科技發(fā)展有限責任公司公文管理

1、公文管理1、總則1.1目的：為規(guī)范管理，統(tǒng)一公司行文標準和要求，制定本規(guī)定。1.2定義：公文是指部門、分支機構(gòu)（辦事處）正式發(fā)布的令、決定、通知、通報、公 告、批復、意見、報告、請示、會議紀要等內(nèi)部文件。1.3管理部門：人力資源部負責公司公文的管理。1.4適用范圍：本規(guī)定適用于全公司。2、公文種類2.1公司的公文按用途劃分為十類：2.1.1 令適用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于嘉獎、懲處相關(guān)單位或人員的公文。2.1.2決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，人事任免，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者 撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定等事項。2.1.3通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級或平級單位的公文，人事任

2、免，傳達要求下級單 位辦理和需要有關(guān)單位了解或者執(zhí)行的事項。2.1.4通報適用于表彰先進，批評落后，傳達重要精神或事項。2.1.5批復適用于答復下級單位請示事項。2.1.6意見適用于對重要問題提出建議和處理辦法。2.1.7報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。2.1.8請示適用于向上級單位請求指示、批準。2.1.9會議紀要適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。2.1.10 函適用于平級單位或無隸屬關(guān)系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復問題。2.2公文按層級劃分為三層：2.2.1公司級公文公司級公文是指由公司統(tǒng)一發(fā)布的公文，包括機構(gòu)調(diào)整、制度頒發(fā)、人事任免、獎懲、 公司重大

3、決定與活動、企業(yè)理念等，由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。2.2.2部門級公文部門級公文是指各中心/部門業(yè)務(wù)范疇的公文，由中心主任或獨立部門經(jīng)理簽發(fā)。 2.2.3分支機構(gòu)（辦事處）級公文分支機構(gòu)（辦事處）級公文是指分支機構(gòu)發(fā)布的日常公文，由分支機構(gòu)負責人簽發(fā)。3、公文格式3.1公文一般由發(fā)文單位標識：發(fā)文字號、標題、正文、附件說明、簽發(fā)人、簽發(fā)日期、 主題詞、主送單位、抄送單位和附件等部分。3.1.1緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”。3.1.2發(fā)文單位標識應(yīng)當使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在后。3.1.3發(fā)文字號應(yīng)當包括單位簡稱或代碼、年份、序號。聯(lián)合行文，只

4、標明主辦單位發(fā) 文字號。3.1.4公文標題應(yīng)當準確簡要地概括主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文單位。 公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。3.1.5主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱。3.1.6公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。3.1.7簽發(fā)人要求簽署姓名，清晰可辨。簽發(fā)日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文 以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。3.1.8公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當加括號標注。3.1.9公文應(yīng)當標注主題詞。3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或了解公文的其他單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī) 范化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.1

5、1文字從左至右橫排書寫。3.2編號規(guī)則3.3字型、字體與間距標準3.3.1大標題：黑體二號加粗3.3.2小標題：黑體三號加粗3.3.3文檔號：宋體四號3.3.4正 文：宋體四號、小四號或五號3.3.5主題詞：黑體四號加粗3.3.6抄送：宋體小四號3.3.7頁碼：宋體五號3.3.8行間距：單倍行距3.3.9字間距：標準3.4公文用紙一般采用國際標準 A4型(210mmx297mm)左側(cè)裝訂，公文頁面上間距為 20mn，下間距為15mm左右間距均為25mm3.5落款形式發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務(wù)、姓名，職務(wù)、姓名上方用頂劃線作簽字位置，發(fā)文 單位名稱與簽發(fā)人職務(wù)、姓名之間相互對稱。簽發(fā)人職務(wù)、

6、姓名下空一行標注發(fā)文年、月、 日。3.6文收尾包括主題詞、抄送、頁碼三部分。3.6.1主題詞3.6.1.1為便于計算機檢索和管理公文，文件應(yīng)包含主題詞。主題詞由類別詞和類屬詞 兩部分組成。361.2 標引方法36121 份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫，每個主題詞之間空一格，。3.6.1.2.2 標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的 詞，最后標反映文件形式的詞。3.6.1.2.3 一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引， 再對第二個主題內(nèi)容進行標引。3.6.1.2.4 根據(jù)需要，可將不同類的主題

7、詞進行組配標引。3.6.2抄送單位：整個標注區(qū)域用二條等寬的平行實線作界線，平行實線的下面一條位 于頁面上的最后一行。3.6.3頁碼：位于公文紙正面頁腳正中的位置，用阿拉伯數(shù)字標識：“第X頁 共X頁”4、公文行文規(guī)則4.1行文應(yīng)當確有必要，注重效用。4.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。4.2.1屬于主管單位職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管單位處理，一般不得越 級請示和報告。4.2.2屬于單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由單位自行行文。非獨立運作部門未經(jīng)所屬部 門、分支機構(gòu)（辦事處）負責人簽批或授權(quán)不得向外單位發(fā)文。4.3 “請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，

8、應(yīng)當用抄 送形式。“報告”不得夾帶請示事項。4.4草擬公文應(yīng)注意以下事項：4.4.1符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)定等，要切實可行 并加以說明。4.4.2情況詳實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清晰，用詞規(guī)范，篇幅力求簡 短。4.4.3公文應(yīng)當根據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權(quán)、與主送單位的行文關(guān)系確定。4.4.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外 文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)具體到年、月、日。4.4.5)”4.4.64.4.7結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”第二層為“（一）”第三層為“ 1. ”第四層為 要求使用國家法定計量單位。文內(nèi)使用非

9、規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其 縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明中文含義。4.4.8公文中的數(shù)字，除日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語及具 有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字。5、發(fā)文辦理流程5.1公司級公文5.1.1公司級公文由人力資源部起草，統(tǒng)一格式并編號，公文背面由起草人、審核人及 部門負責人簽字確認，交簽發(fā)人簽發(fā)。5.1.2人力資源部負責公文的編號、分發(fā)和登記。在印制公文前，復核審批簽發(fā)手續(xù)是否齊全、附件是否完整、格式是否規(guī)范，否則不得下發(fā)5.2部門級公文521部門單獨發(fā)文：屬中心/部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由相

10、關(guān)中心責任人起草，由中心 /部門負責人簽發(fā)：其中屬分管副總經(jīng)理權(quán)限的，必須由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。5.2.2中心/部門聯(lián)合發(fā)文；涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，主辦中心 /部門應(yīng)當與相 關(guān)中心/部門聯(lián)合發(fā)文，并由主辦中心/部門起草，經(jīng)中心/部門審核后，交相關(guān)中心/部門共 同簽發(fā)。5.2.2.1公文發(fā)布單位對以下情況承擔責任：越權(quán)行文；公文內(nèi)容涉及其他中心/部門而未送交其他中心/部門會簽；與相關(guān)中心/部門未達成一致意見而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度或有 關(guān)公文發(fā)生沖突：公文本身存在較大矛盾或失誤。5.2.2.2 公文會簽單位對以下情況承擔責任：越權(quán)審批；公文與現(xiàn)行制度或有關(guān)公文發(fā) 生沖突；公文本身存在較大矛盾

11、或失誤。6收文辦理流程6.1各單位收到公文后，應(yīng)及時登記、傳達6.2各單位收到公文后，應(yīng)當進行審核。重點為：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文 規(guī)定；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。6.3經(jīng)審核無誤的公文，應(yīng)及時提出擬辦意見送單位負責人批示或者交有關(guān)部門辦理, 需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。6.4各單位對公文要及時傳達，特急件立即批復，急件當天批復，一般文件兩個工作日 內(nèi)批復。確有困難的，應(yīng)及時向發(fā)文單位說明原因。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本 單位辦理的公文，應(yīng)當及時退回發(fā)文單位并說明理由。6.5審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期, 其他審批人簽字視為同意；沒有請示事項的，簽字表示閱知。6.6送單位負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，主辦人要負責催辦，做到緊急公文、 重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦。7、公文歸檔及管理7.1公文發(fā)布完畢后，根據(jù)公司公文管理制度和其他有關(guān)規(guī)定，發(fā)文部門應(yīng)及時存 檔，個人不得保留公文。7.1.1公司級公文發(fā)布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。7.1.2部門級公文發(fā)布后原件由各部門自行存檔。7.1.3分支機構(gòu)（辦事處）級公文發(fā)布后