《檔案管理辦法》

1、檔案管理辦法第一章總則第一條 為規(guī)范公司檔案工作，提高檔案管理水平，有 效保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中 華人民共和國檔案法、企業(yè)檔案管理規(guī)定和有關(guān)工程建 設(shè)管理法規(guī)、制度，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條 公司檔案是指在黨群、 行政、工程監(jiān)理、商務(wù)、 財(cái)務(wù)審計(jì)、干部人事、科學(xué)研究、試驗(yàn)儀器、基本建設(shè)等工 作過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。第三條檔案工作是公司工作的組成部分，是衡量公司 管理水平的一個(gè)重要尺度，是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng) 重要工作。任何人都有維護(hù)公司檔案完整和安全的義務(wù)。各 部門應(yīng)把檔案工作納入公司規(guī)劃和管理制度，配合檔案工 作，保證檔案工

2、作的積極開展。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條 公司檔案工作由公司一名領(lǐng)導(dǎo)分管，各分公 司、部室應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管檔案管理工作。第五條公司檔案室是保存和提供利用公司檔案的部 門，各分公司、部室應(yīng)配合檔案室工作，按規(guī)定定期移交檔 案，任何人不得將檔案材料據(jù)為己有或無故拖延歸檔。第六條公司檔案室的職責(zé)是：一、貫徹執(zhí)行檔案法和有關(guān)檔案工作的方針政策， 規(guī)劃公司檔案工作；二、制定公司檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；三、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的技術(shù)、 文書、商務(wù)等檔案資料；四、組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；五、開展檔案的開放和利用工作；六、利用檔案積極開展多種形式的企業(yè)文化教育活動(dòng)

3、；第七條 各分公司、部室檔案工作的職責(zé)是：一、學(xué)習(xí)和執(zhí)行檔案工作方針、政策和公司關(guān)于檔案工 作的各項(xiàng)規(guī)章制度；二、做好分公司、部室檔案的形成、積累、立卷和移交 工作；第八條 檔案人員要努力提高政治與業(yè)務(wù)素質(zhì)，忠于 職守，嚴(yán)守機(jī)密，鉆研業(yè)務(wù)，踏實(shí)細(xì)致，熱心服務(wù)，保證工 作任務(wù)的完成。第三章文件材料的形成和歸檔第九條 各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是 確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。各部門應(yīng)按工作程序進(jìn) 行文件材料的形成、積累，工作結(jié)束時(shí)，按歸檔要求經(jīng)本部 門負(fù)責(zé)人審查合格后歸檔。第十條文件材料的歸檔范圍:一、黨群類：主要是指黨委、紀(jì)檢、工會(huì)、團(tuán)委在工作 過程中形成的有保存價(jià)值的文件材料。包

4、括黨委紅頭文件、 各種黨務(wù)活動(dòng)材料等；二、行政類：主要是指公司為保證政令暢通，保證經(jīng)營 管理活動(dòng)的順利進(jìn)行而發(fā)放的有保存價(jià)值的文件資料。包括 行政紅頭文件、公司年度工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)重要講話、各種重 要會(huì)議材料等；三、商務(wù)合同類：主要是指公司在對外商業(yè)活動(dòng)過程中 形成的有保存價(jià)值的文件資料。包括委托監(jiān)理合同、施工承 包合同等；四、財(cái)務(wù)審計(jì)類：主要是指公司財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中 直接形成的文件材料。包括各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù) 報(bào)告、投融資報(bào)告、各種財(cái)務(wù)憑證、審計(jì)報(bào)告等；五、工程監(jiān)理技術(shù)類：主要是指各監(jiān)理項(xiàng)目運(yùn)行過程中 形成的有價(jià)值的技術(shù)資料。包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、 人員任命、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、

5、監(jiān)理工作總結(jié)、重要技術(shù)方案的 審核資料等；六、科學(xué)研究類：主要是指自行研制、試制產(chǎn)品的文件 材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片等；七、基本建設(shè)類：主要是指基建綜合管理和各項(xiàng)工程項(xiàng)目（包括新建、擴(kuò)建、改建、維修等）全過程形成的文件材料 包括開工、竣工資料、施工圖紙、決算資料等；八、試驗(yàn)儀器設(shè)備類：主要是指試驗(yàn)檢測儀器設(shè)備綜合管理和各種國產(chǎn)與國外引進(jìn)的精密、貴重儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、說明、 維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料；九、干部職工人事檔案類：主要是指公司員工的年度花 名冊、人事檔案、干部任免檔案以及職工的合同、保險(xiǎn)資料 等;十、業(yè)績榮譽(yù)類

6、：主要是指總公司、各分公司、各部室取得的工作業(yè)績、榮譽(yù)，包括工程交竣工鑒定證書、獎(jiǎng)杯、 錦旗、榮譽(yù)稱號等；第十一條歸檔要求：一、實(shí)行由文件材料形成單位部門統(tǒng)一歸檔的制度；立 卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行 系統(tǒng)整理組卷，并編寫頁號或件號，輸入卷內(nèi)目錄、填寫備 考表，擬定案卷標(biāo)題，注明密級和保管期限；二、歸檔的文件材料應(yīng)為正本，簽署完備，格式統(tǒng)一， 質(zhì)地優(yōu)良，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求；填寫的字跡要工整，應(yīng) 用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水，可 用計(jì)算機(jī)打印；三、文件材料整理立卷后，由立卷人經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向公司檔案室移交；四、凡由幾個(gè)部門

7、合作完成的項(xiàng)目，由主辦部門立卷歸檔;五、重要的、利用頻繁的檔案材料，可復(fù)制副本隨原件一同歸檔，以便保護(hù)原件。第十二條歸檔時(shí)間是：一、一般要求文書檔案在次年六月底前將上年度形成的檔案材料歸入檔案室；二、商務(wù)監(jiān)理合同應(yīng)在合同簽定后一個(gè)月內(nèi)連同廉政合同、安全合同一并交檔案室存檔；三、技術(shù)檔案應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸 檔。第四章檔案的管理與保管第十三條 對入庫的檔案做到分類科學(xué)、排架合理、整 理系統(tǒng)、保管安全、統(tǒng)計(jì)正確、利用方便。第十四條 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。檔案庫房、閱覽 室、辦公室三分開，添置必要設(shè)備，要有“八防”措施，經(jīng) 常檢查檔案保管情況，確保檔案安全。第十五條 定期檢查檔案情

8、況，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)的檔案， 及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第十六條 檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和文件材料 的交接手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案材料。第十七條 對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)第十八條 做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作和檔案計(jì)算 機(jī)管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、 規(guī)范化的現(xiàn)代化管理。第十九條 檔案工作經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入公司預(yù)算，統(tǒng)籌解決。 第二十條 建立檔案借閱制度。借閱人在指定地點(diǎn)查 閱，不得隨意拆卷、抽取、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。第五章檔案的開放與利用第二一條 除有特殊規(guī)定的以外，檔案室應(yīng)將保存的 檔案，按照檔案法和有關(guān)規(guī)定，向公司公布和開放，持 有合法證明的單位和個(gè)人，都可利用已開放的檔

9、案。屬下列 情況之一的檔案，不對外公布：一、涉及專利或者技術(shù)秘密的；二、涉及個(gè)人隱私的；三、檔案形成部門規(guī)定限制利用的。第二十二條 檔案室要編制各種必要的檢索工具，逐步 實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索，努力開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)做 好提供利用服務(wù)。第二十三條 開放和利用檔案必須遵循以下原則：一、本公司工作人員因工作需要，查閱已公開的檔案材 料，或查閱本人承辦部分的未公開檔案材料，經(jīng)辦理查閱登 記手續(xù)，均可查閱；二、查閱本部門其他不予公開的檔案， 須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字;三、重要的檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可借閱；第六章檔案的鑒定和銷毀第二十四條 檔案鑒定工作在分管領(lǐng)導(dǎo)主持下，由檔案 室、有關(guān)責(zé)任部門組成鑒定小組。其職責(zé)是調(diào)整密級和保管 期限，提出銷毀無保存價(jià)值檔案的意見。第二十五條 檔案保管期限分為永久、定期兩種。劃定 的原則是：一、凡是反映公司主要職能部門活動(dòng)、基本歷史面貌和各項(xiàng)工作，具有長遠(yuǎn)利用查考價(jià)值的檔案，列為永久。二、凡是在一定時(shí)間內(nèi)公司進(jìn)行各項(xiàng)工作需要利用查考的檔案，可列為定期，定期一般分為30年