【精華】檔案歸檔整理流程圖

1、檔案歸檔管理流程圖齊全完整收集應(yīng)歸檔的文件材料收集_判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍，慎決定文件去留歸檔判斷 _確定歸檔文件的保管期限準(zhǔn)確客觀確定期限限年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題或文號(hào)）期限分類(lèi)方法科學(xué)、適用，保持相對(duì)穩(wěn)定分類(lèi)_不空號(hào)、不漏號(hào)只編有文字的部分編制頁(yè)碼_用不銹鋼釘或線單件裝訂便于保管利用裝訂_按期限-機(jī)構(gòu)-時(shí)間三個(gè)層次排列順序相對(duì)固定排序在每一件的上方空白處蓋檔號(hào)章清晰、端正，件號(hào)不重、準(zhǔn)確蓋檔號(hào)章_錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確有關(guān)的信息錄入專(zhuān)用的檔案管理軟件電腦著錄_按件號(hào)順序裝盒、上架不同保管期限，不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同一盒裝盒排架歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄打印目

2、錄編制檢索工具寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的項(xiàng)目要填寫(xiě)完整檔案館管理流程圖各部門(mén)向檔案館提交需歸檔的檔案資料與各部門(mén)辦理檔案交接手續(xù)按檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、整理將整理好的檔案入庫(kù)并做好檔案日常保護(hù)管理檔案調(diào)閱、復(fù)制使用等，需依據(jù)權(quán)限，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理調(diào)檔手續(xù)檔案調(diào)閱、復(fù)制使用后，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸檔檔案歸檔整理流程圖收集應(yīng)歸檔的資料齊全完整收 集歸檔判斷只編沒(méi)有頁(yè)碼的部分不空號(hào)、不漏號(hào)編制頁(yè)碼判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍，慎重決定文件去留確定歸檔文件的保管期限準(zhǔn)確客觀確定期限分類(lèi)年度部門(mén)（問(wèn)題或文號(hào)）期限分類(lèi)方法科學(xué)、適用，保持相對(duì)穩(wěn)定裝 訂排 序貼檔號(hào)電腦著錄裝盒排架打印目

3、錄用不銹鋼釘或線單“件”裝訂便于保管利用按分項(xiàng)段落時(shí)間三個(gè)層次排列順序相對(duì)固定在每一“件”的上方空白處貼檔號(hào)清晰、端正，件號(hào)不重、準(zhǔn)確有關(guān)的信息錄入專(zhuān)用的電腦檔案文件夾錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確按件號(hào)順序裝盒、上架不同保管期限，不同部門(mén)的不要裝入同一盒歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄檔案歸檔整理流程圖收集應(yīng)歸檔的文件材料收 集齊全完整蓋 檔 號(hào) 章排 序編 制 頁(yè) 碼分 類(lèi)確定期限歸檔判斷編 制 檢 索工 具打 印 目 錄裝 盒 排 架電 腦 著 錄裝 訂判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍，慎決定文件去留確定歸檔文件的保管期限準(zhǔn)確客觀按部門(mén)分類(lèi)方法科學(xué)、適用，保持相對(duì)穩(wěn)定只編

4、沒(méi)有頁(yè)碼的部分不空號(hào)、不漏號(hào)用不銹鋼釘或線單“件”裝訂便于保管利用按期限機(jī)構(gòu)時(shí)間三個(gè)層次排列順序相對(duì)固定在每一“件”的上方空白處蓋檔號(hào)章清晰、端正，件號(hào)不重、準(zhǔn)確有關(guān)的的信息錄入專(zhuān)用的檔案管理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確按件號(hào)順序裝盒、上架不同保管期限，不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同一盒歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的項(xiàng)目要填寫(xiě)完整檔案管理規(guī)定一、檔案管理(一)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。(二)文檔管理員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作

5、。(三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。 二、文書(shū)檔案管理(一）歸檔范圍 1、行政綜合類(lèi):包括重要的會(huì)議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào);政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事教育培訓(xùn)類(lèi):員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。 3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類(lèi):年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。 4、質(zhì)量管理類(lèi):質(zhì)量管理方面的制度。 5、技術(shù)類(lèi):產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。 6、銷(xiāo)售紀(jì)事類(lèi):公司大規(guī)模的銷(xiāo)售活動(dòng)紀(jì)事。 （二）文書(shū)的檔案立卷 1、歸

6、檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類(lèi)一起排列，不得分開(kāi)。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開(kāi)的年度立卷。 三、歸檔時(shí)間 公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類(lèi)檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門(mén)暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行

7、保管。 四、檔案的借閱及銷(xiāo)毀(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。 （二）會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。(三)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷(xiāo)毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。檔案歸檔整理流程圖編制檢索工 具寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄按件號(hào)順序裝盒上架目錄封面、背脊上的項(xiàng)

8、目要填寫(xiě)完整分報(bào)關(guān)期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄有關(guān)的信息輸入專(zhuān)用的檔案管理軟件打印目錄不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同盒裝盒排架清晰、端正，件號(hào)不重、準(zhǔn)確錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)，準(zhǔn)確有關(guān)的信息輸入專(zhuān)用的檔案管理軟件電腦著錄蓋檔號(hào)章在每一“件”的上方空白處蓋檔號(hào)章順序相對(duì)固定排序按期限機(jī)構(gòu)時(shí)間三個(gè)層次排列只編有文字的部分年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題或文號(hào)）期限確定歸檔文件的保管期限收集應(yīng)歸檔的文件材料收集應(yīng)歸檔的文件材料裝訂編制頁(yè)碼分類(lèi)確定期限歸檔判斷收集不空號(hào)、不漏號(hào)便于保管利用準(zhǔn)確客觀分類(lèi)方法科學(xué)、適用，保持相對(duì)穩(wěn)定齊全完整依照歸檔范圍，謹(jǐn)慎決定文件去留用不銹鋼釘或線單“件”裝訂檔案歸檔整理流程圖編制檢

9、索工 具寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄按件號(hào)順序裝盒上架目錄封面、背脊上的項(xiàng)目要填寫(xiě)完整分報(bào)關(guān)期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄有關(guān)的信息輸入專(zhuān)用的檔案管理軟件打印目錄不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同盒裝盒排架清晰、端正，件號(hào)不重、準(zhǔn)確錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)，準(zhǔn)確有關(guān)的信息輸入專(zhuān)用的檔案管理軟件電腦著錄蓋檔號(hào)章在每一“件”的上方空白處蓋檔號(hào)章順序相對(duì)固定排序按期限機(jī)構(gòu)時(shí)間三個(gè)層次排列用不銹鋼釘或線單“件”裝訂只編有文字的部分年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題或文號(hào)）期限確定歸檔文件的保管期限收集應(yīng)歸檔的文件材料收集應(yīng)歸檔的文件材料裝訂編制頁(yè)碼分類(lèi)確定期限歸檔判斷收集不空號(hào)、不漏號(hào)便于保管利用準(zhǔn)確客觀分類(lèi)方法科學(xué)、適用，保

10、持相對(duì)穩(wěn)定齊全完整依照歸檔范圍，謹(jǐn)慎決定文件去留業(yè) 務(wù) 檔 案 歸 檔 整 理 流 程 圖 收集應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)材料齊全完整收 集待整業(yè)務(wù)材料分類(lèi)整理立卷歸檔電腦著錄裝 訂判斷業(yè)務(wù)材料是否歸檔依照歸檔范圍，決定文件去留及要求提升案卷質(zhì)量確保完整、規(guī)范分保管期限、類(lèi)別、案卷號(hào)、卷內(nèi)順序打印目錄便于手工查找便于保管利用不同保管期限、不同類(lèi)別的不能裝入同一盒歸檔判斷修裱破損業(yè)務(wù)材料；復(fù)制字跡模糊或易褪變的業(yè)務(wù)材料，粘貼小于a4紙張的業(yè)務(wù)材料超大紙張折疊，去除易銹蝕的金屬物嚴(yán)格按照辦法進(jìn)行分類(lèi)、確定歸檔范圍和保管期限年度險(xiǎn)種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)按照業(yè)務(wù)辦理程序的客觀進(jìn)程及形成材料時(shí)間的自然順序，兼顧材料之間的有機(jī)聯(lián)系

11、進(jìn)行排列順序相對(duì)固定，主表在前、附表在后；審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后；重要憑證在前、次要憑證在后歸檔業(yè)務(wù)材料組合編制檔號(hào)、編制卷內(nèi)目錄項(xiàng)目填寫(xiě)完整規(guī)范擬定案卷題名，編制案卷目錄打印案卷封面、卷宗封面，卷底，填寫(xiě)卷內(nèi)備考表、盒脊有關(guān)的信息錄入專(zhuān)用的檔案管理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確卷內(nèi)目錄、案卷目錄一式兩份用線繩三孔一線裝訂按案卷號(hào)順序?qū)⒕碜谘b入卷盒分類(lèi)上架撰寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄入 庫(kù)編制檢索工具工程檔案歸檔作業(yè)流程圖工程部資料員到公司科技檔案室預(yù)定檔案歸檔編號(hào)，并指導(dǎo)項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)按公司“檔案業(yè)務(wù)管理”格式先輸入卷內(nèi)目錄及封面，后到分公司工程部導(dǎo)入公司“檔案業(yè)務(wù)管理”軟件內(nèi)。由工程部資料員