Word2003中的郵件合并

1、Word2003中的郵件合并一、什么是郵件合并？郵件合并功能用于創(chuàng)建套用信函、郵件標(biāo)簽、信封、目錄以及大宗 電子郵件和傳真分發(fā)。例如，一個公司要向所有的客戶分發(fā)內(nèi)容相同的回憶邀請函，所不同的是每位客戶的姓名及地址不同，要完成這項任務(wù)，應(yīng)用常規(guī)的方法實現(xiàn)起來非常的麻煩，工作效率太低，有沒有效率更高更便捷的方法呢？要利用郵件合并來完成這項任務(wù)，我們需要這樣的兩個文檔，一是邀請函的正文文檔，一個是用于記錄客戶基本信息的 excel 文檔，現(xiàn)在，我們?yōu)榱藢W(xué)習(xí)的方便，假設(shè)這兩個文檔已經(jīng)編輯制作完成，并且存放在“資料”文件夾當(dāng)中，文件名分別位“邀請函.doc ”、“客戶信息登記表 .xls ”。二、郵件合

2、并功能的基本使用方法：利用郵件合并的功能來快速地完成上述任務(wù)，應(yīng)該怎么做呢？下面請大家跟隨我來一步步地完成。第一步：我們先打開“邀請函 .doc ”的邀請函正文文檔。我們可以看到在文檔的上部需要輸入客戶的基本信息，應(yīng)該怎么做呢？第二步：打開郵件合并工具。方法是點擊“視圖”“工具”“郵件合并”，這樣郵件合并工具就打開了，為了方便使用，我們可以用鼠標(biāo)講該工具拖放到一個合適的位置。將鼠標(biāo)放到各個命令按鈕上，會有相應(yīng)的功能提示。這是，我們會看到只有“設(shè)置文檔類型”、“打開數(shù)據(jù)源”兩個命令按鈕處于激活可用的狀態(tài)，其他的命令按鈕都處于不可用的狀態(tài)，當(dāng)打開數(shù)據(jù)源后，其他的命令按鈕就會處于激活可用狀態(tài)。第三步

3、：打開數(shù)據(jù)源。點擊“打開數(shù)據(jù)源”命令按鈕，在打開的對話框中確定數(shù)據(jù)源文件的位置、文件名，（在此我們選擇的文件名位“客戶登記表”）單擊“打開”按鈕打開數(shù)據(jù)源文件。接著會出現(xiàn)選擇“數(shù)據(jù)表”對話框，此時要選擇記錄數(shù)據(jù)的表格（在此，我們選擇“客戶登記表”），單擊“確定”按鈕。經(jīng)過這樣的兩部選擇，我們選擇了數(shù)據(jù)所在的文檔及在文檔中記錄數(shù)據(jù)的表格。如何把數(shù)據(jù)表中記錄的數(shù)據(jù)和“邀請函”的文檔合并起來呢？第三步：插入數(shù)據(jù)域1、將光標(biāo)定位在插入域的位置（例如“郵政編碼”的后面，在此我們要插入“郵政編碼”這個“域” ）。2、點擊“插入域”命令按鈕，在出現(xiàn)的插入域?qū)υ捒蛑羞x擇要插入的域名稱，然后點擊“插入”按鈕確定

4、。3、利用同樣的方法插入我們需要的其他“域”。注：在這里我們看到，插入到文檔中的“域”并不是用戶的真實的信息，它表示的是在這里引用的是數(shù)據(jù)表中相應(yīng)的列中的數(shù)據(jù)，我們可以把它理解為它是一個“變量” ，會隨著不同的客戶而發(fā)生變化。第四步：檢查錯誤并合并插入域后，就表明我們已經(jīng)把excel 中的數(shù)據(jù)插入到了“邀請函”文檔中，這些數(shù)據(jù)是否正確呢？如果沒有錯誤又該如何進行下一步的操作呢？點擊郵件合并工具欄中的“檢查錯誤”命令按鈕，在出現(xiàn)的對話框中2選擇“完成合并，出現(xiàn)錯誤時報告并暫停”選擇項，然后單擊“確定”按鈕，如果沒有錯誤，即完成郵件的合并，如果有錯誤就會暫停，并給出錯誤報告。在完成郵件合并后，如果

5、沒有錯誤，合并完成的文檔中，就會有“客戶信息登記表”中的每個客戶的信息，即，每個客戶有一份相應(yīng)的邀請函。第五步：保存并打印文檔合并后的文檔，要對合并形成的新文檔進行保存，安裝有打印機，就可以把完成的文檔打印分發(fā)，折疊后裝入專用的信封中，就可以郵寄給相應(yīng)的客戶了。從這個例子中我們會看出，郵件合并的功能確實能提高我們的辦公效率。由此我們也能看出，它是為了提高公司職員的辦公效率而設(shè)計，并不是專門為我們教師設(shè)計的，那么作為教師的我們能不能利用郵件合并功能來提高我們自己的辦公效率呢？例如，您是一位班主任老師，在每個學(xué)期末要給每個學(xué)生發(fā)放放假通知書，在通知書中除了放假的通知及相關(guān)的注意事項是相同的外，還需

6、要有每個同學(xué)的姓名及學(xué)生期末考試的各科成績，有沒有什么辦法能夠快速地完成這一任務(wù)呢？三、利用郵件合并功能來提高教師的工作效率要完成上面提出的任務(wù)當(dāng)然是用郵件合并功能來實現(xiàn)了。要利用郵件合并功能來完成這個任務(wù)，我們需要有放假通知書正文文檔，以及記錄學(xué)生期末考試成績的 excel 文檔。（這兩個文檔我們事先做好存放在資料文件夾中，分別是“通知書 .doc ”和“學(xué)生成績統(tǒng)計表 .xls ”）3下面我們就老看看如何來完成這項任務(wù)。1、打開“通知書 .doc ”文檔。2、打開“郵件合并”工具。3、打開“數(shù)據(jù)源”，選擇資料文件夾中的“學(xué)生成績統(tǒng)計表 .xls ”，選擇的數(shù)據(jù)記錄表格是“成績統(tǒng)計表” 。4

7、、在“通知書” 的學(xué)生姓名處插入域。 將光標(biāo)定位在姓名處， 點擊“插入域”命令，在出現(xiàn)的對話框中選擇“姓名” ，最后點擊“插入”。5、在“通知書”中插入我們需要的其他域，例如班級、語文、數(shù)學(xué)等其他各科的成績。6、完成合并。點擊“檢查錯誤”命令，完成合并并檢查合并中的錯誤?；蛘呶覀兛梢灾苯狱c擊“合并到新文檔”命令按鈕，完成文檔的合并，最后，對合并形成的新文檔進行保存。用打印機打印后就可以分發(fā)給各位同學(xué)了。通過上面的兩個實例，我們了解了郵件合并的神奇功能及使用方法，知道了作為教師如何利用郵件合并功能來提高我們自己的工作效率。我們利用郵件合并功能還可以制作卡片、標(biāo)簽、信封等。我們還可以利用郵件合并向?qū)硗瓿舌]件合并。啟用郵件合并