秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理課件

1、秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,1,辦公環(huán)境管理,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,2,一、辦公環(huán)境的定義,是指一定的組織機構的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。 包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,3,二、辦公環(huán)境管理的原則,1、原則 健康 安全 舒適,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,4,2環(huán)境的布局與布置,1）布局封閉式布局。開放式布局。 （2）布置常見的布置方法有:辦公桌上的物品應擺放得體，最常用的物品應放在伸手可及的地方；要使領導坐得舒適，辦公椅應有靠背。要使領導緩解疲勞則可以用旋轉

2、椅來調節(jié)方位。對計算機等辦公自動化設備，應有其獨立的空間，要考慮到其他人員對設備的使用，布置時既要方便他人，又不要妨礙領導的工作,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,5,三、辦公室的視覺環(huán)境管理,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,6,1、視覺環(huán)境,辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內覆蓋物和照明。 （1）有效地使用顏 （2）地面覆蓋物的顏色和類型應與墻壁、天花板的顏色協(xié)調一致，以保證一個統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,7,2照 明,照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。光亮宜遵循以下原則設計：減少光源的強度，避免用一個發(fā)光體，宜多用

3、幾盞燈，降低光源強度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側射入；辦公室宜多用幾只光度較弱的燈，以取代一個光度較強的燈，使光線勻散而非集束,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,8,四、辦公室的聽覺環(huán)境管理,聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂或愉快交談的聲音；噪音，如辦公機器的震動聲為有害的聲音,聲音的強度單位為分貝，一般說來超過70分貝即為噪音，超過130140分貝使耳痛，超過150分貝使內耳結構破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周圍環(huán)境常有噪音發(fā)出，如小汽車、摩托車、卡車的喇叭聲，工作人員的談話、開會、

4、打電話的聲音和人們不必要的活動等,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,9,1、消除噪音的來源2用吸音的材料以減少噪音的影響3適量音樂的播放,如何控制噪音,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,10,五、辦公室的空氣環(huán)境管理,辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而經(jīng)過精心調節(jié)過空氣的辦公室,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,11,控制的方法,1、溫度一般說來，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是1520。2濕度一般來講，最適宜的濕度為40一60。3空氣流通、一般說來，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達到這種

5、要求，必須有良好的通風設備，使空氣流通無礙，得以充足與新鮮,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,12,4空氣的凈化為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內應該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,13,六、辦公室安全環(huán)境管理,識別辦公室安全隱患 1、辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關窗、鎖門等,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,14,2、辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足

6、或刺眼，溫度、濕度調節(jié)欠佳，噪音控制不當?shù)取?3、辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設備等擺放不當，阻擋通道；家具和設備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,15,4、辦公設備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆垂?，復印機的輻射，違規(guī)操作等。5、工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關的機器設備，復印后將保密原件遺留在復印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關的安全標識等,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,16,6、消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等,秘書資格培訓三級秘書資格培訓教程辦公環(huán)境管理,17,設計辦公室的工作程序,1）對各部門的業(yè)務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。 （2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。通常辦公室的大小因各人工作性質而異。但一般而言，每人的辦公空間，大者可3m10m，普通者15m8m即可以,秘