某公司運輸費用管理規(guī)定分解

1、運輸費用管理規(guī)定歸屬體系：XX有限公司經(jīng)營管理手冊一一售后服務系統(tǒng)分冊 文件編號：XX 售后物流013撰寫單位：XX售后服務中心物流部版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級：機密一般合計頁數(shù)：13頁正文頁數(shù)：10頁附件個數(shù)：2個制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項117、附件11總 裁 審 批管 理 研 究 室 審 核撰 寫 人1. 目的：對運費支付與考核、同送并趟、2. 范圍：2.1適用范圍：XX有限公司各分部物流部2.2發(fā)布范圍：XX總部各中心、各部門；3. 名詞解釋：無4. 職責：4.1分部物流部負責運輸費用統(tǒng)計、匯總，

2、4.2分部總務部負責二次審核、報批；4.3分部財務部負責最終審核及結(jié)算。5. 作業(yè)內(nèi)容運雜費、二次運費、過路橋費等 進行規(guī)范。、財務部、總務部。各分部并進行初步審核；5.1運費支付：5.1.1運費結(jié)算及付 款流程5.1.1.1 運費單據(jù)首 先應根據(jù)單據(jù)來源分別由門店派車員或配送中心對票干事進行核對。5.1.1.2 門店派車員 或配送中心對票干事核對 完的票據(jù)再由配送中心總調(diào)度統(tǒng)一 核對。5.1.1.3 配送中心總 調(diào)度核對完后依次交給財務部、辦公室車管進行核對。5.1.1.4 核對完的票據(jù)依次由配送中心經(jīng)理、分部客服經(jīng)理、財務部經(jīng)理、分部總經(jīng)理簽字確認。5.1.1.5 對于超額度 的票據(jù)應報總

3、部物流部審批。生效日期 2004年4月1日頁數(shù)1/10附件數(shù)文件編號:XX-售后-物流0135.1.2審核責任劃分與時限要求表備注：審核時限從單 據(jù)接到算起，各部門只負責本部門必審核 的項目，要求在單據(jù) 后附單據(jù)流轉(zhuǎn)簽字確 認手續(xù)與流轉(zhuǎn)時間表。責任部門具體責任人審核項目審核時限備注配送中對票干事單據(jù)回收審核整理，并做出運費明細3天心總調(diào)度協(xié)助處理單據(jù)經(jīng)理遺留問題處理1天各部門要各司其職， 各負其 責，相互監(jiān)督，提咼工作效 率。若再出現(xiàn)拖延冋題，將 追究相關人責任（時限遇節(jié)假日順延）分部總務部車管簽約手續(xù)，押金等問題審核1天分部客服部經(jīng)理售后投訴問題2天分部財費用會計全面核對單據(jù)4天務部財務部經(jīng)

4、理審核確認1天分部總經(jīng)理分部總經(jīng)理簽字確認3天生效日期2004年4月1日頁數(shù)2/10附件數(shù)2個5.1.3月運費結(jié)算單據(jù)交接表接收部門接收日期接收簽字責任人審核時限配送中心對票干事與總調(diào)度3天財務部費用會計4天總務部車管車管1天配送中心配送中心經(jīng)理1天客服部客服部經(jīng)理2天財務部財務部經(jīng)理1天總經(jīng)理室分部總經(jīng)理3天5.1.4 付款流程說明5.141配送中心對票干事與總調(diào)度要求按規(guī)定及時回收 單據(jù)，每周四之前整理出上周運費明細。要求每月分兩次把運費清單交分部財務部。第一次在當月15日前，第二次在當月月底（次月 1日前）。（及時要求承運方提前準備好正式發(fā)票）5.1.4.2 分部財務部費用會計。核對送貨

5、單據(jù) 結(jié)算是否有效及其完整性，運費計算標準及累計金額是否正確無誤；5.1.4.3 分部總務部車管。審核各承運商簽約手續(xù)是否健全（合同、押金情況），要求在單據(jù)收到后1天內(nèi)審核完畢。5.1.4.4 配送中心經(jīng) 理。確認各承運車隊是否 有遺留問題，要求在單據(jù)返回后 1天內(nèi)審核完 畢。5.1.4.5 分部客服部經(jīng)理。確認各承運商是否 有末解決完的售后投訴問題，要求在單據(jù)收到后2天內(nèi)簽署意見。生效日期2004年4月1日頁數(shù)3/10附件數(shù)2個制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號：XX-售后-物流0135.146 分部財務經(jīng)理。審核確認總運費是否超出額定指標等。5.147 分部總經(jīng)理。在收到運費清單后三天內(nèi)簽署

6、意見。5.1.5如運費超出當月運費額定指標，必須寫情況說明上報總部物流部，總部物流部在收到申請后兩天 內(nèi)簽署意見。如運費控制在當月運費額度內(nèi)，不必上報總部物流部。5.1.6各分部運費結(jié)算標準，必須統(tǒng)一報總部物流部進行審批后方可執(zhí)行。5.2同送、并趟運費管理5.2.1同送運費結(jié)算5.2.1.1同送的界定：同一顧客（或同一地址）一次性購買不同品類的多 件商品的送貨，同一顧客（或同一地址）一次性購買同一品類的多件商品的送貨；多件商品具體指 2件（含）以上，12件以下；符合上述兩個條件的 一律按同送計算運費。5.2.1.2同送運費計算：同送 2件（含）以上，12件以下，以其中一件配送運費單價最高的單件

7、商品 運價為基準，加上其它商品的搬運費。即：運費額=運費單價最高的單件商品運價+其它商品的搬運費累計額5.2.2并趟運費結(jié)算5.2.2.1并趟的界定：同一顧客（或同一地 址）一次性購買不同品類的多 件商品 的送貨，同一顧客（或同一地址）一次性購買同一品類的多件商品的送貨；多件商品具體指12件（含）以上的商品。符合 上述兩個條件的一律按同送計算運費。5.2.3同送/并趟相關 流程規(guī)定5.2.3.1分部物流部執(zhí)行同送/并趟操作的兩個前提1） 在錄入時，門店錄入員要把符合同送/并趟條件的商品信息集 中錄入，并在ERP系統(tǒng)中注明 “同送X件，第Y件”等相關標識；2）凡符合同送/并趟條件的，其商品信 息

8、錄入時間間隔不能超出 60分鐘?？紤]同送/并趟操作的實際特點，只有在上述兩個 條件下，分部物流部 才能有效地執(zhí)行同送/并趟相關規(guī)定。生效日期2004年4月1日頁數(shù)4/10附件數(shù)2個制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號：xx-售后-物流013523.2 各環(huán)節(jié)責任1）分部物流部調(diào)度。接到 ERP系統(tǒng)傳來的注明“同送X件，第Y件”等相關標識的商品信 息后，一定要做同送/并趟派工處理，并在送貨單 上做好“同送 併趟”標志。凡接到有“同送 X件，第Y件” 等相關 標識，且商品信息傳 遞至物流部的時間間隔不超過 60分鐘的，沒有做 同送/并趟派工處 理的，責任在分部物流部調(diào)度。特殊情況下，由于送貨時限的要求

9、，確實 不能按要求進行同送/并趟派工處理的，必須由分 部物流部總調(diào)度及經(jīng)理的簽字確認。2） 送貨人員。送貨人員在結(jié)算運費時，要主動地把同送/并趟的單據(jù)整理清楚，一并上交。凡 發(fā)現(xiàn)故意把同送/并趟的單據(jù)分開做回執(zhí)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要按XX物流 部外部車輛績效考核管理規(guī)定的相關條款進行處罰，同時本單據(jù)運費 不予結(jié)算。3） 分部物流部回執(zhí)干事。在做回執(zhí)時，仔細清查是否有同送/并趟的單據(jù)是分開上交的，并對分開上交的單據(jù)及其送貨人員名單及時交總調(diào)度處。凡是送貨單據(jù)上已注 明了 “同送/并趟”等相關標識，由于沒有仔細清查，而沒有按同送/并趟運費結(jié)算標準進行 處理的，責任在回執(zhí)干事。5.2.3.3 其他。在實際處

10、理過程中，由于涉及部門多，要求相關部門加強 溝通、互相配合，共同把此項工作做好。5.3 運雜費的管理。運雜費作為物流成本的一部分，要求各分部給予充分重視。根據(jù) 總部前期規(guī)定，除配 送中心經(jīng)理及總調(diào)度外，其它部門和人員不得擅自租用社會車輛。分部內(nèi)一次性 發(fā)生運雜費（如門店開業(yè)調(diào)貨、分部及門店搬遷等）超過1000元的，必須上報 物流部審批；分部間發(fā)生的運雜 費（分部間調(diào)撥商品及其它 用品），以總部下發(fā)標準或?qū)徟募榻Y(jié)算依據(jù)。財務在結(jié)算運雜費時，如沒有相應手續(xù)不能給予結(jié)算。5.4二次運費的管理5.4.1二次運費結(jié)算的兩條基本原則541.1 責任方承擔費用；單據(jù)是二次運費結(jié)算的基本憑證。生效日期20

11、04年4月1日頁數(shù)5/10附件數(shù)2個制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號：XX-售后-物流013541.2541.3541.45.4.1.55.4.1.65.4.1.75.4.1.85.4.25.4.2.15.4.2.25.4.2.35.4.2.45.4.2.5由于我方原 因造成的，二次運費由相 關責任人承擔，此項工作由配送中 心與門店落實；由于廠家原 因造成的，二次運費由廠 家承擔，此項工作由分部采購部及 對應主管負責向廠家 落實；由于運方原 因造成的，不予結(jié)算二次 運費，并按相關條例追究當事人的 責任；由于顧客原 因，二次運費由顧客承擔，此項工作由門店落實；由于達外殘 原因造成的，按額度進行分

12、析，額度內(nèi)的給予結(jié)算二次運費,超出額度的一律不予 結(jié)算二次運費；電話購物、網(wǎng)上購物等及其他難以查 明的原因，本著利益共享、風險同擔的原則，對于產(chǎn)生 的二次運費，按同送運價給予結(jié)算（送前 要電話聯(lián) 系且返回時附有顧客 的書面證明）。配送中心核 單結(jié)算干事及總調(diào)度必須 分析二次運費產(chǎn)生的原因，進行原 因的分析與歸類，并 嚴格依據(jù)單據(jù)進行申報與結(jié)算。沒有單據(jù)或證明的一律不予結(jié)算二次運 費。對于私自偽造相關單據(jù)或證明的，除不結(jié)算運費外，還要對當事車 輛進行停運直至解除合同，并罰款200 500元。二次運費產(chǎn)生的原因分析我方原因：門店亂承諾，門店信息（商品信息、顧客信息）錄入 錯誤,配送中心相關人員工作

13、失誤等；廠家原因：產(chǎn)品質(zhì)量及性能有問題等；承運主原因：因服務不規(guī)范與服務不到位顧客拒收；送前未與顧客聯(lián)系 出現(xiàn)的各類問題；顧客原因：顧客不滿意退貨及選擇商品失誤等；配送外殘原因：送以顧客家，外包裝完好無損，開箱驗機機器出現(xiàn)外殘等;生效日期 2004年4月1日頁數(shù)6/10附件數(shù)制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號:xx-售后-物流013542.6其他原因：顧客未交款，如電話購物、網(wǎng)上購物等不滿意退貨及其他難以查明的原因。5.4.3控制二次運費 相關具體操作要求543.1送貨人員領到派車單后，必須主動與顧客聯(lián)系，核對顧客的姓名、電話、5.4.3.2商品型號、數(shù)量、顏不一致應及時通知派售后干事，由其與顧

14、貨時發(fā)生顧客不在家 運費由送貨人員負擔色是否一致，以及顧客提貨聯(lián)是否在顧客車員，顧客提貨聯(lián)不在家的暫緩送貨，將客聯(lián)系確定送貨時間。若送貨人員未與顧、商品信息有誤或顧客提貨聯(lián)不在家的情凡在配送中心出庫發(fā)運的各類商品，需要開箱檢驗的（指外包裝家中。若單據(jù)交給客聯(lián)系送況，二次箱有損壞或被撞擊的跡），在出庫時可以開箱查驗 外觀；外包裝完好的，不需上檢驗，則直接裝車 送出。與此同時，送貨人員必須仔細核對貨物型號是否相、數(shù)量是否一致。1）商品外觀殘次許可率：為送貨方當月承運商品出現(xiàn)的開箱外觀殘次件數(shù)與承運的商品總件數(shù)的比例。（外觀殘次指外包裝箱完好，機器本身出 現(xiàn)外殘的商品）2）各分部商品外觀殘次許可率定

15、為：1.5 %3）外觀殘次率統(tǒng)計由各分部配送中心總調(diào)度負責統(tǒng)計、申報，門店由派車員統(tǒng)計上交配送中心總調(diào)度統(tǒng)一審報。4）獎勵：以季度為 單位，對本季度內(nèi)連續(xù)三個月運送商品外殘為零的送貨方（以單臺車為統(tǒng)計 單位）獎勵100元，連續(xù)三個月外殘率 低于規(guī)定比 例的獎勵50元，上報配送中心經(jīng)理、分部總經(jīng)理審批后發(fā)放。5.4.3.3 機器外包裝無損而機器有外殘，顧客要求調(diào)換的，送貨車司機在經(jīng)配送經(jīng)理簽字同意調(diào)換機器后，必須將已調(diào)換機器開箱驗機確認無外殘后方可再次送貨。如違反此流程而發(fā)生二次費用，配送中心不予結(jié)算。生效日期2004年4月1日頁數(shù)7/10附件數(shù)2個制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號：XX-售后-

16、物流013如果外包裝箱因送貨人員開箱操作有誤、或送貨時沒交待顧客而造成包裝箱損壞，產(chǎn)生損 失由送貨人員負責賠償，并且不結(jié)算此次費用。543.4顧客所買機器在公司允許退、換貨期限內(nèi)，發(fā)生質(zhì)量問題，經(jīng)廠家售5.4.3.5后鑒定并同意換貨的作。二次費用由廠家 總給付，由分部采購，由承運方從配送中心借出相應機器進行換貨操根據(jù)顧客證明、廠家鑒定書或證明復印件每月匯部負責落實，財務部結(jié)算中心負責監(jiān)督。在驗機過程中，顧客指出機器有問題，送貨人員根據(jù)自己所掌握知識盡量解釋處理。若遇 見挑剔的顧客，應耐心幫助顧客分析機器是否存 在質(zhì)量問題；若顧客 拒收，必須與配送中心派車員聯(lián)系，經(jīng)協(xié) 調(diào)核實 后, 請顧客填寫顧

17、客證明，司機在證明上方抄寫機號，填“情況屬實”并簽字確認。返回后，由收發(fā)人員驗機確認實際問題是否與顧客證明相符,若實際不符或不影響二次銷售的不計二次費用，并追究送貨人員的相關5.4.3.6責任。配送過程中，如因門店促銷員承諾與實際不符、各銷錄入人員及收銀員的失誤而導致的二次費用，由各門店經(jīng)理人售單填寫人員、員落實二次費用并追究責任，三日內(nèi)追回上交財務，否則由門店經(jīng)理 承擔。5.4.3.7如因配送中心人員（包括干事、調(diào)度 員、送貨員及庫房作業(yè)人員等）的工作失誤而導致的二次費用，由配送中心經(jīng)理落實賠償事宜并追究責任。另外，對于成批次的同型號機器，發(fā)現(xiàn)機器與門店樣機不盡相同的，必須在第一時間通知相

18、發(fā)貨，否則，由此產(chǎn)關采銷人員，在未落實前，對此型號機器 生的二次費用，由相關責任人承擔。庫房不得5.4.4二次運費統(tǒng)計結(jié)算流程送貨人員在送貨過程中，產(chǎn)生二次運費；（必須有顧客書面證明）5.4.4.15.4.4.2將送貨單及顧客證明交派車員及總調(diào) 度，根據(jù)事實初步判別二次運費是5.4.4.3否屬符合規(guī)定及具體 原因及相關責任人；如果是人為 原因造成的，由配送中心 經(jīng)理協(xié)調(diào)各相關部門負責人落實運費（此類費用由責任人上交配送中心并轉(zhuǎn)送貨人，配送中心根據(jù)證明及5.4.4.4簽收手續(xù)建立檔案備查，不再報財務部門）；屬公司支付范圍的（如產(chǎn)品質(zhì)量、網(wǎng) 上及電話購物等）二次運費，每月生效日期2004年4月1日

19、頁數(shù)8/10附件數(shù)2個制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號：XX-售后-物流013隨運費結(jié)算由配送中心總調(diào)度負責統(tǒng)計并上報（要另外列出清 單）5.445在公司支付 的二次費中，屬產(chǎn)品質(zhì)量 的，必須附有廠家質(zhì)量鑒定單或開箱即殘的顧客書面證明，配送中心調(diào)度根據(jù)以上憑證編制出匯 總表交財 務和采購各一份，財務據(jù)此依據(jù)掛賬登記，由各品類采購人員 根據(jù)數(shù)額 向廠家收取，或在當 月貨款結(jié)算時統(tǒng)一由財務部扣除。5.446因產(chǎn)品質(zhì)量問題產(chǎn)生的二次運費由對應廠家承擔，每月結(jié)算運費 時，由配送中心負責提供二 次運費明細表，報財務部的同時，上報分部采購部,由采購部經(jīng)理落實各 廠家于每月15日前將上月二次運費上繳分部財務

20、 部。5.5異地調(diào)撥運費結(jié)算5.5.1 各分部必須確 定1到2家比較有實力的 運輸公司作為運輸承運方，并簽訂長 期運輸協(xié)議，報總部 審批；5.5.2調(diào)撥單運輸必須簽訂運輸協(xié)議或我方認可的貨運單。5.5.3 按照商品調(diào)撥單規(guī)定的到貨期限在運輸協(xié)議中明確商品運抵目的地時間，并明確因延遲送貨造成 的賠償責任；原則上要求因延遲送貨，承運方必須按照每延遲1小時賠償我 方不低于該單運費2%的違約金。5.5.4 商品調(diào)撥運費 原則上由調(diào)入方分部承擔，但是，為了便于實際業(yè)務操作，要求采用“貨到見回單 付款”方式，即由調(diào)出分部定期統(tǒng)一墊支運費，墊支運費由財務部門掛調(diào)入 方分部往來帳，每月由財務部門對帳、結(jié)算。5

21、.5.5 要求在運輸協(xié)議中明確運輸承運方必須出據(jù)運輸業(yè)專用發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）方可結(jié)算運費，否則不予結(jié)算運費，由此引起的貨物延遲及其它損失，均由承運方承擔。5.6各分部過路、過橋費的收取方式5.6.1 由各分部配送中心按照免費送貨區(qū)域劃分，具體至相應鄉(xiāng)鎮(zhèn)的收費標準公布 各門店，并要求銷售 人員掌握此標準；5.6.2顧客購物時，銷售人員根據(jù)所填地址及主動詢問，將此類收費標準告之顧客，并在銷售票注明收費 金額；生效日期 2004年4月1日頁數(shù)9/10附件數(shù)2個制度名稱運輸費用管理規(guī)定文件編號：xx-售后-物流013563如所送地址發(fā)生此類費用，銷售人員引導顧客至門店服務臺辦理交付過路、過橋費用，由服務臺 干事為顧客開具一式四聯(lián)收據(jù)-第一聯(lián)存根聯(lián)（服務臺留存?zhèn)洳椋?，第二?lián)記賬聯(lián)（會計入賬），第三聯(lián)付款憑證聯(lián)（顧客留 存），第四聯(lián)結(jié)算聯(lián)（送貨司機從顧客家收回用于結(jié)算）；每天下班前，服務臺干事將所收費用及記賬聯(lián)一并交門店財務入賬；564送貨司機將貨送至顧客家后，過路、過橋費收據(jù)的結(jié)算聯(lián)與商品提貨聯(lián)經(jīng)顧客簽字后一并收回，返回后交配送中心派車處審核后，過路、橋費的結(jié)算單據(jù)由承運人保管，每月30日前憑收據(jù)結(jié)算聯(lián)至對應門店將費