最新辦公室行政文員崗位操作手冊資料

1、辦公室人事行政主管崗位操作手冊一、崗位概述人事行政主管直屬部門：總經(jīng)辦直接上級：總經(jīng)理助理適用范圍：辦公室二、崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)一般性文件起草、資料撰寫等文書工作。2、負(fù)責(zé)各部門相關(guān)行政文書資料的匯總。3、負(fù)責(zé)辦公室衛(wèi)生管理等相關(guān)工作。4、負(fù)責(zé)協(xié)助組織和安排管理層會(huì)議，提供會(huì)議紀(jì)錄與整理。5、負(fù)責(zé)日常水果采購、生日員工聚餐、福利發(fā)放等相關(guān)事宜。6、負(fù)責(zé)公司季度活動(dòng)策劃及實(shí)施安排工作。7、負(fù)責(zé)公司各部門考勤制作及審核工作。&負(fù)責(zé)辦公室辦公用品采購、資料柜資料補(bǔ)充、加油卡管理。9、負(fù)責(zé)銷售部人員名片印刷工作。10、負(fù)責(zé)辦公室報(bào)刊雜志的訂閱、快遞收發(fā)、固話繳費(fèi)的工作11、負(fù)責(zé)公司人員招聘、入職

2、培訓(xùn)、勞動(dòng)合同簽訂等工作。12、完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的其它臨時(shí)性工作。三、主要工作1、文件起草、資料撰寫等文書及建檔工作。2、相關(guān)會(huì)議通知、籌備、協(xié)助以及部分會(huì)議紀(jì)要工作。3、辦公用品、飲用水、報(bào)刊雜志、名片等物資的管理工作4、一般性外聯(lián)事務(wù)工作，如移動(dòng)公司、社區(qū)、物業(yè)、勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)等等。5、公司員工的考勤工作。6、完成每月績效考核等相關(guān)事宜。7、完成新員工招聘、入職、培訓(xùn)、簽訂勞動(dòng)合同等相關(guān)事宜。&完成員工檔案的建立、更新、補(bǔ)充、存檔等相關(guān)事宜。四、輔助工作1、協(xié)助銷售部完成出差費(fèi)用的報(bào)銷等工作。2、協(xié)助財(cái)務(wù)部完成銀行對賬單及回執(zhí)單的領(lǐng)取。3、協(xié)助庫房完成產(chǎn)品資料的盤點(diǎn)、申請以及登記。4、協(xié)助嘉

3、恩特公司完成一些文員工作。五、工作細(xì)則1、每日工作時(shí)間基本工作內(nèi)容10 : 00-10:30打卡、協(xié)助/監(jiān)督值日生完成衛(wèi)生打掃10:30-11:30查看自己的周工作計(jì)劃，合理安排時(shí)間并完成簡單工作11:30-12:00瀏覽招聘網(wǎng)，發(fā)送面試邀請函、打電話簡單面試12:00-13:30日常工作13:30-14:30午休用餐時(shí)間，順便按計(jì)劃采購水果14:30-18:30日常工作18:30-19:00一天的工作總結(jié)及偏差原因分析19:00-19:10簡單整理辦公室，管好門窗、電源，打卡下班2、每周工作：(1) 每天督促值日生打掃衛(wèi)生，衛(wèi)生情況偶爾抽查，不合格者處罰。(2) 瀏覽招聘網(wǎng)站查看簡歷，對否和

4、公司條件者主動(dòng)打電話了解具體情況并發(fā)送面試邀請函。(3) 接待外來客戶以及應(yīng)聘者。(4) 報(bào)刊雜物、快遞收發(fā)。銷售部報(bào)銷票據(jù)的審核。(6)辦公室資料柜資料的整理及補(bǔ)充。(7 )每天考勤的登記，銷售部如果做不到每天登記，至少每周要做一次考勤核對，保證其真實(shí)性。(8) 做好新員工入職辦理、培訓(xùn)、電子檔案錄入等相關(guān)信息。(9) 每周客戶短信的群發(fā)。3、每月工作：(1) 匯總、編制公司各部門考勤；審核嘉恩特公司考勤。(2) 當(dāng)月生日員工福利發(fā)放以及會(huì)餐安排。(3) 加油卡油費(fèi)充值以及增值稅發(fā)票的開取。(4) 查看員工登記表，對于離職、新進(jìn)員工信息及時(shí)增減更新，合同到期員工，及時(shí)續(xù)簽合同(5) 每個(gè)季度

5、組織一次衛(wèi)生大掃除。4、每年工作：(1) 參加公司一年一度公益活動(dòng)，植樹節(jié)。(2) 參加公司年度工作總結(jié)大會(huì)。(3) 訂閱公司所需的報(bào)刊雜志。(4) 填寫父親節(jié)、母親節(jié)祝福賀卡以及禮品的郵寄。(5) 員工福利：春節(jié)往返車票報(bào)銷及審核。六、行政文員崗位工作流程一、行政部門工作1、辦公室日常工作管理：2、員工考勤 督促并監(jiān)督員工準(zhǔn)點(diǎn)打卡。 與銷售部組長主動(dòng)核對前一日銷售部人員外出考勤。 每月2號前將電子版考勤導(dǎo)出分發(fā)至考勤員處做考勤，5號之前需定稿，部門領(lǐng)導(dǎo)需簽字交由行政部審核。8號之前行政部審核完畢交由總經(jīng)理處簽字。3、值日衛(wèi)生管理： 制定出衛(wèi)生執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。 制定出值日排班表，當(dāng)天值日生需按照衛(wèi)生

6、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，由行政部監(jiān)督，不合格者給與 處罰。4、辦公用品米購 各部門所需物品需要書面打申請，由部門直接領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部，行政部根據(jù)上交的采購單進(jìn)行采購，口頭通知采購無效。 物品申請單需備注申請物品的數(shù)量、尺寸、大小、品牌等詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。 采購時(shí)間為固定每月最后一周周五下午統(tǒng)一外出一次采購物品，包括辦公用品、日用品等。 小件物品由行政部保管，大件物品直接入庫，由庫房盤點(diǎn)并簽字。5、員工福利管理： 水果米購：每周一三五米購。水果品種以當(dāng)季水果為主。 生日員工禮品：當(dāng)月生日員工福利由行政部月初統(tǒng)一從財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，發(fā)放以不超過員工生 日為期限，需在行政部簽字方可領(lǐng)取。 生日員工聚餐：當(dāng)月生日員工人數(shù)

7、接近10人左右則組織一次聚餐，如人數(shù)太少，則累計(jì)至 次月一起。具體時(shí)間根據(jù)工作情況以及當(dāng)月生日員工及領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間確定。6、飲用水管理： 每年年初，由行政部統(tǒng)一采購一年水票，目前用量50桶/年，12元/桶。訂水電話（可開普票） 公司飲水機(jī)兩臺(tái)，水桶有6個(gè)，固定一個(gè)水桶放在衛(wèi)生間儲(chǔ)水以備停水之需，當(dāng)只剩一桶 飲用水時(shí)則有行政部負(fù)責(zé)打電話叫水，保證辦公室正常飲水。7、報(bào)刊雜志管理： 報(bào)刊、雜志到期后，提前告知總經(jīng)辦詢問是否續(xù)訂。 按日、按期接收各類報(bào)刊雜志。發(fā)生未收到所訂閱報(bào)刊雜志情形的，當(dāng)天上午即與訂閱單位（媒體/郵局）聯(lián)系，反映情況，并作善后處理。 每天上午10:30將各類

8、報(bào)刊雜志統(tǒng)一集中收集到辦公室，并按各部門訂閱的報(bào)刊雜志歸類、 整理。&名片印刷： 名片的印刷統(tǒng)一由上海廣福廣告公司統(tǒng)一印刷，QQ : 782508818 ; TEL : 13122985000021-59536334 需印刷名片人員需提前半個(gè)月填寫名片申請單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字然后交由行政部。 QQ聯(lián)系廣告公司，提供名片印制人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)量、印刷質(zhì)量以及郵寄方式。 名片審核簽收。若發(fā)現(xiàn)名片有錯(cuò)誤或質(zhì)量達(dá)不到協(xié)議要求等問題的，則行政部須責(zé)成名片 印制公司重新印制名片、 按次或定期(如每季度結(jié)算一次)據(jù)實(shí)與名片印制公司結(jié)算名片印制費(fèi)用，由行政部核對準(zhǔn) 確無誤后填寫費(fèi)用申請，由部門領(lǐng)導(dǎo)

9、審批簽字，然后交財(cái)務(wù)部打款。9、文書工作(1) 會(huì)議紀(jì)要工作： 參加辦公例會(huì)等會(huì)議，做好現(xiàn)場記錄，在會(huì)議當(dāng)天或次日完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫。 會(huì)議紀(jì)要初稿先報(bào)總經(jīng)理助理處審閱、修改。 定稿后的會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員QQ郵箱。文書、通知： 做好國家節(jié)假日放假通知安排； 辦公室一般性文件的起草工作(獎(jiǎng)罰通知)，按照領(lǐng)導(dǎo)授意草擬； 文件起草后，報(bào)總經(jīng)理助理處審閱、修改。定稿后由行政文員發(fā)文。 發(fā)文文件需在辦公區(qū)公示欄公告。10、會(huì)務(wù)工作(1) 參加會(huì)議： 必須參加的會(huì)議：辦公室會(huì)議、年終總結(jié)大會(huì) 代銷售文員參加的會(huì)議：在銷售文員不便時(shí)，代其參加銷售業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)，并做好會(huì)議記錄，撰寫、上

10、報(bào)會(huì)議紀(jì)要。(2) 會(huì)議籌備、協(xié)助：會(huì)議通知:將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、需參會(huì)人員信息以微信形式群發(fā)。會(huì)務(wù)籌備：會(huì)務(wù)場所現(xiàn)場準(zhǔn)備，有關(guān)會(huì)議資料的提前準(zhǔn)備，會(huì)議所需物品(如投影儀、投影筆、 電腦、白板筆、水果等)的落實(shí)，會(huì)議簽到薄的準(zhǔn)備，等等。11、外聯(lián)工作(1) 來訪、考察等的接待： 禮貌接待，第一時(shí)間做好茶水服務(wù)。 按領(lǐng)導(dǎo)要求準(zhǔn)備相關(guān)資料及禮品。 特殊來訪客戶提前準(zhǔn)備水果。(2) 移動(dòng)/電信業(yè)務(wù)辦理(3) 社區(qū)/物業(yè)相關(guān)事宜的辦理(4) 勞動(dòng)仲裁相關(guān)事宜辦理七、崗位任職資格標(biāo)準(zhǔn)行政人事主管崗位級別可分為三個(gè)等級，A、B、C人事行政主管(C級)任職資格標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)公司知識(shí)1級 產(chǎn)品知識(shí)1級 管理知識(shí)

11、1級 法律知識(shí)1級 專業(yè)知識(shí)2級技能/能力人際交往1級溝通能力1級招聘能力2級培訓(xùn)能力2級計(jì)劃執(zhí)行能力1級職業(yè)素養(yǎng)客戶意識(shí)、誠實(shí)守信、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作、進(jìn)取心、事業(yè)心人事行政主管（B級）任職資格標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)技能/能力公司知識(shí)1級人際交往2級產(chǎn)品知識(shí)1級溝通能力2級管理知識(shí)1級招聘能力3級法律知識(shí)1級培訓(xùn)能力2級專業(yè)知識(shí)2級計(jì)劃執(zhí)行能力2級職業(yè)素養(yǎng)客戶意識(shí)、誠實(shí)守信、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作、進(jìn)取心、事業(yè)心人事行政主管（A級）任職資格標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)技能/能力公司知識(shí)2級人際交往3級產(chǎn)品知識(shí)1級溝通能力3級管理知識(shí)2級招聘能力4級法律知識(shí)2級培訓(xùn)能力3級專業(yè)知識(shí)3級計(jì)劃執(zhí)行能力3級職業(yè)素養(yǎng)客戶意識(shí)、誠實(shí)守信、責(zé)任心

12、、團(tuán)隊(duì)合作、進(jìn)取心、事業(yè)心、職業(yè)素養(yǎng)定義表素質(zhì)名稱定義客戶意識(shí)指個(gè)人關(guān)注內(nèi)部客戶不斷變化的需求，歇盡全力幫助和服務(wù)客戶，為客戶創(chuàng)造 價(jià)值的意愿和態(tài)度誠信守信以誠待人、實(shí)事求是、信守諾言、既是做事的原則，更是做人的原則責(zé)任心指人們在日常工作、生活中通過承擔(dān)對他人、對企業(yè)、對社會(huì)、對自己的責(zé)任 多形成的意識(shí)團(tuán)隊(duì)合作與團(tuán)隊(duì)才成員相互配合、相互支持，共冋實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)進(jìn)取心樹立更高的工作目標(biāo)，不懈追求發(fā)展事業(yè)心以企業(yè)為家，不斷經(jīng)營、管理、力求發(fā)展與成長二、知識(shí)分級定義表知識(shí)類型知識(shí)定義級別范圍公司 知識(shí)包括行業(yè)知識(shí)、公司文化（發(fā)展歷史、價(jià)值觀等）組 織結(jié)構(gòu)、基本規(guī)章制度和業(yè) 務(wù)流程等1級了解員工手冊與職

13、位相關(guān)內(nèi)容，了解公司發(fā)展史，熟悉與 本崗位有關(guān)的管理制度、流程2級了解行業(yè)狀況，熟悉公司的歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展方向以 及相關(guān)管理制度、整體運(yùn)作流程，了解公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃 以及戰(zhàn)略步驟3級洞悉行業(yè)狀況重大變化與趨勢，能基于公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃 步驟對公司運(yùn)作流程與制度提岀系統(tǒng)、科學(xué)的建設(shè)方案， 以支持、保證戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品 知識(shí)包括產(chǎn)品的名稱、性能與 特點(diǎn)、主要優(yōu)點(diǎn)、銷售狀 況、與其他公司產(chǎn)品相比 的優(yōu)劣勢、價(jià)格優(yōu)點(diǎn)等1級了解公司產(chǎn)品的名稱、主要特點(diǎn)、能向客戶介紹與自己工 作現(xiàn)相關(guān)的幾個(gè)產(chǎn)品的詳細(xì)資料，并能回答客戶對該產(chǎn)品 的詢問2級全面掌握公司所有產(chǎn)品的詳細(xì)資料（名稱、性能與特點(diǎn)、 主要優(yōu)點(diǎn)、銷

14、售狀況、與其他公司產(chǎn)品相比的優(yōu)略勢、價(jià)格特點(diǎn)），并能解答客戶對有關(guān)產(chǎn)品的詢問3級精通公司所有產(chǎn)品詳細(xì)資料，并能對未來產(chǎn)品的規(guī)劃與設(shè) 計(jì)提岀合理化建議管理知識(shí)包括管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、人 力資源管理、戰(zhàn)略管理等1級初步了解管理學(xué)原理及企業(yè)經(jīng)營管理知識(shí)，工作中能夠理 解企業(yè)的一些人事政策、管理措施2級掌握管理學(xué)、人力資源管理、組織行為等相關(guān)管理知識(shí)， 能夠進(jìn)行下屬員工工作分配、落實(shí)工作計(jì)劃、對工作結(jié)果 進(jìn)行考核評價(jià)3級在經(jīng)營管理、戰(zhàn)略管理、管理心理學(xué)等方面具備一定，精 通管理學(xué)，企業(yè)管理相關(guān)學(xué)科知識(shí)，并能夠運(yùn)用于實(shí)踐， 為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營管理服務(wù)法律 知識(shí)包括公司法、稅法、經(jīng)濟(jì) 學(xué)、證券法及國家頒布的 有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的規(guī)定，列 如會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、企業(yè)財(cái)務(wù)通 則等1級了解與工作相關(guān)的各項(xiàng)法律、法規(guī)、是自己的工作合法、 合規(guī)、避免岀現(xiàn)原則性錯(cuò)誤2級掌握工作相關(guān)法律知識(shí)，了解其他法律知識(shí)，并能夠運(yùn)用 于工作之中，確保企業(yè)的經(jīng)營在合法的條件下運(yùn)行3級精通于公司運(yùn)營、財(cái)務(wù)工作相關(guān)的全部法律知識(shí)，并能夠 靈活運(yùn)用，在不違反法律、法規(guī)的情況下可進(jìn)行稅務(wù)籌劃、 投融資等，控制經(jīng)營成本，提高資金