基于金蝶K3ERP系統(tǒng)之采購管理詳細業(yè)務流程

1、*有限公司erp管理信息系統(tǒng)采購管理詳細業(yè)務流程創(chuàng)建日期:*控制編碼:*當前版本:v1.0發(fā)布日期：編制/業(yè)務：會簽/生產(chǎn)：會簽/物控：會簽/質(zhì)量：審核/erp項目負責人：批準/副總經(jīng)理：文檔控制更改記錄日期作者版本更改參考審閱姓名職位簽字分發(fā)編碼姓名地點和位置目錄文檔控制2更改記錄2審閱2分發(fā)21采購管理基礎數(shù)據(jù)41.1 供應商編碼41.2 采購人員41.3 供應商檔案41.4 供應商價格檔案41.5 物料采購信息檔案41.6 采購關鍵參數(shù)設置42供應商管理流程52.1 供應商新增流程圖及說明52.2 供應商變更流程圖及說明62.3 采購詢報價流程圖及說明72.4 合格供應商評估流程圖及說明

2、82.5 樣品需求管理流程圖及說明93采購和委外業(yè)務管理流程103.1 采購訂單流程圖及說明103.2 采購訂單變更圖及說明113.3 采購訂單退貨流程圖及說明123.4 委外訂單流程圖及說明133.5 返修委外訂單流程及說明153.6 委外訂單變更流程及說明163.7 委外訂單退貨流程圖及說明174單據(jù)、報表184.1 采購單據(jù)184.2 采購報表184.3 委外單據(jù)184.4 委外報表181采購管理基礎數(shù)據(jù)1.1 供應商編碼 供應商分類（）+流水號1.2 采購人員 工號編碼+姓名1.3 供應商檔案 主要數(shù)據(jù)列：供應編碼、名稱、1.4 供應商價格檔案 主要數(shù)據(jù)列：1.5 物料采購信息檔案采購

3、單位、主要供應商、采購提前期、最小訂購量（可選項）1.6 采購關鍵參數(shù)設置1）采購訂單和委外訂單必須有價格才能下達2）采購員無關閉采購和委外訂單權限3）采購員只能參照采購申請單生成采購訂單4）委外關鍵物料沒配套發(fā)夠物料無法做委外入庫2供應商管理流程2.1 供應商新增流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0采購員根據(jù)與供應商業(yè)務跟進情況，對達成初步合作意向的潛在供應商建立“供應商檔案”。把附表單上傳到系統(tǒng)。erp采購/采購員&供應商調(diào)查表2.0對于潛在供應商，如果需要進一步發(fā)展為交易供應商，需由采購員提出“供應商資質(zhì)申請”經(jīng)采購部長初步審批后，提交公司技術、質(zhì)量部門進行審核

4、。erp采購/采購員采購/部長&審核申請表、供應商開發(fā)申請表3.0采購、技術、質(zhì)量部門對新供應商進行評估打分，填寫審批意思。手工技術、質(zhì)量、采購/負責人&供應商評估表4.0對于評審通過的新供應商，由申請人通知供應商檔案管理員，在k3系統(tǒng)中進行“轉(zhuǎn)交易供應商”操作，供應商檔案管理員在系統(tǒng)中核對“供應商資質(zhì)申請表”及相關審核情況無誤后，進行“轉(zhuǎn)交易供應商”操作。erp供推中心/文員&合格供應商審批表2.2 供應商變更流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0采購員根據(jù)與供應商變更信息，填寫“供應商變更申請表” 注：只涉及到變更名稱、帳號走變更單據(jù)流程，其它變更直接郵件通知供推中

5、心文員變更即可；手工采購/采購員&供應商變更申請表（制單）2.0采購部長審核“供應商變更申請表”手工采購/部長&供應商變更申請表（審核）3.0采購主管副總審批“供應商變更申請表”手工采購/主管副總&供應商變更申請表（審批）4.0對審批后的供應商信息，由申請人通知供推中心文員，在k3維護“供應商檔案”操作。把供應商核準通知單或帳號變更通知上傳到系統(tǒng)erp供推中心/文員&供應商檔案2.3 采購詢報價流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0有新材料需要采購，或現(xiàn)在采購價格需要調(diào)整時，由采購員錄入“報價單”，把附表上傳到k3系統(tǒng)；erp采購/采購員供應商報單&報價單（制單）2.0

6、采購部長審核“報價單”erp采購/部長&報價單（審核）3.0生產(chǎn)總監(jiān)核準“報價單”手工生產(chǎn)/生產(chǎn)總監(jiān)&報價單（核準）4.0采購主管副總批準“報價單”手工采購主管副總&報價單（批準）5.0報價單審批完成后，由 供推中心文員對k3基礎檔案中采購價格檔案進行更新。erp供推中心/文員& 供應商價格檔案2.4 合格供應商評估流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0采購部針對合格的a類、b類供應商提出評估，填寫“供應商月考核表”手工采購/采購員&供應商月考核表（制單）2.0采購部與質(zhì)量對a類、b類供應商進行評分手工采購、質(zhì)量/部長&供應商月考核表（會簽）3.0將評估結果錄入k3系統(tǒng)

7、“供應商評分表”，把附表上傳到k3erp采購/采購員&供應商評分表4.0把評估不合格的供應商暫停交易erp采購/采購員2.5 樣品需求管理流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0技術部根據(jù)新產(chǎn)品提出樣品試制申請，錄入k3erp技術部/工程師&樣品試制申請單工作聯(lián)絡書2.0采購部通知供應商打樣、送樣，并接收樣品erp采購/采購員& 樣品收樣3.0把樣品交給技術部或質(zhì)量進行樣品檢驗erp采購/采購員技術部/工程師& 樣品交接4.0樣品合格后進行確認封樣，把簽字完畢的的“樣品確認單”上傳到k3erp采購/采購員& 樣品確認單3采購和委外業(yè)務管理流程3.1 采購訂單流程圖及說明序

8、號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0根據(jù)不同的物料類型l 生產(chǎn)用物料由物料需求運算模塊自動生成采購申請，pmc審核后打印給采購部；l 安全庫存控制的物料，由pmc生成采購申請，審核后打印給采購；l 非生產(chǎn)物料，由申請人手工錄入采購申請，并由各部門負責對采購申請單進行審核后打印給采購；erp生產(chǎn)部/pmc各部門/文員&采購申請單2.0采購員依據(jù)采購申請單、采購價格，選擇供應商生成采購訂單。erp采購/采購員& 采購訂單（制單）3.0采購訂單經(jīng)過采購經(jīng)理審核后，采購員打印采購訂單傳真給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。 erp采購/采購部長技術部/工程師& 采購訂單（審核）4.0供應商送貨到

9、達后，由采購員依據(jù)采購訂單，在“供應商送貨單”簽名確認訂單號。手工采購/采購員& 供應商送貨單5.0物控收貨后，根據(jù)倉管員確認的“供應商送貨單”開具“收料通知單”，免檢的物料直接做入庫，抽檢或全檢的物料交質(zhì)檢部對物料進行檢驗。erp物控/文員& 采購入庫單6.0根據(jù)“收料通知單”對物料進行檢驗，并將檢驗結果錄入“來料檢驗單”，判定合格物料，交倉管員辦理入倉，不合格物料通知采購部門處理，視生產(chǎn)情況退貨或申請?zhí)夭桑?erp質(zhì)量部/檢驗員& 來料檢驗單、不良品處理單、特采單7.0根據(jù)“來料檢驗單”“不良品處理單”做入庫業(yè)務，合格及讓步接收的入良品倉，退貨的入不良品倉；erp物控/文員& 外購入庫單3

10、.2 采購訂單變更圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0pmc計劃員補生產(chǎn)計劃調(diào)整情況提出采購變更申請，編制“采購變更聯(lián)絡函”，pmc主管審核打印給采購；手工生產(chǎn)部/pmc&采購變更聯(lián)絡函2.0采購部根據(jù)“采購變更聯(lián)絡函”在k3中錄入“采購變更通知單”，采購部長審核后通知erp工程師；erp采購/采購員采購/采購部長&采購變更通知單3.0erp工程師根據(jù)“采購變更聯(lián)絡函”和“采購變更通知單”執(zhí)行變更單生效或關閉采購訂單erperp/工程師4.0采購訂單尾數(shù)關閉：延期1個月，生產(chǎn)不需要的采購訂單尾數(shù)，由采購員提出“采購訂單關閉申請”聯(lián)絡函，pmc審核確認，erp工程師執(zhí)行手工

11、關閉手工erp采購/采購員生產(chǎn)部/pmcerp/工程師&采購訂單關閉申請3.3 采購訂單退貨流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0批量退貨：采購員根據(jù)質(zhì)量部的不合格檢驗報告及時參照采購訂單生成“退貨退知單”，采購部長審核后打印給倉庫；零星退貨：采購員根據(jù)不良品倉的物料手工錄入“退貨退知單”采購部長審核后打印給倉庫；erp采購/采購員采購/部長&退貨通知單2.0物控根據(jù)“退貨通知單”生成“紅字外購入庫單”處理實物退貨；erp物控/文員&采購退貨單3.4 委外訂單流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0根據(jù)不同的物料類型l 由物料需求運算模塊自動生成采

12、購申請，pmc審核后打印給采購部；l 其它零星的委外需求由申請人手工錄入采購申請，并由各部門負責對采購申請單進行審核后打印給采購；erp生產(chǎn)部/pmc各部門/文員&采購申請單2.0采購員依據(jù)采購申請單、采購價格，選擇供應商生成委外訂單。erp采購/采購員& 委外訂單（制單）3.0委外訂單經(jīng)過采購部長審核后，采購員打印委外訂單傳真給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。 erp采購/采購部長& 委外訂單（審核）4.0采購員根據(jù)委外訂單做原材料的“委外加工出庫”，系統(tǒng)能根據(jù)委外產(chǎn)品的bom自動生成委外加工需發(fā)出的材料清單，委外加工出庫”打印簽字交給倉庫發(fā)料；erp采購/采購員& 委外加工出庫單（制單）5.0

13、倉管員發(fā)料后，物控文員根據(jù)倉管員簽字的“委外加工出庫單”審核k3單據(jù)erp物控/文員& 委外加工出庫單（審核）委外異常處理：退換料：經(jīng)質(zhì)量部確認后，采購作“紅字委外出庫單”，再以“藍字委外加工出庫單”補料給供應商補料：采購提出補料申請，采購部部長審核后，物控參照生成“委外加工出庫單”erp采購/采購員物控/文員& 委外加工出庫單（制單）& 委外加工出庫單（審核）6.0供應商送貨到達后，由采購員依據(jù)委外訂單，在“供應商送貨單”簽名確認訂單號。手工采購/采購員& 供應商送貨單7.0物控收貨后，根據(jù)倉管員確認的“供應商送貨單”開具“收料通知單”，免檢的物料直接做入庫，抽檢或全檢的物料交質(zhì)檢部對物料進

14、行檢驗。erp物控/文員& 委外入庫單8.0根據(jù)“收料通知單”對物料進行檢驗，并將檢驗結果錄入“來料檢驗單”，判定合格物料，交倉管員辦理入倉，不合格物料通知采購部門處理，視生產(chǎn)情況退貨或申請?zhí)夭桑?erp質(zhì)量部/檢驗員& 來料檢驗單、不良品處理單、特采單9.0根據(jù)“來料檢驗單”“不良品處理單”做入庫業(yè)務，合格及讓步接收的入良品倉，退貨的入不良品倉；erp物控/文員& 委外入庫單10.0月末成本會計按委外訂單，根據(jù)“委外入庫單”對委外加工發(fā)出的材料進行核銷。erp財務/成本會計3.5 返修委外訂單流程及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0因材料原因產(chǎn)生不良導致的返修或改制，采購

15、員錄入委外訂單時委外類型選擇“返修訂單”erp采購/采購員&委外訂單（制單）2.0委外訂單經(jīng)過采購部長審核后，采購員打印委外訂單傳真給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。 erp采購/采購部長& 委外訂單（審核）3.0如需進行委外投料變更處理，由采購員提出申請，采購部長執(zhí)行投料變更單，不需則跳過此步。erp采購/采購部長& 委外投料變更單3.6 委外訂單變更流程及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0pmc計劃員按生產(chǎn)計劃調(diào)整情況提出委外變更申請，編制“委外變更聯(lián)絡函”，pmc主管審核打印給采購；手工生產(chǎn)部/pmc&委外變更聯(lián)絡函2.0采購部根據(jù)“委外變更聯(lián)絡函”在k3中進行委外訂半單

16、變更；erp采購/采購員3.0委外訂單增加：變更后需追加委外材料出庫數(shù)量；erp采購/采購員&委外加工出庫單4.0委外訂單減少或取消：變更后則需追回部分材料或全部材料退回；erp采購/采購員&紅字委外加工出庫單3.0erp工程師根據(jù)“采購變更聯(lián)絡函”和中止的委外訂單，查看委外在制品數(shù)量為零后關閉委外訂單erperp/工程師4.0委外訂單尾數(shù)關閉：延期1個月，生產(chǎn)不需要的委外訂單尾數(shù)，由采購員提出“采購訂單關閉申請”聯(lián)絡函，pmc審核確認，erp工程師執(zhí)行手工關閉注：一定要在制品數(shù)量為零的委外訂單才能關閉手工erp采購/采購員生產(chǎn)部/pmcerp/工程師&委外訂單關閉申請3.7 委外訂單退貨流程

17、圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關政策1.0由于供應商原因不良可返修退貨：采購員根據(jù)質(zhì)量部的不合格檢驗報告及時參照委外訂單生成“退貨退知單”，采購部長審核后打印給倉庫；erp采購/采購員采購/部長&退貨通知單2.0物控根據(jù)“退貨通知單”生成“紅字委外入庫單”處理實物退貨；erp物控/文員&委外退貨單3.0若因為供應商原因不良造成不可返修，做報廢處理，要扣除加工費和材料費用,采購部核算損失，供應商確認后，用負數(shù)“其他應付單”記錄扣款沖減應付帳款。負數(shù)其他應付單可以與采購發(fā)票一起核銷。erp物控/文員&采購退貨單4.0委外物料的報廢，由采購員提出申請，采購部長審核，主管副總審批后，倉

18、庫用“其它出庫單”出庫當廢品處理或供應商收回erp采購/采購員采購/部長物控/文員委外物料報廢單&其它出庫單4單據(jù)、報表4.1 采購單據(jù)l 供應商調(diào)查表fm-pd-001a：采購員制單采購部長審核l 審核申請表fm-pd-034a：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)審批l 供應商開發(fā)申請表fm-pd-035a：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)審批l 供應商評估表fm-pd-002a：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)審批l 合格供應商申批表fm-pd-036a：采購員制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)核實-羅總審批l 供應商報價單：供應商蓋章l 采購報價單：采購員erp制單采購部長審核生產(chǎn)總監(jiān)核實-羅總審批供推中

19、心文員維護價格檔案l 采購申請單：pmc申請單：pmc制單pmc審核 其它部門申購單：部門文員制單部門負責人審核l 采購訂單：采購員制單采購部長審核l 供應商送貨單：供應商簽字蓋章采購員簽字倉管員簽字l 特采申請單：采購員制單采購部長審核各部門會簽l 采購變更聯(lián)絡函：pmc計劃員制單pmc主管審核l 采購訂單變更單：采購員制單采購部長審核erp工程師生效l 采購訂單關閉申請：采購員制單采購部長審核pmc確認-erp工程師關閉訂單l 采購退貨知單：采購員制單采購部長審核l 采購退貨單：物控文員制單倉管員簽名物控部長審核4.2 采購報表l 采購訂單執(zhí)行匯總表、明細表（供應鏈采購管理采購訂單）：采購主管、采購員l 采購訂單全程跟蹤表（供應鏈采購管理采購訂單）：采購主管、采購員l 采購匯總表（供應