Word中常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法

1、.Word中常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法.目錄第一章 文檔中出現(xiàn)的異常字符31格式標(biāo)記32表格常見(jiàn)符號(hào)3第二章 基礎(chǔ)段落、字體設(shè)置51. 段落5（1）認(rèn)識(shí)硬回車(chē)（Enter）與軟回車(chē)（Shift + Enter）5（2）段落的基本設(shè)置5（3）顯示文檔中空格標(biāo)記的方法：7（4）段落首行鍵入空格時(shí)自動(dòng)套用首行縮進(jìn)的設(shè)置。83. 字體設(shè)置相關(guān)問(wèn)題（快捷鍵：Ctrl+D）10（1）設(shè)置文中中英文字體格式：10（2）設(shè)置文檔的默認(rèn)字體12第三章 表格141. 表格整體調(diào)整14（1）表格超出頁(yè)面14（2）表格內(nèi)文字與邊框的距離調(diào)整14（3）表格內(nèi)文字被表格線遮掩而顯示不全15（4）表格跨頁(yè)顯示162. 表格內(nèi)文字段

2、落及字體格式調(diào)整。17第四章 文檔合并18第五章 段段對(duì)照191. 兩種語(yǔ)言的對(duì)照格式192. 在中英文混排提取中文或英文段落。22第六章 解除文件保護(hù)23方法一：23方法二：24方法三：24第七章 頁(yè)眉頁(yè)腳25第一章 文檔中出現(xiàn)的異常字符我們可能會(huì)在文檔中看到的許多異常的字符，可能是編輯標(biāo)記、校對(duì)標(biāo)記、智能標(biāo)記、圖片框或其他類(lèi)型的文檔標(biāo)識(shí)符。某些標(biāo)記，例如格式標(biāo)記和表格的某些部分，可以通過(guò)單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】來(lái)顯示或隱藏。某些標(biāo)記僅在特定的視圖中可見(jiàn)，例如大綱視圖或普通視圖。以下是文檔中可能顯示的字符項(xiàng)列表。1格式標(biāo)記（1）制表符：一個(gè)箭頭。（2）空格：不間斷“”（快

3、捷鍵“Ctrl+Shift+Space”）全角空格“”半角空格“ ”（全角半角快捷鍵切換“shift+Space）。不間斷空格的作用：我們?cè)谟肳ord輸入文章的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)遇到一個(gè)由多個(gè)單詞組成的詞組被分隔在兩行文字里，這樣很容易讓人看不明白。其實(shí)遇到這種情況，可以使用不間斷空格來(lái)代替普通空格使該詞組保持在同一行文字里。（3）分頁(yè)符：普通視圖中以虛線標(biāo)明，如。（快捷鍵“ctrl+enter”）（4）分節(jié)符：當(dāng)文檔中包含不同類(lèi)型的節(jié)級(jí)別的格式設(shè)置時(shí)，以?xún)蓷l虛線標(biāo)明，如。（5）段落標(biāo)記：該標(biāo)記在段落尾部顯示： 。段落標(biāo)記包含段落格式信息。 （6）手動(dòng)換行符：如果按下 Shift+Enter，則該符

4、號(hào) 顯示在行尾。2表格常見(jiàn)符號(hào)（1）表格移動(dòng)控點(diǎn)：顯示在表格的上角部，以便于移動(dòng)表格。這個(gè)符號(hào)不僅可以拖動(dòng)整個(gè)表格使得表格位置發(fā)生移動(dòng)，也可以選中整個(gè)表格。在處理表格屬性問(wèn)題時(shí)經(jīng)常會(huì)用到?！景础癆lt+5（數(shù)字鍵盤(pán)上的數(shù)字，且Num Lock鍵處于關(guān)閉狀態(tài)）”，也可以快速選定整張表格。】（2）整體縮放表格標(biāo)記將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部，直到表格尺寸控點(diǎn)（一個(gè)小“口”）出現(xiàn)在表格右下角（圖6），將鼠標(biāo)移至表格尺寸控點(diǎn)上，待向左傾斜的雙向箭頭出現(xiàn)，沿需要的方向拖動(dòng)即可整體縮放表格。第二章 基礎(chǔ)段落、字體設(shè)置Word 排版中最常見(jiàn)的問(wèn)題之一是很多人都在使用“無(wú)所不能”的空格鍵對(duì)文字進(jìn)行定位。中文中習(xí)慣每一

5、個(gè)段落的第一行開(kāi)頭都空兩格，很多人熱衷于通過(guò)按幾次空格鍵來(lái)任意定位文字的位置。這一操作看起來(lái)很方便、無(wú)所不能，然而在重新調(diào)整格式時(shí)就會(huì)變得非常棘手，因?yàn)榭崭竦臄?shù)量可能各不相同，這就導(dǎo)致在修改格式時(shí)必須逐一檢查這些空格后進(jìn)行手工處理。如果使用正確的方法為段落設(shè)置縮進(jìn)，就能以逸待勞，免除日后維護(hù)格式的繁瑣以及由此引發(fā)的一系列排版問(wèn)題。1. 段落（1）認(rèn)識(shí)硬回車(chē)（Enter）與軟回車(chē)（Shift + Enter）段落標(biāo)記【】是通過(guò)按下【Enter】鍵得到的，這種標(biāo)記俗稱(chēng)硬回車(chē)。按下【Shift + Enter】組合鍵，將會(huì)得到形如【】的標(biāo)記，這種標(biāo)記俗稱(chēng)軟回車(chē)。這兩種標(biāo)記看似都產(chǎn)生了一個(gè)新的段落，但

6、是有本質(zhì)區(qū)別。如下圖所示說(shuō)明了這兩種標(biāo)記在段落格式上的不同之處。首先對(duì)同一段內(nèi)容分別使用【Enter】鍵和【Shift + Enter】組合鍵將其從中間位置分成兩部分。然后對(duì)第一部分分別設(shè)置1.5倍的行距，結(jié)果如下圖所示：硬回車(chē)之后的內(nèi)容并未受1.5倍行距的影響，而軟回車(chē)之后的內(nèi)容責(zé)變?yōu)?.5倍行距。由此可知，按下【Enter】鍵分出的是真正的段落，而按下【Shift + Enter】組合鍵，看似分出兩段，其實(shí)這兩部分仍屬于同一個(gè)段落，因?yàn)樗鼈児蚕硐嗤亩温涓袷健?（2）段落的基本設(shè)置打開(kāi)【段落】對(duì)話框即可對(duì)各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，如【首行縮進(jìn)】、【左縮進(jìn)】、【有縮進(jìn)】、【段前】、【段后】、【行距】

7、等。在【段落】對(duì)話框的【行距】中，有兩個(gè)選項(xiàng)在設(shè)置時(shí)需要格外注意【最小值】和【固定值】。假如現(xiàn)在要對(duì)一個(gè)字號(hào)為“小四”（大小為12磅）的段落設(shè)置行距。下圖為該段落設(shè)置為單倍行距時(shí)的外觀。A. 段落之行距中的最小值打開(kāi)【段落】對(duì)話框，在【行距】中選擇【最小值】后，在右側(cè)將自動(dòng)顯示一個(gè)數(shù)值，該值即為當(dāng)前單倍行距的值，即是當(dāng)前段落中最大字體的大小，如下圖所示?，F(xiàn)在修改這個(gè)值，將它改為一個(gè)小于12磅的數(shù)值，比如6，單擊【確定】按鈕后段落行距沒(méi)有變化，與設(shè)置前一樣。再次打開(kāi)【段落】對(duì)話框，將【最小值】改為一個(gè)大于12的數(shù)值，比如20，單擊【確定】按鈕查看結(jié)果，段落的行距明顯增大了。這說(shuō)明，如果設(shè)置的【最

8、小值】數(shù)值大于單倍行距的值，那么此設(shè)置值將起作用。否則，以單倍行距的值為準(zhǔn)，如下圖所示。B段落之行距中的固定值對(duì)于【固定值】而言，無(wú)論【固定值】為多少，word都會(huì)將其作用到段落的行距上。但是當(dāng)【固定值】小于單倍行距時(shí)，每行文字的頂部將會(huì)倍“砍”掉一些，砍掉多少取決于單倍行距與固定值的差值。下圖為將固定值設(shè)置為10磅的小四號(hào)字體的段落的行距效果。也就是每行文字頂部將被砍掉12-10=2磅。【ps：這種情況就是我們通常所見(jiàn)的字體顯示不全的問(wèn)題，同理用在圖片顯示不全上。當(dāng)出現(xiàn)圖片或字體這種顯示不全問(wèn)題時(shí)，首先要查看它的段落設(shè)置中行距是否設(shè)置出現(xiàn)問(wèn)題】（3）顯示文檔中空格標(biāo)記的方法：?jiǎn)螕簟疚募俊具x

9、項(xiàng)】命令，打開(kāi)【word選項(xiàng)】對(duì)話框，在【顯示】選項(xiàng)卡中勾選【空格】復(fù)選框，如下圖所示。也可以按【Ctrl+Shift+8】組合鍵顯示包含空格在內(nèi)的所有格式標(biāo)記，該方法通用于Word的各版本。（4）段落首行鍵入空格時(shí)自動(dòng)套用首行縮進(jìn)的設(shè)置?！疚募俊具x項(xiàng)】【校對(duì)】【自動(dòng)更正選項(xiàng)】【自動(dòng)套用格式】將【自動(dòng)套用格式】下面的“段落開(kāi)頭空格采用首行縮進(jìn)”和“用Tab和Backspace設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)”前面的勾“勾上”。3. 字體設(shè)置相關(guān)問(wèn)題（快捷鍵：Ctrl+D）（1）設(shè)置文中中英文字體格式：為全文設(shè)置同樣的中英文字體，可以全部選中再進(jìn)行字體設(shè)置。（2）字符間距有時(shí)候我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些單詞或漢字與漢

10、字之間過(guò)于疏松或緊湊，這時(shí)候通?？紤]的應(yīng)該是調(diào)整字符間距。如Arial Arial, 這是字體間距的設(shè)置出了問(wèn)題。選中文字，在“字體”“高級(jí)”“字符間距”里將“縮放”調(diào)為100%、“間距”、“位置”都調(diào)為“標(biāo)準(zhǔn)”即可。（2）設(shè)置文檔的默認(rèn)字體如果經(jīng)常要用到同一種中文和英文的混合字體，可以在任何一個(gè)文檔中，打開(kāi)【字體】對(duì)話框。在其中進(jìn)行字體格式設(shè)置，使之符合以后創(chuàng)建文檔時(shí)的默認(rèn)字體格式的要求。修改完成后，單擊對(duì)話框底部的【設(shè)為默認(rèn)值】按鈕，會(huì)出現(xiàn)如下圖所示的對(duì)話框。如果希望創(chuàng)建的每一個(gè)文檔都可以應(yīng)用新的字體格式，那么選擇【所有基于Normal.dotm模版的文檔】單選框，否則選擇【僅此文檔】單選

11、框?qū)⑿略O(shè)置只應(yīng)用于當(dāng)前文檔。默認(rèn)段落的設(shè)置方式同理。案例參見(jiàn)：1-段落、字體、圖片設(shè)置第三章 表格1. 表格整體調(diào)整（1）表格超出頁(yè)面表格一旦出現(xiàn)超出頁(yè)面現(xiàn)象，如下圖1所示，首先考慮的是通過(guò)表格【布局】中的【自動(dòng)調(diào)整】下拉列表中的【根據(jù)窗口自動(dòng)調(diào)整表格】使得表格自動(dòng)適應(yīng)當(dāng)前文檔版心。如果此方法不能使得表格適應(yīng)當(dāng)前頁(yè)面，可以通過(guò)拉拽標(biāo)尺上的表格標(biāo)記（如下圖3所示位置）進(jìn)行手動(dòng)調(diào)整表格位置。圖1圖2圖3（2）表格內(nèi)文字與邊框的距離調(diào)整在我們處理文件時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，表格內(nèi)文字與表格線之間的距離過(guò)于接近（如下圖1），看上去很不美觀。這種情況下，我們只需要將【表格屬性】【選項(xiàng)】中【默認(rèn)單元格邊距】中的參數(shù)進(jìn)行

12、相應(yīng)的修改即可（如下圖2）。圖1圖2（3）表格內(nèi)文字被表格線遮掩而顯示不全有時(shí)候我們?cè)谔幚肀砀駜?nèi)的文字時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)文字被表格線壓住一塊（如下圖1），甚至?xí)谛?duì)完文件的情況下仍然會(huì)有漏譯的文本，造成這種情況的原因主要是因?yàn)楸砀裰械摹拘小亢汀玖小勘粏为?dú)設(shè)置為不同參數(shù)所致。只要將【表格屬性】【行】和【列】中的前面的勾都清楚即可（如下圖2）。圖1圖2（4）表格跨頁(yè)顯示在處理表格時(shí)，還應(yīng)該注意下圖1這種表格跨頁(yè)顯示的問(wèn)題。由于一個(gè)單元格內(nèi)文字太多，導(dǎo)致表格出現(xiàn)這種前一頁(yè)頁(yè)面留白太多的問(wèn)題。對(duì)于以上問(wèn)題的解決方法是：【表格屬性】【行】在【允許跨頁(yè)斷行】前面打上勾即可。參見(jiàn)案例2：2-表格調(diào)整中出現(xiàn)的相關(guān)現(xiàn)

13、象。2. 表格內(nèi)文字段落及字體格式調(diào)整。表格內(nèi)文字段落及字體格式調(diào)整與正文調(diào)整方式一致。第四章 文檔合并在處理文件的過(guò)程中，我們常常會(huì)遇到一個(gè)大文件被分成幾個(gè)小文件，最后需要在整合在一起的情況。通常需要將帶有校對(duì)標(biāo)記的文件整合在一起。最簡(jiǎn)單的方法如下：打開(kāi)第一個(gè)文件，將光標(biāo)放在要插入另一個(gè)文件的位置，在菜單欄，找到【插入】菜單下的【對(duì)象】，在【對(duì)象】下拉列表中找到【文件中的文字】，選擇已經(jīng)準(zhǔn)備好的被插入的文件，點(diǎn)擊【插入】即可。注意：需要確保第一個(gè)文件中的內(nèi)容是跟第二個(gè)文件中的內(nèi)容沒(méi)有重復(fù)的部分。如果第一個(gè)文件中有跟第二個(gè)文件中內(nèi)容重復(fù)的部分，并且第一個(gè)文件中重復(fù)的此部分內(nèi)容是不需要的，那么刪

14、除第一個(gè)文件中的重復(fù)部分之后再進(jìn)行以上插入操作。如果是第二個(gè)文件中重復(fù)部分是不需要的，那么刪除第二個(gè)文件中重復(fù)的部分，保存關(guān)閉文件后再進(jìn)行以上操作。由于方式過(guò)多會(huì)造成記憶混亂，此處僅向大家推薦這一種操作比較簡(jiǎn)單又容易記住的合并文件的方式。案例操作：參見(jiàn)3-帶修訂格式的合并文件、3-帶修訂格式的合并文件-2。第五章 段段對(duì)照在處理文件時(shí)，有時(shí)需要將文件做成“中英對(duì)照”或“英中對(duì)照”格式的文本。下面簡(jiǎn)單介紹下做成對(duì)照文件的方法：1. 兩種語(yǔ)言的對(duì)照格式以下中英文對(duì)照格式為例進(jìn)行說(shuō)明：a. 將文件中多余的空行刪除。p是段落標(biāo)記的代碼。按以上方式填好之后點(diǎn)擊全部替換，即可將文中多余的空行刪除，有時(shí)候可

15、能由于word本身的問(wèn)題還會(huì)留有空行，這時(shí)候盡量檢查一下是否還有空段落。b. 如果文件中有表格，先選擇表格以上的純文字段落，【插入】【表格】【文本轉(zhuǎn)換成表格】選擇【段落標(biāo)記】作為文字分隔位置，記住行數(shù)，在處理中文時(shí)查看行數(shù)是否一致，如果選中的內(nèi)容一致，但是某個(gè)語(yǔ)言中的行數(shù)卻多了，說(shuō)明里面有空段落，或其他情況，請(qǐng)仔細(xì)檢查。否則會(huì)出現(xiàn)對(duì)應(yīng)上的問(wèn)題。中英文都按照這種方式處理好。由于此處我們想要做成中英文對(duì)照的格式，那么將英文中的表格選中復(fù)制粘貼到中文表格的右邊。最后，選中表格，【布局】【轉(zhuǎn)換為文本】，文字分隔符仍然選擇【段落標(biāo)記】，點(diǎn)擊確定，中英文對(duì)照格式就處理好了。如果想做成英中文對(duì)照，只要復(fù)制的

16、時(shí)候?qū)⒂⑽恼迟N在左邊即可。2. 在中英文混排提取中文或英文段落。將原文在word中排成一列中英文段段對(duì)照的表格，然后將其復(fù)制到excel里，在第二列開(kāi)頭輸入=INDEX(A:A,ROW()*2)（此公式代表每隔1行提取一次數(shù)據(jù)，即可以提取第2、4.等行的數(shù)據(jù)）；如果想提取1、3.等行的數(shù)據(jù)，輸入公式=INDEX(A:A,ROW()*2-1)即可。提取完成后再?gòu)?fù)制回word排好版面即可。案例：4-對(duì)照-案例 (1)4-對(duì)照-案例 (2)第六章 解除文件保護(hù)方法一：1打開(kāi)受保護(hù)能查看但不能修改的文檔，另存為，在彈出的保存窗口中選擇“保存類(lèi)型”為“word97-2003格式，保存后。再關(guān)掉word，重新打開(kāi)剛剛保存的文件，選擇“開(kāi)發(fā)工具”中“限制編輯”，單擊在右邊窗格下面的“停止保護(hù)”按鈕，將上面出現(xiàn)的第二項(xiàng)前面的勾去掉即可。（推薦使用這種方法，簡(jiǎn)單！如果不行的話再使用下面的辦法。） 方法二：打開(kāi)文檔后，將其另存為XML文件，然后用記事本打開(kāi)剛剛存儲(chǔ)的XLM文件，查找Forms 00000000。這個(gè)“”就是保護(hù)密碼（此處為16進(jìn)制字符，在不同的文檔中由于密碼不同，這里的值是會(huì)變化的），找到 “Forms00000000“這兩行刪除并保存，再將存為HTML格式的文件用word打開(kāi)另存回原來(lái)格式即可。方法三：打開(kāi)文檔后，將其另存為XML文件，然后用記事本打開(kāi)剛剛存儲(chǔ)的XLM文件，查找