會議服務工作流程及禮儀

1、會議服務工作流程相關禮儀,一、會場布置,1,接到會議室使用通知后，應首先明確客人需要,提供的服務項目，如會議室的使用時間，使用次數(shù),人數(shù)、單位、何人參加，有無會標、席位牌，是否,擺放鮮花水果，話筒的個數(shù)，是否擺放投影儀、投,影幕、板書用具（白板、板擦、白板筆）以及會議,聯(lián)系人落實看會場的時間等,2,會議室服務人員按會議聯(lián)系人預約看會場時間,提前半天安排服務員按照要求布置好會場，開窗透,氣，擺放會議所需物品（茶葉、水杯、托盤、水瓶,信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆等,一、會場布置,3,檢查會議室燈具、桌椅、空調、音響等設,施設備的完好。地面、四周墻裙、門窗做到無,損壞、無灰塵。如有損壞及時報修，并

2、督促工,程維修人員，檢查維修結果，保證設施完好率,達到百分百,4,按要求粘好會標，保證協(xié)調美觀,5,投影設備、板書器材等應首先征得會議負,責人的同意進行適當擺放，所需用具應完備,易取用。提供良好穩(wěn)定的電源。幫助調試投影,設備和客人攜帶的媒體工具,一、會場布置,6,檢查并準備好音響及話筒視頻追蹤等設備,并調試音響、話筒到適當音量，話筒高度一致,7,席位牌由商務中心接待員核對好后，提前,放在會議室，由會議組織者安排擺放,8,在圓桌上擺放好香巾碟。擺放好紙筆，要,求將紙擺放在距下桌沿,5,厘米正對椅背處，筆,尖朝上成,45,度角,9,最后一次檢查臺面是否整潔，各種用具是,否干凈、齊全，擺放符合要求,

3、二、會前準備,1,會前準備務必在接到開會通知的時間半小,時前進行。會議服務員應將手機調至振動或關,機,2,根據(jù)會議人數(shù)，在茶水間準備好相應數(shù)量,的茶杯，并放置適量茶葉，準備好干凈保溫的,開水瓶，打好開水,3,準備香巾,4,打開空調，確保會議室溫度適宜,5,保潔人員在公共衛(wèi)生間配卷紙、點檀香,對臺面、地面衛(wèi)生再次打掃，并清理會議室外,的立式垃圾桶,二、會前準備,6,在吸煙區(qū)擺放好煙缸和紙巾，如果有茶,歇，在會議開始前在指定位置擺放好,7,開音響、燈光，再次進行音響的調試,8,會議開始前,30,分鐘，會議服務人員應再,次檢查會標，歡迎牌、綠化布置、空調,音控等情況以及公共衛(wèi)生間、公共衛(wèi)生是,否,O

4、K,如有欠漏，需立即通知服務中心或,有關部門人員，保證會議按時進行,二、會前準備,9,會議即將開始時，會場播放與會議主題,相符的輕音樂，任何妨礙客人的工作如吸,塵等應立即停止，服務員站在會議室門外,面向客人到來的方向，保持微笑。若是重,點會議，需有主管或經(jīng)理在場迎候。對年,老體弱者進行攙扶,10,客人到來距離會議室約,2.5,米時，服務,員上半身略微前傾，問候客人,您好，領,導,并伸手示意大門的方向,這邊請,三、會中服務（重點,1,客人陸續(xù)入座時，服務員一人先上香巾,其他人倒茶水。先在茶水間倒好茶水，用,托盤將茶水托出，先為會議室主桌上的客,人送茶水。走近就座的客人，站在客人右,側，身體略微前

5、傾，右手先拿一個杯墊放,置在桌上，（客人的右手正上方的位置,然后拿茶杯將茶杯放置在杯墊上，杯把朝,右下方方便客人取用，退半步轉身離開服,務下一位客人,三、會中服務（重點,2,如有投影儀，服務人員不要橫穿投影儀,以免影響投影效果,3,會議服務人員必須手機調成振動或關機,堅守崗位。會議開始時，茶水服務人員按,標準站姿在茶水間門口，音響師站在音響,室門口，面向會議室，站姿規(guī)范，注意觀,察參會人員隨時可能產(chǎn)生的需求。會議進,行時，服務員要留意會議進程，發(fā)現(xiàn)有需,求的客人要立即上前詢問,三、會中服務（重點,4,會議服務員注意觀察會場情況，適時續(xù)水，在,會議開始后,15,分鐘左右進行，以后每隔,20,分鐘

6、續(xù)一,次，（可視情況提前或延遲）。茶水溫度始終應保,持在,85,攝氏度以上。拿暖瓶倒水時，須左手拿壺,同時手心里可放疊好的紙巾兩張，如遇有客人自,己不小心將水濺到桌上的情況，可以應急處理,右手托壺于胸前，走路要穩(wěn)，步子要輕，動作協(xié)調,從桌后倒水時，側身站立于客人右側，大拇指、食,指拿起杯把并后退一步，與賓客保持,30,厘米左右的,距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將,茶放回原處，面帶微笑，伸右手示意,請用茶,然,后進行下一位,三、會中服務（重點,如客人坐的比較擁擠，服務員拿不到杯子時，可輕,聲提示客人,打擾一下，給您加點水,同時手伸向,杯子，這時一般客人都會理解服務員的意思，協(xié)助,將杯

7、子拿給服務員,如遇到客人碰倒茶杯的情況，要及時到茶水間拿抹,布擦拭，如是主席臺上的（會議室內(nèi)）可先就近抽,取紙巾先應急處理，再去拿抹布處理。此項事情出,現(xiàn)考驗的是會議室服務人員的應急能力和協(xié)作能力,一般主席臺上的會議室都會安排兩個以上的服務員,進行服務，每個人都要一邊工作一邊關注會場情況,出現(xiàn)應急情況，會場內(nèi)服務人員要通力協(xié)作，最快,速的解決問題,三、會中服務（重點,5,密切注意會議室的音響問題和視頻追蹤,系統(tǒng),6,簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般,由禮儀小姐負責（否則由服務員完成,服務員應事先與其溝通好，并協(xié)助把準備,好的紅酒送到客人手中,7,會議中場休息，及時補充和更換各種用,品，注意不

8、要翻動桌面資料。同時關注去,衛(wèi)生間的客人，給他們指點衛(wèi)生間方向,四、會后服務,1,會議結束時，服務員快步走向會議室門,口，打開大門，站在門內(nèi)一側，身體略微,前傾，歡送客人,請慢走，歡迎下次光,臨,目送客人全部離場后，檢查是否有遺,留物品及會場設備、物品的完好情況,2,向會議工作人員詢問下次會議的時間要,求，并征求對服務方面的要求,四、會后服務,3,進行安全檢查，關閉電器電源，檢查會,場是否有賓客丟失的文件及物品，如有,應及時聯(lián)系或交會議負責人、總臺。檢查,會議室的設備有無損害、短缺、及時填寫,賠償表并通知總臺,4,打開門窗，通風換氣，會議服務人員清,掃會議衛(wèi)生，對會議室中的茶具進行清洗,消毒,

9、5,關燈、鎖門,簽約儀式的座次禮儀,1,在簽署多邊合同時，一般僅設一個簽字,椅。各方簽字人簽字時，需依照有關各方,事先同意的先后順序依次上前簽字,2,助簽人在助簽時依,右高左低,的規(guī)矩,助簽人應站立于簽字人的左側，同時有關,各方的隨員應按照一定的序列排隊簽字桌,就座或站立,簽約儀式的座次禮儀,3,在簽署雙邊合同時，應請客方簽字人在,簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就,座于簽字桌的左側。雙方各自的助簽人應,分別站立于各自一方簽字人的外側,4,其他的隨員可以按照一定的順序在已方,簽字人的正對面就座，也可以依照職位的,高低，依次自左至右，或自右到左的列成,一行站立于已方簽字人的身后,簽約儀式的座次禮儀,5,在正式簽署合同時，各方代表對于禮遇,均非常在意，因而商務人員對于在簽字儀,式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題，應當,認真對待,乘電梯的禮儀,1,先按電梯讓客人進，若客人不止一人,先進入電梯，一手按,開,一手按住電梯側,門,請進,2,到達目的的后，一手按,開,一手做出,請的手勢,到了，您先請,3,遵循先下后上原則,乘坐（箱型）電梯的站位,電梯右側有按鈕時,如右圖所示，則,位為一位,2,號,二位,4,號位為,5,3,號位為三位,位為五位,號位為四位,1,號,注意