行政工作發(fā)展規(guī)劃方案

1、集團(tuán)行政部發(fā)展規(guī)劃方案為明確公司行政管理工作的開展和落實方向，根據(jù)現(xiàn)階段公司發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)性質(zhì)，結(jié)合行政部門的基本工作職能，特制訂本規(guī)劃方案。一、部門定位及工作目標(biāo)行政部作為公司的綜合事務(wù)管理部門，是公司內(nèi)部運(yùn)行供應(yīng)鏈的中樞環(huán)節(jié)，其業(yè)務(wù)范圍涉及各部門及各分子公司的方方面面，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起為公司運(yùn)轉(zhuǎn)提供管理支持和服務(wù)保障的職能，確保公司系統(tǒng)的正常運(yùn)行，推動實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。公司行政部工作的目標(biāo)：結(jié)合公司實際情況，梳理構(gòu)建行政管理體系，梳理行政辦公組織，明確行政職能與工作目標(biāo)，確定行政工作內(nèi)容與業(yè)務(wù)流程，清晰組織架構(gòu)，明確人員的權(quán)責(zé)。同時，從管控角度，按照“統(tǒng)一歸口，分級管理”的原則，做好行政業(yè)務(wù)管

2、控流程設(shè)計，實施通過協(xié)調(diào)、控制與監(jiān)督，有效執(zhí)行各項制度、流程、工具表單，統(tǒng)計各項運(yùn)營信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)行政業(yè)務(wù)運(yùn)營行為的統(tǒng)一，促使公司各部門、各項目、各分子公司之間形成密切配合的協(xié)作關(guān)系，促進(jìn)行政業(yè)務(wù)體系內(nèi)的資源整合和優(yōu)化配置，推動公司整體高速、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。二、部門職能和組織架構(gòu)設(shè)置（一）部門職能概述行政部門業(yè)務(wù)應(yīng)包含公司行政辦公、發(fā)展支持、安全保密、后勤保障、網(wǎng)絡(luò)信息管理等五大職能。業(yè)務(wù)開展上充分發(fā)揮管理、溝通、協(xié)調(diào)、服務(wù)、反饋、監(jiān)督等功能，從戰(zhàn)略性、政務(wù)性、事務(wù)性、服務(wù)性等角度，分模塊組織具體工作實施。（二）部門組織架構(gòu)設(shè)置方案根據(jù)行政部門職能劃分，設(shè)行政辦公事務(wù)組和行政后勤保障組，其中行政辦公

3、事務(wù)組負(fù)責(zé)行政辦公事務(wù)、公司發(fā)展支持、安全保密等工作，設(shè)主管1名，專員1名，前臺1名；行政后勤保障組負(fù)責(zé)公司綜合后勤保障、網(wǎng)絡(luò)信息管理等工作，設(shè)主管1名，保潔2名，司機(jī)若干名。行政辦公事務(wù)組與行政后勤保障組在職能分工上各有側(cè)重；在具體事務(wù)的執(zhí)行上，作為統(tǒng)一整體協(xié)同支持、靈活調(diào)配、共同推進(jìn)落實部門工作。行政部組織架構(gòu)和崗位設(shè)置圖三、部門職責(zé)及工作實施規(guī)劃（一）行政辦公事務(wù)工作規(guī)劃工作目標(biāo)行政辦公事務(wù)是行政工作中職責(zé)和工作體量最大的一個模塊，目標(biāo)就是通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，將行政業(yè)務(wù)精細(xì)化、創(chuàng)新化，為公司整個系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)提供行政資源支持和服務(wù)保障，高效、快速地服務(wù)于公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，確保公司整個體系

4、的正常運(yùn)行。工作具體 實施方向行政標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)、計劃總結(jié)管理、公文管理、行政辦公費(fèi)用管控、會議和活動組織籌備管理、辦公資產(chǎn)管理、行政接待管理、辦公環(huán)境規(guī)劃管理工作內(nèi)容具體實施方向行政標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)（1）行政管理、辦公事務(wù)管理規(guī)章制度、工作流程的制定；并根據(jù)公司各階段發(fā)展實際情況實時優(yōu)化與完善；（2）就公司行政制度與流程規(guī)范對公司各部門、各分子公司進(jìn)行宣貫；（3）對各項目、各分子公司行政人員進(jìn)行垂直管理，對行政工作的開展情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。計劃總結(jié)管理推行計劃目標(biāo)控制管理工作，對公司行政及各分子公司行政業(yè)務(wù)年度、月度工作計劃和工作總結(jié)進(jìn)行管理、溝通與協(xié)調(diào)。公文管理（1）建立推行公司標(biāo)準(zhǔn)化

5、行文管理，負(fù)責(zé)公司公文的撰擬、審核、呈批、發(fā)布等；（2）負(fù)責(zé)內(nèi)部、外部往來公文的收發(fā)、登記、送（傳）閱、催辦、傳達(dá)等工作；（3）對公文檔案及內(nèi)部信息的負(fù)有保密責(zé)任，負(fù)責(zé)監(jiān)管機(jī)要文件的寄遞與接收。會議和活動管理（1）重要會議和重大活動的組織、籌備、協(xié)調(diào)與落實，制定和報批相關(guān)費(fèi)用預(yù)算方案；（2）公司級別的會議組織，提供會議服務(wù)，做好會議記錄、紀(jì)要的整理、報批、下發(fā)；（3）進(jìn)行會議和活動后期總結(jié)與評估，做好各項費(fèi)用的報銷結(jié)算。辦公資產(chǎn)管理（1）組織制定、審核公司行政辦公資產(chǎn)、物資、耗材的采購計劃及預(yù)算，控制行政辦公經(jīng)費(fèi)支出，對采購物資做好驗收；（2）負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)、辦公用品等的購買、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)

6、等管理，并做好資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)工作；（3）組織制定公司年度行政辦公費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制費(fèi)用的支出，做好費(fèi)用監(jiān)督、控制分析、費(fèi)用分?jǐn)偟裙ぷ鳎唬?）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的甄選、價格談判、供貨管理等事務(wù)，促進(jìn)采購過程規(guī)范化管理，提高物資的采購效率，并降低采購成本。行政接待管理（1）擬定行政接待管理規(guī)定，制定行政接待標(biāo)準(zhǔn)；（2）承擔(dān)行政接待任務(wù)，根據(jù)任務(wù)性質(zhì)與級別制定行政接待計劃；（3）執(zhí)行實施接待任務(wù)，做好接待過程管理（往返食宿、車輛、娛樂活動等環(huán)節(jié)）；（4）對接待任務(wù)進(jìn)行總結(jié)，并結(jié)算報銷各項接待費(fèi)用?；A(chǔ)事務(wù)服務(wù)（1）前臺接待管理；（2）會議室預(yù)定、職場鑰匙、門禁卡、工牌等管理；（3）負(fù)責(zé)公司票務(wù)預(yù)定（機(jī)票、

7、火車票、酒店等）；（4）負(fù)責(zé)公司印刷（名片、文件、宣傳資料等）；（5）負(fù)責(zé)公司郵發(fā)管理（寄送、接收、費(fèi)用審核與分?jǐn)偅?；?）負(fù)責(zé)辦公用品的訂購和發(fā)放、月末盤點(diǎn)，并做好臺賬記錄。人員配備行政事務(wù)人員要求嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、周到、服務(wù)意識強(qiáng)，要求執(zhí)行力高，具備應(yīng)變能力、溝通及組織協(xié)調(diào)能力等素質(zhì)。（二）公司發(fā)展支持工作規(guī)劃工作目標(biāo)配合公司戰(zhàn)略發(fā)展需要和產(chǎn)業(yè)價值鏈延伸，全面做好公司殼公司和股權(quán)管理，為公司戰(zhàn)略性資本運(yùn)營提供核心資源支持。工作具體 實施方向工商事務(wù)處理商標(biāo)及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、政府外圍關(guān)系管理等工作具體實施方向（1）全面負(fù)責(zé)辦理公司總部日常工商事務(wù)，包括工商注冊、執(zhí)照變更、年檢等事項，并對公司所屬企業(yè)

8、工商事務(wù)提供支持；（2）根據(jù)公司發(fā)展，做好商標(biāo)、知識產(chǎn)權(quán)等權(quán)益的保護(hù)；（3）配合公司產(chǎn)業(yè)鏈價值延伸，拓寬殼公司渠道，做好資源儲備；（4）創(chuàng)造良好的經(jīng)營環(huán)境，做好政府關(guān)系的拓展與維護(hù)；人員配備發(fā)展支持模塊為公司戰(zhàn)略性資本運(yùn)營提供核心資源支持，是行政管理工作中的重要職責(zé)。人員要求工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，具備法律意識和保密意識，條理性、原則性、溝通能力和公關(guān)能力強(qiáng)等素質(zhì)。 (三) 安全保密管理工作規(guī)劃工作目標(biāo)從公司層面自上而下地進(jìn)行引導(dǎo)、貫徹和執(zhí)行安全保密工作，將安全保密與風(fēng)險防控形成常態(tài)化的一種監(jiān)督控制形式，建立健全安全保密機(jī)制，提高過程監(jiān)控和督察處置能力，提高內(nèi)部防控能力。工作具體 實施方向安全保密制度及

9、流程、文書檔案及合同管理、印章及資質(zhì)證件管理、股權(quán)信息及商業(yè)信息保密工作具體實施方向（1）建立與公司發(fā)展相適應(yīng)的安全保密管理制度，明確安全保密責(zé)任和紀(jì)律要求，做好重大信息內(nèi)部保密工作，確保信息披露安全；（2）落實開展安全保密管理工作，包括公文、檔案管理、印章資質(zhì)管理、股權(quán)信息、合同協(xié)議、總裁辦公室保密、網(wǎng)絡(luò)信息保密管理等；（3）規(guī)范公文流轉(zhuǎn)處理程序，做好文件流轉(zhuǎn)全過程的監(jiān)控，確保公文傳遞安全，防止信息泄露；（4）配備專職檔案管理員、設(shè)立檔案室，根據(jù)公司管控管理和安全保密等工作要求，進(jìn)一步完善檔案管理工作，推進(jìn)公司各部門及所屬各分子公司檔案規(guī)范化建設(shè)，真正做好檔案的有效保管和利用；（5）健全印章

10、、資質(zhì)管理辦法，優(yōu)化工作流程，嚴(yán)格使用程序，確保印章資質(zhì)安全（配備保險柜、雙人雙管）；（6）做好公司級別會議保密環(huán)節(jié)管理，落實會議簽到制，明確限定各類參會人員和會議紀(jì)要知悉范圍，確保會議信息安全；（7）督促網(wǎng)絡(luò)管理員做好公司信息網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限管理，確保重要信息不丟失、不泄露。人員配備安全保密管理工作涉及到公司的核心利益，安全保密人員的配備方面，要求具有高度保密意識、風(fēng)險識別意識，要求具備良好道德修養(yǎng)，原則性強(qiáng)。 (四)公司后勤保障工作規(guī)劃工作目標(biāo)作為后勤保障部門，能夠高效率、全方位地為公司和各分子公司的運(yùn)轉(zhuǎn)提供基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境保障、安全防護(hù)等的服務(wù)。工作具體 實施方向公務(wù)車輛管理、環(huán)衛(wèi)綠化管理、出入

11、安全管理、消防安全和環(huán)境安全管理工作內(nèi)容具體實施方向公務(wù)車輛管理（1）根據(jù)公司戰(zhàn)略需要，購置公司所需車輛，并辦理車輛搖號、購置等系列手續(xù)；（2）公司車輛的年檢、保險辦理，做好日常車輛清洗、保養(yǎng)、維修等事務(wù)；（3）對車輛使用過程中的駕駛里程、派車、油耗等數(shù)據(jù)做好使用登記與分析； （4）負(fù)責(zé)處理公司車輛違章罰款、交通事故等，辦理車輛報修、定損、保險理賠等手續(xù)。環(huán)衛(wèi)綠化管理（1）對保潔人員進(jìn)行工作安排和監(jiān)督，做好公司公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，確保環(huán)境整潔、空氣清新；（2）做好公司辦公環(huán)境的綠植養(yǎng)護(hù)、清潔等工作；（3）負(fù)責(zé)勞保用品、清潔用品的申購和保管；（4）對破壞公共衛(wèi)生環(huán)境和有損公司形象的不文明行為

12、進(jìn)行監(jiān)督和制止。辦公環(huán)境規(guī)劃管理（1）負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境布局的優(yōu)化和美化，營造整潔的辦公環(huán)境；（2）負(fù)責(zé)公司及參與協(xié)同各分子公司等分支機(jī)構(gòu)辦公場所的租賃、整合規(guī)劃、裝修改造等工作；（3）根據(jù)公司發(fā)展，做好辦公區(qū)域布局與功能調(diào)整需求，并做好過程溝通、方案制定與預(yù)算報批、落實執(zhí)行、交付使用；（4）公司導(dǎo)視系統(tǒng)建設(shè)（LOGO、門牌、指引標(biāo)識等VI建設(shè)）。出入安全管理（1）做好公司辦公區(qū)域的樓層門禁系統(tǒng)維護(hù)、管理門禁權(quán)限，及時發(fā)放和收回門禁卡；（2）對出入公司的物品及文件資料進(jìn)行登記管理，確保公司財產(chǎn)和信息安全；（3）監(jiān)督公司員工按要求佩戴工卡，外來人員的證件登記及訪客證發(fā)放；（4）保管各類辦公鑰匙，定

13、期檢查公司辦公區(qū)域門窗是否完好，做好防盜工作。消防安全和環(huán)境安全管理（1）制定公司安全管理辦法，落實安全責(zé)任制；（2）定期檢查公司辦公區(qū)域消防設(shè)備設(shè)施是否完好、消防通道是否暢通，做好消防器材維護(hù)和年檢工作；（3）組織消防安全教育培訓(xùn)，確保人人懂消防知識、人人會使用消防器材；（4）及時排查公司基礎(chǔ)設(shè)施安全隱患，做好節(jié)假日前的安全檢查和安全防護(hù)工作；（5）與物業(yè)溝通協(xié)調(diào)，做好公司水、電、暖的供應(yīng)，并組織成立突發(fā)事故應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對自然災(zāi)害和突發(fā)事件。人員配備后勤保障部門的是公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的強(qiáng)有力支撐，工作涉及范圍廣、事務(wù)性工作繁多，要求相應(yīng)崗位人員踏實細(xì)致、服務(wù)意識強(qiáng)、執(zhí)行力強(qiáng)，具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力、

14、較高的溝通及組織協(xié)調(diào)能力。 （五）網(wǎng)絡(luò)信息管理工作規(guī)劃工作目標(biāo)管理和維護(hù)公司IT設(shè)備，規(guī)劃、優(yōu)化、整合、擴(kuò)展公司辦公網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)公司辦公流程的暢通化、信息化、現(xiàn)代化，節(jié)約辦公成本、提高工作效率。工作具體 實施方向IT設(shè)備和IT資產(chǎn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全保障工作具體實施方向（1）負(fù)責(zé)公司所有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)線路的維護(hù)、調(diào)試，設(shè)置及管理，保證公司網(wǎng)絡(luò)暢通；（2）保障公司門禁系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、服務(wù)器等正常運(yùn)轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)庫定期備份；（3）建立信息化辦公平臺，維護(hù)辦公軟件及應(yīng)用，負(fù)責(zé)軟件的用戶密碼及權(quán)限管理；編制使用指南，培訓(xùn)和指導(dǎo)相應(yīng)部門人員熟練使用；（4）各客戶端PC機(jī)及打印、復(fù)印等外圍設(shè)備維護(hù)和管理，配合行政事務(wù)組在耗材方面進(jìn)行管控，降低成本；（5）負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)日常管理和合理分配，不定期進(jìn)行盤點(diǎn)和抽查，及時更新、報廢資產(chǎn)；（6）與IT資產(chǎn)供應(yīng)商和軟件供應(yīng)商保持正常溝通確保運(yùn)行暢通和軟件版本不斷更新；（7）公司大型會務(wù)或活動網(wǎng)絡(luò)、投影、攝影、音箱的調(diào)試和支持；（8）執(zhí)行企業(yè)信息保密制度，對公司網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行有效監(jiān)控，防止信息泄密。人員配備網(wǎng)絡(luò)信息管理是專業(yè)性較強(qiáng)、涉及公司核心信息的技術(shù)部門，是公司正常開展辦公業(yè)務(wù)的保障，該崗位人員需具備過硬的專業(yè)知識、良好的職業(yè)素養(yǎng)、高度的保密意識、勤奮踏實、