如何應(yīng)對交貨期延遲

1、.,1,應(yīng)對“交貨期延遲”系列技巧,.,2,：別把客戶的問題，變成自己的問題,：是自己的問題就得妥善解決,：九個(gè)要注意的問題,.,3,：別把客戶的問題，變成自己的問題,外貿(mào)工作核心的因素；價(jià)格、質(zhì)量和交貨期 很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員或許會(huì)碰到過這樣的問題：合作中的客戶訂單越來越少，直到突然有一天失去了聯(lián)系，于是開始揣摩原因，是因?yàn)閮r(jià)格高了？還是質(zhì)量不過硬？ 很多國外買家更換供應(yīng)商不全都是因?yàn)閮r(jià)格高，質(zhì)量差，也有很大程度上是因?yàn)楣?yīng)商交貨期頻繁拖延。 我曾經(jīng)看過很多國外論壇上的買家對于交貨期延遲的問題，吐槽相當(dāng)嚴(yán)重：,Many Chinese suppliers dont respect delivery

2、 time, thats why some buyers shift to other countries of Asia. Im tired of so many excuses of delay-shipping, I will give chance to those suppliers whose price may a little higher but keep their words!,.,4,一個(gè)案例：,有過一個(gè)法國客戶，平時(shí)發(fā)郵件很少回復(fù)。當(dāng)他有訂單計(jì)劃時(shí)就會(huì)發(fā)來一封郵件詢價(jià)格。價(jià)格低就不說了，交貨期也壓得很緊。 打個(gè)比方，我們正常做一個(gè)高柜的導(dǎo)電條無紡布鞋套需要大概50天，

3、可是客戶要求30天交貨。 對于我們手工做的產(chǎn)品，交貨期不可能是這么快的，我問他為什么每次訂單的交貨期都要求這么緊?？蛻粽f經(jīng)濟(jì)形勢不好，不敢做庫存（現(xiàn)在越來越多的客戶都是這樣），所以每次訂單就只能訂現(xiàn)貨。另外，他的客戶要求60天交貨，所以他只能給我們30天的交貨期。 我核算了一下，正常來說PI發(fā)過以后等預(yù)付款需要3-4天，然后訂原材料，包裝材料需要7天時(shí)間，這么一算下來，10天沒了。然后，可能做一些生產(chǎn)安排和調(diào)整，不可能立即就能安排客戶訂單的生產(chǎn)，可能還會(huì)相差個(gè)3、4天，開始正式生產(chǎn)，那么只有大概10天時(shí)間來生產(chǎn)，這基本上是不可能完成的。 筆記本上自己演算： PI send - Transfer

4、 advance payment - RCV 3-4 days Purchase material & packaging - RCV 7 days Time of waiting for production - 3-4 days Production period - 25 days TOTAL: about 40 days. 可以看到，我們大概是在40天可以交貨，但是一般我還要加上至少7-10天的緩沖期。因此，一般我報(bào)的交貨期是50天。 客戶說這個(gè)交貨期太晚了，他無法接受。我說很抱歉，我們最好的交貨期就是50天，不過會(huì)盡量把生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)得好一些，爭取早幾天交貨。 客戶仍不滿意，說上次交貨

5、期也是這么久，導(dǎo)致他客戶庫存斷貨無以為繼，只能從當(dāng)?shù)厥袌錾涎a(bǔ)貨供應(yīng)。 我只好告訴他，對于一些交貨期長的產(chǎn)品，請他的客戶定期檢查庫存，有訂單要請?zhí)崆皫滋煜?，不至于影響后續(xù)的銷售。我給客戶建議，把一個(gè)高柜分成兩個(gè)小柜走，分批裝運(yùn)。 客戶無視我的建議，繼續(xù)抱怨，說我們的交貨期就是比別的供應(yīng)商長。我說我理解你的心情，但是事實(shí)是每個(gè)供應(yīng)商的訂單情況和生產(chǎn)計(jì)劃都盡相同，請他考慮我之前的建議。 客戶繼續(xù)各種吐槽，最后說：we need more respect. You should do something to improve the situation. 那時(shí)候，已經(jīng)晚上9點(diǎn)鐘了，我還在辦公室里加班。

6、心情有些煩悶，于是很快回復(fù)他： You deserve respect while we need more understanding. Weve worked for one years and you are clear such hand-made products need more labor time. Its really upset for us to make urgent order. The work need to be arranged in advance. 客戶回復(fù)了郵件， You are right, I will talk with my client to

7、 place order in advance for future orders. But this time, my client really need goods urgently. So pls make the first 20ft container in 20days ok ? 客戶做了妥協(xié)，說最多可以接受20天交貨。但是，我和工廠排算了一下，這樣我們的交期還是太緊張，除非加班加點(diǎn)地趕貨。 綜合考慮了一下，我還是決定不勉強(qiáng)接訂單（實(shí)際客戶的利潤也不太好）。我告訴客戶沒有辦法確認(rèn)這個(gè)訂單，交期太緊張，無法確保按時(shí)交貨。,.,5,應(yīng)該怎樣權(quán)衡訂單呢？,個(gè)人認(rèn)為：生產(chǎn)好安排，出貨快也

8、不糾結(jié)，不占用過多精力和資源的訂單就是好單，這樣客戶翻單也快。這類訂單賺得哪怕少點(diǎn)，但好在不用操太多心。一單出貨后，定期問客戶有沒有新訂單？最近生產(chǎn)繁忙，有訂單請考慮盡快安排。省下的精力去開發(fā)和跟進(jìn)別的客戶。,如果訂單交貨期又緊，利潤又不好，接了單包裝又麻煩，這類訂單除非高利潤，否則真的沒有價(jià)值。勞心勞力吃力不討好，沒那必要不是？,結(jié)果 后來客戶沒回復(fù)，我也沒在意。兩天后，他發(fā)了一封郵件同意我的建議分批發(fā)貨，讓我發(fā)PI，要求盡量早一些交貨。 在這個(gè)例子里，可以看到由于我們的交貨期比較長，客戶把一種緊急或者焦慮的情緒傳遞給了我們（情緒是可以傳染的）。如果你接單心切，你也會(huì)變得很焦急，而忽視一些問

9、題。 客戶把他采購不及時(shí)的問題悄悄地踢給了我們，如果業(yè)務(wù)員的內(nèi)心不夠強(qiáng)大，很容易就妥協(xié)，到時(shí)候如果不能按時(shí)交貨，又要面臨客戶的責(zé)備，失信客戶，實(shí)在得不償失。 所以我想說，要做一個(gè)高效又有原則的外貿(mào)sales，要想辦法幫助客戶解決問題，但千萬不要把客戶的問題變成你的問題。,.,6,：是自己的問題就得妥善解決,交貨期延誤，會(huì)有各種各樣的原因，如：原料供給不及時(shí)，生產(chǎn)待料；入料、出料錯(cuò)誤導(dǎo)致生產(chǎn)誤料；生產(chǎn)計(jì)劃變更緊張；包裝到位不及時(shí)；生產(chǎn)過程中質(zhì)量把控不到位，造成返工、延時(shí)；少量的貨物無法單獨(dú)生產(chǎn)，等后續(xù)別的訂單一起生產(chǎn)等等。 出現(xiàn)了問題，總需要去解決。一味地抱怨和指責(zé)對解決問題沒有任何幫助，只會(huì)讓

10、自己陷入負(fù)面的情緒。,原則： 當(dāng)預(yù)期的交貨期要延遲時(shí)，記得要及時(shí)告知客戶，不要等到交貨期到的時(shí)候或者已經(jīng)過了交貨期再說，早說和晚說的效果肯定是不一樣的。,因?yàn)橛袝r(shí)候客戶還有下家，他也要和他的客戶去溝通。等到交貨期到的時(shí)候，你才發(fā)一封郵件告訴客戶要延遲交貨，客戶能不惱火嗎？ 對于工廠也是一樣，如果要到交貨期時(shí)才通知你貨要遲些天才能交貨，你也會(huì)很郁悶，怎么早不說？讓我怎么跟客戶解釋？,既然交貨期已經(jīng)延誤了，那么該怎么跟客戶解釋呢？總結(jié)以下常見的十四條“推遲交期”的理由： 1、原材料供應(yīng)緊張，送料晚了； 2、包裝廠太忙，材料延誤； 3、夏季限電，錯(cuò)峰用電； 4、當(dāng)?shù)毓I(yè)用電線路系統(tǒng)升級(jí)，停電了； 5

11、、商檢耽誤了時(shí)間； 6、機(jī)器壞了，機(jī)器維護(hù)，更換新機(jī)器； 7、模具壞了，更換新模具； 8、節(jié)假日來到； 9、夏季車間的空調(diào)壞了，氣溫太高，為了工人的安全，暫時(shí)停工維修； 10、QC發(fā)現(xiàn)包裝印刷上的條碼有錯(cuò)誤，重做包裝； 11、物流公司送貨路上車壞了； 12、港口大霧（CIF下）； 13、廠區(qū)重建，搬遷； 14、工人嫌工價(jià)低，在罷工，無奈停工；,.,7,每個(gè)公司在不同時(shí)期都有特定的情況發(fā)生，或者受行業(yè)特點(diǎn)限制。比如：某種產(chǎn)品包裝需要手工折疊而且是單只包裝等。針對各種情況，理由一定要考慮充分，讓人信服，而且要讓客戶知道你做了很多努力?？蛻艏词股鷼鉄o奈，也還是會(huì)理解你。說詞可以有很多，但要真誠，但也

12、不能過于謙卑，過多的sorry會(huì)給人很厭倦的感覺，因?yàn)榭蛻糁饕P(guān)心的是你的辦事效率，而不是抱歉。,那么，在面對交貨期延遲時(shí)，到底怎么去選擇合理的措辭呢？,我認(rèn)為，當(dāng)你對產(chǎn)品足夠熟悉，對生產(chǎn)流程、工藝、產(chǎn)量等深諳于心的時(shí)候，你給客戶的郵件內(nèi)容就會(huì)顯得很飽滿，素材也更多，理由也會(huì)很充分，可信度也會(huì)高很多。總的來講，就是看你對產(chǎn)品是否足夠了解？ 各個(gè)行業(yè)、各個(gè)產(chǎn)品的生產(chǎn)流程和工藝都不盡相同，你大可以找一些更專業(yè)、更具體一些的技術(shù)問題或者工藝問題，甚至某一環(huán)節(jié)設(shè)備的零部件問題來解釋。如此，一方面避開這些常見的理由，降低一些客戶的反感；另一方面你說的問題客戶可能會(huì)有些吃不透，一來二去客戶也有點(diǎn)懵，只求你

13、盡快能解決問題、盡快發(fā)貨。,有些時(shí)候，交貨期嚴(yán)重延誤，有些甚至拖延一兩個(gè)月，怎么去跟客戶解釋呢？,曾經(jīng)有一段時(shí)間，工廠未提前通知我，開始升級(jí)改造生產(chǎn)線。在手的兩個(gè)客戶的訂單交期都要延誤20天。無奈之下，我只有這么跟客戶解釋： （1）最近訂單太多，生產(chǎn)緊張，我們延長了晚班的工作時(shí)間。結(jié)果有工人到當(dāng)?shù)貏趧?dòng)局投訴了我們，現(xiàn)在沒有辦法只能停止夜班接受當(dāng)?shù)夭块T的調(diào)查。預(yù)計(jì)很多訂單的交期會(huì)受到影響。 等調(diào)查過后，我們會(huì)想盡一切辦法趕貨，但是交期可能會(huì)延誤一個(gè)月，如果您要貨比較急，我們可以先趕一批貨發(fā)過去，希望理解！ （2）最近訂單太多，生產(chǎn)緊張，我們讓工人加了晚班。由于疲勞作業(yè)，有個(gè)工人受了工傷，當(dāng)?shù)氐膭?/p>

14、動(dòng)部門介入調(diào)查，我們沒有辦法，只能先暫停生產(chǎn)并配合調(diào)查。預(yù)計(jì)很多訂單的交期會(huì)受到影響。 等調(diào)查過后，我們會(huì)想盡一切辦法趕貨。但是交期可能會(huì)延誤一個(gè)月，如果您要貨比較急，我們可以先發(fā)一批貨發(fā)過去，希望理解！,有時(shí)候，你說實(shí)話反而得到的不是理解，而是客戶更大的擔(dān)心和誤會(huì)。合理的謊言該說的就要說，不該說的就換種說法，no cheating, no trading. 這并不是簡單地認(rèn)為是一種說謊，只是一種溝通的技巧。 最終，這兩個(gè)客戶雖然都無奈地接受了交期，但是中途沒有再頻繁催貨，也沒有要求分批發(fā)貨。最后，原定交貨期過后的第20天，我們完成了生產(chǎn)把貨發(fā)了。,.,8,這里要說明的是：工廠如果答復(fù)你20天

15、后能交貨，你就告訴客戶30天，反正都是延遲了。如果他不同意，再說一定想辦法，加班趕進(jìn)度。然后過個(gè)兩天告訴他可以提前5天，這樣客戶會(huì)很高興，還會(huì)感謝你們的努力。 注意：在給客戶寫交期要延遲的郵件時(shí)，最好第一句話就要開門見山，不要繞了大彎子最后才說要延遲交貨，中國人和老外的思維很多時(shí)候是逆向的。你覺得是委婉，老外覺得是 so much craps. 你可以這樣開頭：We are sorry to inform you that we are not able to finish them until Aug 20th.(新的交貨期), we apologize for this inconveni

16、ence caused by this. 你不能只告訴客戶，交貨期趕不上，有的客戶不喜歡模糊的時(shí)間，他會(huì)反過來問你 whats the exact time? 因此，給客戶寫郵件時(shí)，有幾個(gè)方面是要特別注意的： 1、要求工廠給一個(gè)確切的交期，這個(gè)日期一定要達(dá)到，否則達(dá)不到下次還要再解釋。沒完沒了的解釋只會(huì)讓客戶對供應(yīng)商的印象越來越差。 2、向客人道歉，因?yàn)榻黄谕七t給客戶所造成的麻煩。 3、接著解釋一下原因，但注意不要長篇大論。 4、向客戶表明很珍惜雙方的合作關(guān)系，希望沒有對合作關(guān)系造成影響，今后將盡全力避免類似事件發(fā)生。 寫完信，最好站在對方角度看一下這個(gè)信件，看信件是否讓人感到不那么干澀、冰冷

17、、生硬？ 注意：客戶沒有明確的確認(rèn)，在談好之前記?。合炔灰p易發(fā)貨，一旦發(fā)了貨可能會(huì)存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。 如果最終客戶同意了延遲發(fā)貨，那么你可以稍微松一口氣。然后，在工廠趕貨過程中，你盡力的催生產(chǎn)就好了，心里也不要急，千萬不要急壞了身子，心態(tài)放穩(wěn)，淡定一些。 但是，不要搞定了客戶之后就自我解脫了。千萬注意要控制生產(chǎn)！親身經(jīng)歷告訴我，越急越容易犯錯(cuò)！ 尤其是工廠，一定要提醒工廠注意。貨在生產(chǎn)中，經(jīng)常去看看。否則最后客戶收到貨有問題，會(huì)對你更加失望。 處理交貨延期的原則永遠(yuǎn)是：不逃避，不推脫責(zé)任，積極溝通，選擇恰當(dāng)符合邏輯的解釋，盡量提出補(bǔ)救方案，表現(xiàn)誠意，不要放松質(zhì)量關(guān)。,.,9,：九個(gè)要注意的問題

18、,第一、報(bào)價(jià)時(shí)應(yīng)該有個(gè)彈性的時(shí)間算進(jìn)去，給自己一些余量來應(yīng)對突發(fā)的問題。 第二、總結(jié)工廠的生產(chǎn)習(xí)慣，確定正常的交貨期限，如果和工廠關(guān)系不錯(cuò)，可以給工廠提些如何提高管理水平的意見或建議，找理由不如找原因。 第三、選擇供應(yīng)商很重要。不要找那些盛氣凌人的大工廠，找個(gè)中等或者小規(guī)模（有扶持價(jià)值的），質(zhì)量OK、配合度高、管理不松懈的工廠。 讓工廠給出訂單生產(chǎn)開始日期，每天常規(guī)的產(chǎn)量，預(yù)計(jì)結(jié)束日期。有些工廠如果你就是他的主要客戶，那么你甚至可以讓他們做個(gè)表格，隔幾天就給你發(fā)生產(chǎn)進(jìn)度表，這樣可更清楚地掌握工廠的生產(chǎn)情況。 第四、經(jīng)常拖交期的供應(yīng)商會(huì)間接降低你的企業(yè)在買家心中的形象，因此建議定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。 第五、要經(jīng)常