職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理辦法

1、職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理辦法第一章 總則第一條 為使福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中國共產(chǎn)黨機關(guān) 公文處理條例（中辦發(fā) 199614 號）、國家行政機關(guān)公文處理辦法（國發(fā) 200023 號） 和教育部、福州市的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院實際制定本辦法。第二條 本辦法適用于福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨的機關(guān)和行政機關(guān)中的公文處理工作。第三條 福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文是學(xué)院在行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式 的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。第四條 公文處理指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有 序的工作。第五條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持

2、實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全；必須嚴(yán)格執(zhí) 行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全。第六條 學(xué)院各級負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守公文處理辦法，并加強對本部門 公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條 福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室是學(xué)院公文處理的管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)學(xué)院的公文處理工作， 并負(fù)責(zé)指導(dǎo)學(xué)院處室、系（中心、館）、科的公文處理工作。第八條 學(xué)院黨政辦公室負(fù)責(zé)學(xué)院日常黨、政公文處理工作。其它部門也應(yīng)確定一名干部負(fù)責(zé)公 文處理的具體工作。第二章 公文種類第九條 適用于福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政機關(guān)公文種類主要有：（一）決定 適用于對學(xué)院重要事項或重大行動做出安排；獎懲有

3、關(guān)單位和人員；變更或者撤銷 下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。（二）通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。（三）通知 適用于發(fā)布黨政法規(guī)， 傳達(dá)上級機關(guān)的指示， 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文， 傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，公布干部任免。（四）通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（五）報告 適用于向院領(lǐng)導(dǎo)及上級機關(guān)匯報工作， 反映情況， 提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。六）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)七）批復(fù) 適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。八）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。九）函 適用于與不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題

4、，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 十）會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。十一）規(guī)定 適用于學(xué)院黨的機關(guān)對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。十二）決議 適用于學(xué)院黨的機關(guān)經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。注：除個別注明黨的機關(guān)的文件，其余為黨的機關(guān)與行政機關(guān)均可使用文種。）第三章 公文格式第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、 主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和發(fā) 文日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)

5、序號。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” 。（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。學(xué)院及 院內(nèi)各部門的機關(guān)代字詳見附件一 。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。 其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和 電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。 公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如

6、有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（九）公文除 “ 會議紀(jì)要 ” 以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章； 聯(lián)合下發(fā)的公文， 發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 與軍隊部門聯(lián)合制發(fā)的各類公文， 聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都 應(yīng)加蓋印章。十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要注明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注于成文時間之下。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。（十三） 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉的其它單位， 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、 統(tǒng) 稱。多個抄送單位，一般按照先外后內(nèi)、先大后小順序排列。（十四

7、）公文文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照國家行政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210MMX 297MM，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。有隸屬關(guān)系的機 關(guān)相互行文，應(yīng)當(dāng)遵循逐級行文的原則；不相隸屬機關(guān)相互行文，應(yīng)當(dāng)遵循級別對等的原則。第十四條 在職權(quán)范圍內(nèi)，福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文，可以向院內(nèi)下級單位行 文。第十五條 學(xué)院內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外一般不得對外正式行文。內(nèi)設(shè)機構(gòu)對外聯(lián)系工作，可以函的 形式辦理。第十六條

8、 向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。第十七條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，學(xué)院黨政辦公 室應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。第十八條 “ 請示 ” 應(yīng)當(dāng)一文一事； 一般只寫一個主送機關(guān)， 需要同時送其他機關(guān)的， 應(yīng)當(dāng)用 抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。 “ 報告 ” 不得夾帶請示事項。第十九條 除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以學(xué)院名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“ 請示 ” 、 “ 意見 ” 和 “ 報告 ” 。第二十條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。第五章 發(fā)文辦理第二十一條 發(fā)文辦理指以學(xué)院和各職能處室、系（中心、館）、科的名

9、義制發(fā)公文的過程，包 括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十二條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)有關(guān)規(guī)定，符合福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院的職責(zé)權(quán)限，如提出新的政策、 規(guī)定等，應(yīng)當(dāng)切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確， 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲， 字詞規(guī)范， 標(biāo)點正確， 書寫工整，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注 明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “ 一 ” ，第二層為

10、 “ （一） ” ，第三層為 “ 1 ” ， 第四層為 “ （ 1 ） ” 。（六）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（七）文中使用非規(guī)范化簡稱， 應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。 使用國際組織外文名稱或其縮寫形式， 應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修 辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。單位代號應(yīng)當(dāng)使用漢字。（九）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)說明緊急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。第二十三條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取 得一致意見并經(jīng)有關(guān)部門會簽后方可行文。

11、 如有分歧， 主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)； 仍 不能取得一致時，可以由黨政辦出面協(xié)調(diào)；如仍不能解決，由黨政辦報請院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第二十四條 處級公文的審核簽發(fā)：處級行文需要會簽的公文，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，送有關(guān)單位會簽。處級公文 （落款為學(xué)院各職 能部門）需經(jīng)各職能部門主要負(fù)責(zé)人或授權(quán)的本部門其它負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第二十五條 院級公文發(fā)文程序為：（一）會簽：院級行文需要會簽的公文，經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人審核后，先送有關(guān)部門會簽，然后送 學(xué)院黨政辦公室核稿，一般情況應(yīng)比成文時間提前一至二天。（二）院黨政辦審核。審核重點是：是否確需行文；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī) 定；涉及其它部門是否已協(xié)

12、商、會簽；文字表述是否準(zhǔn)確；是否符合行文規(guī)則和公文擬制要求， 文種使用、公文格式是否規(guī)范等。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批。由黨政辦主任簽交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）公文簽發(fā)。院級公文（落款為 “ 中共福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會、福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）需 經(jīng)主持工作的院領(lǐng)導(dǎo)或者授權(quán)的其他院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（五）公文正式印制前，院黨政辦應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料 是否齊全；印發(fā)范圍是否明確；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范（含密級、主題詞）等。第二十六條 草擬、修改和簽批公文，字跡應(yīng)當(dāng)清晰、工整，文稿首頁填寫福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 發(fā)文頭紙，正文不得在文稿裝訂線外書寫。公文擬稿紙一律使用A4 紙張，一般用計算機打印公文擬稿

13、，草擬、簽批公文需使用鋼筆（藍(lán)黑、碳素鋼筆水）。第六章 收文辦理第二十七條 收文辦理指學(xué)院黨的機關(guān)、行政機關(guān)收到公文的辦理過程， 包括簽收、 登記、 擬辦、 批辦、分送、承辦、催辦等程序。第二十八條 收到院內(nèi)單位上報需要辦理的公文，黨政辦需要審核，審核內(nèi)容見第二十五條。第二十九條 各種形式傳遞來的外來公文（包括各處室的各種形式的外來公文）一律由黨政辦公 室機要秘書簽收、啟封。第三十條 機要秘書辦理外來公文時，要認(rèn)真檢查密封、編號、正文和附件的份數(shù)、頁數(shù)、分發(fā) 單位、緩急程度、秘密等級、主送單位、抄送單位等，并逐項登記清楚。傳閱公文要嚴(yán)格登記手 續(xù)，借出文件要簽字，嚴(yán)禁隨意抽出傳閱中的公文，避免

14、漏傳、誤傳和延誤。第三十一條 對于上級來文黨政辦公室主任應(yīng)及時提出擬辦意見送院領(lǐng)導(dǎo)批示，需要兩個以上部 門辦理的應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。第三十二條 審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間，其它審批人簽字或畫圈表示 “ 同意 ” 。第三十三條 承辦部門收到承辦的公文后，應(yīng)當(dāng)及時處理，不得延誤、推諉。對于不屬本部門職 權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的應(yīng)當(dāng)迅速退回院黨政辦， 并說明理由。 對于確因客觀原因不能在規(guī) 定時限內(nèi)辦理完畢的，應(yīng)及時向來文單位講明原因取得同意。承辦部門收到交辦的公文后遇有涉及其它部門職權(quán)的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商。如有分歧，承

15、辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)；仍不能取得一致時，可以由黨政辦出面協(xié)調(diào)； 如仍不能解決，由黨政辦報請院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。對于兩個以上部門同時辦理的公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)與協(xié)辦部門主動協(xié)商，及時處理。第三十四條 未經(jīng)文件制發(fā)機關(guān)同意或授權(quán)，黨內(nèi)文件閱讀范圍不得自行擴大。第三十五條 送院領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，黨政辦要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤 催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第三十六條 各處室確因工作需要復(fù)印有關(guān)文件時，需先填寫復(fù)印文件審批表，經(jīng)辦公室主任簽 字同意后，方可辦理文件借閱手續(xù)，將文件借出復(fù)印。第七章公文歸檔第三十七條 公文辦理完畢后，根據(jù)中華人民共和國檔案法、普通高等

16、學(xué)校檔案管理辦法和福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公 文。第三十八條上級機關(guān)的公文和學(xué)院黨政公文由院黨政辦公室按上級有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)歸檔。部門公 文由部門歸檔。第三十九條 公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊 全、完整，能正確反映本部門的主要工作情況，便于保管和利用。第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或者其 他形式的公文副本。第四十一條歸檔范圍的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范有關(guān) 規(guī)定定期向?qū)W院綜合室移交。第四十二條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙

17、張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第四十三條 公文由學(xué)院黨政辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十四條 個人岀差、開會帶回的公文，應(yīng)當(dāng)視內(nèi)容及時交黨政辦公室。第四十五條 工作需要須翻印公文時，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的之外，需經(jīng)黨政辦公室主管主任 批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十六條 翻印及復(fù)印的公文，視同正式公文管理。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加 蓋復(fù)印機關(guān)證明章。第四十七條不具備歸檔和存查價值及存檔后多余的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)黨政辦主管主任批準(zhǔn)， 可以統(tǒng)一由黨政辦銷毀。第四十八條 銷毀涉密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀 涉密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第四十九條 機關(guān)工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文及時移交、清退。第五十條密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九章附則第五一條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制訂。第五十二條學(xué)院黨政機關(guān)正式建制以外的各類機構(gòu)的行文事項，按照福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文 處理辦法辦理。第五十三條本辦法由福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。第五十四條 本辦法自發(fā)布之日實行。附件一：學(xué)院及院內(nèi)各部門的機關(guān)代字二00三年三月二十日附件:福州職業(yè)技術(shù)學(xué)院及各部門機關(guān)代字學(xué)院機關(guān)代字榕職院綜、榕職院黨、榕職院行、榕職院教、榕職院