教學(xué)培訓(xùn)PPT檔案登記與統(tǒng)計技能訓(xùn)練

1、檔案管理技能訓(xùn)練 全國高職高專規(guī)劃教材 第4章檔案登記與統(tǒng)計技能訓(xùn)練 第第4章檔案登記與統(tǒng)計技能訓(xùn)練章檔案登記與統(tǒng)計技能訓(xùn)練 學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo)學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo) l通過多個檔案基礎(chǔ)登記表格的填寫，提高學(xué)生檔案登記工通過多個檔案基礎(chǔ)登記表格的填寫，提高學(xué)生檔案登記工 作能力。作能力。 l通過幾個重要統(tǒng)計表格的編制，提高學(xué)生編制三大類型檔通過幾個重要統(tǒng)計表格的編制，提高學(xué)生編制三大類型檔 案統(tǒng)計表的能力。案統(tǒng)計表的能力。 l在掌握檔案登記與統(tǒng)計技能的基礎(chǔ)上，進一步提高學(xué)生分在掌握檔案登記與統(tǒng)計技能的基礎(chǔ)上，進一步提高學(xué)生分 析檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)、撰寫檔案數(shù)據(jù)分析報告的能力。析檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)、撰寫檔案數(shù)據(jù)分析報告

2、的能力。 內(nèi)容概述內(nèi)容概述 l擋案登記與統(tǒng)計工作是為各級黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)擋案登記與統(tǒng)計工作是為各級黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 的重要手段，同時也反映著檔案工作部門管理水平、服務(wù)的重要手段，同時也反映著檔案工作部門管理水平、服務(wù) 水平。檔案登記與統(tǒng)計工作應(yīng)保證檔案和檔案工作原始數(shù)水平。檔案登記與統(tǒng)計工作應(yīng)保證檔案和檔案工作原始數(shù) 據(jù)的真實性，統(tǒng)計源頭資料的完整性，統(tǒng)計資料的連續(xù)性。據(jù)的真實性，統(tǒng)計源頭資料的完整性，統(tǒng)計資料的連續(xù)性。 本章重點訓(xùn)練基礎(chǔ)登記表的填寫和重要統(tǒng)計表格的編制技本章重點訓(xùn)練基礎(chǔ)登記表的填寫和重要統(tǒng)計表格的編制技 能。能。 第第4章檔案登記與統(tǒng)計技能訓(xùn)練章檔案登記與統(tǒng)計

3、技能訓(xùn)練 4.1 了解檔案登記與統(tǒng)記了解檔案登記與統(tǒng)記 4.2做好檔案登記工作做好檔案登記工作 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 4.1了解檔案登記與統(tǒng)計了解檔案登記與統(tǒng)計 l4.1.1 登記與統(tǒng)計登記與統(tǒng)計 登記：登記：檔案管理中所出現(xiàn)的重要事實、行為和數(shù)據(jù)進行記檔案管理中所出現(xiàn)的重要事實、行為和數(shù)據(jù)進行記 錄。分檔案狀況和檔案工作狀況登記。錄。分檔案狀況和檔案工作狀況登記。 統(tǒng)計：統(tǒng)計：以表冊、數(shù)字形式，對檔案和檔案工作發(fā)展情況進以表冊、數(shù)字形式，對檔案和檔案工作發(fā)展情況進 行統(tǒng)計調(diào)查、分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)監(jiān)督。行統(tǒng)計調(diào)查、分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)監(jiān)督。 實體統(tǒng)計：實體統(tǒng)計：

4、檔案館檔案總量、不同種類、不同保管期限、檔案館檔案總量、不同種類、不同保管期限、 不同整理狀況等統(tǒng)計，以及收藏資料的數(shù)量情況。不同整理狀況等統(tǒng)計，以及收藏資料的數(shù)量情況。 檔案事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計：檔案事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計：各個環(huán)節(jié)工作狀況統(tǒng)計，檔案經(jīng)費及各個環(huán)節(jié)工作狀況統(tǒng)計，檔案經(jīng)費及 機構(gòu)建設(shè)數(shù)量狀況，工作人員基本情況統(tǒng)計等。機構(gòu)建設(shè)數(shù)量狀況，工作人員基本情況統(tǒng)計等。 登記是統(tǒng)計的基礎(chǔ)，統(tǒng)計是登記的進一步發(fā)展。登記是統(tǒng)計的基礎(chǔ)，統(tǒng)計是登記的進一步發(fā)展。 4.1了解檔案登記與統(tǒng)計了解檔案登記與統(tǒng)計 l4.1.2 掌握檔案統(tǒng)計的要求掌握檔案統(tǒng)計的要求 準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性 及時性及時性 科學(xué)性科學(xué)性 法治性法治性 4

5、.2做好檔案登記工作做好檔案登記工作 l4.2.1登記檔案狀況登記檔案狀況 1全宗名冊全宗名冊 2全宗單全宗單 3 . 全宗登記表全宗登記表 4 . 全宗卡片全宗卡片 5. 檔案成分和數(shù)量變化情況報道表檔案成分和數(shù)量變化情況報道表 6. 案卷目錄登記簿案卷目錄登記簿 7. 總登記簿總登記簿 4.2做好檔案登記工作做好檔案登記工作 l4.2.2登記檔案工作狀況登記檔案工作狀況 1工作日志工作日志 2人員進出庫房登記表人員進出庫房登記表 3 . 檔案出入庫登記檔案出入庫登記 4 . 檔案清點、檢查登記檔案清點、檢查登記 5. 利用者登記卡利用者登記卡 6. 檔案借出登記簿檔案借出登記簿 7. 檔案

6、復(fù)制、摘抄登記檔案復(fù)制、摘抄登記 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l4.3.1檔案統(tǒng)計體系與類型檔案統(tǒng)計體系與類型 1. 檔案統(tǒng)計的體系四個層次檔案統(tǒng)計的體系四個層次 全國檔案工作基本情況統(tǒng)計。納入國家國民經(jīng)濟和社全國檔案工作基本情況統(tǒng)計。納入國家國民經(jīng)濟和社 會發(fā)展計劃的統(tǒng)計指標(biāo)，由國家檔案局組織進行，由國家會發(fā)展計劃的統(tǒng)計指標(biāo)，由國家檔案局組織進行，由國家 統(tǒng)計局指導(dǎo)與監(jiān)督。統(tǒng)計局指導(dǎo)與監(jiān)督。 專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計，由專業(yè)主管機關(guān)組織進專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計，由專業(yè)主管機關(guān)組織進 行。行。 地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基

7、本情況 統(tǒng)計。由地方檔案行政管理機關(guān)組織進行。統(tǒng)計。由地方檔案行政管理機關(guān)組織進行。 檔案館、檔案室（包括各種專門檔案室）檔案工作情檔案館、檔案室（包括各種專門檔案室）檔案工作情 況統(tǒng)計。由各檔案館、檔案室自己組織進行。況統(tǒng)計。由各檔案館、檔案室自己組織進行。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 2. 檔案統(tǒng)計的類型檔案統(tǒng)計的類型 l檔案構(gòu)成統(tǒng)計檔案構(gòu)成統(tǒng)計 l檔案利用統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計 l檔案工作人員情況統(tǒng)計檔案工作人員情況統(tǒng)計 l檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計 l檔案室建立情況統(tǒng)計檔案室建立情況統(tǒng)計 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l4.3.2 檔案統(tǒng)計指標(biāo)及選擇原則檔案統(tǒng)

8、計指標(biāo)及選擇原則 1.檔案統(tǒng)計指標(biāo)檔案統(tǒng)計指標(biāo) 絕對數(shù)絕對數(shù) 相對數(shù)相對數(shù) 平均數(shù)平均數(shù) 2.統(tǒng)計指標(biāo)的選擇原則統(tǒng)計指標(biāo)的選擇原則 客觀性客觀性 統(tǒng)一性統(tǒng)一性 穩(wěn)定性穩(wěn)定性 可比性可比性 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l4.3.3 編制統(tǒng)計報表編制統(tǒng)計報表 1. 統(tǒng)計表的構(gòu)成統(tǒng)計表的構(gòu)成 總標(biāo)題總標(biāo)題概括統(tǒng)計表中全部資料的內(nèi)概括統(tǒng)計表中全部資料的內(nèi) 容，是表的名稱。容，是表的名稱。 橫行標(biāo)題橫行標(biāo)題表示各組的名稱，它說明表示各組的名稱，它說明 統(tǒng)計表要說明的對象，是橫行的名稱。統(tǒng)計表要說明的對象，是橫行的名稱。 縱欄標(biāo)題縱欄標(biāo)題表示匯總項目即統(tǒng)計指標(biāo)表示匯總項目即統(tǒng)計指標(biāo) 的名稱。的

9、名稱。 數(shù)字資料數(shù)字資料是各組、各匯總項目的數(shù)是各組、各匯總項目的數(shù) 值值 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l2. 統(tǒng)計表的內(nèi)容統(tǒng)計表的內(nèi)容 主詞主詞是說明總體的，它可以是各個總是說明總體的，它可以是各個總 體單位的名稱、總體各個分組名稱。行式體單位的名稱、總體各個分組名稱。行式 上表現(xiàn)為橫行標(biāo)題。上表現(xiàn)為橫行標(biāo)題。 賓詞賓詞是說明總體的指標(biāo)名稱和數(shù)值的。是說明總體的指標(biāo)名稱和數(shù)值的。 形式上表現(xiàn)為縱欄標(biāo)題和指標(biāo)數(shù)值。形式上表現(xiàn)為縱欄標(biāo)題和指標(biāo)數(shù)值。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l3. 統(tǒng)計表的類型統(tǒng)計表的類型 按主詞的結(jié)構(gòu)，統(tǒng)計表可分為：按主詞的結(jié)構(gòu)，統(tǒng)計表可分為： 簡單

10、表：簡單表：主詞未經(jīng)任何分組的統(tǒng)計表。主詞未經(jīng)任何分組的統(tǒng)計表。 分組表：分組表：主詞只按一個標(biāo)志進行分組的統(tǒng)主詞只按一個標(biāo)志進行分組的統(tǒng) 計表。計表。 復(fù)合表：復(fù)合表：主詞按兩個或兩個以上標(biāo)志進行主詞按兩個或兩個以上標(biāo)志進行 分組的統(tǒng)計表。分組的統(tǒng)計表。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l4. 統(tǒng)計表的制作規(guī)則統(tǒng)計表的制作規(guī)則 統(tǒng)計表一般為橫長方形，上下兩端封閉且為粗線，左統(tǒng)計表一般為橫長方形，上下兩端封閉且為粗線，左 右兩端開口。右兩端開口。 統(tǒng)計表欄目多時要編號，一般主詞部分按甲、乙、丙；統(tǒng)計表欄目多時要編號，一般主詞部分按甲、乙、丙； 賓詞部分按賓詞部分按(1)(2)等次序編號

11、。等次序編號。 統(tǒng)計表總標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，符合表的內(nèi)容。統(tǒng)計表總標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，符合表的內(nèi)容。 主詞與賓詞位置可互換。各欄排列次序應(yīng)以時間先后、主詞與賓詞位置可互換。各欄排列次序應(yīng)以時間先后、 數(shù)量大小、空間位置等自然順序編排。數(shù)量大小、空間位置等自然順序編排。 計量單位一般寫在表的右上方或總欄標(biāo)題下方。計量單位一般寫在表的右上方或總欄標(biāo)題下方。 表內(nèi)資料需要說明解釋部分，寫在表的下方。表內(nèi)資料需要說明解釋部分，寫在表的下方。 填寫數(shù)字資料不留空格，即在空格處劃上斜線。填寫數(shù)字資料不留空格，即在空格處劃上斜線。 統(tǒng)計表經(jīng)審核后，制表人和填報單位應(yīng)簽名并蓋章，統(tǒng)計表經(jīng)審核后，制表人和填報單位應(yīng)簽名

12、并蓋章， 以示負責(zé)。以示負責(zé)。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l5.編制編制簡單表簡單表 簡單表即所反映的對象未經(jīng)任何分組。簡單表即所反映的對象未經(jīng)任何分組。 它只是單位的排列，具有一覽表的性質(zhì)。它只是單位的排列，具有一覽表的性質(zhì)。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l6. 編制編制分組表分組表 分組表即其主詞按照某一標(biāo)志進行分分組表即其主詞按照某一標(biāo)志進行分 組的檔案統(tǒng)計表。它可用來揭示擋案工作組的檔案統(tǒng)計表。它可用來揭示擋案工作 現(xiàn)象總體及其各組情況。現(xiàn)象總體及其各組情況。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l7.編制編制復(fù)合表復(fù)合表 即其主詞按兩個或兩個以上的標(biāo)志進

13、即其主詞按兩個或兩個以上的標(biāo)志進 行復(fù)合分組的檔案統(tǒng)計表。它可以用來對行復(fù)合分組的檔案統(tǒng)計表。它可以用來對 檔案工作現(xiàn)象進行比較復(fù)雜的分析、研究。檔案工作現(xiàn)象進行比較復(fù)雜的分析、研究。 4.3編制檔案統(tǒng)計報表編制檔案統(tǒng)計報表 l4.3.4 分析檔案統(tǒng)計資料分析檔案統(tǒng)計資料最后一個步驟最后一個步驟 對經(jīng)過整理的大量調(diào)查資料進行分析研究。對經(jīng)過整理的大量調(diào)查資料進行分析研究。 通過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，可以進一步掌握不通過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，可以進一步掌握不 同時期內(nèi)檔案工作業(yè)務(wù)活動所達到的水平以及發(fā)同時期內(nèi)檔案工作業(yè)務(wù)活動所達到的水平以及發(fā) 展變化的程度，發(fā)現(xiàn)和總結(jié)出帶有典型性的經(jīng)驗展變化的程度，發(fā)現(xiàn)和總結(jié)出帶有典型性的經(jīng)驗 教訓(xùn)，以便進一步提高檔案工作的管理水平。教訓(xùn)，以便進一步提高檔案工作的管理水平。 在統(tǒng)計分析中，可以采用的具體方法多種多樣，在統(tǒng)計分析中，可以采用的具體方法多種多樣， 如對比分析、相關(guān)分析、因果分析、靜態(tài)分析、如對比分析、相關(guān)分析、因果分析、靜態(tài)分析、 動態(tài)分析、專題分析、綜合分析、系統(tǒng)分析等。動態(tài)分析、專題分析、綜合分析、系統(tǒng)分析等。 a.a.案卷目錄 b.分類目錄