廣東某公司文件管理制度(doc 9頁).doc

1、廣東韋邦集團(tuán)有限公司文件管理制度CLF行A 2002/001一、 目的1、 文件管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，歷年文件可以體現(xiàn)一個企業(yè)創(chuàng)立、發(fā)展、壯大的歷史過程，是公司日常運(yùn)作及參與各種法律行動的重要依據(jù)。2、 為了確保工廠各部門有效地制作、宣傳、執(zhí)行、修改、保管文件，避免資料遺失，使各種管理措施和指令落到實(shí)處，并具有連貫性，結(jié)合工廠的實(shí)際情況特制定本制度：二、 適用范圍本管理制度適用工廠各部門各種文本文件，電腦文件，電子文件及特殊裁體文件，但不包括人事檔案文件。（注：特殊裁體文件包括但不限于照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤、磁帶、CD、VCD、工程藍(lán)圖）三、 管理組織與權(quán)責(zé)1、 工廠制作

2、，頒發(fā)的所有文件由行政人事部安排文職人員管理（注：將來公司發(fā)展壯大了，應(yīng)專門設(shè)立文管中心或檔案中心），其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下：（1）、負(fù)責(zé)工廠內(nèi)所有文件的收集、整理、登記、保管、維護(hù)、借閱及作廢文件的銷毀審核工作。（2）、負(fù)責(zé)監(jiān)查其它各部門文件有效性，歸檔、保管、維護(hù)工作，各部門必須全力予以配合。（3）、嚴(yán)格執(zhí)行及遵守文件管理制度，對于違反本制度的，文件管理人員有權(quán)提出批評，制止或糾正，情節(jié)嚴(yán)重者可呈報行政人事經(jīng)理予以處罰。（4）、嚴(yán)格執(zhí)行文件管理的借閱程序，有權(quán)拒絕未經(jīng)申請批準(zhǔn)的文件借閱者，有權(quán)拒絕非權(quán)限范圍內(nèi)的文件借閱者，有權(quán)拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)擅自復(fù)印文件人員收回已復(fù)印的文件，有權(quán)追究借閱后缺

3、損文件人員的責(zé)任。（5）、嚴(yán)格遵守及執(zhí)行工廠檔案的保密制度。2、 各部門要指定文職人員保管該部門制作頒發(fā)的文件，其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下：（1）、熟練掌握文件管理制度，了解本部門的工作業(yè)務(wù)。（2）、負(fù)責(zé)本部門文件的登記、打印、復(fù)印、保管、分發(fā)的具體實(shí)施及過期無效文件的回收、作廢、銷毀實(shí)施工作。（3）、根據(jù)文件分類原則，對本部門內(nèi)所有文件進(jìn)行文本立案及電腦立案登記。（4）、負(fù)責(zé)本部門內(nèi)所有文件原稿及電子備份文件的收集和整理。（5）、負(fù)責(zé)本部門內(nèi)業(yè)務(wù)客戶、關(guān)系客戶的資料收集，整理立案。發(fā)送至總經(jīng)理室保存期限永久保存版次第1版密級機(jī)密生效日期2002年10月制訂李再魁審核批準(zhǔn)四、 文件的分類，分類原

4、則，部門編號，打印格式1、根據(jù)工廠的實(shí)際情況，內(nèi)部文件按如下性質(zhì)分為A、B、C三類文件：（1）、A類文件：是指各類管理手冊和規(guī)章制度，是工廠的基本法，是為加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高管理效率而對內(nèi)部各種行為進(jìn)行規(guī)范而形成的具有普遍約束力的文件，這類文件必須永久保存，并按規(guī)定的格式打印，A類文件的編寫一般須具備但不限于五個要素：目的，適用范圍，管理組織與權(quán)責(zé)，管理規(guī)定，附表（見附表一）。（2）、B類文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、獎罰通報或未經(jīng)完善整理的緊急性文件或規(guī)定，此類文件需按確定的格式打印（見附表二），經(jīng)過半年或一年時間的試用，整理，合并，匯編成A類文件，要作廢。（3）、

5、C類文件指部門之間的溝通性文件，如備忘錄、工作總結(jié)、評比結(jié)果的公布等只在短期內(nèi)起臨時性約束作用的文件，格式不限。（4）、傳真件發(fā)送時須具備如下要點(diǎn)：收件單位（收件人）、發(fā)送單位（發(fā)送人）、發(fā)文日期、發(fā)文編號、頁數(shù)、主題、主要內(nèi)容，見附表三。（5）、會議記錄須具備如下要點(diǎn)，會議時間、會議地點(diǎn)、會議記錄、參會人員、主持人、會議內(nèi)容格式參照附表四。（6）、本制度中未提及的文件制作格式，可根據(jù)實(shí)際情況自行酌情制作。1、 編號格式：CLF+部門+文件類別+年號+順序號，CLF指東菱工廠，部門以該部門的簡稱，例如文件管理制度的編號為CLF行A2002/0012、 文件的第一頁下面有一表格，說明如下內(nèi)容，發(fā)

6、送部門，保存期限，生效日期，版次，頁次，制訂人，審核人，批準(zhǔn)人，如本文式樣。3、 對外文件包括但不限于各類公函，報刊，雜志，信件，傳真資料。五、 內(nèi)部文件的收集整理。1、 文件經(jīng)本部門經(jīng)理確認(rèn)后正本由本部門整理歸檔建立案卷目錄進(jìn)行登記，如需發(fā)送其它部門的由文件制作部門復(fù)印發(fā)送。2、 文件的發(fā)布應(yīng)在生效日期前，便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。3、 文件管理員應(yīng)做好文件發(fā)布?xì)w檔登記（見附表五），登記表必須與文件正本一齊裝釘歸檔，并于每月月底收集整理歸檔。4、 一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的，在工作活動中形成的文件由主辦單位收集歸檔。5、 工廠主辦的公共活動，以項(xiàng)目方式整理檔案，并由活動主辦部門于活動結(jié)束后一

7、周內(nèi)完成資料整理歸檔。6、 文件管理員負(fù)責(zé)收集本部門在對外社會活動交往中的客戶資料（包括客戶名稱，公司名稱，職銜，聯(lián)絡(luò)地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)內(nèi)容）整理后歸檔。六、 對外文件的收集整理。1、 所有外來信件，報刊，雜志，公函等經(jīng)郵遞員送至保安室后，由保安分類，屬于工廠的文件在收件后20分鐘送交行政部，屬于員工的在白板上公布員工姓名至保安室簽名領(lǐng)取，如沒有注明收件人姓名的，交由行政人事部處理。2、 根據(jù)部門業(yè)務(wù)類型分別建立外來文件檔案，并于外來文件案卷目錄中逐一登記，報部門經(jīng)理或總經(jīng)理審核，批復(fù)后，正本存本部門，并作好文件發(fā)布日期登記，登記表與文件正本一并裝訂。七、 文件的簽批權(quán)限1、 所有A類文件

8、必須經(jīng)總經(jīng)理簽署方可生效，否則視為無效文件。2、 所有人事任免，重要政令，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽署才能生效。3、 各部門職責(zé)范圍之內(nèi)的工作指令，獎罰通報由部門經(jīng)理簽署即可生效。4、 部門主管及主管以下人員一般不得跨部門簽署指令性文件命令，工作指示等文件。八、 借閱規(guī)定1、 本部門人員如需查閱文件檔案，不可擅自開啟文件柜查找，而必須填寫文件借閱單(附表六)至文管員處辦理手續(xù)后，方可借閱查找。2、 如借閱其他部門的文件，則須通過部門之間的文件管理員辦理借閱手續(xù)，跨部門員工與文件管理員不發(fā)生直接的關(guān)系。3、 借閱的文件檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，否則必須辦理續(xù)借手續(xù)。九、 文件的銷毀1、 對已到期或無

9、保存價值的文件要及時予以銷毀，具體要求如下：（1）、填寫準(zhǔn)備銷毀的文件清單、文件名稱、銷毀原因、期限，交公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。（2）、對銷毀文件必須有兩個以上人員在場，待文件被徹底銷毀方可離去。2、 未結(jié)算、有爭議、有可疑的文件、尤其是合同、各種財務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證等不得銷毀，確實(shí)需要銷毀的必須征詢專業(yè)意見并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3、 已經(jīng)作廢的文件，資料一上律蓋上“作廢”章，作廢的文件除留一份存底外，全部銷毀。十、 違規(guī)處罰標(biāo)準(zhǔn)序號違規(guī)內(nèi)容處罰標(biāo)準(zhǔn)1、人為毀壞文件開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償2、致使保密文件泄密開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償3、故意篡改文件內(nèi)容，開除，因此造成公司損失者照

10、實(shí)賠償4、損壞文件或積壓文件記小過一次5、遺失文件記中過一次6、未按規(guī)定時間歸還文件記小過一次7、非法獲取文件開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償8、未經(jīng)允許擅自在工廠公告欄張貼文件記大過一次9、撕毀工廠公告（信息）欄文件開除附表一：A類文件格式順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書小二號字）東菱裝修材料廠（隸書小二號字）文件名稱（黑體二號字）文件編號（黑體五號字）一、 目的（小標(biāo)題用黑體四號字，標(biāo)題下的內(nèi)容用小四號黑體字）二、 適用范圍三、 管理組織與權(quán)責(zé)四、 管理規(guī)定 1、 2、 3、（小點(diǎn)開頭對齊）附表二：B類文件格式順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書小二號字）東菱裝修材料廠（隸書小二號字）通 告（黑體二號字）文件編號：（黑體五號字）內(nèi)容（黑體小三號字）部門名稱日期附表三：傳真件格式順德市東菱集團(tuán)有限公司東菱裝修材料廠致： （收件單位或收件人） 編號：由： （發(fā)送單位或發(fā)送人） 日期：主題： 頁次：內(nèi) 容附表四：會 議 記 錄一、時間： 年 月 日 時二、地點(diǎn)：三、出席：四、缺席：五、主持：六、記錄人：七、內(nèi)