操作與技巧培訓PPT課件

1、 要求 完成后面的作業(yè)并上交（自己做EXCEL并用EXCEL做圖） Excel技巧與操作培訓 EXCEL操作培訓 Content Excel 操作與技巧 2 3 1 4 基礎常識基礎常識 報表制作報表制作 圖表制作圖表制作 常用技巧常用技巧 2 3 1基礎常識基礎常識 ExcelExcel基礎常識基礎常識 （1 1）工作簿）工作簿 （2 2）工作表）工作表 （3 3）單元格）單元格 4 工作簿工作簿 菜單欄菜單欄 工具欄工具欄 單元格，通過位置（列標行標）進行標識。單元格，通過位置（列標行標）進行標識。 工作表工作表 狀態(tài)欄狀態(tài)欄 1 1張工作表（張工作表（sheetsheet）由）由6553

2、665536行行* *256256列，即列，即6553665536* *256=1677256=1677萬個單元格組成；萬個單元格組成； 1 1個工作簿（個工作簿（bookbook）最多可含有）最多可含有255255張工作表。張工作表。 注：注：EXCEL2007EXCEL2007以下版本。以下版本。 5 （1 1）公式）公式 （2 2）函數(shù)）函數(shù) ExcelExcel基礎常識基礎常識 6 公式與函數(shù)公式與函數(shù) 公式：公式：在工作表中對數(shù)據(jù)進行計算的式子，它可以對工作表數(shù)值進行加、減、乘、 除等運算。 函數(shù)：函數(shù)：EXCEL預定義的內置程序，可以使用在公式中。 7 公式與函數(shù)公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)類

3、型數(shù)據(jù)類型 （1）數(shù)值型：一般的數(shù)字格式。 （2）貨幣型：貨幣格式，對一列數(shù)值進行小數(shù)點對齊。 （3）日期時間型：可以對兩個時間段的間隔時長進行計算。 （4）文本型：在文本單元格中，數(shù)字、公式作為文本處理。 8 公式與函數(shù)公式與函數(shù) 運算符運算符 （1）算術運算：+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、（乘方) （2）比較運算：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、 =（小 于等于）、（不等于） （3）字符運算：&（連接） （4）引用運算：（：冒號）、（，逗號）、（ 空格） 要創(chuàng)建一個公式，首先需要選定一個單元格，輸入一個等于號要創(chuàng)建一個公式，首先需要選定一個單元格，輸入一個等于

4、號 “=”=”，然后在其后輸入公式的內容，按回車鍵就可以按公式，然后在其后輸入公式的內容，按回車鍵就可以按公式 計算得出結果。計算得出結果。 9 公式與函數(shù)公式與函數(shù) 單元格引用單元格引用 引用運算符：（：冒號）、（，逗號）、（ 空格） （1）：（冒號）區(qū)域運算符，如B2:F6表示B2單元格到F6單元格矩形區(qū)域內的所有 單元格。 （2），（逗號）聯(lián)合運算符，將多個引用合并為一個引用，如SUM(B5:B26,D4:D22)， 表示B5至B26以及D4至D22所有單元格求和（SUM是求和函數(shù)） （3） （空格） 交叉運算符，如SUM(B5:B26 A4:D22)表示求B5至B26與A4至D22兩

5、區(qū)域交叉單元格之和，即B5至B22之和。 10 公式與函數(shù)公式與函數(shù) 絕對地址與相對地址絕對地址與相對地址 相對地址：=B3+B4+B5+B6 絕對地址：=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6 混合運用，F(xiàn)4切換。 兩者的差異是： 相對地址：如果在A7單元格內輸入公式 =B3+B4+B5+B6，那么將A7中的公式復制至A8單 元格時，A8的結果變成=B4+B5+B6+B7， 再將A8中的公式復制至B8時，B8的結果變成 =C4+C5+C6+C7，也就是相對地址在公式復制時，會隨單元格的不同而發(fā)生變化。 絕對地址：在公式復制時，不會隨單元格的不同而發(fā)生變化。不管復制到哪個單元格， 結果都是同一

6、個公式，即=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6。 11 使用公式 12 輸入公式 公式的輸入類似于數(shù)據(jù)的輸入，在單元格中輸入公式時以等號（=）作為開始，然后輸入 公式表達式。 （1）啟動Excel2010，在工作簿中創(chuàng)建工作表。在工作表中選擇需要創(chuàng)建公式的單元格， 在單元格中輸入公式，如表1所示。 （2）完成公式輸入后，按Enter鍵或單擊其他的單元格，輸入公式 的單元格中將顯示計 算結果。 復制公式復制公式 在工作表中可以將公式復制到其他的單元格中。 （1）將鼠標指針放置到需要復制的單元格右下角的控制柄上，鼠標指針變?yōu)槭中危?住鼠標左鍵拖動鼠標至最后一個單元格釋放鼠標，公式將被復制到

7、鼠標拖動過的單元格中 并顯示計算結果。 13 使用公式 （2）在工作表中選擇源單元格，打開“開始”選項卡，在“剪貼板”組中單擊 “復制”按鈕。在工作表中選擇目標單元格，單擊“粘貼”按鈕上的下三角按鈕， 在下拉列表中“公式”選項，此時選擇的單元格中將能預覽公式粘貼后的計算結果。 14 使用公式 公式與函數(shù) 15 使用函數(shù)向導插入函數(shù) 使用函數(shù)欄輸入 16 使用公式記憶輸入功能使用公式記憶輸入功能 在單元格中輸入函數(shù)的第一個字母時，Excel2010會給出一個以該字母開頭的 函數(shù)列表，顯示一個列表，按“”鍵在列表中移動光村選擇需要的函數(shù)，按Tab 鍵將選擇的函數(shù)輸入到單元格中。 17 公式與函數(shù)

8、數(shù)值統(tǒng)計（數(shù)值統(tǒng)計（SUMSUM、SUMIFSUMIF、COUNTCOUNT、COUNTIFCOUNTIF等）等） 邏輯判斷（邏輯判斷（ANDAND、IFIF、ISERRORISERROR、NOTNOT、TRUETRUE等）等） 文本處理（文本處理（MIDMID、MIDBMIDB、RIGHTRIGHT 、FINDFIND等）等） 日期時間（日期時間（NOWNOW、TODAYTODAY、TIMETIME、TIMEVALUETIMEVALUE等）等） 查找引用（查找引用（VLOOKUPVLOOKUP、ROWSROWS、HYPERLINKHYPERLINK等）等） 財務計算財務計算 工程分析工程分析

9、 函數(shù)功能函數(shù)功能 18 SUM、SUMPRODUCT、SUMIF、SUMIFS函數(shù) 公式與函數(shù) 19 COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS函數(shù) 20 公式與函數(shù) AND、OR、NOT函數(shù) 21 公式與函數(shù) 21 IF、ISERROR、IFERROR函數(shù) 22 公式與函數(shù) MID、LEFT、RIGHT函數(shù) 23 公式與函數(shù) FIND函數(shù) 24 公式與函數(shù) NOW、TODAY函數(shù) 25 公式與函數(shù) TIME & TIMEVALUE函數(shù) 26 公式與函數(shù) VLOOKUP函數(shù) 27 公式與函數(shù) HYPERLINK函數(shù) 28 公式與函數(shù) 注意事項注意事項( (一一) ) （1）括

10、號（）要對應顯示，不可出現(xiàn)單獨的括號，或少括號 （2）輸入法的半角全角、大小寫需注意，如：“”不可輸入成“” *不可輸入成 （3）如條件是尋找某個文字：南京，在函數(shù)中應輸入為: “南京” 如條件 是尋找某個單元格或數(shù)字：A5(A列第5行)或5 ，在函數(shù)中應輸入為：A5或5 ，無 需加符號 （4）函數(shù)中設置的計算范圍需一致 （5）需在函數(shù)公式打開狀態(tài)下,同時按下Ctrl+Shift+Enter, 當公式頭尾出現(xiàn) 花括號時才算計算完成 29 公式與函數(shù) 注意事項注意事項( (二二) ) （1）源數(shù)據(jù)較大時，應將“菜單欄/工具”的重新計算調整為“手動計算” （2）格式：不得出現(xiàn)空格，如：“黑電”和“

11、黑 電” （3）某一字段暫不需/無法統(tǒng)計，如是需量化的單元格，則需以“0”填充， 不可寫“無” （4）不可將明細全部刪除后，在原有模板的基礎上重寫貼入明細再次使用， 將會改變計算范圍，應重新使用新模板 （5）注意統(tǒng)計周期的輸入 （6）注意EXCEL函數(shù)設置中某條件的計算列是否是需要的計算列 （7）如需從一個EXCEL表格的數(shù)據(jù)復制到另一表格中，應點擊“菜單欄/ 編輯”的鏈接中“斷開鏈接” 30 公式與函數(shù) 31 2報表制作報表制作 數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序 一次排序最多可以選擇三個關鍵字：主關鍵字、次關鍵字、第三關鍵字。或者利 用工具欄上的兩個排序按鈕。 32 數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選 33 數(shù)據(jù)透視 數(shù)據(jù)透

12、視表實際上是一種交互式表格，能夠方便地對大量數(shù)據(jù)進行快速匯總， 并建立交叉表，還能根據(jù)用戶的需要顯示區(qū)域中的細節(jié)數(shù)據(jù)。 34 35 報表排版 報表應當含有： 1、報表名稱（在表格抬頭，通常字號略大些） 2、表頭（在表格主體的頂端與側端，通?？捎妙伾貥俗ⅲ?3、各字段數(shù)據(jù)值（如有文字內容應相對簡略，避免視覺疲勞） 報表需要： 1、合適的列寬和行高（鼠標放置需求列或行線的最末端，雙擊即可） 2、當表格過長或過寬時，應使用“凍結窗口”功能。 36 37 3圖表制作圖表制作 圖表制作 在處理電子表格時，需要對大量繁瑣的數(shù)據(jù)進行分析和研究，我們需要利用圖形方 式再現(xiàn)數(shù)據(jù)變動和發(fā)展趨勢。EXCEL提供

13、了強有力的圖表處理功能，使得用戶很快就可得到 所要的圖表。 我們日常工作和生活中經常使用的圖表類型有： 1、柱形圖：比較分析 2、折線圖：趨勢分析 3、餅圖：占比分析 著重標色 38 39 以柱形圖為例以柱形圖為例 40 41 42 43 4常用技巧常用技巧 復制 Ctrl+C 粘貼 Ctrl+V 查找 Ctrl+F 替換 Ctrl+H 數(shù)據(jù)全選 Ctrl+Shift+End 撤銷上一次的操作 Ctrl+Z 重做上一次的操作 Ctrl+Y 單元格內換行 Alt+Enter 清除所選中單元格內容 Delete 將當前輸入內容填充到選中所有單元格中 Ctrl+Enter 選擇不連續(xù)單元格區(qū)域 Ct

14、rl+鼠標左擊逐個單元格 選擇連續(xù)單元格區(qū)域 Shift+鼠標左擊第一個和最后一個單元格 44 快捷鍵快捷鍵 45 消除表格周圍的網格線 第一種方法：“視圖”菜單，不要勾選網格線 第二種方法：全選，全部填充白色 特殊符號的使用特殊符號的使用 46 條件格式（EXCEL） 47 設置數(shù)據(jù)有效性（EXCEL） 48 格式刷（OFFICE） 用于復制格式 點擊格式源，單擊“格式刷”，再單擊目標單元格。 可一次單擊格式源，連續(xù)使用在多個目標單元格上，且目標格分散多處。使 用方法：點擊格式源，雙擊“格式刷”，依次單擊目標單元格即可。 49 常見問題解決 1、問題：設置了公式后，結果不能實時更新。 解決思

15、路：檢查系統(tǒng)設置的重算方法是否為“自動重算”。 方法：進入“公式”菜單下的“計算選項”頁面，設置“自動”即可。 2、問題：用SUM求和后，發(fā)現(xiàn)總值不對。 解決思路：檢查數(shù)據(jù)是否全為數(shù)值型。 方法：數(shù)值型通常自動靠右，文本型通常自動靠左（左上角會出現(xiàn)綠三角標志）。 選中相關單元格，右擊選擇“設置單元格格式”菜單下的“數(shù)字 ”頁面，設置成“數(shù)值”型，將文本型值重新手動輸入即可。 50 3、問題：設置了公式后，全表復制使用，但結果值不對。 解決思路：檢查確認公式是絕對引用還是相對引用，會引發(fā)錯誤。 方法：絕對引用與相對引用的快捷切換鍵是F4。 4、問題：頁面固定，使用滾動條無法翻頁。 解決思路：取消

16、窗口凍結。 方法：在“視圖”菜單下面選擇“凍結窗口”下拉菜單下選擇“取消凍結窗口”。 5、問題：雙擊鼠標自動往下填充數(shù)值時，數(shù)據(jù)不能按想法出現(xiàn)遞增。 解決思路：組合Ctrl鍵即可。 方法：在雙擊鼠標的同時按下Ctrl鍵，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)遞增。 51 常見問題解決 常見問題解決 52 Thank you! 53 作業(yè)：用EXCEL做圖形 用EXCEL呈現(xiàn)表格和圖形效果 54 55 會員卡1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月 2015417 215 369 406 458 390 597 2014379 270 373 337 436 416 469 460 384 518 370 3

17、59 56 部門7月金額7月比例6月金額6月比例 會議餐費42.45 52%27.38 46% 婚喜宴17.09 21%9.63 16% 協(xié)議及散客20.50 25%20.52 35% 團購及網絡2.28 3%1.79 3% 合計82.32 100%59.31 100% 公式與函數(shù)公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型 （1）數(shù)值型：一般的數(shù)字格式。 （2）貨幣型：貨幣格式，對一列數(shù)值進行小數(shù)點對齊。 （3）日期時間型：可以對兩個時間段的間隔時長進行計算。 （4）文本型：在文本單元格中，數(shù)字、公式作為文本處理。 57 COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS函數(shù) 58 公式與函數(shù) COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS函數(shù) 59 公式與函數(shù) TIME & TIMEVALUE函數(shù) 60 公式與函數(shù) VLOOKU