商務(wù)信函格式

1、商務(wù)信函格式practcalngish ti實(shí)用應(yīng)用文寫作 jessie peng6） 體諒原則 一封有效的書信能給收信人以深刻印象和影響,要想達(dá)到此目的,就應(yīng)當(dāng)設(shè)身處地為收件人著想,考慮他的要求、希望和利益等。 周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求將會更加實(shí)際和可以理解。寫作時(shí)要注意以下問題:()采取收信人的態(tài)度,即“yo” tttude,避免采取寫信人的態(tài)度，即“e” attitue。比較下列句子:“we ati” allow a5 dson for cash pamets.“ou attitude” ouearn a 5%dsco when youay cash.“ att

2、d” e ar plee to noune tht“yo titue” ywil e pleased tno that 下面兩封信是這兩種態(tài)度的典范。第一封信是以“w”attiud的方式寫的，而第二封信是以 “you” attitud 的方式寫的。 試對它們進(jìn)行比較，看看它們給你的印象有什么不同。(a) may i exress mtnks fr he aount yo reenlyopened wihstore. e are peased to urnish de varey of podus for te home r indidl. wetrustyowill take fuladvan

3、ge f ou tore srvic, for wehv telagest stock inhe ciy.aso we ke diveries of or ustoms puchasesfre oargeithin thirty mies of oursoe. we wecomeu to johnson. i we anbe ofaditonaleice in any aner, pease cll on u. transltion： 讓我對你最近在我公司開戶一事表示感謝。我們樂意提供家庭和個(gè)人使用的各種產(chǎn)品。 我們相信你會充分利用我們的服務(wù)的，因?yàn)槲夜舅鶄湄浳飼r(shí)本地最充足的。同時(shí),我們的顧

4、客所購貨物,在距離公司30英里范圍內(nèi)，可以免費(fèi)送貨。 我們歡迎你光臨本公司。如果我們能在其他方面為你服務(wù)，請打電話給我們。 thnyou for teacont ou reetl oendtjhnsos.vn youwih yor eedsfo loting ad hme frshings isa leasr. you il fi 34 deartmnt at ohsonssocke with a arietyofqaity is. and couteous sles clerk ae here to asi yu iselectn theercandse thatbe mets your e

5、uirmes. you e awas wlcome a jhnsons lee cal n us whneer you ned adiona srvice. translation: 感謝你最近在約翰遜商店開戶。為你服務(wù)、想你提供所需的衣著和室內(nèi)家具與陳設(shè)品感到高興。 你將看到約翰遜商店有34個(gè)部門備有各種高檔貨，彬彬有禮的售貨員幫你挑選最稱心的商品。 永遠(yuǎn)歡迎你光顧約翰遜商店。有別的需要服務(wù)時(shí)，請隨時(shí)光顧本店。 “u” attude 并不是在一切場合下都適合表達(dá)“體諒”的,下列情況下使用“o” atttude 將會引起反感和不快：（1）當(dāng)對方有錯(cuò)誤時(shí)。例如:(a) yor letef uy

6、， tesou lanltha theodyoun would ech u b he ed f tis mnth.（ipropr) 貴方7月1日來函清楚地表明,貴方所寄貨物將于本月底到達(dá)我方。(b)ivey gltoreferto you letteo july 1, from w new he goos we orderd ouldeacus by theend o ths mnth. (g) 很高興提及貴方月1日來函，從中，我方得知我方所定貨物將于本月底抵達(dá)我方。()當(dāng)對方表示過不同意見時(shí)。例如:（a) youare tiry wrongn ouratttude. (improer） 你方

7、的態(tài)度是完全錯(cuò)誤的。（b)e knw you eanalyedhe ter from twoiepoints, bu he sil neapetwih exreely impoan and wic swothy ofeng dsussdbybo o s. (good） translati： 我們知道，你方已從兩個(gè)方面分析了這一事件。但還有及其重要的一個(gè)方面需要我們雙方來商討一下。() 盡量以積極的方式談問題，避免以消極的方式談問題。 比較下列句子，看看哪一個(gè)更好些。（a) w d no bievt you wihve ause dssatisfaion. (ngaive) 我們不相信你們會有理

8、由感到不滿意。() we feel ure tat you wll e irelyatisfi (ositive) 我們確信你們會感到滿意的。（c)uordrwilb delyed orto wes. (negav） 你方訂貨要延期兩個(gè)星期才能發(fā)出。(d)you rdr willbe shpped intwoweeks (psitv) 貴方訂貨兩周內(nèi)裝船。7)正確 國際商務(wù)英語應(yīng)用文必須正確,否則就會引起誤解,甚至走入歧途。國際商務(wù)英語應(yīng)用文,特別是商務(wù)信函,常常是各種商貿(mào)文件如合同、協(xié)議的基礎(chǔ),所以,常常涉及到貿(mào)易雙方的權(quán)利和義務(wù)等。這一事實(shí)必須贏棋作者的特別注意。 為保證商務(wù)應(yīng)用文的正確性

9、，作者應(yīng)當(dāng)記住下列幾點(diǎn):(1)選擇惟一準(zhǔn)確的事實(shí)、詞語和數(shù)據(jù)。如： ou askver shortdivery oryor ordr. 貴方要求短期內(nèi)貴方所訂貨物。 但是，短語“short deivery” 指的是“重量短缺”,而非“迅速交貨”。revised:yo requireuik (promp)livery of your rder.貴方要求迅速交貨。(b)he goodssupid are xacly qal o the sampe. 所供貨物完全與樣品相同。revise: thsaple rpeents snearl a posle whatc suply 此樣品基本上代表我們可供

10、的貨物。r: te samp i earest in e to thgodsouee 此樣品的尺碼最接近你們所需貨物的尺碼。(c） allfrs y tgr aeoen f fiv days. 所有電報(bào)開盤五天內(nèi)有效。(沒有解釋和說明具體的五天）revisd:al orsb telegam are ope o 5 ays incluie of thdate of spach. 所有電報(bào)開盤從發(fā)電之日起五天內(nèi)有效。(d）th cntrat il ome ino effect fom oct. 此合同從10月1日起生效。未解答涵蓋問題ried: tis ontrac wll come into f

11、ect from and ncludin octobr ,2001. 本合同從2001年10月1日起，包括10月日生效。（） 以實(shí)事求是的態(tài)度表明你要說的事，不要言過其實(shí)或者表達(dá)不夠充分。如:you shoulntsay (a) this oduc is buely tbs onhemarkt.evsed： tis poductis te best one w can sply. (是我們能供應(yīng)的最佳產(chǎn)品之一)（b) i is elws prie iable yo.revsed: it is tlwestpricwe canoff toyou now.(現(xiàn)在能提供給貴方的最低價(jià))(）we ss

12、ue you tt ths ror ill ner occur.reved： well o all we cans hat my not eeatsuch an ero (一定盡力不再)()在商務(wù)應(yīng)用文寫作時(shí),要注意正確理解和使用商業(yè)術(shù)語。如：l 價(jià)格術(shù)語 ew (xorwks) 工廠交貨價(jià) fca （free carrir) 貨交承運(yùn)人 fas （frelonside hi) 船邊交貨價(jià) ob (ree on boad) 船上交貨價(jià),或離岸價(jià) cfr (cot d fright) 成本加運(yùn)費(fèi) cif (cost， isuance an right）成本加保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)價(jià)，或(目的港）到岸價(jià) c

13、pt(arriage aid ) 運(yùn)費(fèi)付至價(jià) cp(carri d insrae pai to) 運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)付至 daf (lver ontie）邊境交貨價(jià) des (deliver exship) 目的港船上交貨價(jià) deq (dliverdex quay) 目的港碼頭交貨價(jià) ddu(eivred uynpaid)未完稅交貨價(jià) dp (devere d pai)完稅后交貨價(jià)l 裝運(yùn)術(shù)語l partal shment(s) be pohibited不準(zhǔn)分批裝運(yùn)l shment notate thn may 1. 五月一日前裝船(包括五月一日）l hpent be a 五月一日前裝船 （不包括五

14、月一日)l two equl mothly hpments-rig un and uly六、七兩月內(nèi)分兩批平均裝運(yùn)l miimum ofeach lot o be5case 每批至少5箱。u 報(bào)盤術(shù)語u priesubjet change (atertion) wt or withouttice無論是否事先通知，價(jià)格隨時(shí)變動u sbjt o our (final) confirmaton以我方(最后)確認(rèn)為準(zhǔn)。u ubject othe oods eingunsod n eeipt of yor repy.此盤以接到貴方答復(fù)時(shí)貨未售出為有效。u sbect tomarkefluctuto.(價(jià)

15、格)隨市價(jià)變動而變動。p 數(shù)量和質(zhì)量術(shù)語p spectin ythe buyer atth dstnai to b fnal.以買方在目的地的檢驗(yàn)為最后依據(jù)。p pubic survyors weghtat the landing ort to bfnal 以卸貨港公證人的重量為最后依據(jù)。p sbe o vrtion plsormnof 5 cet 容許溢裝或短裝%為條件。 此外,句子的結(jié)構(gòu)、單詞的拼寫、標(biāo)點(diǎn)的使用、大寫字母的使用均應(yīng)正確。chapter 2thestrctur n laoutofa ltr the struure of a letter 英文書信通常有7個(gè)部分組成，即信頭、日

16、期、封內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語以及簽名。除此之外。還有一些需根據(jù)實(shí)際需要而增加的部分,例如參考標(biāo)號、經(jīng)辦人姓名、事由標(biāo)題、認(rèn)辨記號、附件、抄送以及附言等,這些部分可能出現(xiàn)在不同類型的信函中。1）heading oreterhea （信頭) 信頭對于任何信件來說都是重要的組成部分，商業(yè)信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信頭包括發(fā)信人的姓名、地址、郵政編碼、電話號碼、電傳及傳真號碼以及-mi地址等,置于信箋右上角。 大多數(shù)商業(yè)信函和官方公函的信頭一般采用社交信函的信頭，多數(shù)是專業(yè)設(shè)計(jì)的,且是已事先印制好的信頭（printe headig），進(jìn)行聯(lián)系時(shí)最好使用印有本公司或單位信頭的信箋,

17、這樣做出于三個(gè)目的：美觀（aparance）、高效(efficienc)、標(biāo)準(zhǔn)化(stadrdizatin)。信箋上沒有印上本公司或單位信頭時(shí),則需要將上述內(nèi)容打在信箋中上方或上方。2)refern nuber（參考編號)參考編號常用在商業(yè)信函中。一家公司在致函另一家公司時(shí),會使用參考編號，便于歸類存檔。參考編號在縮行式打印的信函中常放在低于信頭一至兩格處,與寫信日期同行；在齊頭式打印的信函中常置于寫信日期之上,也可置于左下角低于署名兩行處。yur ref. ： 35sc/bcur ref. ：53ymz注1.35 為存檔編號,cb為署名人首寫字母，bc為打字員姓名首寫字母。注2.532 為存

18、檔編號，zx 為署名人首寫字母,ms為打字員姓名首寫字母。3）date(日期)每封信必須標(biāo)明日期，日期常寫在信頭下方2行處，一般置于信箋的右上角,但當(dāng)信函采用全齊頭式時(shí)則置于左上角。常見寫法:商務(wù)信函格式dcmy 4 （) ,198 -美國式 4 （th)may, 98-英國式寫日期時(shí)務(wù)必注意以下各點(diǎn):(1）年份必須用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全,不能用02代替2002。 ()月份要用英文拼寫，可全拼也可采用標(biāo)準(zhǔn)的簡寫。my， june, july 不能簡寫。（3）日期可用基數(shù)詞(cardia numbe）也可用序數(shù)詞（ordinalnmbers)。（4）在年份前面必須用逗號隔開，但在月份和日期之間不能用逗

19、號隔開。 my 20, 203(5）寫信日期(dte)不能全部用數(shù)字表示,如 54/03,這樣寫容易引起誤解。4)isie adres （封內(nèi)地址)封內(nèi)地址是收信人的姓名或商行名,與信封地址相同，一般在寫信日期以下24行靠左書寫。封內(nèi)地址內(nèi)容及順序如下:（1)收信人姓名（或商行名）;(2)收信人頭銜、職務(wù)或職稱；(3)公司（或所屬單位、組織、學(xué)校）名稱;(4)郵政地址（main/staladdress)和街道地址（street adess)，即門牌和路名;（5）城市、郵編、省名或州名、國名。商務(wù)信函格式.dcl 封內(nèi)地址可采用齊頭式(bloc tyle),也可采用縮進(jìn)式(ited tyle),

20、齊頭式較為普遍,但采用縮進(jìn)式時(shí)，信函的其他部分也必須都采用縮進(jìn)式。l 縮進(jìn)式 ms.mri schwats 1280 coanaveue omaa, nbrask,.s 68014l 如果信函時(shí)寫給公司而不是個(gè)人的話,則應(yīng)先寫公司名稱,后寫公司地址，門牌等。如: mesrs rnogregor& o.,lt 72 flint steet sye austala注：messrs. 是r.的復(fù)數(shù),僅用于公司行號,而該公司行號的名稱是由人的姓名所組成。如：essrs. gp. glov co.mesrs. brown, clrke & father但 mesrs.不用于下列情況:l 公司行號中沒有人

21、的姓名,即非人稱行號,如 uiliyurniture col 以定冠詞the開頭的公司行號,如the united mpot co. td.l 公司行號中包含有禮節(jié)尊稱,r wim dobon & sons.l 寫給個(gè)人的信函。l 如果不知道收信人姓名時(shí)，信函常寄給與討論的問題有關(guān)的部門。該部門頭銜一般被認(rèn)為可以處理有關(guān)問題。如： te mne baminsr n ltd londne2 p enln5) attenton lin (經(jīng)辦人）商務(wù)和官方信函雖然寫給公司或政府機(jī)構(gòu)，但常常由某個(gè)成員收閱并辦理信中事務(wù)。若寫上經(jīng)辦人姓名，可以加快信函的處理。經(jīng)辦人姓名一般置于封內(nèi)地址和稱呼之間，可左

22、齊,縮行，也可居中?？扇看髮?也可有大小寫并下劃線。atention后可用冒號或破折號,也可不用標(biāo)點(diǎn)。例如: attention： mr.lrnce ager,eportmanager atetn nternationl departent atentio - mr awrece wanr， regonl ic prsiden atentin f marketingmangr or te attetin of mareing anae tttion mr. lawence ar商務(wù)信函格式.dc6)salutation (稱呼)稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系： 寫信人與收信人非

23、常熟悉,在非正式信函中可直呼其名。 半公半私信函可稱呼為dear, 以示熱情、友好?！癳ar”后面還加上尊稱，如: a m. der mr mydea ear dr. dr pofesor deapeidnt（3) 官方公函常用 rsir 或 sir。商務(wù)信函的稱呼通常白用的形式是 darsir， genlen,der madm或der esames。 不管采用何種形式,稱呼總是單獨(dú)出現(xiàn)在一行。 若無經(jīng)辦人姓名，稱呼緊跟在封內(nèi)地址下24 行,左齊,后面常用逗號或冒號。7)ubjet ineor caption (事由標(biāo)題)u 在商業(yè)信函中常用“事由標(biāo)題”,一則讓收信人盡快了解信函的主要內(nèi)容，二

24、則便于歸檔。下列兩種情況下尤其要使用“事由標(biāo)題”項(xiàng)。 當(dāng)對方來函已使用了事由標(biāo)題項(xiàng)。 當(dāng)信函內(nèi)容比較復(fù)雜時(shí)。u “事由標(biāo)題”項(xiàng)常介于稱呼和正文之間，可全部大寫,也可有大小寫并下劃線,可左齊,可縮行，也可居中，常用suject或用re引導(dǎo)。商務(wù)信函格式.oc例如:der sis，subjet: ltera to warhou8) hebodyofe ltter （信函正文)l 要求：安排恰當(dāng)、層次清楚、觀點(diǎn)明確、態(tài)度誠懇。l 信函正文包括引言、中心部分和結(jié)尾。引言為信函的第一句話或第一段。l 一般英文書信沒有固定的引言,但人們常用一些客套話作為引言,如果體積對方來函的日期、編號及主題，以便使對方

25、一看便知道來函是回復(fù)先前哪一封信的;或?qū)Ψ絹肀硎局x意；假如是首次致函對方,也可用引言作相應(yīng)的自我介紹,并標(biāo)明寫信的主要目的。如: yuin lette of november 1tharrive this afternoon. thnkyouvery mucfo our etrof may 5 and the git you sent eon crims eve. wi grat dlight eanfromyor lete of this satuda that i ey uc pleasd to nfor ou that my visit to oucompany asbee appro

26、ved. in lto your lette f u 2 you weerecoendedto ourcmpany te， and we wish u 信函的中心部分是正文的主要內(nèi)容，或提供信息,或說明情況，或請求解決問題。結(jié)尾部分用來總結(jié)信函內(nèi)容，表達(dá)謝意與祝愿，請求合作與幫助，或期待回復(fù)等。注意：避免使用分詞引導(dǎo)的結(jié)尾語，如ooking forward your fvoralerply.常用的結(jié)尾語有: are waiting your good nes. e lokfrwd to yur reply a ouearitconeince lea reber me to your famil

27、. holdthee beanythig els we can o f you， lease let usknow. e lok frward tor cnirmaton t our earliest convninc. 如果信函的正文很長，需要續(xù)頁時(shí)，則需要注意以下細(xì)節(jié): 不能只將結(jié)尾敬語及以下各行移于續(xù)頁,至少要將信的正文最后一段的最后兩行移于續(xù)頁，最后一個(gè)詞不要使用連詞符號“ -” , 須將整詞留在上頁或移于續(xù)頁。 續(xù)頁紙張的質(zhì)量、顏色、大小應(yīng)與前頁紙相同。 續(xù)頁上部注明頁碼、收信人姓名及寫信日期。其格式如下: mr. ohnon, ju 5, 200 pa 2 dr. johnson

28、- 2 ue , 203 pa inentiona ading co ld. y 8, 0 intenational tadng co. l. a 商務(wù)信函格式o ul8, 2003) e comimetryclose (結(jié)尾敬語)結(jié)尾敬語僅僅是一種用于結(jié)束信函的禮儀方式，結(jié)尾敬語必須與稱呼配套。如： 非正式結(jié)尾敬語用于彼此認(rèn)識的人,或者希望消除拘謹(jǐn)時(shí)也可采用。正式的結(jié)尾語是作為一種標(biāo)準(zhǔn)的慣例而使用的。 結(jié)尾敬語通常置于信函正文以下2-4行處。在縮行式信函中，結(jié)尾敬語大約位于信函中間,一般與日期對齊,形成視覺對稱感，但在全齊頭式信函中，結(jié)尾敬語左齊。結(jié)尾敬語中，只有第一個(gè)單詞首寫字母大寫,結(jié)尾

29、敬語后加逗號。1） th signature (簽名)每一封信函都必須手寫簽名,為防止簽名潦草，難以辨認(rèn),常在簽名下打印署名人的姓名。假如稱呼中使用了收信人的名字（firstname),寫信人也必須使用自己的名字來簽名,然后再在下面打上全名。如:very sincrel ors,（sgnture)hr brow商務(wù)信函格式.doc 寫信如果是女性，并且與收信人素不相識，一般在打印的署名前用括號注上miss, mrs. 或者ms 字樣，以便對方回信時(shí)選用適合的稱呼。簽名與結(jié)尾敬語對齊。 有些官方和商務(wù)信函是由秘書或經(jīng)授權(quán)的助理簽名的。假如秘書或助理以自己個(gè)人名義為別人簽名,那么,授權(quán)秘書或助理簽

30、名的人的姓名和頭銜打印在秘書或助理的簽名下面。以下是各種形式的簽名： 以自己名義簽名的個(gè)人 yors icerey,(igaure) (miss) edi undrwod 為其公司或部門簽名的官員 sincere yours,ortal hoizons inc.(sinaure ) magg drectl 秘書代表雇主簽名 vyruy yors, （siga) (miss) barbara nlal 經(jīng)特別授權(quán)的雇員的簽名 your very tul, msn tradig coltd. (sigature) pp alph .hrrs, nr (pp =perpro 代表) l 未經(jīng)特別授權(quán)

31、的雇員的簽名 yur inerey, (signatre) maionedwars for maretingdieco1)eclr (附件) 出信函外還有其他資料（如廣告冊子、影印件、發(fā)票、單據(jù)等）也封入信封內(nèi)，可以簽名下方二行處使用附件欄，格式左齊。表達(dá)方式如下： nlsurs3 ecl ataoue ec1 invoce encls: a stated12) carcopyotation （抄送) 當(dāng)把書信的副本寄給第三者時(shí)，要在左邊齊頭處寫上有關(guān)副本的注明。抄送的表達(dá)方法是在c 后加抄送的對象的姓名或單位名稱（或頭銜)。若信中有附件,則抄送直接置于附件之下。若信函中無附件,則抄送緊隨簽名

32、之后。（1） copyto joh smth cops tojohn h（)cc:mr.ce wre ccnncy hil (兩人以上按姓名字母順序排列) c： mr.richrd jaes商務(wù)信函格式.o1)poscit （附言)除非確屬必要，最好不要用附言。附言通常用p.s.表示，放在信的最后一行,或在附件下。. thelaout of lete(信函的格式)英語中有幾種不同卻可以接受的信函格式。四種信函格式分別是縮進(jìn)式、齊頭式、混合式、及半齊頭式。 idend tyle (縮進(jìn)式)傳統(tǒng)的縮進(jìn)式的特點(diǎn): 信頭、封內(nèi)地址在換行時(shí),下一行要比上一行往右縮進(jìn)2-3個(gè)字母的位置; 每一個(gè)段落開始一

33、行,一般都從左邊空白邊緣往右縮進(jìn)38個(gè)字母的位置；也可與稱呼的最后一個(gè)字母對齊,各段第一行往右縮進(jìn)時(shí)應(yīng)相互對齊;(3）兩個(gè)段落之間一般不隔行,但也可隔1-2行；(4) 結(jié)尾敬語可正好居中,也可置于中間偏右，縮進(jìn)式不太便于打印,因此現(xiàn)代英語信函中不常用。2)ful or extrem block syle(全齊頭式) 全齊頭式的特點(diǎn)是信的每一行都左齊，信頭、發(fā)文編號、日期、封內(nèi)名稱和地址、稱呼、事由標(biāo)題以及正文的段與段之間要間隔1-2行。3)modified blck sle (改良齊頭式)特點(diǎn)：段落不縮進(jìn);日期、結(jié)尾敬語、簽名部分等置于中間偏右;其他部分每行開頭都與左邊邊緣對齊。4)sei-b

34、ck sle itdnte prgrahs (混合式)混合式與改良齊頭式只有一方面差異,即半齊頭式格式中，所有段落往右縮進(jìn)3-6個(gè)字母的位置。商務(wù)信函格式.o(封內(nèi)舉例）3addressinga nvloe (信封的寫法) 平頭式 和縮進(jìn)式2) 信封格式的一般規(guī)則 收信人名稱和地址應(yīng)信函封內(nèi)名稱和地址完全一致,封內(nèi)地址的每一部分(尊稱、頭銜、工作部門、姓名、地址、郵編) 應(yīng)寫在信封上。但信封上的寫信人姓名前無需加頭銜或者職稱。 寄信人與收信人的姓名和地址必須完整。 給女士的信函,信封上其姓名前宜用r.或mis。若其本人有職稱或頭銜時(shí),則無需同時(shí)用mrs.或miss。寫給夫婦倆同時(shí)收的信函,信封上應(yīng)寫成：mr.and rxxx。) 幾種特殊信封格式的寫法 當(dāng)信函需要第三者收轉(zhuǎn)時(shí)，則需在收信人的姓名下方寫上收轉(zhuǎn)人的姓名并在其姓名前面寫上co （care of的縮寫,相當(dāng)于請轉(zhuǎn)收),如: m. mttheox c/om.