第一講 Excel基本知識(shí)、工作表的建立與編輯

1、說(shuō)明這部分應(yīng)提供與演示文稿相對(duì)應(yīng)的講義。第一講 Excel基本知識(shí)、工作表的建立與編輯1.Excel基本知識(shí)Excel 2010是Office 2010套裝軟件系統(tǒng)中的一個(gè)重要成員，被稱為電子表格軟件。Excel 2010隨著 Office軟件版本的更新而持續(xù)更新，功能持續(xù)增強(qiáng)。Excel 2010廣泛地應(yīng)用于財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、營(yíng)銷、管理、教學(xué)、科研等各種需要實(shí)行數(shù)據(jù)搜集、 整理、分析和處理的領(lǐng)域。本講義中涉及的Excel即為Excel 2010軟件。Excel的啟動(dòng)和退出的方法與前一講Word的啟動(dòng)和退出相似，此處不再?gòu)?fù)述。2.Excel窗口的結(jié)構(gòu)致相同的結(jié)構(gòu)，下如圖4-1所示。圖4-1 Exce

2、l窗口結(jié)構(gòu)3.Excel中的數(shù)據(jù)類型在Excel中，數(shù)據(jù)被分為數(shù)字（數(shù)值)、文字（文本)、邏輯（布爾）和錯(cuò)誤值四種。(1)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)：由十進(jìn)制數(shù)字（09)、小數(shù)點(diǎn)（.)、正負(fù)號(hào)（+、)、百分號(hào)（)、千位 分隔符（，)、指數(shù)符號(hào)（E或e)、貨幣符號(hào)（Y、$、US$、等）等組合而成。如65、-58.7、 78.45%、2.26e4、￥1，451.34等都是合乎表示規(guī)則的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)（數(shù)值)。日期和時(shí)間：在數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)中，有兩種特殊的數(shù)據(jù)，即日期和時(shí)間。日期的表示格式通常為yyyy/mm/dd或yyyy-mm-dd,如2013/11/22就是一個(gè)表示日期的特殊數(shù)值，表示的日期是2013年11月22日。

3、時(shí)間的表示格式通常為hh：mm：ss或hh：mm,如16：18：5表示16 點(diǎn)18分5秒，9：28表示上午9點(diǎn)28分。當(dāng)向一個(gè)單元格輸入一個(gè)數(shù)值（包括日期和時(shí)間）后，該數(shù)值會(huì)默認(rèn)自動(dòng)按右對(duì)齊顯示。(2)文字?jǐn)?shù)據(jù)文字?jǐn)?shù)據(jù)的組成：由英文字母、漢字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)等計(jì)算機(jī)所有能使用的字符(稱為Unicode字符集）順序排列而成。如“Excel”、“姓名”、“計(jì)算機(jī)”、“120”、“xhl2”、 “3樓2號(hào)”等都是文字?jǐn)?shù)據(jù)（文本）。文字和數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的輸入：當(dāng)在單元格中輸入文本數(shù)據(jù)或數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)時(shí)，則可從鍵盤直接 輸入；若需要把數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)當(dāng)作文本數(shù)據(jù)使用時(shí)，則不能直接輸入，而應(yīng)首先輸入一個(gè)半角單引號(hào)做先導(dǎo)（前

4、綴、前導(dǎo))，再接著輸入才是準(zhǔn)確的。當(dāng)然在輸入文本時(shí)，其兩邊的雙引號(hào)不必輸入，它是為區(qū)別于數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)而在書寫時(shí)附加的。如直接向單元格輸入206時(shí)則被認(rèn)為是數(shù)值，若輸入206時(shí)則被認(rèn)為是文本206。一般郵政編號(hào)、學(xué)號(hào)、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)等都能夠作為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)存儲(chǔ)。文本在單元格中顯示時(shí)自動(dòng)按左對(duì)齊顯示，特別地，若文本為一個(gè)數(shù)值時(shí)，則在單元格的左上角附加顯示出一個(gè)綠色小蘭角，用以同數(shù)值數(shù)據(jù)的顯示相區(qū)別。數(shù)字和文字?jǐn)?shù)據(jù)的運(yùn)算：對(duì)于數(shù)值既能夠做加（+)、減（-)、乘（*)、除（/)、乘方(a)、百分比（)等算術(shù)運(yùn)算，也能夠做判斷大小的比較運(yùn)算，比較運(yùn)算符為等于（=)、 大于（)、小于（=)、小于等于（2的運(yùn)算結(jié)

5、果為TRUE, “ABC”=“FGAV”的運(yùn)算結(jié)果為 FALSE。 (4)錯(cuò)誤值錯(cuò)誤值數(shù)據(jù)是因?yàn)閱卧褫斎牖蚓庉嫈?shù)據(jù)錯(cuò)誤，而由系統(tǒng)自動(dòng)顯示的結(jié)果，提示用戶注意改正。如當(dāng)錯(cuò)誤值為“#div/0!”時(shí)，則表明此單元格的輸入公式中存有著除數(shù)為0的錯(cuò)誤，當(dāng)錯(cuò)誤值為“#VALUE!”時(shí)，則表明此單元格的輸入公式中存有著數(shù)據(jù)類型錯(cuò)誤。4.工作簿文件中的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)(1)工作簿文件的組成每個(gè)工作簿文件由若干個(gè)工作表所組成，每個(gè)工作表就是一個(gè)具有行列結(jié)構(gòu)的二維表格，表格中的最小可處理單位是單元格。一般情況下，用一個(gè)工作簿文件對(duì)應(yīng)實(shí)際應(yīng)用中的一個(gè)存檔文件，如一個(gè)職工簡(jiǎn)歷文件、一個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)表文件、一個(gè)教學(xué)管理文件、一個(gè)

6、商品營(yíng)銷文件等。(2)工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一個(gè)工作表就是一張二維數(shù)據(jù)表，其第一行叫做表目行或標(biāo)題行，由它給出整個(gè)表的結(jié)構(gòu)，用來(lái)描述向下每行數(shù)據(jù)的共同屬性。如學(xué)生表中的學(xué)號(hào)、姓名、性別、年齡、 聯(lián)系電話、籍貫等屬性（字段）就構(gòu)成了此工作表的標(biāo)題行。從標(biāo)題行向下依次給出的每行數(shù)據(jù)（記錄）是按照共同屬性對(duì)每個(gè)事物的具體描述。如在學(xué)生表中的每行記錄就是對(duì)每個(gè)學(xué)生的具體信息描述。假定一個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)為0013251,姓名為程蘭，性別為女，年齡為16歲，聯(lián)系電話籍貫為上海，則對(duì)應(yīng)的信息描述為：“0013251程蘭 女上海”。以此類推可以有數(shù)條記錄組成一個(gè)工

7、作表。5.建立工作表與數(shù)據(jù)輸入啟動(dòng)Excel使屏幕上出現(xiàn)Excel應(yīng)用程序窗口（即主界面窗口），此時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)建立并打開(kāi)一個(gè)名為“工作簿1”的電子工作簿文件，它同時(shí)自動(dòng)生成三個(gè)工作表，對(duì)應(yīng)的標(biāo)簽依次為Sheet1、Sheet2和Sheet3,其中Sheet1自動(dòng)成為活動(dòng)工作表。選定要編輯的工作表，輸入數(shù)據(jù)。向單元格輸入數(shù)據(jù)有從鍵盤直接輸入、從下拉列表中輸入、利用系統(tǒng)記憶輸入、使用填充功能輸入等多種方法，各自適應(yīng)于不同情況。6.數(shù)據(jù)編輯方法對(duì)數(shù)據(jù)的編輯方法包括對(duì)數(shù)據(jù)的選擇、剪切、復(fù)制、粘貼、重寫、修改、插入、刪除、 清除、撤銷、恢復(fù)、查找、替換等內(nèi)容。選擇是進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、編輯和處理的前提，即為先選

8、定后操作。(1)選擇、剪切、復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)(2)重寫和修改數(shù)據(jù)(3)插入和刪除數(shù)據(jù)(4)清除數(shù)據(jù)(5)撤銷和恢復(fù)操作(6)查找和替換操作7.單元格格式設(shè)置電子表格中的每個(gè)單元格主要包含內(nèi)容和格式兩個(gè)方面（另外還包含批注）。單元格的內(nèi)容就是其中保存的數(shù)字、文字或邏輯數(shù)據(jù)，可以對(duì)單元格的內(nèi)容進(jìn)行輸入和編輯等處理。單元格的格式默認(rèn)為常規(guī)格式，在常規(guī)格式下，字體為宋體，字形為常規(guī)，字號(hào)為11，文字、數(shù)字和邏輯數(shù)據(jù)分別按左、右、中對(duì)齊顯示，字符顏色為自動(dòng)（接近黑色)，單元格四周無(wú)邊框，單元格襯底為自動(dòng)（接近白色)、無(wú)圖案。根據(jù)用戶的需要，經(jīng)常要另外設(shè)置單元格的格式。(1)設(shè)置單元格格式對(duì)話框選中要改變格

9、式的單元格或區(qū)域，右擊，彈出快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，隨即彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框?！霸O(shè)置單元格格式”對(duì)話框包含6個(gè)選項(xiàng)卡，分別為“數(shù)字”、“對(duì)齊”、“字體”、“邊框”、 “填充”和“保護(hù)”選項(xiàng)卡，如圖4-所示。選中其中任一選項(xiàng)卡，即可完成相應(yīng)的格式設(shè)置。圖4-2 “設(shè)置單元格格式”對(duì)話框(2)格式工具按鈕設(shè)置單元格格式除了利用“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框之外，經(jīng)常使用的是“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中字體、對(duì)齊方式和數(shù)字三個(gè)組中的格式工具按鈕，如圖4-3所示。圖4-3 格式工具欄(3)行列尺寸設(shè)置一個(gè)電子工作表中的每個(gè)列的寬度和每個(gè)行的高度都是可以改變的。如在一個(gè)單元格 中輸入或編輯的數(shù)據(jù)寬度

10、超過(guò)所在單元格的列寬，無(wú)法正常顯示時(shí)就需要改變列寬。改變列寬或行高的最簡(jiǎn)單方法是首先把鼠標(biāo)移至兩列標(biāo)或兩行號(hào)之間的分界線上，此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)橐粋€(gè)“十”字，并且橫線（或豎線）兩端帶有箭頭，接著單擊并拖曳鼠標(biāo)，增加或減少一定距離后釋放鼠標(biāo)即可。另外一種方法是單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中“單元格”組內(nèi)的“格式”按鈕，通過(guò)打開(kāi)的下拉菜單選擇相應(yīng)選項(xiàng)。(4)條件格式設(shè)置對(duì)工作表中某一列數(shù)據(jù)進(jìn)行等級(jí)區(qū)別時(shí)可以用條件格式來(lái)設(shè)置。同此功能可以通過(guò)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中“樣式”組內(nèi)的“條件格式”按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)，單擊此按鈕， 將打開(kāi)一個(gè)下拉菜單，如圖4-4所示。此菜單包括“突出顯示單元格規(guī)則”、“項(xiàng)目選取規(guī)則”、“數(shù)據(jù)條”、“色階”、

11、“圖標(biāo)集”等選擇項(xiàng)，當(dāng)單擊任一選項(xiàng)時(shí)又會(huì)彈出下一級(jí)菜單。圖4-4 條件格式要清除所選區(qū)域中的條件格式，或清除整個(gè)工作表中已建立的所有條件格式，則單擊 圖4-4中的“清理規(guī)則”選項(xiàng)，從打開(kāi)的子菜單中選擇“清除所選單元格的規(guī)則”或“清除整個(gè)工作表的規(guī)則”即可。8. 工作表的整體操作(1)選擇工作表(2)插入工作表(3)刪除工作表(4)移動(dòng)和復(fù)制工作表(5)重命名工作表(6)改變工作表標(biāo)簽顏色工作表用視頻演示9.工作表的打印 工作表的打印輸出需要打開(kāi)“文件”菜單，從中選擇“打印”命令，此時(shí)打開(kāi)一個(gè)進(jìn)行打印設(shè)置的頁(yè)面，其中包括打印份數(shù)的設(shè)置、打印機(jī)的添加或選擇、打印范圍的選擇（活動(dòng)工作表、整個(gè)工作簿、所選擇的區(qū)域）、打印紙張和方向的選擇、打印邊距的設(shè)置等內(nèi)容。進(jìn)行必要的設(shè)置后，在其頁(yè)面的右半部分，能夠隨時(shí)看到待打印頁(yè)的效果。最后單擊頁(yè)面左上角的“打印”按鈕進(jìn)行打印即可。10.在工作表中增加迷你圖迷你圖是 Microsoft Excel 2010 中的一個(gè)新功能，它是工作表單元格中的一個(gè)微型圖表，可提供數(shù)據(jù)的直觀表示。在Excel工作表中雖然行或列中呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)很有用，但有時(shí)很難一