吉林大學基本建設類檔案立卷工作規(guī)范

1、大學基本建設類檔案立卷工作規(guī) 為了提髙我?；窘ㄔO檔案（以下簡稱基建檔案）的質量和科學管理水平，充分 發(fā)揮基建檔案在學校建設工作中的作用，并為考核基建檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)教育 部普通高等學校檔案管理辦法、高等學校檔案實體分類法、高等學校檔案工作 規(guī)等規(guī)章，結合我校實際，特制定本規(guī)。 1. 基建檔案工作的基本原則 1.1凡在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值 的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。 1.2基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整、準確、系統(tǒng)、 安全和有效利用。 1.3基建檔案工作要納入基建規(guī)劃、計劃，管理制度和基建人員職責圍之中，

2、做 到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積 累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗 收同步進行。 1.4把基建檔案工作列入學校的發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房、設備和人員配備等工 作條件上給予保證，每年從本單位基建經(jīng)費總額中撥出一定數(shù)額作為基建檔案工作經(jīng) 費。 2. 基建檔案歸檔圍的確定 2. 1確定的原則 2. 1. 1歸檔的基建管理和項目建設中形成的文件材料必須對學校和社會當前與 長遠具有參考價值和憑證作用。 2. 1.2歸檔的基建文件材料，必須反映基建管理和項目建設的全過程，保證完整、 準確、系統(tǒng)。 2. 1.3歸檔的基建文

3、件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，具有 成套性。 2.2歸檔的主要容和重點 2.2.1歸檔主要容包括綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程 管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器 材管理等八個方面，具體見附件一。 2.2.2歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，特 別是包括竣工圖在的全套圖紙。 2.3不歸檔的文件材料 2.3. 1上級機關有關基建的普發(fā)性（非專指高校）不辦的文件； 2.3.2正式施工前的草圖，未定型的圖紙； 2.3.3重份文件和重份圖紙； 2.3.4無查考價值的臨時性、事物性文件。 以上某些方面

4、如果需要，也可自行作資料暫存。 3. 基建文件材料的部門立卷與預立卷制度 3. 1部門立卷 3. 1. 1依據(jù)檔案法及相關的檔案法規(guī)，我校檔案工作實行部門立卷制度。學 校各部門的兼職檔案員在平時要作好檔案的整理，預立卷工作。 3. 1.2學校檔案館依法對基建管理部門的文件材料的立卷工作進行業(yè)務指導、監(jiān) 督和檢查。 3. 1.3網(wǎng)上著錄是基建管理部門立卷工作的組成部分，可隨時進行網(wǎng)上歸檔。具 體見大學網(wǎng)上著錄工作規(guī)。 3.2預立卷 3.2. 1檔案預立卷工作，是我校部門立卷的基礎，是部門立卷制度的重要環(huán)節(jié)。 規(guī)學校檔案預立卷工作，對學校立卷部門做好平時歸檔工作，提高立卷質量，方便歸 檔前的查找利

5、用具有重要的作用。 3.2.2基建管理部門可根據(jù)本部門的工作職責和當年工作任務編寫預立卷類目。 預立卷類目既要反映出部門基本工作和常規(guī)工作又要突出本部門的年度重點。預立卷 類目的條款名稱可簡明概括地反映文件的容、作者、名稱。 4基建文件材料的歸檔流程 4. 1形成與積累 4. 1. 1學校基建部門要有一位負責人分管基建檔案工作，并配備相應專（兼）職 檔案人員，負責基建文件材料的形成、積累、歸檔工作。 4.1.2基建部門接到基建項目后，在布置工作計劃的同時布置形成積累基建文件 材料的任務。 4. 1.3基建項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負責收集、整理分包圍 的基建文件材料，交總承包單位

6、匯總、整理，竣工時由總承包單位向學?；ú块T提 交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料。 4.1.4基建項目由幾個單位分別承包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程 的基建文件材料，交學?；ú块T匯總、整理。 4.1.5學校檔案部門應隨時了解大型基建項目主要的工程進度、督促、指導專 （兼）職檔案員及工程技術人員做好基建文件材料的積累工作。 4. 1.6基建部門應嚴格執(zhí)行基建文件材料的審簽制度，明確職責，把好文件形成 的質量關。 4. 1.7學校的基建部門要檢查設計、施工單位基建文件材料的編號是否統(tǒng)一，要 與它所反映的對象一致，能揭示其性質與特征。 4. 1.8使用基建文件材料過程中不允許隨便更改。如

7、有更改，必須填寫變更通知 單，并履行批準手續(xù)。 4.1.9歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一，字跡工整，圖象清晰。 4. 1. 10歸檔的底圖，格式須按國家制圖標準繪制完成。 4. 1. 11歸檔的藍圖，規(guī)格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優(yōu)良。 4. 1. 12工程承包合同或施工協(xié)議中要依據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖 的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等， 編制好竣工圖。 4. 1. 13凡是重要和經(jīng)常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般歸檔一份。 4. 1. 14學?；ú块T要定期檢查、繪制本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊 等管網(wǎng)圖。 4.2整

8、理組卷 4.2.1基建項目結束（含最終完成、階段完成）后，基建部門分管基建檔案文件 材料工作的負責人，組織本項目形成的應歸檔的基建文件材料的整理組卷工作。 4.2.2根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按保持其有機聯(lián)系和便于利用查找的組卷 原則，對基建文件材料的容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷， 一項一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質分別組 成案卷。 4.2.3文字材料的排序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前， 請示在后。圖紙按圖的類別序號排列（即：地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構 施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。 4.2

9、.4拆除卷文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進行修補。 4. 2. 5基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。藍圖大于卷皮（或盒）的，以手 風琴式折成四號圖纟氏的規(guī)格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不 裝訂，透明底圖必須用縫紉機打圖邊。 4.2.6按卷文件順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字均應一面編寫一 個頁號，頁號位置在非裝訂線一側的正面的右上角，背面的左上角，用鉛筆書寫。 4.2.7藍圖、底圖可以一組有機聯(lián)系的圖紙為一件，以件為單元，在每件文件材 料的右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記章，并逐一填寫。 4.2.8參照附件一，確定保管期限 4.2.9擬寫案卷題名并錄

10、入檔案管理軟件中，完成案卷級目錄的著錄。案卷標題 要求結構完整，一般應準確概括卷文件主要責任者、容、名稱（文種）。除會議文件外, 不得用“xxx文件材料”。中文標題控制在50個字符之。外文標題控制在100個字符 之。 4.2. 10利用檔案管理軟件著錄并打印卷文件目錄時，實體分類號與其所在案卷的 實體分類號應一致。序號一欄，應填寫卷文件（或圖紙）排列先后順序的序號。文號 （或圖號）一欄，應填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號（或圖號）。責任者一欄，應填寫形 成該文件（或圖紙）的單位或對該文件（或圖紙）負有責任的署名者。題名一欄，應 填寫文件（或圖紙）標題，要照實抄錄不得簡略。沒有標題或標題不能說明文件（

11、或 圖紙）容的，可自擬標題，外加“”號。日期一欄，應填寫文件（或圖紙）的形成 時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月數(shù)字右下角加”號。頁號 （頁次）一欄，應填寫卷文件起始之頁的編號。 4.2. 11填寫卷備考表。本卷情況說明一欄，應填寫本卷文件材料的總件數(shù)與總頁 數(shù)。如卷文件材料有缺損、修改、補充、移出等情況，立卷人要如實填寫并簽名標注 時間（必須用碳素筆或藍黑墨水筆書寫）。立卷人一欄，由組成本卷的責任者簽名。檢 查人一欄，由對案卷質量進行審核的負責人簽名或蓋章。 4.2.12裝訂。裝訂成卷的文件材料，應選擇膠訂或線訂，不能用金屬材料裝訂。 線訂案卷采用三孔一線法裝訂。邊孔位置

12、距上、下紙邊為6cm,距左側紙邊1.5cm,以 不裝訂字跡為宜。若裝訂線處有重要批注者，須進行貼邊處理。 4.3歸檔驗收 3.3. 1基建項目在驗收前，檔案部門對準備歸檔的基建文件材料進行預驗收，出 具證明，否則不能組織工程竣工驗收。 4. 3. 2學校檔案部門應是工程驗收小組成員，會同學?；ú块T負責基建文件材 料的驗收工作。 4.3.3基建項目在驗收后兩個月歸檔。檔案部門要認真進行審查、驗收歸檔的材 料。 4.3.4學?；ú块T應從基建總投資中扣留5% ,作為基建保證金，待基建檔案 材料歸檔驗收合格后發(fā)還。 4.3.5移交檔案時，交接雙方必須當面檢查驗收文件材料是否收集齊全完整；排 列、書

13、寫、裝訂是否符合要求；標題是否準確。凡不符合規(guī)定要求的，接收人可暫不 接收，并要求移交人改正，補交。 4.3.6移交時需備有：紙質檔案，檔案案卷目錄一份，檔案移交明細單一式兩份。 雙方履行清點蓋章手續(xù)，檔案移交明細單按要求逐項填寫，移交單位、接收單位一欄, 必須加蓋單位公章；移交人、接收人一欄，必須用碳素筆或藍黑墨水鋼筆書寫；時間 一欄，必須填寫移交檔案當天的日期。檔案移交明細單，檔案館與歸檔單位各存留一 份。 4.3.7基建類管理性文件材料于次年五月底以前歸檔。 5.基建檔案的管理 5. 1分類編號 5. 1. 1參照高等學校檔案實體分類法結合我校基建檔案的容和特點進行分類 標引、給出檢索分

14、類號。 5. 1.2 級類目的設置與標識： 采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母JJ”，即“JiJian”（基建）的縮寫。 5. 1.3二級類目的設置與標識： 二級類目是對一級類目的細分，標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結合檔 案記述和反映的容性質，進行設置。二級類目的標識，采用“雙位制”。如：“綜合” 為“11”，其余二級類目依次層累為12、1399,但10、20等帶“0”的 數(shù)字不用。 5. 1.4基建類檔案類目的設置與標識 其整體標識模式為： 全宗號+年度號+類目號（一級類目+二級類目）+案卷號 072000JJ11 1 n 案卷號 基建綜合代號（二級類目） 基建類代號（一級類目）

15、 年度號 全宗號 注：案卷號按最下位類目流水，年度用自然年度。 附件一 大學基本建設類檔案歸檔圍和保管期限表 JJ11綜合 序號 歸檔圍 保管期限 1 上級有關基建工作的文件 長期 2 本?；üぷ鞯囊?guī)章制度、工作計劃、總結 長期 3 本校基建工作總體規(guī)劃、統(tǒng)計報表 永久 4 基建工程財務預、決算 永久 5 全校性總體規(guī)劃、設計總平面圖 永久 6 水、電、氣管道分布圖 永久 7 地質勘探、地形測量材料 永久 8 基建投資的請示、報告與批復 永久 9 綜合性征地文件材料 永久 10 其它需要歸檔的材料 JJ12工程項目 序號 歸檔圍 保管期限 1 可行性研究 (1) 項目建議書及上級批復永久 (

16、2) 可行性研究報告永久 （3）項目評估永久 （4）環(huán)境預測、調查報告永久 （5）設計任務書及計劃任務書永久 2 設計基礎 （1）工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、 地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、 巖樣及說明永久 （2）地形地貌控制點建筑物、構筑物及重要 設備及安裝測量定位、觀察記錄永久 （3）水文、氣象、地震等其它設計基礎材料永久 3 設計文件 （1）初步設計永久 （2）技術設計永久 （3）施工圖設計永久 （4）技術秘密材料、專利文件永久 （5）設計計算書永久 （6）關鍵技術實驗永久 （7）總體規(guī)劃設計永久 （8）設計評價、鑒定及審批永久 4 工程管理文件 （1）征用土地批準

17、文件及紅線圖、拆遷、補 償協(xié)議書永久 （2）承包合同、協(xié)議、招標、投標、租賃文件永久 （3）施工執(zhí)照永久 （4）環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、 氣暖供應協(xié)議書永久 （5）產(chǎn)權證書永久 5 施工 （1）土地施工文件永久 1 開工報告、工程技術要求、技術交流、 圖紙會審紀要永久 2 施工組織、施工方案、施工計劃、施工 技術措施、施工安全措施、施工工藝永久 3 原材料及購件出廠證明、質量鑒定永久 4 建筑材料實驗報告永久 5 設計變更、工程更改洽商、材料仿用核 定審批永久 6 土建施工定位測量地質勘察永久 7 土、巖試驗報告、基礎工程、基礎工程施 工圖永久 8 隱蔽工程驗收記錄永久 9 工程記

18、錄及測試、沉陷、位移、變形觀測 記錄、事故處理報告永久 10 分項、分單位工程抽量檢查、評定永久 11 交工驗收記錄證明永久 12 施工報告、施工驗收報告永久 （2）設備及管線安裝施工文件 1 開工報告、工程技術要求、技術交底、 圖紙會審紀要永久 2 設計變更、工程更改洽商單、材料、 零部件、設備代用審批永久 3 焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探 傷記錄永久 4 隱蔽工程檢查驗收記錄永久 5 強度、密閉性試驗報告永久 6 設備調試記錄永久 7 施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定 事故處理報告永久 8 系統(tǒng)調試、實驗記錄永久 9 管線清洗、通水、消毒記錄永久 10 管線標高位置、坡度測量記錄永久 11 中間交工驗收記錄證明，工程質量評定永久 12 竣工報告、竣工驗收報告永久 （3）電氣、儀表安裝施工文件永久 1 開工報告、工程技術要求、技術交底、 圖紙會審永久 2 設計變更、工程更改洽商單、材料