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文檔簡介
1、人事檔案管理中存在的問題人事檔案管理工作是按照國家政策,在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、 品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理 與開發(fā)利用的重要依據(jù),對個人成長起著重要作用。認(rèn)識人事檔案管理的作用, 分析存在的問題和不足,切實(shí)做好人事檔案管理工作,對于人力資源開發(fā)利用, 促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的健康發(fā)展具有重要的積極意義。一、查找問題隨著人事檔案神秘性被打破, 一些問題逐漸暴露出來。 人事檔案歸檔范圍不 適應(yīng)新要求, 歸檔材料重結(jié)論輕事實(shí)仍然嚴(yán)重, 人事電子檔案嚴(yán)重滯后, 檔案管 理工作重管輕用, 檔案管理工作人員缺少工作激情, 人事檔案安全管理形勢堪憂 等等。這
2、些問題的存在,嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。1.歸檔問題(1)法律、法規(guī)規(guī)定的歸檔范圍太過狹窄。一是現(xiàn)行的 “歸檔規(guī)定 ”中的“具 體要求 ”缺失較多,如非上級黨政機(jī)關(guān)、非人民團(tuán)體、非干部所在單位(比如國 際組織、個體國民、外單位)予以表彰的先進(jìn)事跡并未指明是否歸檔。二是收集 歸檔的材料不全面,不準(zhǔn)確,不能全面反映個人的經(jīng)歷和德才,如: “義務(wù)獻(xiàn)血 紀(jì)錄、慈善行為紀(jì)錄、自愿者行動紀(jì)錄、助人為樂行為紀(jì)錄、扶貧濟(jì)困紀(jì)錄、 NGO 貢獻(xiàn)紀(jì)錄以及反映個人業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、業(yè)余愛好等的材料,這些大 部分均構(gòu)不成本單位認(rèn)可 ”的先進(jìn)事跡,是否列入歸檔范圍尚無明確規(guī)定。三是 個人音像、圖片材料也未
3、指明是否歸檔。(2)歸檔材料重結(jié)論、輕事實(shí)傾向嚴(yán)重。由于個人檔案材料是由本單位檔 案管理人員收集制作, 且大部分事件、 事跡、表現(xiàn)等材料均由本單位領(lǐng)導(dǎo)下結(jié)論, 因此個人檔案的客觀性、 公正性不可避免地會大打折扣。 比如:職業(yè)微創(chuàng)新在發(fā) 達(dá)國家非常受重視,往往作為相關(guān)人員晉升、加薪的重要依據(jù)(豐田公司、微軟 公司便是如此) ,而我們國家只對獲得國家發(fā)明專利或被有關(guān)部門評獎的創(chuàng)新發(fā) 明、科研成果鑒定材料進(jìn)行歸檔, 而生產(chǎn)實(shí)踐中的微創(chuàng)新卻多被領(lǐng)導(dǎo)疏虞。 領(lǐng)導(dǎo) 沒有給出結(jié)論的自然也不可能歸入個人檔案。 另外一種情況, 由于我們國家的體 制原因,很多非職業(yè)創(chuàng)造發(fā)明同樣得不到單位認(rèn)可, 對于這類材料顯然也
4、不可能 被真實(shí)記入檔案。即使有些事實(shí)清楚的事跡,被重視的往往只是推薦、審批表, 而事跡材料的收集整理卻空洞乏味,套話連篇,無法全面公正地反映真實(shí)情況。2. 人事檔案數(shù)字化程度不高 很多單位只是將個人基本情況、檔案目錄及本單位制作的材料輸入計算機(jī), 對單位以外收集來的材料,如:文字材料復(fù)印件等,由于輸入工作量較大,通常 不被錄入計算機(jī);另一種情況,由于紙質(zhì)檔案容積有限,按干部人事檔案材料 收集歸檔規(guī)定,評定專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)時干部本人寫的論文、技術(shù)報告、 技術(shù)設(shè)計圖紙、畢業(yè)設(shè)計、答辯記錄、入學(xué)通知書、創(chuàng)造發(fā)明說明書、科研成果 文件材料、著作、譯著和獲獎?wù)撐牡葍?nèi)容均不歸入本人檔案,因此,自然也不
5、能 歸入個人電子檔案。21 世紀(jì)一十年代是由互聯(lián)網(wǎng)向計算機(jī)轉(zhuǎn)化的時代,很多人事記錄材料、各 類鑒定材料都是以音像、 圖片(比如:重要現(xiàn)場報告、 重要學(xué)術(shù)演講、 舍生救人、 搶險救災(zāi)、處置群體性突發(fā)事件、現(xiàn)場采訪、技能競賽等)的形式存在的,這些 音像、圖片資料往往比文字資料更能生動、形象、準(zhǔn)確地反映個人的實(shí)際情況, 但由于這類材料是否歸入個人檔案, 干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定 并未明 確規(guī)定。因此,這類材料通常不能歸入個人電子檔案。3. 檔案管理工作重管理,輕利用 根據(jù)中華人民共和國檔案法之規(guī)定: “地方各級各類檔案館是集中管理 檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范
6、圍內(nèi)的 檔案”;干部檔案工作條例第八條規(guī)定,干部檔案管理部門有十項(xiàng)職責(zé)。很 多檔案管理人員將大量的時間和精力用于檔案的接收、 收集、審核、分類、排序、 編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、防霉變等等倉庫保管工作, 卻沒有認(rèn)真思考如此辛苦地做這些枯燥乏味的工作是為了什么。 就像人們常說的 “抄抄寫寫、守好攤子而已,不丟不泄、查閱外調(diào)工具 ”,故而也就沒有幾個管理 者對人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究, 建立人事記錄及人才技能庫, 也就 無法充分掌握所管范圍內(nèi)的人才信息,不能為人事檔案的開發(fā)利用提供專業(yè)支 持。4. 提高人事檔案管理員勝任力缺乏新動力據(jù) 2003 年統(tǒng)計,各級國家綜合檔
7、案館共有工作人員 23086 人,其中具有 副高級以上職稱的有 1798 人,占全部人員的 8% ;在有職稱的人員中,人數(shù)最 多是館員,有 6443 人,占全部人員總數(shù)的 28%;其次是助理館員, 有 5777 人, 占全部人員總數(shù)的 25% ;無職稱的人員 7588 人,占全部人員總數(shù)的 33%(注: 以上數(shù)據(jù)引自論檔案人員的教育培訓(xùn),作者:賈慧娟)。從以上數(shù)據(jù)可知, 我國只有 8% 的人員具有較高水平,而有三分之一的人員屬于新手或外行,這說 明我國檔案管理的總體水平不高?,F(xiàn)在已進(jìn)入 21 世紀(jì)一十年代,很多具有較高水平的管理人員已經(jīng)退休或退 居二線, 新一代的大、 中專院校畢業(yè)生管理經(jīng)驗(yàn)和
8、管理激情存在較大問題。 一名 能力較強(qiáng)的管理人員,除應(yīng)具備文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保 護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案術(shù)語學(xué)、比較檔案學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、中國檔案事業(yè)史、世界檔案 事業(yè)史、檔案學(xué)史、 事業(yè)管理學(xué)、 科技檔案管理學(xué)等基本知識及組織文字材料的 寫作能力,具備歷史知識、古漢語知識、檔案宣傳和展覽、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖 書館學(xué)、情報學(xué)、新聞學(xué)、編輯學(xué)、出版學(xué)等相關(guān)的專業(yè)知識外,還應(yīng)掌握外語 技能、檔案微縮復(fù)制技能、 計算機(jī)輔助檔案管理等; 并且還應(yīng)具備穩(wěn)定的心理特 質(zhì),外傾的性格特質(zhì),較高的道德水準(zhǔn),較強(qiáng)的成就動機(jī),較強(qiáng)的演講能力。然 而,現(xiàn)在很多管理人員由于患上了職業(yè)倦怠 (檔案管理人員對所
9、從事的工作沒有 興趣和缺乏動力的情況下, 產(chǎn)生的一種身心疲憊和厭煩感的心理狀態(tài), 從而導(dǎo)致 其能力和工作效率的降低)職業(yè)病,他們工作效率低下,對未來充滿迷茫,不知 該如何規(guī)劃自己的未來, 來自各方面的壓力不知該向何處疏泄, 單位的很多激勵 制度都對他們無效。 對于這些人員, 不要說讓他們?nèi)嬲莆丈鲜鲋R和技能, 恐 怕常規(guī)的收集整理、 保管工作都顯得不堪重負(fù), 力不從心, 哪還有激情去提高自 己的工作勝任力。5. 人事檔案安全管理問題不容忽視(1 )假檔。在實(shí)際檔案中 “三齡一歷 ”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)虛假現(xiàn) 象較為嚴(yán)重。一些手中有權(quán)之人為了達(dá)到某些不良目的, 將年齡幼時改大 (比如:
10、未達(dá)到規(guī)定年齡不得參加奧運(yùn)會),成年時改小,學(xué)歷改高;更有甚者,對評審 事件材料造假,毀掉不良記錄。(2)失檔。由于紙質(zhì)檔案通常只由本單位保管,因本人自動放棄的檔案通 常發(fā)往原籍保管,若遇管理地發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震(汶川地震時,北川很多檔 案永久丟失)、海嘯、泥石流(舟曲泥石流很多檔案被沖走丟失)、群體性暴力 事件(甕安群體性事件造成公安戶籍檔案被部分燒毀) 等災(zāi)難時, 紙質(zhì)檔案和電 子檔案都將很難幸免, 對造成永久遺失的檔案將無法復(fù)原。 還有個別情況, 因發(fā) 往原籍過程中管理不善或因盜竊案而發(fā)生檔案丟失,將造成無法彌補(bǔ)的損失。以上這些問題的存在,造成了人事檔案完整性、真實(shí)性、安全性、及時性、
11、規(guī)范 性下降,從而降低了人事檔案的開發(fā)利用價值, 這對我國的人力資源開發(fā)利用將 造成嚴(yán)重的不良影響。因此,解決這些問題,完善人事檔案管理刻不容緩。二、方案建議 找出問題只是第一步, 如何解決問題需要大家共同探討, 共同與時俱進(jìn), 只 有這樣才能使人事檔案管理適應(yīng) “十二五 ”新形式下的新需要。1充實(shí)修改有關(guān)法律、法規(guī)新時期的干部人事檔案管理已逐步由 “封閉式管理 ”向 “開放式管理 ”過渡,但 目前的法律、法規(guī)都停留在 20 世紀(jì)八、九十年代,顯然已不適應(yīng)新時期的發(fā)展 需要,國家應(yīng)盡快修改制定能適應(yīng)新時期人力資源開發(fā)利用的新的法律、法規(guī), 以便從政策層面規(guī)范人事檔案管理工作, 同時應(yīng)明確細(xì)化人
12、事檔案管理工作的具 體要求。一方面,目前的人事檔案材料來源非常廣泛,社會性很強(qiáng),因此,不能 只狹義地從本單位、本系統(tǒng)收集領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的材料。比如:國際組織、外國媒體的 事跡報道,市場組織的專業(yè)技能競賽獲獎材料,業(yè)余愛好材料等。另一方面,現(xiàn) 在是實(shí)事求是、與時俱進(jìn)、構(gòu)建和諧的時代,制定法律法規(guī)上,應(yīng)注重真實(shí)事跡 材料的收集整理,減少或簡化一些結(jié)論性、定性的鑒定表、評定材料、審批表, 即重事實(shí)輕評價,特別是要逐步淡化政治主導(dǎo)人事檔案。德、能、勤、績、廉五 方面雖然都是重點(diǎn),但只有能、勤、績突出的人才是可用之才。因此,在歸檔材 料的取舍方面應(yīng)注重事實(shí)材料的準(zhǔn)確性, 少作結(jié)論性評價。 事實(shí)和事跡都用不著
13、審批的,任何事情, 既使是法律制定和修改這種大事僅僅依靠少數(shù)專家、 幾個領(lǐng) 導(dǎo)確認(rèn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,也是霸道的和不公平的。2擴(kuò)大電子檔案收集范圍 電子檔案與紙質(zhì)檔案相比最大的特點(diǎn)是用最小的空間儲存最大容量的信息, 電子檔案館可以完成紙質(zhì)檔案館無法完成的儲存大量信息的任務(wù)。 因此,建議國 家盡快制定與電子檔案相關(guān)的法律、法規(guī),在政策層面規(guī)范電子檔案管理工作。 在此之前, 我們各級檔案部門應(yīng)加大人力物力, 對以前的紙質(zhì)檔案采取掃描等方 式(如:數(shù)碼錄音筆、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等)進(jìn)行材料收集,以便同時完成 電子檔案和紙質(zhì)檔案的要求。 在個人基本信息方面, 應(yīng)將個人體貌特征等錄入計 算機(jī),建立完整的個人
14、數(shù)據(jù)信息庫;將個人的著作、譯作、科研成果、學(xué)術(shù)論文 等全文收入電子檔案; 將收集到的圖片、 聲像資料歸入電子檔案; 將人事記錄歸 入電子檔案,為建立人才技能庫提供技術(shù)支持。3把人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用拋棄 “人事檔案是控制工具和手段 ”的過時觀念,更新人事檔案管理者的 “保管 員”、“投遞員 ”思維,由傳統(tǒng)的檔案保管者轉(zhuǎn)為人才信息的管理者。 要充分認(rèn)識到 人事檔案是人才信息的重要載體, 是人才的重要信息之源, 是知人善任的重要依據(jù), 容) 容) 者。必須投入更多的精力對人事檔案材料進(jìn)行分析研究,有目的(如:擴(kuò)充新內(nèi) 、有重點(diǎn)(如:強(qiáng)調(diào) “個性化 ”)、有計劃(如:減少主觀內(nèi)容,擯除冗余內(nèi)
15、 地采集整理使用者所需要的檔案資源,更加及時、準(zhǔn)確、高效地提供給使用然后由對人事檔案進(jìn)行開發(fā)利用,可仿效 “索尼”建立人事記錄,通過審閱以往的 人事記錄,可以發(fā)現(xiàn)哪些候選人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平 和能力水平的, 可以發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ?人才需要哪些方面的培訓(xùn); 可以 發(fā)現(xiàn)哪些人已經(jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。 建立人才技能庫, 當(dāng)某一部 門有空缺時,即將接受過該部門技能培訓(xùn)或者具這種能力的人都列出來, 人事部門直接與這些人對接, 征求他們對該部門的意見和建議, 并適時選出恰當(dāng) 的人選。陷阱。筆者對這種機(jī)制的闡述4建立激勵機(jī)制,發(fā)揮主觀能動性 訓(xùn)練檔案管理人員的操作
16、能力、管理能力、學(xué)習(xí)能力,培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真 務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神,營造良性競爭氛圍、健全考核評估制度、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí) 等等措施都有助于管理水平的提高。 但筆者認(rèn)為,要提高檔案管理人員管理水平, 關(guān)鍵在于發(fā)揮管理人員的主觀能動性, 而發(fā)揮主觀能動性的動力是建立一種激勵 機(jī)制,使管理人員對檔案管理工作始終充滿激情,產(chǎn)生無窮的使命感、責(zé)任感、 歸屬感、認(rèn)同感和成就感。 根據(jù)馬斯洛的需求層次理論, 自我實(shí)現(xiàn)是人的第五層 次,也是最高層次的需求, 只有讓管理人員有追求最高層次需求的機(jī)會, 才會有 動力發(fā)揮自己的最大潛能。 自我實(shí)現(xiàn)的需求是一種精神層面需求, 它比物質(zhì)需求 更高一個層次。 比如獎金發(fā)放,
17、金額不可能超越其他部門, 對管理人員自然起不 到多少激勵作用;又如提拔晉升,容易弄巧成拙,誤入彼得原理(在一個等級制 度中,每個雇員都傾向于晉升到不能勝任的地位) 為,改變檔案管理人員 “保管員 ”、“投遞員 ”身份,賦予管理人員直接參與人力資 源開發(fā)利用的權(quán)力。 用專業(yè)的人做專業(yè)的事, 是這個時代的必然選擇, 讓管理人 員利用自己的專業(yè)優(yōu)勢對人事檔案材料進(jìn)行解讀, 對用人單位進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。 就 像人們常常看到的, 打掃少林寺藏經(jīng)閣的老和尚往往是武功修為最高的人, 大英 博物館的管理員往往就是智者 (比如:毛澤東一個偉大的智者, 曾經(jīng)在北大 圖書館當(dāng)過管理員)??梢姡幻耸聶n案工作者也可以成
18、為博學(xué)的導(dǎo)師,人才 的推介專家。只要檔案管理人員變成了人力資源開發(fā)利用的直接參與者, 他們就會自覺地 提高自己的政治修養(yǎng), 堅定自己的政治態(tài)度, 培養(yǎng)自己的政治洞察力, 加強(qiáng)自己 的保密意識;就會將檔案工作當(dāng)成自己終身追求的事業(yè),完善自己的服務(wù)意識, 追求實(shí)事求是的工作作風(fēng); 就會自覺不斷提高專業(yè)素質(zhì), 積極練就過硬的專業(yè)技 能和健康良好的身心素質(zhì),就會像 “松下 ”一樣“讓每位員工在企業(yè)里都有 安其天 下,舍我其誰 的使命感 ”,從而滿足其自尊和自我實(shí)現(xiàn)的需求。5下級建檔管理,上級異地備份管理要解決假檔、失檔問題最簡單易行的辦法是: 下級建檔管理, 上級異地備份 管理??h(處)管干部人事檔案由縣(處)級建檔管理,同時上報到市(廳)級 主管部門,異地備份(包括電子檔案和紙質(zhì)檔案);市(廳)管干部人事檔案上 報到省(部)級主管部門異地備份;?。ú浚┕芨刹咳耸聶n
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