè)務技能培訓；5.負責工作犬

12、的喂養(yǎng)、訓練、清潔等工作；6.負責園區(qū)來函、雜志、信件的受理、登記、分發(fā)工作；7.參與公司活動的場景及場地布置及其他行政事務工作。3.2.9后勤食堂主管直接上級：行政部經(jīng)理直接下級：炊事員、清潔工。崗位職責：1.全面負責后勤和食堂的管理工作，包括：室內(nèi)外環(huán)衛(wèi)、園林綠化、宿舍、開水房、澡堂的管理；2.參加行政部部門例會，并負責所轄范圍內(nèi)員工例會的主持召開工作；3.對所轄范圍的建筑物設施、設備的損壞情況及時處理或報相關(guān)部門處理；4.負責所轄范圍內(nèi)員工的工作安排、考勤管理工作；5.負責所轄范圍內(nèi)的清潔衛(wèi)生的抽查工作；6.負責集團公司水、電、氣、收視費等的費用的繳納、管理工作；7.負責每天的開水供應和

13、每周二、五澡堂的開放工作；8.負責食堂管理規(guī)定的組織實施工作，包括：a）負責實施食堂衛(wèi)生和食品質(zhì)量標準，確保用餐安全；b）按照集團公司的標準提前制定中晚餐的菜譜； c）負責庫房的管理工作，包括食堂所需材料的申購、領用、管理、月底物資盤存； d）了解員工對菜品的意見或建議，不斷改善菜品質(zhì)量；e）做好食堂成本核算工作；f）增強服務意識，為員工營造良好的用餐環(huán)境。3.2.10清潔工直接上級：后勤食堂主管直接下級：無崗位職責：1.負責指定區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，工作質(zhì)量按環(huán)衛(wèi)清潔衛(wèi)生標準執(zhí)行；2.定時巡視室內(nèi)外園區(qū)衛(wèi)生狀況，隨時做好保潔工作；3.隨時作好會議室的清理及保潔工作；4.服從上級對臨時性、突發(fā)性

14、工作的安排和指令。備注：清潔區(qū)域包括：辦公樓（含會議室、高層領導辦公室）、公共區(qū)域、宿舍樓。3.2.11炊事員直接上級：后勤食堂主管直接下級：無崗位職責：1.根據(jù)當天就餐人流量和菜單，負責當天所用菜品的切配和烹調(diào)工作；2.認真執(zhí)行菜品切配和烹調(diào)操作規(guī)程，保證菜肴的色、香、味、形俱全；3.刻苦鉆研業(yè)務、努力提高烹調(diào)和切配技術(shù)，提高就餐員工的滿意度；4.遵守食堂衛(wèi)生管理規(guī)定和食品衛(wèi)生法，切實做好菜品、餐具及個人衛(wèi)生；5.負責所轄工作場地及所有器具的清潔。3.2.12白案廚師直接上級：后勤食堂主管直接下級：無崗位職責：1.根據(jù)點心品種和就餐情況，定時定量提前做好準備所需原料和輔料；2.根據(jù)當天就餐人

15、的數(shù)量、特點、要求制作和供應點心；3.搞好原料的領取、儲藏和使用；4.做好工作臺、場所、個人和食品的衛(wèi)生，每次操作完畢，清潔工作場地；5.協(xié)助做好做好廚房、餐廳及餐具的清潔等工作。3.2.13煮飯工崗位職責直接上級：后勤食堂主管直接下級：無崗位職責：1.根據(jù)當天就餐人流量，合理計劃米的用量，做好米飯的供應工作；2.負責所轄范圍內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作；3.協(xié)助做好菜品的粗加工及餐具的清洗等工作。3.2.14雜工崗位職責直接上級：后勤食堂主管直接下級：無崗位職責：1.根據(jù)當天就餐人流量和菜單，做好菜品的粗加工處理工作；2.協(xié)助墩子師做好菜品的切配等工作；3.負責就餐時間的菜品的配送工作；4.負責餐具的清

16、洗工作；5.負責指定區(qū)域的清潔衛(wèi)生。3.2.15接待中心經(jīng)理職責直接上級：行政部主任直接下級：解說員、清潔工1.負責集團公司內(nèi)部、外部接待工作；2.負責和各大旅行社的接洽工作；3.負責旅游中心員工的考核、管理等工作；4.負責展廳設備的檢查、維護工作；5.負責旅游中心的銷售工作；6.負責展廳清潔巡視等管理工作；7.制定費用的操作規(guī)程，并進行監(jiān)督；8.制定集團公司接待流程、禮品等級，并負責發(fā)放；9.負責大型會議的場地布置。3.2.16解說員職責直接上級：接待中心經(jīng)理直接下級：無1.負責集團公司所有來訪參觀人員的解說，工作質(zhì)量按照接待中心管理制度執(zhí)行；2.負責宣傳企業(yè)文化，展示企業(yè)良好形象； 3.負

17、責對應模塊解說詞及相應接待資料的更新與完善； 4.負責維護展廳設施設備，處理展廳內(nèi)電子設備的一般故障；5.負責維護參觀人員的秩序及人身安全；6.負責對展廳超市產(chǎn)品的宣傳及推銷，協(xié)助收銀員維護超市秩序；7.負責統(tǒng)計接待中心接待人數(shù)及禮品發(fā)放數(shù)量；8.參加消防安全培訓及各種禮儀禮節(jié)培訓。3. 3工作流程3.3.1接聽電話程序程序標 準1.接聽1）電話鈴響3聲之內(nèi)拿起電話；2）禮貌并親切地報明自己的身份，如：您好，行政部；3）仔細傾聽對方的陳述同時，發(fā)出“好的”、“是的”表明你在傾聽；吐字清晰、音調(diào)平緩，聲音不能過大和太過尖細；4）必要時重復部份主要細節(jié)，以獲對方確認；5）切忌接聽時吃東西或喝水等不

18、禮貌行為。2.應答1）迅速、準確、禮貌地回答對方的問題；2）認真傾聽對方電話事由，對電話留言、時間、數(shù)字及部分主要細節(jié)要復述一遍，以獲對方確認。3.掛斷待對方先掛電話，自己才能掛。4.記錄必要時將接聽電話的時間、電話內(nèi)容、對方姓氏、聯(lián)系電話等作好記錄，以便傳達。5.處理接聽電話者應對電話內(nèi)容記錄的完整性、傳達的準確性及及時性負責。3.3.2在外參加有關(guān)會議程 序標 準1.準備1）接受領導指示；2）了解會議內(nèi)容、時間、地點、參加會議者的要求；3）根據(jù)領導指示和會議要求，做好準備。2.出席1）按要求準時參加會議；2）準確、全面地做好會議記錄；3）未經(jīng)領導授權(quán)，不能在重大問題上代表集團公司表態(tài)。3.

19、匯報1）回公司后，及時向領導約定匯報時間及方式；2）重點匯報需集團公司落實的工作項目及要求；3）在匯報時，對會議布置的工作不得私自取舍。3.3.3蓋公章程序標 準1.審批1）使用部門或個人以工作聯(lián)絡單等形式提出申請；2）審批：a）董事會文件由集團董事長審批；b）集團公司紅頭文件、人事任免、銀行貸款文件、擔保文書、固定資產(chǎn)租賃、變更文書、重大合同、外報財務報表、公司章程授權(quán)委托書須按程序辦理并經(jīng)集團總裁審核批準后方能用印；c）所有合同須經(jīng)部門負責人、部門分管領導、法務人員、集團副總經(jīng)理審核確認后方能用??；d）對外報送、申報的其他資料（不涉及財務數(shù)據(jù)）及除以上情況外的日常工作、固定格式的證明須經(jīng)使

20、用部門的負責人及部門分管領導審核批準后用印。2.登記1）經(jīng)辦人按照以上程序?qū)徟甑接≌鹿芾韱T處進行登記，填寫印章使用登記簿；2）登記時要注明經(jīng)辦人、文件內(nèi)容、事由、用印批準人等信息。3.蓋章1）以上手續(xù)完畢后，方可加蓋公章；2）按程序經(jīng)審批同意后的各種集團公司對內(nèi)、對外行文，可直接加蓋相應印章。4.要求一律不得在空白合同或紙張上用印。3.3.4開介紹信程序標 準1.提出申請1）使用部門或個人以工作聯(lián)絡單等形式提出申請，經(jīng)使用部門負責人確認；2）按申請批示內(nèi)容，清楚、準確地開具介紹信。2.登記1）經(jīng)辦人按照以上程序?qū)徟甑接≌鹿芾硖庍M行登記，填寫印章使用登記簿；2）登記時要注明經(jīng)辦人、文件內(nèi)容、

21、事由、用印批準人等信息。3.蓋章以上手續(xù)完畢后，方可加蓋公章。4.要求原則上不得開具空白介紹信，如確有特殊情況，須經(jīng)使用部門負責人及分管領導批準后，方可開具，且在介紹信上寫明日期。3.3.5收文與傳閱程序標 準1.登記1）行政部文員接到文件后，在收文登記薄上進行登記，并填寫相關(guān)內(nèi)容；2）填寫文件處理單，每份文件一張，并附在文件封面。2.傳閱1）文件登記后放入文件傳閱夾，交行政部負責人簽批意見；2）行政部文員根據(jù)行政部負責人的擬辦意見將文件報相關(guān)部門或集團領導傳閱、審批，并作好傳閱記錄；3）遇有保密文件時，由行政部負責人親手將文件報相關(guān)部門或集團領導。3.處理按照相關(guān)部門的意見或集團領導的批示辦

22、理4.存檔1）各經(jīng)辦部門辦理完畢后三天內(nèi)在文件處理單上注明處理結(jié)果及日期；交回行政部并辦理登記手續(xù)；2）行政部文員按月整理后交檔案員歸檔。3.3.6外發(fā)文程序標 準1.審批受集團公司領導委托或遵照上級有關(guān)部門批示以集團公司名義寫的報告、請示、簡報等，辦理部門填寫發(fā)文呈批單后，連同原稿一起交集團公司分管領導審閱。 2.打印1）辦理部門將已定稿的文件電子版及已批示的發(fā)文批件等資料交行政部；2）行政部按標準格式成文（見公文處理辦法）、打印后交文件承辦部門；3）文件承辦部門校對后，并報集團總裁簽發(fā)。備注：上報文件份數(shù)根據(jù)需要確定。3.發(fā)文1）由印章管理員在打印好并經(jīng)過程序?qū)徟奈募霞由w相應的公章；2

23、）由文件承辦部門將文件報送相關(guān)部門。4.存檔文件原稿、批件及一份正式文件由行政部文員存放，月末交集團公司檔案管理員統(tǒng)一保管。 3.3.7會議通知程序標 準1.擬稿1）分工：a）由集團領導主持的會議由行政部負責通知；b）需多個部門（公司）協(xié)調(diào)的會議由會議主持人指定專人負責通知；2）由會議主持單位通知行政部或相關(guān)人員會議相關(guān)事宜；3）根據(jù)會議主持單位意見必要時在接到指令半個小時內(nèi)按稿樣擬完草稿。2.審批擬定稿件報會議主持單位審核、簽字認可（必要時）。3.通知1）電話通知參會相關(guān)人員；2）通知部門或分公司參會應通知到其負責人；3）每通知一人便作好相應記錄；4）如確實聯(lián)系不上或因故不能參會的，應特別注

24、明。4.匯報通知完畢后，將所作會議通知記錄報會議主持單位認可。3.3.8會議紀要程序標 準1.記錄1）分工：a）總裁主持的會議由總裁助理作會議記錄；b）集團公司召開的其他會議由行政部派人作會議記錄；c）部門（公司）協(xié)調(diào)的會議由會議主持人指定專人作會議記錄。2）記錄要求：a）筆記流暢，易于理解，同時不失真；b）及時指出令人困惑的發(fā)言，請發(fā)言人解釋清楚；c）向參會者確認各議案的排序是否無誤；d）詳細記錄工作的分派情況及完成日期；e）使用列點或下劃線強調(diào)會議的重點。2.起草1）由負責會議記錄的工作人員整理會議記錄，形成會議紀要；2）集團大型會議，如年終總結(jié)、半年總結(jié)等，發(fā)言者應提供發(fā)言稿；3）時間要

25、求：一般會議當天形成初稿。3.審批1)初稿呈報會議主持人及分管領導審閱批準；2)如無特別要求，應在會議后的第二天上午呈報或下發(fā)；3）有特別時間要求除外。4.發(fā)送送與會部門及會議內(nèi)容涉及的部門周知。3.3.9內(nèi)部發(fā)文程序標 準1.分類1）董事會文件；2）集團公司紅頭文件：a）集團公司的重要、重大事項或重要措施；b）集團范圍的嘉獎及批評（通報）；c）集團公司重要管理制度的頒布（發(fā)文通知）；d）人事任免及組織機構(gòu)調(diào)整。3）一般性文件：a）需周知的一般事項；b）短期的工作安排。4）會議紀要。2.擬稿接受集團領導的指令或根據(jù)相關(guān)事務的辦理需要起草初稿。3.會簽根據(jù)文件內(nèi)容，涉及其職權(quán)（工作）范圍的相關(guān)部

26、門及集團領導傳閱會簽。4.成稿1）根據(jù)傳閱過程中的會簽意見對初稿進行調(diào)整；2）按標準格式成文（見公文處理辦法）； 3）按年度編流水號。5.審批1）董事會文件由董事長簽發(fā)；2）集團公司紅頭文件的審批程序：a）填寫發(fā)文呈批單，并由擬稿部門負責人簽字；b）報集團分管領導審簽；c）報集團總裁簽發(fā)。3）一般性文件由集團分管領導審批；4）會議紀要由會議召集者簽發(fā)。6.用印程序參見蓋公章工作程序。7.發(fā)文由集團行政部在二個工作日內(nèi)將文件分發(fā)到各部（公司），并在發(fā)文簽收表上簽字。8.辦文1）由集團相關(guān)部門對文件內(nèi)容進行貫徹實施；2）集團人力資源部催辦、查辦相關(guān)事宜。9.存檔文件原稿、批件及一份正式文件由行政部

27、文員存放，月末交集團公司檔案室統(tǒng)一保管。3.3.10來訪接待3.3.10.1日常工作接待程序標 準1.通報保安接受來訪登記后通報相關(guān)業(yè)務部門（其中來訪集團高層領導的情況先與通報行政部）。2.接待行政部或相關(guān)業(yè)務部門相關(guān)人員根據(jù)來賓人數(shù)安排入座，倒茶。3.會談根據(jù)來賓情況通知相關(guān)領導或人員與來賓會談。4.記錄根據(jù)會談內(nèi)容，摘要記錄。5.匯報根據(jù)會談的緊急及重要程度，適時匯報相關(guān)領導。3.3.10.2上級領導接待程序標 準1.接待聯(lián)絡行政部負責接待前的接洽工作，如接待的領導職務、姓名、隨同人數(shù)、考察目的、到達時間、接待規(guī)格等。2.接待準備1）布置會場，準備茶水、飲料，安排好接待車輛；2）準備條幅、

28、指示牌等；3）通知保安部時間，要求提前打開大門，并站崗；4）通知農(nóng)產(chǎn)品公司應盡量處于生產(chǎn)狀態(tài)，如否應向行政部說明情況；并協(xié)調(diào)農(nóng)產(chǎn)品公司綜合辦指定人員負責解說工作；5）通知集團領導，確認是否親自前往迎接；6）如需要安排接待餐，由行政部根據(jù)領導的意圖，提前預訂；7）如需準備禮品，行政部根據(jù)領導要求，提前做好準備。3.接待服務1）生產(chǎn)區(qū)參觀時，接待員負責引導、解說，集團領導陪同；2）行政部負責會務服務。3.3.11商標注冊程序標 準1.接受查詢指令1）接受領導指示或根據(jù)相關(guān)部門/公司提交的申請；2）向申請人員詳細了解需查詢的待注冊商標的內(nèi)容、字體、圖形、注冊類別等信息。2.查詢向合作的商標代理機構(gòu)咨

29、詢待注冊商標類別是否已被注冊或會否因其他原因被駁回；并詳細了解該商標注冊存在的不利因素及存在的風險。3.匯報1）將咨詢結(jié)果匯報相關(guān)領導或部門；2）如經(jīng)咨詢可以注冊且領導批準同意，則辦理注冊手續(xù)；3）如不能注冊則說明原因后放棄。4.申報注冊1）方式：采用委托商標代理機構(gòu)注冊的方式進行；2）準備注冊所需的相關(guān)資料：營業(yè)執(zhí)照、注冊商標圖樣、填寫商標注冊申請；3）商標代理機構(gòu)按我方注冊申請的要求進行申報，并將向國家商標局申報該商標注冊的原件以傳真形式傳我方進行確認；4）到財務辦理商標注冊費及代理費的電匯。5.追蹤商標注冊情況1）在申報商標注冊一月后，取得商標受理通知書；2）根據(jù)商標申請類別，在取得受理

30、通知書1年半后，咨詢商標的核準、公告情況。3.3.12外觀設計專利申請程序標 準1.接受指令由相關(guān)部門/分公司提出申請，報集團領導審批同意后，交本部門辦理。2.資料準備包括：外觀設計專利請求書、圖片或者照片、外觀設計簡要說明，各一式兩份。3.申請辦理1）向國家知識產(chǎn)權(quán)局專利局重慶專利代辦處提交專利申請資料，如符合受理條件的申請，給予申請?zhí)枺〉檬芾硗ㄖ獣?）按規(guī)定繳納費用；必要時根據(jù)企業(yè)的要求，提出費用減緩申請。4.辦理結(jié)果1）外觀設計專利申請經(jīng)初步審查，未發(fā)現(xiàn)駁回理由的，專利局將發(fā)出授權(quán)通知書和辦理登記手續(xù)通知書；2）在接到授權(quán)通知書和辦理登記手續(xù)通知書以后，在2個月之內(nèi)按照通知的要求辦理

31、登記手續(xù)并繳納規(guī)定的費用；3）辦理完畢，專利局授予專利權(quán)，并頒發(fā)專利證書。5.續(xù)繳年費按規(guī)定每年續(xù)繳專利年費。3.3.13對外行政事務報表的辦理程序標 準1.接受指令1）各政府職能部門以信函、傳真形式發(fā)來的文件；2）領導根據(jù)參加的會議精神所提出的指示。2.落實責任部門并填報1）涉及財務數(shù)據(jù)，交財務審計部填報；2）及連鎖方面的信息由連鎖公司填報；3）涉及產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)、環(huán)境監(jiān)測等方面，交農(nóng)產(chǎn)品公司綜合辦填報；4）涉及人事內(nèi)容，交人力資源部填報；5）文字材料及行政方面由行政部提供。3.報表審核1）財務數(shù)據(jù)報財務審計負責人及其集團分管領導領導批準；2）連鎖方面的信息由連鎖公司負責人審核；3）技術(shù)相關(guān)

32、內(nèi)容由農(nóng)產(chǎn)品公司負責人審核；4）人事相關(guān)內(nèi)容由人力資源部負責人審核；5）報表報送前必須經(jīng)集團總經(jīng)理審核簽字同意，并蓋章后方可報送。3.4管理制度（1）辦公行為規(guī)范（2）會議管理制度（3）接待管理規(guī)定（4）公文處理規(guī)定（5）辦公用品管理辦法（6）電腦管理制度（7）網(wǎng)站管理制度（8）電話費管理制度（9）檔案管理制度（10）6S管理制度（11）宣傳工作管理辦法（12）車輛管理制度（13）公司水、電、氣能源管理制度（14）保安管理規(guī)定（15）員工食堂管理辦法（16）員工宿舍澡堂環(huán)衛(wèi)管理辦法重慶德莊實業(yè)（集團）有限公司管 理 制 度文件號DZ/QG-01-02會 議 管 理 制 度第1次修改擬制行政部審

33、核批準1.目的：為確保集團公司各類會議按時、規(guī)范、高效地進行，嚴肅會議紀律，保障會議質(zhì)量。2.范圍：適用于集團公司各類會議3.職責：行政部負責制定并實施，集團公司各部門、各分公司遵照執(zhí)行。4.工作程序4.1會議組織4.1.1集團公司級會議：由集團總經(jīng)理召集或集團總經(jīng)理委托其他集團領導召集、集團全體員工參加或集團公司各部門、各分公司負責人以上人員參加的會議，由行政部負責會務組織；4.1.2分公司級會議：由分公司總經(jīng)理召集、分公司全體員工或所屬部門參加的會議，由所屬公司負責會務組織；4.1.3工作協(xié)調(diào)會：由相關(guān)部門或分公司協(xié)商工作而召開的會議，由分管領導召集或相關(guān)部門（公司）召集，由會議召集單位負

34、責會務組織；4.1.4外事會議：各級政府職能部門前來檢查工作，友好單位前來考察或洽談業(yè)務而召開的會議，其會務組織分為：集團公司外事會議由行政部負責，或由行政部協(xié)助對口部門或分公司負責；分公司外事會議由所屬公司負責。4.2例會安排4.2.1集團總經(jīng)理辦公例會：由集團公司行政部負責召集，集團總經(jīng)理主持會議，每月召開一次，時間為每月最后一周周五下午2點，參會人員為集團公司/各分公司總（副總）經(jīng)理及總經(jīng)理助理以上管理人員，會議內(nèi)容為匯報上月工作完成情況，提交下月工作計劃，商議相關(guān)工作事宜、工作安排等；4.2.2集團公司各部門/分公司辦公例會：由集團公司各部門/分公司自行組織、安排，每周召開一次，由部門

35、/分公司負責人主持，參加人員為部門/分公司內(nèi)部管理人員，會議內(nèi)容是傳達上級指令，落實檢查上周工作，布置本周工作任務等，作好會議記錄以備查看。4.3變更情況4.3.1會議如遇節(jié)假日或重大事務相沖突，則順延或另行通知；4.3.2會議如需變更（如增加、延期、合并、擴大出席對象等），由會議主持者確定后發(fā)出變更通知。4.4會議準備會議組織單位應根據(jù)會議主持人的安排作好以下準備工作：4.4.1 為避免會期沖突，分公司或部門如需要邀請集團領導參加會議或使用集團辦公樓會議室，應提前以會議備案表的形式報行政部備查，會議室安排先后順序以報至行政部的會議備案表先后時間為準；4.4.2擬定會議議程，落實主持人和會議記

36、錄人；4.4.3準備及發(fā)放會議材料；4.4.4落實會場，安排座位；4.4.5備好茶水、獎品、紀念品、簽到表等；4.4.6通知與會者。4.5會議座次安排4.5.1辦公例會按工作匯報順序擺放座次牌，與會人員須按座次牌就座；4.5.2其他類型會議確認集團最高管理者和嘉賓位置，其余可根據(jù)議程安排或行政級別安排就座。4.6會議紀律4.6.1會議參加人員，無特殊原因不能請假、遲到、早退。如確需請假應提前征得會議召集者的同意；4.6.2與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動，關(guān)閉通訊工具（或開到振動處），未征得會議召集者的同意，不得擅自離開；4.6.3與會人員應在會前根據(jù)會議議題認真作好準備，會議決定的

37、事項應按期完成；4.6.4因故缺席會議者，事后及時、主動查閱和抄錄會議記錄，全面了解會議精神；4.6.5嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內(nèi)容；4.6.6會議記錄人員會后應根據(jù)會議紀要內(nèi)容和要求，定時追蹤會議相關(guān)決議，并將反饋信息及時上傳至集團總經(jīng)理處；4.6.7會議紀要屬集團內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準不得外傳。4.7集團辦公樓三樓會議室的使用管理4.7.1行政部負責集團辦公樓三樓會議室的使用管理；4.7.2集團所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室；4.7.3集團各部門、分公司需使用會議室，應以會議備案表的形式提前一天通

38、知行政部，并由行政部進行統(tǒng)籌安排。會場的布置和所需物品的準備由各部門完成，行政部配合；4.7.4任何人不得隨意移動會議室桌椅等物品。如需外借，須在行政部辦理相關(guān)手續(xù)并及時歸還，若有損壞需照價賠償；4.7.5任何員工不得隨意使用或占有用于會議服務的物品；4.7.6愛護會議室的設施設備，節(jié)約用電，人走須關(guān)燈，關(guān)空調(diào)；4.7.7會議結(jié)束后使用者應及時整理會場，保持清潔，并到行政部辦理交接手續(xù)。5.激勵措施5.1 因故不能參加會議但未向會議召集者請假的，按曠工處理；5.2 遲到、早退者，每遲到或早退1分鐘，給予N元 /分鐘的負激勵，超過30分鐘視為曠工，其中N為參會人數(shù)；5.3會議紀律嚴格遵守，未按規(guī)

39、定執(zhí)行，違反4.6.2和4.6.6給予20元/次負激勵；會議期間在會場用通訊設備寫信息，給予20元/次的負激勵；會場電話鈴響給予50元/次的負激勵；會場接聽電話給予100元/次的負激勵；會場電話鈴響且接聽給予150元/次的負激勵；5.4會議召開前，會議召集部門、分公司應做好相關(guān)會議準備工作（4.4-4.5），同時參會人員需嚴格遵守會議紀律，不得散漫對待、忽視會議精神，如由此導致會議無法正常進行的將給予通報批評處理；5.5會議室及相關(guān)會議設施管理由集團行政部負責，各部門、分公司如未按照相關(guān)會議室使用管理規(guī)定違反上述4.7款，將給予會議召集部門、分公司或相關(guān)責任人50元/次的負激勵；5.6 各部門

40、或分公司例會會議記錄經(jīng)檢查缺失者,給予相關(guān)部門或分公司負責人50元/次的負激勵；5.7 集團辦公例會會議記錄不完整者，給予重抄10遍會議記錄的處罰；5.8 私自泄露會議內(nèi)容，造成不良影響或經(jīng)濟損失者，經(jīng)查證核實后，視情節(jié)輕重,給予100元以上負激勵；5.9 以上條款監(jiān)督執(zhí)行由會議召集部門負責人予以實施，負激勵依據(jù)由人力資源部存檔。6.相關(guān)記錄6.1會議簽到表6.2會議備案表 重慶德莊實業(yè)（集團）有限公司會議簽到表DZ/ QJ0101會議主題： 會議日期： 姓 名與會時間職 務所屬部門備 注會議備案表會議召集部門負責人簽字會議主題會議時間會議地點擬邀請領導及部門：行政部接收人簽字時 間重慶德莊實

41、業(yè)（集團）有限公司管 理 制 度文件號DZ/QG-01-03接待管理規(guī)定第 0 次修改擬制行政部審核批準1.目的：為規(guī)范集團公司接待工作，嚴格控制招待費支出，特制定本辦法。2.適用范圍：集團各部、各分公司3.職責：行政部負責對到集團本部來訪客人的接待工作；各部門各公司負責對口部門的接待工作；各業(yè)務經(jīng)辦人負責接待費的申報；各部門領導負責對接待費的范圍、標準的初審；集團總裁、總經(jīng)理及各分公司總經(jīng)理簽署審批意見；財務審計部負責對每月接待費的使用情況進行通報。4.接待原則4.1誠懇熱情，講究禮儀；細致周到，按章辦事；儉省節(jié)約，避免浪費；內(nèi)外有別，保守秘密。5.接待分類A：來司考察的上級領導、兄弟單位同

42、行、重要業(yè)務往來人員等；B：區(qū)市級職能部門及業(yè)務往來人員（如工商、稅務、商委、旅游局、質(zhì)監(jiān)局、環(huán)保局、衛(wèi)生局、防疫等，連鎖公司加盟商、銷售部經(jīng)銷商）；C：供貨商、洽談業(yè)務、維修設備、應聘人員等一般性人員。6.接待程序6.1 A類人員的接待程序6.1.1到集團總部來訪的接待工作為集團行政部歸口管理；到各分公司來訪的接待工作則由各公司綜合辦接待；6.1.2由集團或公司領導陪同，接待部門負責布置會場并安排接待，準備茶水、禮品、條幅等；6.1.3集團或公司領導親自前往迎接；6.1.4如到集團本部來訪，需到生產(chǎn)區(qū)參觀時，則由行政部協(xié)調(diào)農(nóng)產(chǎn)品公司綜合部落實接待員負責引導、解說，集團領導陪同。6.2.B-C

43、類人員來訪接待程序6.2.1 B-C類人員的歸口管理部門為對口部門（或公司）。對B類人員，如需要集團領導作陪或接見，應提前與集團行政部銜接。7.招待費用餐標準7.1各部門、分公司接待宴請客人時，應根據(jù)宴請對象的不同，分為工作餐、直營店自助用餐、宴會宴請三個標準；7.1.1工作餐標準：指來訪人員到職工食堂按職工工作餐標準就餐。不安排陪同人員，不安排酒水，用于接待C類人員的接待；7.1.2直營店自助餐標準：指接待到各直營店用餐。配額人數(shù)在2-3位，原則上只由部門負責人、業(yè)務經(jīng)辦人及駕駛員陪同，按集團公司自助餐標準用餐，此用餐標準不含煙，酒水只包括“德莊酒”及“啤酒”。用于接待區(qū)級B類職能部門人員；

44、7.1.3宴請用餐標準：指到各直營店用餐。陪同人員由集團總經(jīng)理以上職務人員指定，原則上需由集團分管領導及以上職務人員陪同，可酌情消費煙酒，人均費用可控制在50元以內(nèi)。用于接待A類人員市級B類職能部門人員或其他高端客戶。8.用餐審批程序8.1有經(jīng)營指標的部門/分公司的接待用餐審批權(quán)限均為其部門/分公司的負責人審批，用餐程序按照以下程序進行；8.2非經(jīng)營單位用餐：8.2.1按工作餐標準接待程序為：由經(jīng)辦人填寫客人就餐申請單，報各部、分公司負責人審批同意，憑該申請單到食堂用餐；8.2.2按自助餐標準接待程序為：由承辦部門逐項填寫客人就餐申請單，經(jīng)部門負責人審核，集團分管領導審批后到財務審計部換取客餐

45、結(jié)帳單（加蓋財務公章）到定點接待直營店安排用餐；原則上必須“先審批、后招待”，如確因特殊原因，必須獲得集團分管領導或經(jīng)營單位的第一負責人的電話批準后，在次日內(nèi)補清審批手續(xù)；8.2.3宴請用餐標準接待程序：與自助餐標準相同，審批權(quán)限為集團總裁。9.接待工作管理9.1各工作人員應嚴格按照公司有關(guān)工作程序、規(guī)定辦事；各種形式的用餐接待均要一事一報，按程序?qū)徍撕炁?，原則上當日結(jié)算；9.2在接待交談中，注意不得泄露集團公司秘密；9.3財務審計部每月末將各部、各公司的招待費用進行清理、定期公布，內(nèi)容包括用餐支出總額，接待來賓的批次和人數(shù)等，以接受員工的評議和監(jiān)督；9.4集團人力資源部要定期或不定期地督查公

46、務接待費支出是否規(guī)范。對督查中發(fā)現(xiàn)超標準費用，一律由責任人承擔。對擅自在外地就餐以及未經(jīng)審批私自安排的宴請，由經(jīng)辦人承擔一切招待費用。10.相關(guān)文件或表格10.1客人就餐申請單10.2客餐結(jié)帳單重慶德莊實業(yè)（集團）有限公司管 理 制 度文件號DZ/QG-01-04公文處理規(guī)定第 0 次修改擬制行政部審核批準1.目的：保證公文處理規(guī)范化、制度化和科學化，提高公文處理的效率及質(zhì)量。2.范圍：集團公司公文處理，各分公司參照執(zhí)行。3.職責：行政部是集團公司公文處理的管理機構(gòu)，負責集團公司對內(nèi)、對外文件的制定及發(fā)送，負責集團公司外來文件的處理工作。4.工作程序4.1 要求4.1.1 公文處理必須做到規(guī)范

47、、及時、安全。集團公司公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔；4.1.2 公文管理必須嚴格遵照保密的原則。4.2 公文的內(nèi)涵及格式4.2.1 本辦法所指的公文是指集團公司及所屬部門、分支機構(gòu)在企業(yè)管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，目的是：傳達、貫徹、執(zhí)行上級和主管部門的指示，發(fā)布規(guī)章制度，實施行政管理措施，請示和答復問題，報告情況和交流經(jīng)驗，協(xié)調(diào)內(nèi)部和對外交往，集團公司行使行政職能的重要手段和依據(jù)。4.3主要公文形式及其格式4.3.1集團公司下行公文主要有三種形式：紅頭文件、一般事務性通知、會議紀要；4.3.1.1 紅頭文件分為“重慶德莊實業(yè)（集團）有限公司董事會

48、文件”及“重慶德莊實業(yè)（集團）有限公司文件”兩種版頭。前者用于集團董事會職權(quán)范圍內(nèi)發(fā)布的文件，后者用于以集團公司名義發(fā)布的各項文件；4.3.1.2 一般事務性通知用于需周知、規(guī)范的一般事項及會議、活動通知；4.3.1.3 會議紀要用于記錄、整理集團公司各種會議形成的各種議決事項，并及時發(fā)放相關(guān)部門執(zhí)行或解決。4.3.2 一般事務性通知編流水號，由標題、主送機關(guān)（單位）、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期、單位印章組成；4.3.3 會議紀要編流水號，由標題、會議日期、正文、發(fā)文單位、成文日期、單位印章、主題詞、發(fā)放范圍、抄報領導、印制版記組成；4.3.4 紅頭文件格式(見附件)一般由發(fā)文機關(guān)標識（版

49、頭）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)（單位）、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期、單位印章、主題詞、抄送單位、印制版記等組成；4.3.5集團公司文件文字排版按以下格式進行；4.3.5.1集團公司紅頭文件：標題二號宋體加粗、正文四號宋體，單倍行距，頁邊距左右2.8cm、上下2.5cm；內(nèi)容層次為：“一、”、“（二）”、“1.”、“（1）”。4.3.5.2管理性文件：采用統(tǒng)一表頭，表頭內(nèi)除文件名稱為三號黑體外，其余用四號宋體、正文用四號宋體、24磅行距、左訂口頁邊距2.5cm，其余各邊為2cm。內(nèi)容層次為阿拉伯數(shù)字（層次較多可用A、B、C）；4.3.5.3此外其他文件一律按如下格式：標題小二號宋體，

50、正文小四號宋體， 19磅固定值行間距、四邊頁邊距均為cm。4.4 行文規(guī)則4.4.1集團內(nèi)各部門和分公司的行文關(guān)系應根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越權(quán)行文；4.4.2 凡涉及其他平級部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，未經(jīng)協(xié)商一致，一律不得各自向下發(fā)文；4.4.3 一般不得越級請示。如因特殊情況必須越級行文時，應抄送越過的直接上級部門。請示公文只報送一個主管機關(guān)或部門，不得多頭請示，要做到一文一事。4.5 公文處理4.5.1 公文處理包括發(fā)文、收文辦理和立卷歸檔；4.5.2 發(fā)文包括從文件的草擬到文件辦理結(jié)束前的全過程，可分為制文、發(fā)文、辦文三個部分。收文辦理指從接收文件開始到文件辦理結(jié)束的全過程，可

51、分為收文和辦文兩個部分。4.6 收文及辦文4.6.1 簽收及拆封：簽收或拆封均由集團行政部負責；4.6.2 登記：對拆封或簽收后的文件按其接收時間順序編流水號，并在收文登記簿上登記；4.6.3 擬辦、分送：行政部初審后，填寫文件處理單置于準備報請批示的文件夾，報集團領導或相關(guān)部門審閱；4.6.4 批辦：集團領導或相關(guān)部門簽署辦理意見（簽署明確意見及姓名、日期）；4.6.5 交辦、承辦：根據(jù)領導批示交相關(guān)部門辦理。相關(guān)部門根據(jù)集團領導批示在限定時間內(nèi)辦理落實；4.6.6 催辦：提醒有關(guān)領導和督促相關(guān)部門加快辦文速度，提高辦事效率。特急公文應按時限辦理，一般公文不得超過三天；4.6.7 辦復：將集團領導批辦公文結(jié)果，回復發(fā)文單位。4.7 制文4.7.1 擬稿：行政部或相關(guān)部門撰寫、起草文稿；4.7.2 核稿：行政部對草擬稿內(nèi)容及格式進行審核，編發(fā)統(tǒng)一文號，并附上發(fā)文呈批單，呈送領導批示。4.7.3 簽發(fā)4.7.3.1 董事會文件由集團董事長簽發(fā)；