2021年文控管理員工作職責

1、文控管理員工作職責 文控管-理-員工作職責 文控專員的工作職責 1 簡介 咨詢的效果是否能達到預期的目的，取決于咨詢人員本人的能力。無論是國內或是國外，都有合格的咨詢人員，也有不合格的。識別的方法是企業(yè)聘請具有國家注冊審核員資格的咨詢人員進行咨詢，這樣的專家經(jīng)過國家考試和，證明其具有較長時期從事質量的經(jīng)歷，能正確理解并熟練掌握GB/T19000-1S09000 系列標準，具有比較豐富的質量體系審核的經(jīng)驗 2 工作職責 主要負責文件與資料的簽收發(fā)放和登記工作；過期無效文件的作廢銷毀工作，受控文件的電腦化管理；定期對文件進行有效性檢查；文檔的日常管理和保管工作。也就是文件、辦公室日常事務管理： 1

2、 文件的制定、修改與廢止權責 2 文控中心負責文件的編號和所有 質量體系文件 原件管理工作。注意的是 辦公軟件 的熟練操作，打字速度快（視工作崗位、業(yè)務范圍不同而要求不同），電腦的維護和保養(yǎng)。文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。 3 文控中心的主要職責： 1 負責規(guī)劃、協(xié)調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。 2 制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規(guī)章。 3 負責公司質量管理體系文件的收集、分類、存檔、保護、統(tǒng)計等工作。 4 嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密

3、、解密工作。 5 開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料的利用工作，主動為公司各項工作和服務。 6 開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。 7 做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。 4 文件材料的管理工作 1 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10 年、3年、1 年等）；注明文件的版本號。 2 對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3 及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后立卷歸檔。 4. 文件資料的歸檔、立卷與管理： 1 區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2 分類：依據(jù)文件、時間、題目、內容

4、、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。 2.1 大類分為：質量文件：A ；技術文件：B ；制度/ 規(guī)定：C ；參考資料：D ；檔案：E ；：F 。 2.2 部門拼音縮寫： 采購部：CG ；生產(chǎn)技術部：SJ ；倉儲部：CC ；品管部：PG ；研發(fā)部：YF ；LED 事業(yè)部：NE ；產(chǎn)品部：CP ；項目部：XM ；客戶服務部：KF ；燈桿分廠：DG ；表面分廠：BM ；庭園燈分廠：TY ；裝配分廠：ZP ；銷售部：XS ；營銷辦：YX ；設備維修部：SB ；財務：CW ；綜合辦：ZH ；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM ；重慶辦事處：CQ ；陜西辦事

5、處：SX ；廣西辦事處：GX ；貴陽辦事處：GY ； 2.3 保密用Y 表示，非密級則用N 表示。 2.4 密級：絕密：AS ；機密：CS ；秘密：PS ；無：OP 2.5 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)， （文件資料大類） （部門前兩位拼音縮寫） （是否保密） （密級程度） （年份） （流水號）。 3 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。 4 案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。 5 案卷，使之厚度適宜，控制在25px 至50px 之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫

6、標題。 6 對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 7 每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。 8 對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。各部門文件管-理-員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。 9 公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關規(guī)定進行鑒定銷毀。 10 公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。 6 文件資料的保管 1 防止文件資料的損壞，延長資料的壽

7、命，維護資料的安全； 2 公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料； 3 做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。 文控文員的工作職責 xx-09-13 15:55 | #2樓 1. 負責公司的行政文件、ISO系統(tǒng)文件、技術文檔、工程圖紙、生產(chǎn)資料的收集、鑒定、統(tǒng)一管理、編目、檢索、統(tǒng)計與借閱、保存期限和監(jiān)控工作。 2. 負責規(guī)劃、協(xié)調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。 3. 負責起草公司各種技術資料及文件圖檔的標準范本，制訂和組織實施公司關于文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司、教育基地之一。 4. 外來文件的分發(fā)、核查與管理監(jiān)控。 5. 受控文件的會簽、評審、編號、分發(fā)的監(jiān)督和實施。 6. 文件更改時更改記錄、會簽、評審、分發(fā)、回收與作廢、定期銷毀。 7. 定期對文件進行檢查、評審（使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）。 8. 協(xié)助完成內部審核工作。 9. 嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。 10. 開展文