00381質(zhì)量管理體系資料集：成功簡(jiǎn)報(bào)手冊(cè)

1、成功簡(jiǎn)報(bào)手冊(cè) 天下人知識(shí)系列序做一位值得驕傲的天下人編輯部經(jīng)濟(jì)人、社會(huì)人、文化人 現(xiàn)代的進(jìn)步社會(huì)需要一個(gè)人在同一時(shí)空中，兼有經(jīng)濟(jì)人的理念、社會(huì)人的胸懷與文化人的氣質(zhì)。 經(jīng)濟(jì)人追求的是經(jīng)濟(jì)效率與自我負(fù)責(zé)。經(jīng)濟(jì)人有他財(cái)富的滿足，也有他精神的空虛。 社會(huì)人追求的是社會(huì)公平與福利分享。社會(huì)人有他四周的共鳴，也有他信念的落空。 文化人追求的是文化提升與精致生活。文化人有他心靈的飛揚(yáng)，也有他物質(zhì)的匱乏。企業(yè)人不是生意人 當(dāng)企業(yè)變成了專業(yè)，從事企業(yè)的人就要做企業(yè)人。企業(yè)人不是生意人，因此不模仿生意人的貪婪、短視、俗氣。企業(yè)人所人現(xiàn)的是有朝氣、有原則；肯學(xué)習(xí)、肯嘗試。他也許沒有很多的財(cái)富，但他一定有不少的智識(shí)

2、；他不懂得什么是商場(chǎng)上的花招，但他懂得什么是商業(yè)的道德他不會(huì)隨波逐流，但一定會(huì)力爭(zhēng)上游。 一位驕傲的企業(yè)人有他日積月累的專業(yè)知識(shí)、堅(jiān)定不渝的職業(yè)道德與拾級(jí)而上的專業(yè)理想。 在我們的字典中，企業(yè)人實(shí)在就是企業(yè)家的謙稱。這一稱謂，并不是因職位之高與薪水之就唾手可得。要使企業(yè)人的稱謂實(shí)至名歸，需要自己有計(jì)劃、有恒心的去贏取。耐心、雄心、良心 為什么在經(jīng)濟(jì)景氣中仍有廠商倒閉？為什么在經(jīng)濟(jì)蕭條中仍有企業(yè)成長(zhǎng)？個(gè)重要的答就是，這個(gè)企業(yè)是否具有專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德與事業(yè)理想的企業(yè)文化，這一企業(yè)主持人是否具有這三業(yè)的特質(zhì)。 要追求這三業(yè)是一條走不盡的路。他需要吸取日新月異的事業(yè)知識(shí)；他需要面對(duì)傳統(tǒng)與現(xiàn)代價(jià)值觀念

3、的沖突；他需要克服心理上的壓力；他需要拒絕不合法賺錢的誘惑；他需要突破事業(yè)上的挫折：他更需要不斷的自我鞭策。 一位有責(zé)任心的企業(yè)人有他的企業(yè)耐心、企業(yè)雄心與企業(yè)良心。天下人知識(shí)系列 把經(jīng)濟(jì)人、社會(huì)人、文化人與企業(yè)人的理念與胸懷糅融在一起，就變成了我們所提倡的天下人。天下人所需的現(xiàn)代知識(shí)、前瞻性的觀念，以及對(duì)生活層面的透視，不能單靠自己?jiǎn)为?dú)摸索而獲得。 天下文化公司經(jīng)過長(zhǎng)期的精心策劃，參照國(guó)際潮流、社會(huì)背景以及當(dāng)前國(guó)情，推出天下人知識(shí)系列，來(lái)滿足天下人在事業(yè)上、智識(shí)上、心理上的需求。 這些書有些是約請(qǐng)專家撰寫的，有些是譯述的。每本書約在六、七萬(wàn)字之間，力求簡(jiǎn)明、實(shí)用、生動(dòng)。 透過這一系列，我們相

4、信每一位天下人都能擁有更多的專業(yè)知識(shí)、更高的職業(yè)道德與更好的事業(yè)理想。 代序?qū)W習(xí)訣竅了解真義 施振榮 簡(jiǎn)報(bào)，真是一門學(xué)問。說(shuō)它是學(xué)問、人們可以從學(xué)習(xí)中去得到訣竅，去了解它的真義。 小時(shí)，我比較害羞，很不習(xí)慣在大庭廣眾之下，對(duì)著一群講話。畢業(yè)之后，由于工作上的需要，逐漸被逼著要在很多人面前做簡(jiǎn)報(bào)。等自已經(jīng)營(yíng)的事業(yè)開始有了一點(diǎn)成績(jī)之后，這種機(jī)會(huì)就愈來(lái)愈多了。到現(xiàn)在，個(gè)人雖然有無(wú)數(shù)簡(jiǎn)報(bào)經(jīng)驗(yàn)，總覺得處理這些事情的技巧和素養(yǎng)，比起理想和標(biāo)準(zhǔn)，仍有一段距離。但比較肯定的是，對(duì)于聽眾心理的揣摩，已稍有心得。因?yàn)椋约河辛吮仨毶吓_(tái)去面對(duì)聽眾的壓力之后，參加公司內(nèi)、外各種會(huì)議時(shí)，我就特別注意去觀察別人怎么做一個(gè)

5、成功的簡(jiǎn)報(bào)，或者是失敗的簡(jiǎn)報(bào)；成功的原因，失敗的原因各在那里？多年下來(lái)，我發(fā)現(xiàn)聽眾的心理反應(yīng)最重要。而掌握聽眾心理反應(yīng)，可以用簡(jiǎn)報(bào)者的技巧來(lái)達(dá)成。我比較樂意當(dāng)聽眾，從聽人講話之中去學(xué)習(xí)很多東西。當(dāng)我扮演講者角色時(shí)，我也時(shí)常設(shè)身處地，以聽眾的立場(chǎng)，去想怎么樣能引起聽眾的興趣，并讓他們以較大的注意力來(lái)聽我的講解。提出簡(jiǎn)報(bào)的要領(lǐng) 最近，得便瀏覽了曾瑞枝小姐翻譯的成功簡(jiǎn)報(bào)手冊(cè)中文版，發(fā)現(xiàn)書中有許多論點(diǎn)竟然和個(gè)人多年來(lái)所體會(huì)的心得頗為相近。欣慰之余，不禁發(fā)出會(huì)心的微笑。譬如，聽眾不喜歡講者念稿，但對(duì)于講者手上所準(zhǔn)備、能讓講者偶爾看一下的小記事卡片，則并不排斥。又如，幻燈片或投影片上不應(yīng)放太多內(nèi)容，否則聽

6、眾會(huì)只顧著念銀幕上顯示的許多內(nèi)容，忽略了講者的說(shuō)明。因?yàn)轱@示在銀幕上的資料，聽眾一定都想把它看完，當(dāng)他還在看的時(shí)候，就不會(huì)集中精神去聽你在講什么了。再如，講者常會(huì)一邊看銀幕上的資料，一邊講解，忽略了談話的對(duì)象是聽眾，應(yīng)該注視聽眾，而不是銀幕，也就失去了吸引聽眾專注于講者的效果。書中也提及，簡(jiǎn)報(bào)完畢之后，對(duì)聽眾所提出問題的處理，如何提醒自己，是在把答案講給眾人，而不是只講給發(fā)問者聽，所以音量應(yīng)該放大，眼睛應(yīng)該照顧到大部分的聽眾，而不只是發(fā)問者，直到答案講完了，最后再把眼睛收回來(lái)，停留在發(fā)問者身上等等，這些很容易做到，但也很容易被忽略的幾個(gè)要領(lǐng)，在書中都被提出來(lái)討論。 這本書翻譯得相當(dāng)傳神，文字也

7、簡(jiǎn)潔易讀，對(duì)一個(gè)生活和工作兩忙的代企業(yè)人來(lái)說(shuō)，接受度頗高。我覺得很可惜的是，以前并不曉得去看這類的書，所以要靠自己摸索好多年，才能有一些體會(huì)?，F(xiàn)在有這么一本好書，實(shí)在替大家慶幸?；诤脮蠹易x的心理，以及衷心盼望企業(yè)界人士人人有能做成功、有效簡(jiǎn)報(bào)的一種切切心情，實(shí)樂予推薦，并為之序。（作者現(xiàn)任宏著電腦公司董事長(zhǎng)）專文推薦培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄 在今天這個(gè)溝通的世代里，個(gè)人面對(duì)團(tuán)體的溝通方式簡(jiǎn)報(bào)，普遍受到重視和采用，每個(gè)參與社會(huì)活動(dòng)的人，或多或少都要做簡(jiǎn)報(bào)。 簡(jiǎn)報(bào)需要內(nèi)容，內(nèi)容的陳述需要條理，條理表現(xiàn)邏輯和層次的運(yùn)用：簡(jiǎn)報(bào)需要技巧，技巧的表達(dá)需要形式，形式代表視覺和聽覺的搭配。簡(jiǎn)報(bào)可以充分

8、發(fā)揮當(dāng)事人個(gè)人行為的特質(zhì)：它可以具體反映出當(dāng)事人的信心、個(gè)性、觀察及分析力、組織及表達(dá)力、專業(yè)及了解力、論點(diǎn)及說(shuō)服力。簡(jiǎn)報(bào)也可以據(jù)實(shí)反映出當(dāng)事人所代表機(jī)構(gòu)的整體運(yùn)作情形和效果，進(jìn)而縮短雙方在認(rèn)知上的差距，達(dá)成高度的認(rèn)同情況。適用簡(jiǎn)報(bào)的場(chǎng)合 簡(jiǎn)報(bào)適合些場(chǎng)合呢？舉凡下列情況都在可行范圍之內(nèi)： 上級(jí)主管想要了解部屬單位的業(yè)務(wù)。 參觀來(lái)賓想要了解參觀對(duì)象的狀況。 幕僚人員對(duì)主管就特定題目的分析報(bào)告。 業(yè)務(wù)人員對(duì)顧客推銷某種產(chǎn)品或服務(wù)。 活動(dòng)主持人對(duì)參與者介紹規(guī)則或注意事項(xiàng)。 部屬單位向上級(jí)提供建議請(qǐng)求同意。 企業(yè)向媒體澄清某項(xiàng)事實(shí)。 政府推動(dòng)某項(xiàng)措施，希望獲得民意支持和配合。 出國(guó)考察人員的心得報(bào)告。

9、 社區(qū)管理組織向住戶公布經(jīng)費(fèi)運(yùn)用，以及解決共同關(guān)切問題之進(jìn)度情形。 在這么廣泛的運(yùn)用范圍中，許多負(fù)責(zé)簡(jiǎn)報(bào)的人，往往因?yàn)槿狈α私?、疏于?zhǔn)備、內(nèi)容松散或不短表達(dá)，而無(wú)法達(dá)到預(yù)期的溝通效果。根據(jù)個(gè)人觀察和指導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)，大致可以將一般人在做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)常發(fā)生的問題，歸納成下面幾個(gè)類別： 命題和方向：不能把握對(duì)方關(guān)心的層次和方向而加以引申，無(wú)法把握重點(diǎn)。 構(gòu)思和段落：缺乏中心架構(gòu)而顯得松懈、無(wú)章法和缺乏條理。 參考資料和輔助器材：制作或使用不當(dāng)，反使對(duì)象分神、增加困擾。 神態(tài)和表情：緊張而生硬，降低了流暢度和說(shuō)服力，缺乏信心。 語(yǔ)音和停頓：音量單調(diào)平直、咬字口形不正確、停頓不合時(shí)宜，減弱了清晰度。 時(shí)間和進(jìn)度：

10、開頭緩慢，結(jié)尾倉(cāng)促，時(shí)間分配或運(yùn)用不當(dāng)而顯得交代不完整。 問題和討論：答非所問或語(yǔ)焉不詳、或是討論層次不深，無(wú)法切中主題。 開場(chǎng)和結(jié)尾：落俗老套、缺乏創(chuàng)意和臨場(chǎng)感、造成氣勢(shì)不足，缺乏吸引力。 即席的指導(dǎo)、經(jīng)常的演練固然可以提升一些技巧，改正一些毛病，但是擁有完整的背景閱讀資料，以充實(shí)簡(jiǎn)報(bào)者基本素養(yǎng)的專書，目前訪問尚不多見。本書原作者雖是美國(guó)溝通顧問，表達(dá)上容或有國(guó)情、文化以及偏好上的差異，但書中所列舉的一些觀念和建議，依然可以提供許多助益。分章導(dǎo)讀 以下就本書進(jìn)行的章節(jié)秩序，提供個(gè)人的一些看法，以幫助讀者閱讀： 第一章常犯的錯(cuò)誤：一般人常犯念簡(jiǎn)報(bào)的毛病，在美國(guó)有，在我國(guó)又何嘗沒有？尤其正式的場(chǎng)

11、合里更是多見。如果你要突出自己的存在價(jià)值，就應(yīng)該簡(jiǎn)化投影片或圖表，另以 35英寸卡片為自己效提示，同時(shí)面對(duì)觀眾，也讓觀眾面對(duì)你，達(dá)成雙向的溝通。 第二章溝通技巧與簡(jiǎn)報(bào)要訣：會(huì)怯場(chǎng)、緊張絕對(duì)是心理和生理因素相互影響，站姿、運(yùn)用手勢(shì)、提高音量和消除尾音的顫抖，都是消除緊張的重點(diǎn)。書中提到目視觀、停頓、現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)狀況的處理，不也都是我們時(shí)常在強(qiáng)調(diào)的嗎？ 第三章說(shuō)服之道與組織技巧：在表達(dá)的順序上，中國(guó)式的起承轉(zhuǎn)合，與西方的：背景問題解決益處行動(dòng)體系，各有共特質(zhì)，應(yīng)視場(chǎng)合或?qū)嶋H需要運(yùn)用，以達(dá)到說(shuō)服的目的。 第四章運(yùn)用視覺資料：本章舉出了很多輔助器材資料使用的范例，說(shuō)明數(shù)字資料不如圖表，黑白不如彩色，繁瑣不

12、如簡(jiǎn)潔；投影片、幻燈片、海報(bào)、實(shí)物或道具要如何應(yīng)用、可供借鏡之處極多。 第五章做簡(jiǎn)報(bào)的關(guān)鍵步驟：敘述應(yīng)注意的細(xì)節(jié)，這是經(jīng)驗(yàn)之談，不一定都會(huì)發(fā)生，但不可不防。書中所談的現(xiàn)象，國(guó)內(nèi)曾有類似情況發(fā)生，只要使用視聽輔助器材的人，都需一讀。 第六章問題、回答及書面資料：在國(guó)內(nèi)，打斷簡(jiǎn)報(bào)過程、提出問題比較少見，也因此使簡(jiǎn)報(bào)考疏于應(yīng)變，以致在面對(duì)一個(gè)突如其來(lái)的問題時(shí)，處理上不夠敏銳，往往給予對(duì)方不利的印象，本章建議讀者深讀。 第七章特別的簡(jiǎn)報(bào)、第八章慎選溝通顧問，讀者可以參考和體會(huì)。 總之，一個(gè)成功的簡(jiǎn)報(bào)可以提升個(gè)人的形象、完成賦予的任務(wù)；就機(jī)構(gòu)而言，可以透過一個(gè)成功的表達(dá)者，將資料、觀念、預(yù)期行動(dòng)、產(chǎn)品等

13、順利推銷給對(duì)象，而達(dá)成既定目標(biāo)。盼望有心的讀者們，仍在基本認(rèn)識(shí)和表達(dá)技巧上不斷突破、長(zhǎng)進(jìn)，也預(yù)祝大家成功！（作者現(xiàn)任華信銀行信義分行經(jīng)理）成功簡(jiǎn)報(bào)手冊(cè) 目錄天下人知識(shí)系列序做一位值得驕傲的天下人代序舉習(xí)訣竅了解真義 施振榮專文推薦培養(yǎng)溝通的素養(yǎng)與技巧 彭康雄前 言第一章 常犯的錯(cuò)誤第二章 溝通技巧與簡(jiǎn)報(bào)要訣第三章 說(shuō)服之道與組織技巧第四章 運(yùn)用視覺資料第天章 做簡(jiǎn)報(bào)的關(guān)鍵步驟第六章 問題、回答及書面資料第七章 特別的簡(jiǎn)報(bào)第八章 慎選溝通顧問第九章 立即開始前 言 當(dāng)佩里柯演講時(shí)，人們嘆道：他說(shuō)得多好??！。但當(dāng)?shù)倌λ固挂话l(fā)言，人們當(dāng)下便說(shuō)：我們走吧！ 本書不是談如何演講，而是談如何向團(tuán)體推銷。商

14、業(yè)簡(jiǎn)報(bào)和演講之間有些類似，但是兩者所涉及的問題和情境即不太相同。 身為溝通顧問，我協(xié)助過許多公司作過成功的簡(jiǎn)報(bào)競(jìng)爭(zhēng)，并訓(xùn)練數(shù)以百計(jì)的決策者成為國(guó)家會(huì)議和股東會(huì)上成功的簡(jiǎn)報(bào)者。本公司經(jīng)常為全國(guó)各地的會(huì)計(jì)公司、法律事務(wù)所、保險(xiǎn)公司、工程公司及建筑公司提供咨詢服務(wù)和制作視覺資料；訓(xùn)練他們?cè)跊Q策會(huì)議、董事會(huì)議或?qū)彶槲瘑T會(huì)前做簡(jiǎn)報(bào)。每一個(gè)簡(jiǎn)報(bào)的賭注都很大。 最近看到市面上關(guān)于如何向團(tuán)體推銷的書籍，其中有太多建議是錯(cuò)誤、愚昧甚至有害的。驚駭之余，我決定寫這一本書。 錯(cuò)誤的建議如做簡(jiǎn)報(bào)最好坐在桌旁，不要太正式，愚味的建議如不用擔(dān)心，群眾會(huì)喜愛你的、記住溝通的過程是：傳達(dá)者、訊息、接收者及回饋、凡事臨機(jī)應(yīng)變；

15、而有害的建議如玩弄鉛筆、使用指揮棒、將手放在口袋或站在講臺(tái)后面掩飾緊張。 最糟的兩則建議莫過于：整理講稿的最佳方式便是逐字寫出、使用內(nèi)容由文字與數(shù)字組成的視覺資料，并在團(tuán)體面前照本宣科即可。 倒底該如何做，才能有效地向團(tuán)體推銷你的觀點(diǎn)、服務(wù)、產(chǎn)品，并使他們信服？這本書將提供你許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)質(zhì)的辦法及技巧。不空談、不胡言，一點(diǎn)一滴都是我們協(xié)助客戶贏取簡(jiǎn)報(bào)競(jìng)爭(zhēng)的具體方法。第一章 常犯的錯(cuò)誤在講臺(tái)上較量，說(shuō)什么根本無(wú)關(guān)緊要，重要的是表達(dá)技巧。林格 做簡(jiǎn)報(bào)不容易，既消耗時(shí)間，成本又昂貴。 對(duì)團(tuán)體推銷時(shí)，大部分的人即使不緊張、無(wú)壓力，仍會(huì)意識(shí)到這分任務(wù)不簡(jiǎn)單。我們都知道做簡(jiǎn)報(bào)是很冒險(xiǎn)的事，許多人做完

16、簡(jiǎn)報(bào)后形象受損；只有少數(shù)人成為英雄人物。 因此，當(dāng)考慮在臨場(chǎng)對(duì)團(tuán)體推銷時(shí)，該采用何種方式？許多人會(huì)說(shuō)為什么不坐回桌子旁邊，把簡(jiǎn)報(bào)變成一個(gè)非正式的討論會(huì)？他們考慮這么做的理由很牽強(qiáng)： 這么一來(lái)，簡(jiǎn)報(bào)者就不會(huì)緊張。 準(zhǔn)備視覺資料頗昂貴，后動(dòng)工作有如一場(chǎng)惡夢(mèng)；卻又讓聽眾認(rèn)為殺雞焉用牛刀，簡(jiǎn)直大驚小怪，太過正式了。 基于這些說(shuō)法，我們可以了解為什么多數(shù)人會(huì)選擇坐著推銷。但這是錯(cuò)誤的，從下面的故事，你會(huì)明白為什么不對(duì)。 我有一個(gè)客戶，他是一個(gè)國(guó)際會(huì)計(jì)公司的管理人，他喜歡簡(jiǎn)潔的計(jì)劃和具有說(shuō)服力的簡(jiǎn)報(bào)。有一天他要我協(xié)助他去保住一位老客戶。這位老客戶剛從休斯頓總公司調(diào)職到中西部，并打算請(qǐng)五家會(huì)計(jì)公司提出計(jì)劃，

17、在他看過之后，從中選擇一家當(dāng)他的會(huì)計(jì)顧問。 去為這位老客戶做簡(jiǎn)報(bào)之前，我們事先預(yù)演了一次。面對(duì)外賓的凝視和批評(píng)，預(yù)演起來(lái)并不容易。一開始，我要求簡(jiǎn)報(bào)團(tuán)員全部站著，每個(gè)人練習(xí)一遍。 當(dāng)我提出這個(gè)要求后，一個(gè)來(lái)自休斯頓的團(tuán)員提議說(shuō)：他認(rèn)識(shí)這位老客戶已經(jīng)很多年，根本沒有必要還特別站著做簡(jiǎn)報(bào)，何不大家坐在桌旁，來(lái)一個(gè)非正式的討論就好了？ 我了解我的客戶，他正期待我把我的觀點(diǎn)推銷給他的夥伴。因此接下來(lái)一個(gè)小時(shí)，我們就討論傳達(dá)技巧和視覺資料等。討論告一段落后，我的客戶終于說(shuō)：我們何不站起來(lái)嘗試一下，看看會(huì)產(chǎn)生什么結(jié)果？ 對(duì)于那位休斯頓團(tuán)員，我才認(rèn)識(shí)他一個(gè)小時(shí)，我判斷他是個(gè)好人，只不過是想找許多藉口來(lái)掩飾他

18、對(duì)于這個(gè)預(yù)演的不安感。于是，在這種情況下，我猜想他的簡(jiǎn)報(bào)表現(xiàn)應(yīng)是平平。 結(jié)果卻令人驚訝！在他站著做簡(jiǎn)報(bào)的第一分鐘時(shí)，我發(fā)現(xiàn)他竟是一位如此杰出的簡(jiǎn)報(bào)者。雖然還有些小瑕疵，但他的整體表現(xiàn)真令人印象深刻。請(qǐng)站著做簡(jiǎn)報(bào) 這就是我的重點(diǎn)：一個(gè)坐在會(huì)議桌前看來(lái)表現(xiàn)平平的人，站起來(lái)后即會(huì)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)中杰出的簡(jiǎn)報(bào)者！ 怎么一回事？道理很簡(jiǎn)單，如果你是個(gè)表現(xiàn)優(yōu)秀的簡(jiǎn)報(bào)者，站著會(huì)比坐著增加十倍的影響力。 也許你會(huì)想：如果站著表現(xiàn)并不出眾，則負(fù)面的影響會(huì)比正面影響大，沒錯(cuò)！但是如果你坐著講和站著講表現(xiàn)一樣好時(shí)，你會(huì)發(fā)覺站著說(shuō)比坐著說(shuō)更具說(shuō)服力。我們不妨想想以下的實(shí)例： 如果你走進(jìn)老板的辦公室時(shí)知道你即將被解雇，你喜歡

19、站著還是坐著談？我想你根本就不想坐下：你有沒有看過一個(gè)球隊(duì)教練在他的球隊(duì)快要輸時(shí)，還坐著指揮的？你在談很更要的電話時(shí)，是不是也常會(huì)站著、來(lái)回踱步并作手勢(shì)？ 當(dāng)我們想讓聽眾徹底了解一個(gè)重點(diǎn)時(shí)，我們最好站著。尤其當(dāng)其他人都坐著時(shí)，我們站著，大聲說(shuō)話并作手勢(shì)，會(huì)顯得更強(qiáng)有力；而你和你所傳達(dá)的訊息也就會(huì)成為眾人注視的焦點(diǎn)。從說(shuō)服別人的角度來(lái)說(shuō)，即使你只是向桌旁的一或二人推銷，也請(qǐng)考慮站著。 我的客戶終于以成功的簡(jiǎn)報(bào)贏得老客戶的信任。對(duì)于這位老客戶而言，其他的競(jìng)爭(zhēng)者圍坐在桌旁與他們討論，并無(wú)法突顯出他們的特點(diǎn)。因?yàn)樗械臅?huì)計(jì)師穿著類似、話題類似、價(jià)格差不多、且看起來(lái)都是好人：而我的客戶卻站著，說(shuō)服力十足

20、。原本這些競(jìng)爭(zhēng)者彼此之間的差異只是毫厘之間，站著做簡(jiǎn)報(bào)，即使毫厘之差如同千里遠(yuǎn)。你能指出圖中的十大錯(cuò)誤嗎？1 冗長(zhǎng)的視覺資料，文字太多2 最差的媒體投影機(jī)3 不應(yīng)使用講桌4 不應(yīng)使用指揮棒5 太早發(fā)書面資料6 銀幕位置錯(cuò)誤7 站立姿勢(shì)不佳8 不應(yīng)使用麥克風(fēng)9 不應(yīng)使用草稿10沒有運(yùn)用目光接觸別光念資料 如果你不知道照簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容念的情況有多糟，讓我為你描繪一下那種情況。主席帶了一堆紙上臺(tái)，把它們放下來(lái)后，雙手開始握著講臺(tái)的兩端，并低頭彎腰念起來(lái)。每讀幾行后，再抬起頭來(lái)看一下聽眾。這樣繼續(xù)幾頁(yè)后，忽然找不到念到那里了，同時(shí)覺得頭昏眼花起來(lái)。于是他很快地決定：不能再看聽眾了，否則會(huì)再犯錯(cuò)。接著就只一股

21、勁地念完。這種簡(jiǎn)報(bào)者，自欺欺人地想著：現(xiàn)在自己感覺較舒服，所以情況會(huì)變好些。 往往一開始我們會(huì)注意到簡(jiǎn)報(bào)者，多是由于他是老板、執(zhí)行副總、資深股東或議員等。這些人令人欽羨，平常不容易看得到他們，所以現(xiàn)在要利用這機(jī)會(huì)好好看個(gè)夠。但幾分鐘后，我們的注意力便開始轉(zhuǎn)向其他地方，因?yàn)椋簺]有任何事發(fā)生。一旦簡(jiǎn)報(bào)者只低頭讀資料，會(huì)使得臺(tái)下聽眾： 一、難以專心：由于簡(jiǎn)報(bào)者雙手握住講桌邊緣，所以很少作手勢(shì)：而當(dāng)臺(tái)上沒有任何動(dòng)作吸引聽眾時(shí)，聽眾的眼睛就會(huì)到處移動(dòng)，以便找尋更有趣的事。我們邊聽邊注意別人的服裝、看看地板、看看手表；或者即使耳朵還在聽著：心里卻想著其他事情，同時(shí)潛意識(shí)會(huì)叫我們把雜音（簡(jiǎn)報(bào)者的講詞）關(guān)掉。

22、我們漏聽了簡(jiǎn)報(bào)者大部分的言論，因?yàn)檎蛔越卦谧霭兹諌?mèng)或思考其他問題，這就如同數(shù)百萬(wàn)去作禮拜的教友一樣。 二、感到無(wú)聊：若你想成為一個(gè)令人覺得無(wú)聊的人？那就把簡(jiǎn)報(bào)資料拿起來(lái)念吧！這兒有個(gè)典型的例子：當(dāng)一家大銀行的總裁知道他要在國(guó)家銀行會(huì)議中當(dāng)主講人時(shí)，他耍公關(guān)經(jīng)理為他設(shè)計(jì)簡(jiǎn)報(bào)。哎一個(gè)聚集了約四百位銀行人員的大廳中，這位總裁坐在主講人席位上。在主講的前幾分鐘，公關(guān)經(jīng)理悄悄走過來(lái)輕聲說(shuō)：這是你雙的修正版本。不久，總裁宗谷草稿，走到講桌前，將十頁(yè)資料放下來(lái)，并開始對(duì)著聽眾念起來(lái)。前八頁(yè)都沒有問題，伙接著不幸的事發(fā)生了。第八頁(yè)竟然在整理時(shí)重復(fù)放入總裁毫無(wú)意識(shí)到，把第八頁(yè)重復(fù)念一次，不知道自己已經(jīng)做了臭

23、事。不過，其實(shí)也沒多大關(guān)系，因?yàn)榇蟛糠秩艘延泻荛L(zhǎng)一段時(shí)間沒注意他說(shuō)些什么了，只有少數(shù)聽眾察覺這個(gè)錯(cuò)誤。 無(wú)聊的簡(jiǎn)報(bào)有一個(gè)共通點(diǎn)：簡(jiǎn)報(bào)者躲在講桌后面，看著資料照念一遍。 為什么照念簡(jiǎn)報(bào)資料會(huì)令人覺得無(wú)聊？ 缺少目光的接觸。 缺乏手勢(shì)。 簡(jiǎn)報(bào)者三分之二的身體躲藏在就與后面。 簡(jiǎn)報(bào)者聲音單調(diào)，缺少變化。 如果一個(gè)人很笨拙，在商場(chǎng)上就不容易獲得晉升。通常在商場(chǎng)上能生存下來(lái)的人都是積極、熱心且很機(jī)警的。但當(dāng)這些決策者拿著簡(jiǎn)報(bào)資料照念時(shí)，乍看起來(lái)卻不像原來(lái)的他，因?yàn)樽x簡(jiǎn)報(bào)使他們失夫了獨(dú)特的個(gè)性。 許多簡(jiǎn)報(bào)者兩手握住講桌兩端照本宣科，為什么？因?yàn)樗麄円恢蓖系阶詈髱追昼姴糯颐Φ匕阉麄兊挠^點(diǎn)潦草地寫出來(lái)。大部分

24、人認(rèn)為照念是唯一的方式，他們說(shuō)：如果我有兩周的空檔沒事做，我當(dāng)然可以默記下來(lái)并且說(shuō)得很好，但是我沒有兩周的時(shí)間呀！ 其實(shí)有另一個(gè)方式可以讓你節(jié)省時(shí)間，同時(shí)成為一個(gè)活潑生動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)者。在介紹這個(gè)方式之前，我們先問：為什么簡(jiǎn)報(bào)要寫草稿？在一對(duì)一的談話時(shí)，你從不寫草稿的，為什么上臺(tái)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)就必須寫？ 假設(shè)你是個(gè)會(huì)計(jì)師，你搭乘飛機(jī)時(shí)，旁邊坐了一家大公司的財(cái)務(wù)主管。在一番愉快交談后，他問道：我如何知道我雇用的會(huì)計(jì)公司是否提供了最佳的服務(wù)？ 你會(huì)從皮箱中拿出一疊紙告訴他：先讓我把意見寫下來(lái)，整理妥當(dāng)，并練習(xí)幾次后，在中餐時(shí)，我們?cè)僬務(wù)摵脝幔?當(dāng)然，你決不會(huì)這么做，你會(huì)給他一個(gè)即興發(fā)表的答案，甚至滔滔不絕地說(shuō)上

25、十到四十分鐘。當(dāng)你們道別時(shí)，也許你還會(huì)竊喜自己在交談時(shí)表現(xiàn)得多好。 現(xiàn)在，讓我們換到另一種情境中。譬如你被邀請(qǐng)?jiān)谌珖?guó)財(cái)務(wù)人員公會(huì)的聚會(huì)中主講，題目是如何評(píng)估會(huì)計(jì)服務(wù)，這不就是原來(lái)那一幕的延伸嗎？簡(jiǎn)報(bào)前兩周，你攤開紙寫下草稿，并在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)照念一遍。聚會(huì)結(jié)束之后，你感到不堪光彩，因?yàn)楸憩F(xiàn)不如理想。你檢討自己的表現(xiàn)，認(rèn)為如果不是這么忙，應(yīng)該可以條平常一樣生動(dòng)活潑。 讓我們看看這之間倒底有什么差別：在飛機(jī)上，你的聽眾只有一個(gè)人，時(shí)間長(zhǎng)達(dá)九十分鐘，你既沒有草稿，又沒有時(shí)間練習(xí)，但是你說(shuō)得非常好；而當(dāng)你成為主講人時(shí)，手上有草稿，又練習(xí)過數(shù)遍，結(jié)果成績(jī)反而大不如前，雖然此時(shí)，你必須面對(duì)許多人，時(shí)間也只有二十分

26、鐘。 既然你在即興回答時(shí)說(shuō)得很好，何不也在面對(duì)一群人時(shí)，以談話的方玳代替念資料。這樣做可以比念資料的方式更生動(dòng)、活潑，富創(chuàng)意達(dá)十倍以上，同時(shí)還使臺(tái)下的三百位聽眾加深對(duì)你的印象。 當(dāng)然，在團(tuán)體面前，你會(huì)緊張，也許還會(huì)忘掉臺(tái)詞。但緊張只會(huì)使得傳達(dá)訊息時(shí)不那么流暢，卻還不至于會(huì)完全一片空白，更何況逐字讀草稿并不能克服緊張（記?。耗阍陲w機(jī)上不需要草稿，也沒有練習(xí)）。 另一種選擇 在面對(duì)群眾的壓力下，我并不期望你會(huì)記住所有主要重點(diǎn)和次要重點(diǎn)的次序。但也許你只要有一點(diǎn)暗示就很容易想起來(lái)。所以，你可以在35英寸的卡片上，將主要重點(diǎn)及次要重點(diǎn)用幾個(gè)字寫出來(lái)。注意！卡片上只寫幾個(gè)關(guān)鍵的字眼或片語(yǔ)，不寫整個(gè)句子。

27、開始做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，先停頓，看卡片一眼，回想一下，再向群眾傳達(dá)第一個(gè)重點(diǎn)。說(shuō)完所能記住的主要和次要重點(diǎn)后，眼睛再回到講桌。再停一下，瞄卡片一眼看看是否說(shuō)得齊全。如果有值得說(shuō)的卻忘了講，轉(zhuǎn)身看群眾繼續(xù)說(shuō)。完了后，停一下，把卡片翻地面放一邊，回憶第二張卡片的重點(diǎn)，再移到講桌邊繼續(xù)說(shuō)下去（每張卡片只寫一面，并標(biāo)示號(hào)碼）。當(dāng)你覺得比較適應(yīng)時(shí)，你幾乎不再需要卡片了。不用驚訝，因?yàn)槟阍陲w機(jī)上不就不需要任何暗示的嗎？卡片只是以防萬(wàn)一，用來(lái)幫助記憶。卡片不是草稿，決不要塞滿句子，否則六十張卡片都嫌不足。 相信自己！你不會(huì)忘記應(yīng)該說(shuō)的。比起在飛機(jī)上，你已經(jīng)使用了更多時(shí)間整理你想要傳達(dá)的觀念，現(xiàn)在這些訊息應(yīng)該會(huì)更具震撼

28、力并更合邏輯，因此不用照念的方法會(huì)更具說(shuō)服力。 走向講桌，把卡片放在架子上，然后跨步站到講桌旁邊。這一步會(huì)確保你不去抓著講桌或靠著講桌，一旦你抓著講桌，就不會(huì)作手勢(shì)。然后把視線拋向房?jī)?nèi)最遠(yuǎn)處的聽眾，目視三秒鐘，再開始說(shuō)話。 講桌是簡(jiǎn)報(bào)者和聽眾間的障礙，它會(huì)遮掩住簡(jiǎn)報(bào)者百分之七十的身體，而麥克風(fēng)會(huì)歪聲音；放映幻燈片時(shí)把燈關(guān)掉，會(huì)看不到簡(jiǎn)報(bào)者臉上的表情：很多大型簡(jiǎn)報(bào)常常在一片黑暗中只聽到聲音，使得訊息的傳達(dá)變得很呆滯、沒有效率。 遠(yuǎn)離講桌，走到桌邊，會(huì)議你與聽眾更接近；你的舉動(dòng)等于是告訴聽眾，你希望與他們更接近，而這次簡(jiǎn)報(bào)正是為他們而做的。成功簡(jiǎn)報(bào)的秘訣是：不要念資料，不要把自己藏在講桌后面。 站

29、在講桌旁做簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)讓聽眾覺得你看起來(lái)很自然，并有助于自己消除緊張。最重要的是，這樣顯得較可信賴和具有說(shuō)服力，既然你在交談時(shí)沒有問題，就沒有理由在做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)埋頭念資料。這會(huì)讓聽眾覺得該項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)不很重要，或者你沒有投入足夠時(shí)間做那備。 念資料的尷尬實(shí)例 下面兩個(gè)不幸的實(shí)例，希望能讓你決心不再念資料。 幾年前，我協(xié)助一家石油公司的執(zhí)行副總裁訓(xùn)練這家公司的資深主管。結(jié)訓(xùn)時(shí)，我們平舉行慶祝晚宴；晚宴前的下牛，該公司總裁舉行一個(gè)年度分析會(huì)議。由于他并不認(rèn)為自己需要接受訓(xùn)練，所以我特地參加這個(gè)分析會(huì)議，看看他的表現(xiàn)。那時(shí)候剛好是耶誕節(jié)前一周。 那位總裁一開始就念一段十五分錢的財(cái)務(wù)收入狀況及公司最近的成就。當(dāng)他費(fèi)

30、力地念時(shí)，我在想：多臭呀，如果他參加了我們的訓(xùn)練課程，至少不會(huì)讓每個(gè)人都感到無(wú)聊。最后結(jié)尾時(shí)他念著：我希望大家圣誕（翻頁(yè)時(shí)停頓）、快樂并祝新春愉快。這種祝福多么不誠(chéng)意呀！不看紙上的字，他當(dāng)然也能夠祝福每個(gè)人。但這表現(xiàn)出他并沒有用心做簡(jiǎn)報(bào)，只是照單全收地念。 我還永遠(yuǎn)都忘不了另一次參加一所大顯的校長(zhǎng)就職典禮的情形。那是一次典型的就職典禮，除了以下特別令我難忘的事跡外：前任校長(zhǎng)把印信交接給新任校長(zhǎng)之后，先說(shuō)明他想講幾句話，接著走向講臺(tái)，新任校長(zhǎng)則打算回原位坐下。當(dāng)新任校長(zhǎng)正走回座位時(shí)，前任校長(zhǎng)說(shuō)：請(qǐng)留步并站到我旁邊來(lái)，因?yàn)槲矣袔拙浞胃砸獙?duì)你說(shuō)。這樣的開場(chǎng)白立刻選取了每個(gè)人的注意力，接下去的十分

31、鐘是我所聽過最感人的演講詞。前任校長(zhǎng)告訴新任校長(zhǎng)，不要讓一般行政工作把他壓垮了，他必須傾聽學(xué)生和教職員的心聲，并花點(diǎn)時(shí)間想想，他在這世界上的任務(wù)和所扮演的角色。 這番話深深地感動(dòng)了聽眾，他們感覺到這位前任校長(zhǎng)對(duì)學(xué)校的摯愛。演講的每部分都配合得完美極了：證詞恰當(dāng)，目光接觸應(yīng)用得很完美，聲音堅(jiān)強(qiáng)有力，而停頓的技巧也是我聽過的演講中最好的，這使他所說(shuō)的觀點(diǎn)，讓聽眾有時(shí)間去回味；嚴(yán)重要的是他充滿感情，演講時(shí)不看講稿。當(dāng)時(shí)他若照資料念，那分真摯的心聲是無(wú)法表現(xiàn)山來(lái)的。 前任校長(zhǎng)的這個(gè)結(jié)尾就如同開場(chǎng)白一樣納有力。一陣沉默我們都被他的感情和誠(chéng)懇所折服，然后歡呼聲和鼓掌聲響起，正契合了他所鼓動(dòng)的情緒。 但這不

32、是我事先預(yù)想到的。我參加這次就職典禮，是因?yàn)楂@悉新任校長(zhǎng)擁有演講及修辭學(xué)的博士頭銜。在這之前，他并曾擔(dān)任過前一所任教學(xué)校演講課程的首席講座，我以為我將看到他具有職業(yè)水準(zhǔn)的演講。 當(dāng)前任校長(zhǎng)坐下后，我心想：多么雖能可貴的榜樣??！這番成功的演說(shuō)必會(huì)激起所任校長(zhǎng)的回響。果然，我聽到新任校長(zhǎng)開始即興發(fā)表感想，而且說(shuō)得非常好?？墒墙酉聛?lái)的就職演說(shuō)，很不幸的，他即照講稿念。雖然內(nèi)容就如同前任校長(zhǎng)一樣精采，欲無(wú)法嵌入聽眾的心靈里，實(shí)在太可惜了。光念資料；永遠(yuǎn)會(huì)把演說(shuō)者的誠(chéng)意、說(shuō)服力和信任感堵塞住。當(dāng)我的客戶開始念資料時(shí)，我便為他們作十分鐘的錄影；然后再找另一個(gè)伙伴針對(duì)同樣主題，在只準(zhǔn)備備忘錄的狀況下也講十分

33、鐘，并錄影下來(lái)。接著把兩者放映出來(lái)比較，隨著錄影帶的回轉(zhuǎn)，我很容易便能說(shuō)服客戶改變他們?cè)瓉?lái)的簡(jiǎn)報(bào)方式?，F(xiàn)在剩下的問題是：在沒有草稿及講桌的情況下，施如何站著，才能最適切地將你的觀點(diǎn)傳達(dá)到聽眾心中。大部分的人站在會(huì)議空內(nèi)或講桌旁邊時(shí)多少都會(huì)覺得不自主。所以很少人面對(duì)團(tuán)體時(shí)，還能夠表現(xiàn)得像一對(duì)一時(shí)一樣好。下一章，我們將告訴你站立時(shí)的傳達(dá)技巧第二章 溝通技巧與簡(jiǎn)報(bào)要訣你的人比你的話更能代表你想傳達(dá)的訊息。 大部分的簡(jiǎn)報(bào)者都被緊張所苦惱。所以最首要做的事，就是制止緊張繼續(xù)擴(kuò)散。當(dāng)我們緊張并感到胃里一陣翻騰時(shí)，常會(huì)不自覺地作出奇怪的舉動(dòng)。 平常站在講桌后面，我們會(huì)不自覺地緊抓講桌兩端，以致手指都發(fā)白了；

34、如果像在軍隊(duì)中，由于沒有講桌可抓，我們便會(huì)將兩手交錯(cuò)在背后稍息。在沒有講莫的情況下，我們能抓的只有自己，此時(shí)，兩手彷佛是磁鐵一般，不是交錯(cuò)著放在背后稍息，就是交叉放在前面，彷佛遮住亞當(dāng)夏娃羞處的無(wú)花果葉。 男士最普遍的姿勢(shì)是一手插在褲袋中，另一只手硬繃繃地放在胸部旁，然后用手掌不停地比畫。女士們則將一只手橫過胸前，握住另外一只手肘，被握住的那只手沒事做，便不時(shí)制造一些節(jié)奏聲。上述的站姿還會(huì)引發(fā)什么樣的手勢(shì)呢？小手勢(shì)、無(wú)益的手勢(shì)、甚至是可笑的手勢(shì)。措手東握住身體的某部位時(shí)，即使簡(jiǎn)報(bào)者想利用手勢(shì)強(qiáng)調(diào)一些字句，結(jié)果肢體即往往動(dòng)彈不得，唯一能作的就是揮動(dòng)手指或手腕了。 也難怪人們?cè)谧鐾甓昼姷暮?jiǎn)報(bào)后

35、，總是覺得快虛脫了。當(dāng)身體一直處在僵硬緊張的狀態(tài)，簡(jiǎn)報(bào)也好像變成一場(chǎng)角力賽某些內(nèi)在的訊息很想趁機(jī)藉身體姿勢(shì)的外表達(dá)，但我們的身體卻又在抑制它。 為什么我們把自己束縛成這樣子呢？我認(rèn)為這是愿于有意識(shí)的行為。我們深怕一旦放開自己，也許會(huì)做出粗野、輕率或不當(dāng)?shù)氖謩?shì)，所以極力想避免我們的肢體出賣自已。事實(shí)上，這些不當(dāng)?shù)氖聨缀醪辉l(fā)生，相反地，如果我們能自由發(fā)揮，身體還能夠幫助我們！ 控制緊張 當(dāng)我們緊張時(shí)，內(nèi)分泌系統(tǒng)會(huì)分泌出腎上腺素，以讓我們的身體處于備戰(zhàn)狀態(tài)，隨時(shí)應(yīng)付威脅或挑戰(zhàn)；心理學(xué)家說(shuō)這樣可讓自己能夠迎戰(zhàn)或逃逸（fight or flight）。緊張像火山爆發(fā)，是從腳底開始的，這是為什么很多簡(jiǎn)報(bào)

36、者要來(lái)回踱步的原因。你無(wú)法停止緊張，那是腎上腺素的自然反應(yīng)，但你可以控制緊張。問題是大多數(shù)簡(jiǎn)報(bào)者不知道如何控制，反而愈想控制愈緊張。就像想去抑制水管的水流出來(lái)，雖然水量會(huì)變小，但壓力反而使水管扭曲和蠕動(dòng)。 處理緊張的要訣是采取正確的方法快速平息緊張，而不要讓它漫無(wú)控制地燃燒起來(lái)。平息緊張可以從三方面進(jìn)行：正確的站立姿勢(shì)，輔助手勢(shì)和大聲說(shuō)話。 正確的站立姿勢(shì)如果你打算讓身體幫助你做好簡(jiǎn)報(bào)，就要從正確的姿勢(shì)開始。面對(duì)團(tuán)體，雙腳分開十到十二英寸。將體重平均分配到兩腳上，不要將重量由一腳換到另一腳，兩膝放松；兩手放在褲袋外面，兩臂自然下垂。以上姿勢(shì)男女皆適用。女士做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)有一種傾向，喜歡把腳趾翹起來(lái)，

37、并搖動(dòng)腳跟，這樣會(huì)客易分散注意力。簡(jiǎn)報(bào)開始時(shí)，以上述不偏不倚的姿勢(shì)站著，但你不會(huì)維持這樣的姿勢(shì)太久，一旦你放松手臂，并且自然地站立時(shí)，你將發(fā)現(xiàn)自己會(huì)開始不自覺地使用手勢(shì)幫助訊息的傳達(dá)，而重心便會(huì)隨之移動(dòng)。堅(jiān)定、有權(quán)威性的手勢(shì)會(huì)同時(shí)用到身體和手臂。如果走動(dòng)有助于傳達(dá)訊息，不妨走動(dòng)；你可以走一、二步，但千萬(wàn)不要來(lái)回踱步，因?yàn)槟鞘窍o張的錯(cuò)誤方式。踱步無(wú)助于傳達(dá)訊息，反而會(huì)讓緊張表現(xiàn)在外，分散聽眾的注意力。手勢(shì)一結(jié)束，就應(yīng)回到最初的姿勢(shì)。 剛開始時(shí)，我們會(huì)覺得不偏不倚的站立姿勢(shì)不太自然，那是必然的現(xiàn)象。因?yàn)槎嗄陙?lái)，我們一直習(xí)慣于稍息、雙手交叉站立或手放在褲袋內(nèi)，長(zhǎng)久以來(lái)的習(xí)慣畢竟不易改變。 運(yùn)用手

38、勢(shì) 手勢(shì)是發(fā)泄緊張的有效管道。當(dāng)我們?cè)诤翢o(wú)壓力的情況下做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，我們往往會(huì)自由且有效地應(yīng)用手勢(shì)。就像為人指點(diǎn)方向時(shí)，我們總會(huì)以手勢(shì)配合，當(dāng)我們說(shuō)：然后左轉(zhuǎn)的同時(shí)，手掌自然而然地就彎起來(lái)了。有些人精力較旺盛，手勢(shì)也多。還有些人如果不做手勢(shì)，幾乎無(wú)法說(shuō)完一個(gè)句子。大多數(shù)人在交談時(shí)都會(huì)做許多手勢(shì)。 簡(jiǎn)報(bào)時(shí)效手勢(shì)有三個(gè)作用： 平息緊張。 掌握觀眾的注意力。 幫助傳達(dá)訊息。 相信你會(huì)同意我的看法：使用手勢(shì)比用手指在褲袋內(nèi)摸零錢、或轉(zhuǎn)動(dòng)戒指，更能有效平息緊張。 眼睛容易被三種事物吸引：顏色、聲音、及動(dòng)作衣服的顏色、吵雜的聲音及身體的動(dòng)作。這也是為什么看木頭在壁爐中燃燒，會(huì)令人覺得很有趣！因?yàn)槿齻€(gè)要素具備齊

39、全：多種顏色、燃燒的劈啪聲、和跳動(dòng)的火焰。 為了有效吸引注意力并幫助傳達(dá)訊息，你必須使用大的手勢(shì)。許多決策者，在小時(shí)候手勢(shì)運(yùn)用自如（小孩子通常都如此），長(zhǎng)大后卻有意或禁止自己在正式的場(chǎng)合（如簡(jiǎn)報(bào)）中運(yùn)用身體語(yǔ)言，這是很不幸的事。含蓄、保守及安靜的舉止是穿西裝、打領(lǐng)帶的白領(lǐng)階級(jí)標(biāo)志，在辦公室如此并無(wú)問題，但做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)若也如此，就會(huì)顯得既生硬又呆滯。我并非要你成為馬戲團(tuán)里招徠客人的接待員，只是建議你多多使用身體去幫助表達(dá)訊息。 每個(gè)動(dòng)詞都是輔助性手勢(shì)的最佳來(lái)源。如： 在大幅縮減費(fèi)用前。 規(guī)則壓制我們。 我們將幫你度過問題難關(guān)。 形容詞也可以用手勢(shì)加強(qiáng)，如： 倉(cāng)庫(kù)里非常混亂 利益往下降。 這次的晉升只

40、是起步而已。 手勢(shì)要清楚，否則會(huì)成為雞尾酒會(huì)式的手勢(shì)參加雞尾酒會(huì)時(shí)，通常人們一邊說(shuō)話，一邊在胸前畫著小圈圈。這種千篇一律的手勢(shì)只能平息有限的緊張，并且無(wú)法幫助傳達(dá)訊息，同時(shí)也不能長(zhǎng)時(shí)間吸引聽眾的注意力。 把手放在褲袋外，會(huì)讓手有更多發(fā)揮的機(jī)會(huì)，但要小心，如果做完手勢(shì)不回到正確的姿勢(shì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)雙手不斷地合在一起，就像螳螂在禱告一般。 負(fù)面的手勢(shì) 除了雙手交叉和雞尾酒會(huì)式手勢(shì)外還有一些不良的手部動(dòng)作。譬如簡(jiǎn)報(bào)考摸摸身體、拉耳朵、抓臉頰、扶扶眼鏡框、拉口袋上的蓋子等，當(dāng)簡(jiǎn)報(bào)者用手去觸摸身體某部位時(shí)，聽眾眼睛會(huì)被該動(dòng)作吸引，分散注意力。因此當(dāng)你的手想去碰觸身體時(shí)，要趕緊提醒自己：嘿！不要摸！ 在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)

41、，也不應(yīng)握著指揮棒、鉛筆、鋼筆、紙張、麥克風(fēng)或放映機(jī)上的遙控器。否則手上的東西會(huì)突然成為眾人視覺的焦點(diǎn)，反而分散對(duì)簡(jiǎn)報(bào)者的注意力。手中有了可折疊的指揮棒時(shí)，簡(jiǎn)報(bào)者往往會(huì)不知不覺把它拉長(zhǎng)，又推回去。愈是緊張，愈是玩?zhèn)€不停。若手中握著木制指揮棒時(shí)，則很容易以短杖輕擊自己的腳，或像管弦樂隊(duì)的指揮舞動(dòng)著指揮棒。如果拿的是鉛筆，就會(huì)不停地旋轉(zhuǎn)它，它當(dāng)然有可能掉下去，然后大家就會(huì)注視著簡(jiǎn)報(bào)者彎下身去撿它。 事實(shí)上，最佳的指揮棒是你的雙手和手臂。學(xué)著以手臂充當(dāng)指標(biāo)，不要用手指去指，因?yàn)榭赡芸雌饋?lái)軟弱甚或淫猥，也不要指錯(cuò)地方。以手臂做指標(biāo)有如空手道的劈一個(gè)強(qiáng)有力、富有權(quán)威性的手勢(shì)，不僅能有效地平息緊張，并且會(huì)

42、成為訊息中的一部分，增加聽眾對(duì)你的注意力。 放大音量 腎上腺素在體內(nèi)發(fā)生的另一個(gè)影響是讓你口干舌燥。許多簡(jiǎn)報(bào)者為了克服這個(gè)問題，往往在簡(jiǎn)報(bào)前喝冰水。喝冰水有助于解渴，但卻會(huì)將喉嚨肌肉拉得更緊。有幫助的飲料應(yīng)該是熱的，如熱茶、熱咖啡或熱可可等。如果沒有任何飲料的話，你不妨輕咬舌頭。試試看，十五秒鐘內(nèi)你會(huì)有足夠的唾液，克服口干的毛病。 當(dāng)簡(jiǎn)報(bào)者一開始很緊張時(shí)，聲音通常很小，突然間，他開始咳嗽，把手掩住嘴巴并說(shuō)：對(duì)不起。你必定看過很多這種情況，你知道那不是咳嗽，而是簡(jiǎn)報(bào)者太緊張，把聲音哽住了。 要克服這個(gè)問題，就必須大聲說(shuō)話，一開始就大聲說(shuō)話尤其重要。這就像冬天早晨雙發(fā)動(dòng)車輛一樣，如果沒有多踩油門，

43、劈劈啪啪幾聲后就會(huì)熄火。緊張時(shí)，聲音會(huì)有相同的反應(yīng)，你必須一開始就提高聲音。 對(duì)箸房間地后面的人說(shuō)話，以便把聲音提高。如果看著最接近你的人講話，聲音自然會(huì)減低，因此可以在最初十秒鐘內(nèi)，看著最遠(yuǎn)的人來(lái)提高音量。女人的聲音通常比男人小，需要更努力才能在開始時(shí)發(fā)出大音量，否則會(huì)比男人更容易哽住。不要試著以麥克風(fēng)來(lái)解決這個(gè)問題（請(qǐng)參考第五章有關(guān)麥克風(fēng)的部分）。即使你的聲音比男同事柔細(xì)，也沒有理由變得膽小或覺得自己不夠強(qiáng)而有力。女士們，大聲說(shuō)話可幫助按制緊張，請(qǐng)大聲說(shuō)出來(lái)吧！ 我常常無(wú)法說(shuō)服決策者大聲說(shuō)話。他們反駁道：太大聲了，我覺得好像在喊叫一般。事實(shí)上，簡(jiǎn)報(bào)者聽到自己的聲音往往比聽眾聽到的還大聲，因

44、為除了耳朵聽到聲音外，透過頭蓋骨結(jié)構(gòu)的震動(dòng)，會(huì)使自己的聲音聽起來(lái)更大些。 音量大些可以博取聽眾注意，因?yàn)樘岣呗曇魰r(shí)，你會(huì)做手勢(shì)、點(diǎn)頭或笑得多些：你會(huì)更有生氣、顯得更熱心且堅(jiān)定。而這些都是你在向團(tuán)體推銷時(shí)所需要的特色，只要你提高音量，一切就會(huì)自然產(chǎn)生。 提高音量最大的好處是可以消除緊張，緊張必須有發(fā)泄的管道，當(dāng)你把緊張透過音量發(fā)散出來(lái)時(shí)，便能有效的平息緊張。 目光按觸最有效的說(shuō)服武器 目光接觸是團(tuán)體溝通中最重要的一環(huán)，但簡(jiǎn)報(bào)者通常不太注意，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為自己已經(jīng)懂得這一套了。事實(shí)上，很少、很少簡(jiǎn)報(bào)者知道如何注視聽眾。 從小我們就養(yǎng)成一個(gè)壞習(xí)慣，在中小學(xué)階段，當(dāng)老師要我們站在同學(xué)面前做心得報(bào)告時(shí)，老

45、師可能說(shuō)：向前看！對(duì)著全班同學(xué)說(shuō)。于是我們很快就學(xué)會(huì)快速地看著班上每一個(gè)同學(xué)，這壞習(xí)慣有個(gè)名稱叫掃瞄。當(dāng)我們由中小學(xué)的報(bào)告進(jìn)展到大學(xué)的辯論、及至商業(yè)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，掃瞄成了根深蒂固的壞習(xí)慣。一般認(rèn)為掃瞄可以讓房?jī)?nèi)的每一個(gè)聽眾有參與感，但這種假設(shè)是錯(cuò)的；看著聽眾，讓他們參與固然重要，但眼睛快速地在團(tuán)體中移動(dòng)即是有害的。 避免掃瞄 頭腦是一部絕妙的電腦，它能處理進(jìn)入腦中每一個(gè)片斷的訊息。當(dāng)簡(jiǎn)報(bào)者掃瞄聽眾時(shí)，眼晴所看到的每一個(gè)印象、每一個(gè)動(dòng)作或顏色都會(huì)被接收。然后它快速地處理每一個(gè)小小的訊息，最后也許是舍棄它、儲(chǔ)存它或反應(yīng)它。眼睛掃瞄得愈快，大腦必須處理的訊息就愈多。 但大腦要處理的還不只是這些，在大腦處理

46、眼睛所接受的訊息時(shí)，還必須分析已儲(chǔ)存在記憶中的講稿資料，并繼續(xù)用語(yǔ)言表達(dá)出自己的看法。當(dāng)這兩個(gè)處理系統(tǒng)發(fā)生抵觸時(shí)，兩種活動(dòng)都會(huì)停止下來(lái)。 相信你看過簡(jiǎn)報(bào)者發(fā)生這種問題：首先，講話開始條理混亂、速度減慢、然后停止，接下來(lái)是眼睛看天花板或地板，甚至閉著。這些反應(yīng)無(wú)非是讓腦子有時(shí)間解開糾結(jié)，再重新開始。記住，當(dāng)你一邊簡(jiǎn)報(bào)，一邊用眼睛掃瞄，那絕對(duì)會(huì)使你的大腦負(fù)荷不起。下次，你可以試著一面講電話、一面閱讀、并嘗試了解便條紙上的訊息，這簡(jiǎn)直不可能，是不？既然如此，就得注意在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，盡量別攝入太多視覺訊息。 此外，并請(qǐng)注意緊張和目光注視之間的關(guān)系。掃瞄得愈快，簡(jiǎn)報(bào)者就顯得愈緊張，眼睛轉(zhuǎn)得愈快，簡(jiǎn)報(bào)者腦中要處

47、理的訊息就愈多。當(dāng)大腦快速地處理視覺訊息時(shí)，身體彷佛被套在一個(gè)愈轉(zhuǎn)愈快的車輪中，身體的其他機(jī)能也快速運(yùn)作起來(lái)：講話快了起來(lái)，人也變得坐立不安、手足無(wú)措。我們?？吹絼偵先蔚幕鶎庸芾砣藛T站校整個(gè)部門前作簡(jiǎn)短的簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，眼睛快速地轉(zhuǎn)動(dòng)、話說(shuō)得又快、手指在口袋中搓來(lái)搓去、看起來(lái)很不自在；同時(shí)顯得不夠誠(chéng)慫或無(wú)法控制場(chǎng)面。 快速地轉(zhuǎn)動(dòng)眼睛常會(huì)給簡(jiǎn)報(bào)者帶來(lái)麻煩。 個(gè)別注視聽眾 要放慢速度和防止大腦內(nèi)訊息系統(tǒng)互相抵觸的辦法，就是減緩視覺印象進(jìn)入腦中的速度。換句話說(shuō)，不要讓眼睛在團(tuán)體中掃瞄，而是個(gè)別地注視每個(gè)聽眾。較長(zhǎng)的目光接觸，使得大腦在特定時(shí)間內(nèi)減少要處理的視覺印象，同時(shí)可以讓大腦集中處理你要表達(dá)的訊息。 我

48、所謂的掃瞄意指不超過半秒鐘的注視；而目光接觸應(yīng)該是三秒整或更長(zhǎng)些。開始時(shí)，長(zhǎng)達(dá)三秒鐘的目視有如在凝視人，你會(huì)感到很不自然，這是必然的現(xiàn)象。因?yàn)槎嗄陙?lái)你一直在掃瞄，積久成習(xí)，難以更正過來(lái)。但是，由于掃瞄除了減低你明說(shuō)服力外，還會(huì)帶來(lái)許多問題，因此努力維持三秒鐘的目光接觸是絕對(duì)必須約。 延長(zhǎng)目光接觸的優(yōu)點(diǎn) 延長(zhǎng)目光接觸的時(shí)間會(huì)使你的演說(shuō)較穩(wěn)健，并可以壓制無(wú)意義的手勢(shì)；同時(shí)也會(huì)更突顯手勢(shì)的重要性，并更能協(xié)助傳達(dá)訊息。 如果你認(rèn)為簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，延長(zhǎng)目光接觸的時(shí)間很不自然，請(qǐng)想想看一對(duì)一的交談：如果對(duì)方和你談話時(shí)，眼睛卻看著天空或其他地方，你是否感到被冒犯？下次你處在一個(gè)羅曼蒂克的場(chǎng)合時(shí)，注意一下如何應(yīng)用目光

49、接觸。戀愛中的人們，目光接觸應(yīng)用得好極了。在掏心說(shuō)著我愛你時(shí)，如果眼睛卻看著別約地方，這些字眼是否變得完全不可信？ 眼睛不斷掃瞄與延長(zhǎng)目光接觸的簡(jiǎn)報(bào)者，他們表現(xiàn)出來(lái)的區(qū)別頗富戲劇性，簡(jiǎn)報(bào)者應(yīng)用三到九秒的目光接觸，看起來(lái)更真誠(chéng)也更具說(shuō)服力，也會(huì)比掃瞄者對(duì)自己的演講內(nèi)容更確定。在簡(jiǎn)報(bào)中，延長(zhǎng)目光接觸時(shí)間是最有效的說(shuō)服武器。除非你的看法簡(jiǎn)潔出色，否則聽眾是不可能持續(xù)注意你所說(shuō)的每句話，引起聽眾注意的最好辦法，就是目光注視著每一個(gè)不同的人，至少持續(xù)三秒鐘。 什么情況下，需要比三秒鐘更久的目光接觸時(shí)間呢？回答這問題時(shí)，請(qǐng)記住目光注視的目的，是為了停止掃瞄以免讓太多視覺印象印入腦海中。當(dāng)你緊張時(shí)，最常發(fā)生

50、掃瞄。例如，當(dāng)你在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，一切都進(jìn)行得很順利，你慢慢地以目光注視房中的聽眾。突然執(zhí)行副總闖進(jìn)坐下，不一會(huì)兒對(duì)你皺皺眉頭，再看看表。你的身體立刻有了反應(yīng)，腎上腺素流到血液中，你的說(shuō)話速度加快，并開始慌張。 回到何時(shí)應(yīng)該目光接觸三秒鐘以上？這個(gè)問題，答案是：當(dāng)你變得很緊張時(shí)。這也就是為什么在開始簡(jiǎn)報(bào)的第一分鐘，就該延長(zhǎng)目光注視的原因。當(dāng)你開始口吃，看到聽眾不良的反應(yīng)：或者看到一張臉不滿你所說(shuō)的話時(shí)，你必須趕緊對(duì)自己說(shuō)：我要延長(zhǎng)目光注視時(shí)間以使自己專心。；還有當(dāng)你發(fā)覺自己不知不覺又開始每秒鐘掃瞄過一個(gè)人時(shí)，就必須再選一張臉，并至少注視他三秒鐘以上。 面對(duì)大團(tuán)體時(shí)，該看那里？ 在一個(gè)飯店的大廳里，有五

51、百個(gè)聽眾，很明顯地，你無(wú)法對(duì)每張臉看三秒鐘，但是如果你廣泛的在每個(gè)地方選擇一個(gè)人注視時(shí)，大多數(shù)的人會(huì)覺得你在看他。因?yàn)槟愫吐牨婇g有一段距離，當(dāng)你看著一堆人中的一個(gè)時(shí)，在他周圍的十個(gè)人都會(huì)覺得你是直接看著他。做目光接觸時(shí)不要忘了坐在最左端或最右端的人，因?yàn)閮蓚?cè)的人很容易被疏忽。 當(dāng)你能自如地運(yùn)用延長(zhǎng)目光接觸時(shí)間之后，你會(huì)感到你的視野變得很大。最恰當(dāng)?shù)哪抗饨佑|時(shí)間為平均一個(gè)聽眾三秒鐘（掃瞄時(shí)則一個(gè)聽眾少于一秒鐘）。開頭第一個(gè)人要到十秒鐘，以下三個(gè)一秒鐘快速掃過，再放慢速度，做二個(gè)五秒鐘的接觸，如此繼續(xù)下去。 當(dāng)你進(jìn)步到能延長(zhǎng)目光接觸時(shí)間平均天少三秒鐘時(shí)，你還會(huì)發(fā)現(xiàn)自己能在講完一個(gè)句子或看法之后，才

52、將目光移轉(zhuǎn)至下一個(gè)人身上，這么做，會(huì)使得人們更加專注傾聽你的講解，目光接觸也于是有其意義。 練習(xí)技巧如果你只是了解目光接觸是什么，而沒有實(shí)地經(jīng)歷，進(jìn)步會(huì)很慢。就象網(wǎng)球、高爾夫球、游泳或其他的技術(shù)，部是需要練習(xí)的。以下提供你一些幫助練習(xí)的意見。一對(duì)一 一對(duì)一交談是改進(jìn)目光接觸技巧的最好時(shí)間。我們?cè)谝粚?duì)一時(shí)表現(xiàn)不錯(cuò)，但有時(shí)也會(huì)漫不經(jīng)心，譬如對(duì)某人說(shuō)五個(gè)句子后，下三個(gè)句子將眼光移開。使用目光接觸有如使用動(dòng)詞時(shí)態(tài)，沒有藉口可以草率或誤用?？瘴菥毩?xí) 在會(huì)議室預(yù)演簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，你可以練習(xí)目光接觸，房間愈大愈好。在每排選三張椅子貼上一張紙，你至少需要十二至十八張貼上紙片的椅子，和八至十二張沒有貼上紙片的椅子。整個(gè)

53、房間看一看，對(duì)著每張貼有紙條的椅子看三到十秒鐘，當(dāng)你如此作時(shí)，其實(shí)也許每張椅子只看一到二秒，因?yàn)橐婚_始時(shí)很容易低估三秒鐘的長(zhǎng)度。為補(bǔ)救這個(gè)缺點(diǎn)起見，我建議你每張椅子都看十秒鐘。舉手技巧下次你對(duì)同事做簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，要求房間中的每個(gè)人舉手來(lái)幫助你如同舉手發(fā)問一樣。告訴他們，當(dāng)你眼睛個(gè)別地注視他們時(shí)，請(qǐng)對(duì)方心中暗數(shù)五秒，才放下手臂。 看著所有舉起來(lái)的手，挑一個(gè)坐在最后面的人，停三秒，然后開始說(shuō)話。記得，每次只看一個(gè)人，同時(shí)要壓制自己只看一秒的沖動(dòng)。當(dāng)聽眾看到你看著他，他開始默讀五下。你必須事先告訴聽眾：如果你還在默數(shù)時(shí)，我卻已經(jīng)把眼睛轉(zhuǎn)向另一個(gè)人，那么請(qǐng)你給我一個(gè)微笑，搖搖你的手。 必須確定眼睛對(duì)著對(duì)方的

54、眼睛而不是頭、顎、或鼻子。一旦手放下來(lái)后，你就移向下一張臉。隨意挑選任何一張臉，不必按照順序。 這是很困難的練習(xí)，你很快發(fā)覺要讓所有的手都放下來(lái)很不容易。你會(huì)不斷地在五秒鐘時(shí)間到以前就想轉(zhuǎn)移視線。如果你對(duì)自己有信心，嚴(yán)格要求自己，并不斷地求進(jìn)步，就會(huì)從這練習(xí)中獲得很大的好處。 我在結(jié)束本段前要再?gòu)?qiáng)調(diào)一次：延長(zhǎng)目光接觸時(shí)間，是你對(duì)團(tuán)體推銷時(shí)最有力的說(shuō)服武器。 停頓的沖擊停頓頗具威力，但卻很少有簡(jiǎn)報(bào)者應(yīng)用它。在一個(gè)主要重點(diǎn)之前停頓一下（保持沉默），是強(qiáng)調(diào)或推銷訊息的最佳方式?；叵胍幌?，當(dāng)簡(jiǎn)報(bào)者先停頓一陣子，再說(shuō)某段時(shí)，他停頓得愈久，你是否愈會(huì)想：這人下面要說(shuō)的一定是頗有份量的話。第一次停頓就是在簡(jiǎn)報(bào)一剛開始時(shí)。很多簡(jiǎn)報(bào)者從椅子上站起來(lái)，走到會(huì)議桌前，一轉(zhuǎn)過身后就開始說(shuō)話。其實(shí)，一開始就停頓一下，最容易贏得聽眾的注意。走向前慢慢地轉(zhuǎn)身，選擇房間內(nèi)最后面一個(gè)人，注視他，停一秒鐘，然后再開始說(shuō)話。如來(lái)你不停頓一下再開始說(shuō)話，就很可能會(huì)開始掃瞄。如果你停頓，隨著那沉默的片刻，你會(huì)同時(shí)把眼光集中。 停頓雖然如此重要，但許多人卻覺得應(yīng)用起來(lái)很困難。因?yàn)楫?dāng)身體的腎上腺素開始作用，并刺激你加快速度說(shuō)話時(shí)，你很難讓