五星級酒店采購管理制度

1、五星級酒店采購管理制度12020 年 4 月 19 日文檔僅供參考XX五星級酒店采購管理制度1、制定采購計劃(1) 由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測, 在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;(2) 計劃外采購或臨時增加的項目 , 并制定計劃或報告財務(wù)部審核 ;(3) 采購計劃一式四份 , 自存一份 , 其它三份交財務(wù)部。2、審批采購計劃:(1) 財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總, 并進(jìn)行審核 ;(2) 財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算 ;(3) 將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;(4) 經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃

2、交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施, 對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求 ,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。3、物資采購 :(1) 采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃 , 按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進(jìn)行采購 , 以保證及時供應(yīng)。(2) 大宗用品或長期需用的物資 , 根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議 , 以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。(3) 餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等 , 由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部 , 采購人員要按計劃或下單進(jìn)行采購 , 以保證供應(yīng)。22020 年 4 月 19 日文檔僅供參考(4) 計劃外和臨時少量急需品 , 經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)

3、理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購 , 以保證需用。4、物資驗收入庫:(1) 無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;(2) 倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板 , 按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單 , 然后需直撥的按手續(xù)直撥 , 需入庫的按規(guī)定入庫。5、報銷及付款(1) 付款 :采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核, 經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款 ;支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票, 若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)帳, 金額必須限制在一定的范圍內(nèi);按酒店財務(wù)制度, 付款 30 元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。超過 30 元要求付現(xiàn)金者,

4、 必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款 , 但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。(2) 報銷 :采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單, 經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi), 核準(zhǔn)后方可給予報銷。采購員若向個體戶購買商品, 可經(jīng)過稅務(wù)部門開票, 因急需而賣方又無發(fā)票者 , 應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章, 有采購員兩人以上的證明, 及驗收員的驗收證明, 經(jīng)部門經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。32020 年 4 月 19 日文檔僅供參考采購部業(yè)務(wù)操作制度1、按使用部門的要求和采購申請表, 多方詢價、選擇, 填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表 ;2、向主管呈報調(diào)查表, 匯報詢價情況 , 經(jīng)審核后確定

5、最佳采購方案;3、在主管的安排下, 按采購部主任確定的采購方案著手采購;4、按酒店及本部門制定的工作程序, 完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題, 應(yīng)即時查清原因, 并向主管匯報 ;6、貨物驗收后 , 將貨物送倉庫驗收、入庫, 辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門, 同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同 ;8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務(wù)部校對審核,并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫管理制度1、倉庫的分類 :酒店的倉庫總的來說有: 餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉, 商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉

6、 , 動力部的油庫、石油氣庫, 建筑 , 裝修材料倉 , 管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉 , 綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉, 機械、汽車零配倉 , 陶瓷小貨倉 , 家具設(shè)備倉等等。2、物品驗收 :(1) 倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進(jìn)行驗收, 并做到 :發(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時不驗收;42020 年 4 月 19 日文檔僅供參考發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符, 但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收 ;對購進(jìn)的食品原材料、油味料不鮮不收, 味道不正不收。對購進(jìn)品已損壞的不驗收。(2) 驗收后 , 要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)

7、量和金額填寫驗收單 , 一式四份 , 其中一份自存 , 一份留倉庫記賬 , 一份交采購員報銷 , 一份交材料會計。3、入庫存放 :(1) 驗收后的物資 , 除直撥的外 , 一律要進(jìn)倉保管 ;(2) 進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放 ;(3) 堆放要有條理、注意整齊美觀 , 不能擠壓的物品要平放在層架上。(4) 凡庫存物品 , 要逐項建立登記卡片 , 物品進(jìn)倉時在卡片上按數(shù)加上 , 發(fā)出時按數(shù)減出 , 結(jié)出余數(shù) ; 卡片固定在物品正前方。4、保管與抽查 :(1) 對庫存物品要勤于檢查 , 防蟲蛀、鼠咬 , 防霉?fàn)€變質(zhì) , 將物資的損耗率降到最低限度。(2) 抽查 :倉管員要經(jīng)常對所管物資進(jìn)行抽查,

8、 檢查實物與卡片或記賬是否相符, 若不相符要及時查對;材料會計或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進(jìn)行抽查, 檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。5、領(lǐng)發(fā)物資52020 年 4 月 19 日文檔僅供參考(1) 領(lǐng)用物品計劃或報告 :凡領(lǐng)用物品 , 根據(jù)規(guī)定須提前做計劃, 報庫存部門準(zhǔn)備;倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好, 做好目錄 , 準(zhǔn)備好物品 ,以便取貨人領(lǐng)取;(2) 發(fā)貨與領(lǐng)貨各部門各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé);領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單( 含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、用途等) 并簽名 , 倉管員憑單發(fā)貨;領(lǐng)料單一式三份 , 領(lǐng)料單位自留一份 , 單位負(fù)責(zé)人憑單驗收 ; 倉管員一

9、份 , 憑單入賬 ; 材料會計一份 , 憑單記明細(xì)賬 ; 發(fā)貨時倉管員要注意物品先進(jìn)的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。(3) 貨物計價 :貨物一般按進(jìn)價發(fā)出, 若同一種商品有不同的進(jìn)價, 一般按平均價發(fā)出。需調(diào)出酒店以外的單位的物資, 一般按原進(jìn)價或平均價加手續(xù)費和管理費調(diào)出。6、盤點 :(1) 倉庫物資要求每月月中小盤點 , 月底大盤點 , 半年和年終徹底盤點 ;(2) 將盤結(jié)果列明細(xì)表報財務(wù)部審核 ;(3) 盤點期間停止發(fā)貨。7、記賬 :(1) 設(shè)立賬簿和登記賬 , 賬簿要整齊、全面、一目了然 ;(2) 賬簿要分類設(shè)置 , 物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶;62020 年 4 月 19 日文檔僅供參考

10、(3) 記賬時要先審核發(fā)票和驗收單 , 無誤后再入賬 , 發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決 ,在未弄清和更正前不得入賬;(4) 審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬, 否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬 ;(5) 發(fā)出的物資用加權(quán)平均法計價 , 月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份 , 記賬員、部門、財務(wù)部各一份 ;(6) 直撥物資的收發(fā) , 同其它入庫物資一樣入賬 ;(7) 調(diào)出本酒店的物資所用的管理費、手續(xù)費, 不得用來沖減材料成本 , 應(yīng)由財務(wù)部沖減費用;(8) 進(jìn)口物資要按發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬 , 發(fā)出時按加權(quán)平均法計價 ;(9) 對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的進(jìn)口物資 , 于月底估價發(fā)放 , 待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后 , 再按實入賬 , 并調(diào)整暫估價 , 報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬;(10) 月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計;(11) 與