法院檔案信息化建設(shè)之必要性探討

1、法院檔案信息化建設(shè)之必要性探討檔案是人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。人類進(jìn)入信息社會以后，檔案對人類認(rèn)識客觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，大力推動檔案信息化建設(shè)，已是各檔案管理部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。法院的檔案管理工作是法院工作的一個重要組成部分，在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，無疑給法院檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，只有不斷深化檔案信息化建設(shè)，才能將檔案這種特定歷史條件下產(chǎn)生的信息載體，從

2、傳統(tǒng)意義上的完全保存進(jìn)一步演變成可供社會利用的歷史文獻(xiàn)。一、傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷（一）管理模式不科學(xué)。以往各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財(cái)、物力量有限，實(shí)踐中訴訟檔案庫房嚴(yán)重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實(shí)體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無法充分保障等特點(diǎn)，導(dǎo)致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生矛盾日益凸顯。（二）管理手段不專業(yè)。由于沒有專業(yè)的檔案管理人員，而在審執(zhí)任務(wù)繁重的情況下又缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致法院在很長一段時間里沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，尤

3、其是歸檔率，沒有標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)方法，僅僅依據(jù)各業(yè)務(wù)庭自己上報(bào)的應(yīng)歸檔數(shù)和未歸檔數(shù)據(jù)來統(tǒng)計(jì)歸檔率，無法做到客觀全面。由此造成了已歸檔的檔案存在內(nèi)容不全、順序排列不規(guī)范、歸檔不及時、歸檔不全面等問題。（三）檔案存在唯一性。傳統(tǒng)的法院檔案管理，是由各部門將已結(jié)案并經(jīng)過整理的訴訟檔案集中交到檔案室統(tǒng)一整理歸檔上架，沒有備份，具有唯一性。在檔案的管理過程中，除法院自身工作需要外，公安、檢察、律師、當(dāng)事人等相關(guān)部門和個人，存在頻繁查閱及調(diào)閱的問題，利用率很高，傳統(tǒng)的紙制卷宗容易損害和丟失。同時，傳統(tǒng)紙制卷宗在保存中，存在蟲蛀、火災(zāi)、水災(zāi)等滅失風(fēng)險(xiǎn)，一旦損毀將無法復(fù)制和復(fù)原，造成不可挽回的損失。二、什么是檔案信

4、息化我國著名檔案理論研究員楊振生同志，通過多年來的探索與實(shí)踐認(rèn)識到：檔案信息化就是檔案資源化，它主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要加快對現(xiàn)有檔案的整理、著錄、入庫工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件及目錄機(jī)檢，同時要積極推進(jìn)那些內(nèi)容重要、容易受損、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)珍貴、重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用率。二是電子文件歸檔與電子檔案管理。檔案管理人員要加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，同時保證歸檔電子文件完整、有效、真實(shí)。就法院檔案信息化而言，主要是指以下兩方面內(nèi)容，一是將現(xiàn)有館藏檔案（包括訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案和科技檔案等）數(shù)字化

5、；二是積極提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，應(yīng)用信息技術(shù)提高檔案服務(wù)審執(zhí)工作的水平。三、檔案信息化的必要性及其優(yōu)點(diǎn)（一）檔案信息化的必要性。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可以完善檔案管理制度，通過充分運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、方法、技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，發(fā)揮檔案的社會和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，積極為審執(zhí)工作服務(wù)。檔案信息化對推進(jìn)法院信息化建設(shè)、物質(zhì)裝備建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)等方面都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。1. 檔案信息化是我國法制建設(shè)的需要。改革開放三十年來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民主與法制建設(shè)取得了長足發(fā)展，人民法院的各項(xiàng)工作不斷發(fā)展變化，法院工作進(jìn)入了一個全新的發(fā)展時期。由于法院檔案信息化、數(shù)字化程度不高，影響了工作效率，與審

6、判工作發(fā)展形勢不相適應(yīng)，加強(qiáng)物質(zhì)裝備建設(shè)，提高法院檔案信息化、數(shù)字化水平，普及辦公自動化，是提高工作效率的重要方法，是推動我國法制建設(shè)進(jìn)程的重要依托。2. 檔案信息化是建設(shè)現(xiàn)代化法院的內(nèi)在要求?，F(xiàn)代化法院的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，是法院物質(zhì)裝備科技化、信息化和法院辦公自動化。建設(shè)一支掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的科技骨干隊(duì)伍、配置符合司法文明要求和能夠保障司法效率的現(xiàn)代化法院裝備設(shè)施，是歷史發(fā)展的客觀趨勢。法院的基礎(chǔ)設(shè)施和司法裝備條件得到明顯改善、司法行政管理規(guī)范有序、物質(zhì)技術(shù)保障和后勤服務(wù)更加科學(xué)有力，是法院現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容和必然要求。3. 檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)是司法物質(zhì)文明的重要內(nèi)容。司法文明包括司法精神文

7、明和司法物質(zhì)文明，在信息技術(shù)廣泛普及的今天，將信息技術(shù)運(yùn)用到法院檔案管理實(shí)踐中已成為法院加快司法物質(zhì)文明建設(shè)的重要手段，法院的信息化程度已成為司法物質(zhì)文明的重要標(biāo)志，是社會主義物質(zhì)文明、精神文明和政治文明在法院建設(shè)上的集中體現(xiàn)和綜合反映。（二）檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)。人民法院運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案是法院現(xiàn)代化建設(shè)的重要思路和重要舉措，是建設(shè)社會主義法治國家的必然要求，這是因?yàn)闄n案信息化有著如下優(yōu)點(diǎn)。1. 實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可用詳實(shí)的檔案信息支持審執(zhí)工作。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體文件，通過縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)，一份電子文件可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息，從而為審判人員提供詳實(shí)的依

8、據(jù)。2. 實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可一次投入，多次利用。實(shí)踐中，檔案形成后在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時傳統(tǒng)的既已形成的紙質(zhì)檔案利用起來也相當(dāng)麻煩并且手續(xù)繁多，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免地要造成損壞，而且同一份檔案在同一時間只能由一個人借閱，無法滿足多人的需要。而利用計(jì)算機(jī)對檔案或文件資料進(jìn)行一次性的著錄或輸入貯存，即可實(shí)現(xiàn)多次的呈現(xiàn)，縮短了二次文獻(xiàn)信息的編著時間，省略了手工操作的重復(fù)勞動，并且能同時滿足資源共享。3. 實(shí)現(xiàn)檔案信息化，可提高檔案信息的時效性。實(shí)現(xiàn)檔案信息化以后，檔案人員可提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理

9、檔案的形式管理電子文件等有用信息，及時提出檔案信息中存在的問題并提出解決方案，只有準(zhǔn)確的檔案信息才能發(fā)揮最大的效益。三、檔案信息化對法院審執(zhí)工作的幫助（一）實(shí)現(xiàn)了各級法院檔案信息管理的統(tǒng)一。檔案信息管理系統(tǒng)通過與辦公自動化系統(tǒng)的對接，并提供網(wǎng)上歸檔信息著錄登記，對各立檔單位形成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，改變了以往各法院的檔案管理自成一家的傳統(tǒng)模式，有利于更好的規(guī)范檔案管理工作，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。（二）有效提高了各級法院的工作效率。由于全國普法宣傳的不斷深化，以及中央不斷出臺政策減少當(dāng)事人訴累，近年來全國法院受理案件成倍增長。以廣東省南海市為例，該市受理案件總數(shù)自 1999 年突破 1.

10、1 萬件，去年銳增至近 2 萬件，比省內(nèi)個別地級市還多；而相形之下，該市法官人數(shù)卻多年未增一名，工作量是以往的數(shù)倍甚至十幾倍。面對“案多人少”的突出矛盾，南海市法院探索性地借助電腦網(wǎng)絡(luò)的神威，全面推進(jìn)“電子法院”的建設(shè)。并建立了相應(yīng)的立案查詢系統(tǒng)、電子監(jiān)控系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等輔助設(shè)施，使案件從立案、審理、執(zhí)行、借閱檔案都應(yīng)用電腦網(wǎng)絡(luò)管理、追蹤。這樣，信息化“高速、透明”的特點(diǎn)在此發(fā)揮得淋漓盡致，“案多人少”的難題也迎刃而解。（三）為法官學(xué)習(xí)交流提供了素材和參考資料。檔案的信息化，不僅可以給法官提供全面便捷的法律法規(guī)查詢和法學(xué)理論的借鑒，而且可以將所有法官的審判經(jīng)驗(yàn)，包括庭審現(xiàn)場、法律文書甚至調(diào)解

11、過程進(jìn)行匯總并分門別類進(jìn)行組合，將個別法官的審判經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變成為所有法官可以共同學(xué)習(xí)借鑒的經(jīng)驗(yàn)，同時提高法官隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（四）增強(qiáng)了審判工作透明度有效促進(jìn)司法公正。法院檔案信息化，充分利用數(shù)據(jù)、音視頻、圖像等信息處理手段，真實(shí)地記錄法院開展審判過程的全過程，客觀反映案件事實(shí)和證據(jù)情況，增強(qiáng)了審判工作的透明度，且檔案信息化管理的系統(tǒng)分案、程序不可逆轉(zhuǎn)等程序設(shè)計(jì)，有效防止了司法不行為和亂作為，防范了法官自由裁量權(quán)的濫用。同時，當(dāng)事人可隨時查詢案件進(jìn)程，了解案件在立案、分案、開庭、延長審理期限、上訴等各個階段的具體信息，極大地促進(jìn)了司法公正，確保了當(dāng)事人打一個公正、明白、快捷、受尊重的官司。綜上所述，我們不難看出人民法院實(shí)現(xiàn)檔案信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展必然趨勢。將科學(xué)技術(shù)引入法院檔案工作