商會采購制度

1、*商會采購制度一、釋義本制度所指采購物資主要是指辦公用品、相關禮品二、物資需求 （采購 ）計劃的分類1、月度物資需求計劃2、緊急物資需求計劃三、采購的方式分類1、招標采購2、固定廠商、長期報價采購3、即時詢價采購四、采購部門和計劃部門的劃分所有物質(zhì)采購部門為秘書處。五、采購物資付款方式分為1、預付部分款項。2、貨到憑發(fā)票報銷付款。3、貨到后分期付款。4、貨到延期付款。5、以上方式的結(jié)合。二、職責（一）常委會負責1、審議批準采購物資詢議價報告表。2、審議決定采取公開招標方式的采購事項。（二）秘書長負責1、采購合同的簽訂。3、采購付款的審核。2、長期物資供應廠家的選定3、物資招標工作的組織。（三）

2、主管財務常務副會長負責1、采購合同的批準；2、采購付款的審核、批準、程序（一）物資需求計劃秘書處根據(jù)經(jīng)營管理需求每月 20 日前填寫月度物資需求 （采購 ）計劃。對于 確實急需不能列入月度物資需求 （采購 ）計劃的物資，秘書處要隨時填寫物 資緊急需求計劃。根據(jù)目前物資庫存情況，確定應采購物資的品名、數(shù)量和擬 采取的采購方式， 經(jīng)秘書長審查， 主管財務常務副會長審核， 會長批準后實施采 購。（二）物資采購審批程序1、秘書處采購人員根據(jù)采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄 或廠商提供的資料， 除經(jīng)批準的緊急特殊情況外， 必須精選三家以上的供應商進 行詢價。2、對于廠商的報價資料進行整理后

3、，采購經(jīng)辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經(jīng)批準的采購方式向廠商議價。3、采購經(jīng)辦人員詢價、議價以及對有關物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完 成后填寫 采購物資詢議價報告表 ，經(jīng)秘書長和主管財務常務副會長審核后進 行采購。必要時與供應商簽定購貨合同，按合同審批程序各級審批后再進行 采購。（三）采購物資驗收入庫工作程序1、采購物資到會所后，秘書處采購人員要對采購物資進行檢驗或驗證。2、檢驗或驗證合格后，由驗證人員簽字后物資登記入庫。（四）采購物資付款工作程序1、采取預付款方式的采購物資，由采購人員憑采購合同或采購物資詢 議價報告表，填寫借款單，經(jīng)秘書長審核，主管財務常務副會長批準后辦

4、 理預付款手續(xù)。2、采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資， 在采購物資到會所入庫后， 由采購人員憑采購合同或采購物資詢議價報告表、以及購貨發(fā)票根據(jù)商 會財務報銷的有關規(guī)定經(jīng)秘書長審核， 主管財務常務副會長批準后辦理報銷付款 手續(xù)。三、規(guī)定與標準（一）物資需求 （采購）信息傳遞規(guī)定1、秘書長必須在月度物資需求 （采購 ）計劃或緊急物資需求 （采購 ）計劃 上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規(guī)格、型號、供貨日期以及對采購 物資的其它特殊要求。2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的， 物資需求單位應 月度物資需求 （采購 ） 計劃或緊急物資需求 （采購 ）計劃上注明相關事項。3、物資需求使用單

5、位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在月度物資需求 （采購 ）計劃或緊急物資需求 （采購）計劃上將所需物資的估計單價和金 額情況列明。（二）物資采購規(guī)定1、物資采購部門必須按照 “質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平 ”的原則，以 “降低 成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營 ”為目的，切實做好物資的采購供應工作。2、供應部要嚴格遵守供貨商評價制度，通過 “同等條件，質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價低 優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選 ” 的方式，綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務”四個方面的內(nèi)容， 在“重質(zhì)量、 遵合同、守信用、看服務 ”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。商會主 要采購物

6、資必須保證各有 3-5 家“資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高、服務周道 ”的 備選供貨商。3、對于采購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的常委會議上提出，并由會議做出決定。4、凡采購單價在 1 萬元以上的大宗物資，必須采取公開招標的采購方式，由 常委會確定相關事項。（三）采購物資驗收入庫、出規(guī)定1、采購物資到會所后，必須經(jīng)秘書處檢驗或驗證合格后方可入庫。2、對于經(jīng)檢驗或驗證不合格的采購物資，秘書處必須與供貨商進行協(xié)商，采 取退貨、換貨或索賠措施。3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質(zhì)量標準和檢驗驗證方式方法進行 規(guī)范和明確。（四）采購物資付款規(guī)定下列情況財務科應拒絕支付

7、采購款項：1、與采購合同或采購物資詢議價報告表規(guī)定的付款方式或付款金額 不一致的款項。2、秘書處未在物資入庫驗收單上簽字的款項。3、物資所需物資需試用后方能結(jié)算付款的， 物資需求單位應月度物資需求 （采 購 ）計劃或緊急物資需求 （采購 ）計劃上注明相關事項。（五）采購紀律規(guī)定1、各物資需求使用單位應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，本著“節(jié)約、降本 ”的原則提報物資需求 （采購 ）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規(guī)違紀提報物資需 求（采購）計劃的行為進行嚴肅處理。2、物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則， 秉公辦事， 切實維護商會的利益， 保障商會采購成本的最低化、 采購質(zhì)

8、量的最優(yōu) 化、采購效率的最快化。3、采購人員都必須遵守商會章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標準采購，任 何人不得私自訂購和盲目進貨。4、采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采 購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。5、采購人員必須樹立服務意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人 不得無故積壓或拖延采購及相關工作。6、為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常 自覺學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資 供應工作。（六）售后服務對于采購物資，秘書處在簽定購買合同時，要明確服務約定。1）采購物資在投用前