聯(lián)想采購循環(huán)關鍵控制環(huán)節(jié)及對應風險

1、1.0 采購循環(huán)本標準所引用的“采購”包括各種實物采購與服務采購。采購循環(huán)包括如下職能：保證供應來源并確定供應商資格；提出材料設備、貨物、用品或勞務采購申請；從經(jīng)批準的供應商處索取貨源和價格資料；發(fā)出采購訂單；計算應付供應商的款額；以有控和有效的方式辦理支付。管理人員選擇控制程序和技術(shù)的過程中，事實控制的程度是一個合理業(yè)務判斷。決定內(nèi)部控制實施程度應使用一般原則是：控制成本不應超出所產(chǎn)生的收益。采購循環(huán)包括的具體職能如下:1.1 供應商選擇/管理1.2 訂購1.3 驗收1.4 應付賬款1.5 支付 1.1 供應商選擇/管理 關鍵環(huán)節(jié): 職責分離、供應商選擇、供應商日常管理【職責分離】內(nèi)部控制標

2、準潛在風險1.1.1【供應商選擇】1.1.21.1.31.1.4供應商選擇/認證過程不能由采購人員或采購部門單獨完成。同時選擇/認證責任應與應付賬款管理和付款責任分離。參考風險：A-2 A-3必須制定供應商選擇/認證政策、流程，并經(jīng)過審批，供應商選擇/認證過程需涉及采購、技術(shù)（設計）、質(zhì)量、制造、銷售（市場）、財務等方面。參考風險：A-1 A-2 A-3供應商選擇/認證過程應實施必要的現(xiàn)場觀察，考慮的具體內(nèi)容應包括： 技術(shù)能力 品質(zhì)管理能力，質(zhì)量控制程序、殘次品控制、質(zhì)量管理報告及記錄是否完善。 成本控制能力，包括成本結(jié)構(gòu)、成本降低的潛力。 服務的能力，包括對需求和變化的反應能力。 按時交貨的

3、記錄。 工程協(xié)同能力 類似情況下與其他客戶進行交易的歷史。 對上游供應商的管理能力 貨物產(chǎn)地與聯(lián)想的距離 財務及信用狀況 潛在的人力及能力局限性。參考風險：A-2 A-3 A-6供應商選擇/認證過程必須有完整記錄，并形成文件，妥善保存。參考風險：A-4 A-5A-1A-2A-3A-4A-5A-6購貨可能：A、未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；B、購自未經(jīng)批準的供應商；C、由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨或收貨；可能導致利益沖突，發(fā)生徇私舞弊、收受回扣等損害公司利益的行為。出錯或違法的可能性增大。所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受。記錄可能丟失或毀損。未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害聯(lián)

4、想及供應商的利益?？赡芴崆盎蛲虾笫盏讲牧希瑢е聵I(yè)務中斷或庫存積壓。1.1 供應商選擇/管理 (續(xù))內(nèi)部控制標準潛在風險1.1.51.1.6【供應商日常管理】1.1.71.1.8使用獨家或單一供應渠道的，需要有書面文件說明并經(jīng)過批準，如果供貨可能中斷并因此帶來重大消極影響，必須制定應急方案并審批后備案。參考風險：A-2 A-3 A-6一次性采購或小額零星采購，可以采用恰當?shù)姆绞交蜓a償性措施選取供應商。參考風險：A-2 A-3必須建立供應商信息管理機制，選擇/認證通過后的供應商信息應及時維護。必須定期（一年）審查、更新供應商信息，對長期不用或不符合要求的供應商，在提出書面說明經(jīng)過批準后應予刪除。參

5、考風險：A-1 A-2 A-3必須建立供應商考評機制，并定期監(jiān)測考評。供應商考評指標應包括： 按時交貨比率 貨物準確率 產(chǎn)品質(zhì)量 實際價格 售后服務 配合度參考風險：A-2 A-3 A-6A-1A-2A-3A-6購貨可能：a未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；b購自未經(jīng)批準的供應商；c由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨或收貨；可能導致利益沖突，發(fā)生徇私舞弊、收受回扣等損害公司利益的行為。出錯或違法的可能性增大。所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受。可能提前或拖后收到材料，導致業(yè)務中斷或庫存積壓。1.2 訂購 關鍵環(huán)節(jié): 職責分離、訂購申請、訂單處理、采購人員考核【職責分離】內(nèi)部控制標準潛在風險1.2

6、.11.2.2【訂購申請】1.2.31.2.41.2.51.2.61.2.7訂購與應付賬款管理和付款職責必須分開。參考風險：B-1，B-2公司采購人員或采購代理商與供應商之間必須保持相互獨立。這種獨立性可以通過定期輪換采購人員、多部門參與、采購小組或其它補償性措施得以保證。參考風險：B-1，B-2訂購應填寫采購申請單/采購訂單，對于一次性支出，如業(yè)務招待費等，如不適用可采取替代措施。參考風險：B-1，B-3，B-4，B-10采購實施前，必須有正式的采購申請單/采購訂單，并經(jīng)過恰當批準。參考風險：B-1，B-2聯(lián)想承擔財務責任的合同協(xié)議等文檔，必須經(jīng)管理部門批準，同時還須經(jīng)過法律部門認可。合同協(xié)

7、議等文檔必須予以妥善保管。參考風險：B-1，B-6，B-10必須建立流程，確保所有退貨經(jīng)過恰當批準并妥善入賬。參考風險：B-13必須制定政策，明確要求超過一定金額的訂購必須公開招標。如不公開招標，或接受非最低標價，或接受標書中未列的采購項目，必須在購貨前充分說明理由并由管理部門批準。參考風險：B-2，B-7B-1B-2B-3B-4B-6B-7B-10B-13購貨可能：a未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；b購自未經(jīng)批準的供應商；c由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨或收貨?？赡軐е吕鏇_突，發(fā)生徇私舞弊、收受回扣等損害公司利益的行為。出錯或違法的可能性增大。為本該退貨或拒收的項目支付了款項，包括：a未訂購的貨物或勞務；b數(shù)量

8、超出或項目錯誤；c撤銷訂單或訂單復本。記錄可能丟失或毀損。貨物或勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受。采購或付款業(yè)務可能記錯金額，入錯賬戶和記錯會計期間。對次品的處理可能不嚴格，誤送回倉庫及或出現(xiàn)記錄錯誤。被盜的可能性急劇增加。1.2 訂購 （續(xù)）【訂單處理】內(nèi)部控制標準潛在風險1.2.81.2.91.2.101.2.111.2.121.2.131.2.14【采購人員考核】1.2.15必須建立完善的訂單處理和控制流程，訂單及其錄入權(quán)限和地點均應予以保護。參考風險：B-1，B-2，B-4，

9、B-5無論系統(tǒng)控制還是手工操作，采購訂單均須事前預先編號，以便能夠單獨確認和查詢。參考風險：B-5，B-6采購訂單/交易內(nèi)容必須明確數(shù)量、交貨方法、支付條款、驗收標準、銀行賬戶等相關信息。參考風險：B-2，B-3，B-7，B-8必須明確要求供應商將賬單直接寄送到公司相關部門，例外事項應采取額外補償性措施采購實施前，必須有正式的采購申請單/采購訂單，并經(jīng)過恰當批準。參考風險：B-1，B-2 ，B-3，B-5，B-6，B-9由于價格和數(shù)量的變化，采購訂單超過原批準權(quán)限時，必須根據(jù)相應政策重新審批。參考風險：B-1，B-7采購訂單必須及時送至驗收部門和應付賬款部門，以便驗收確認和應付賬款處理時核對。

10、采購訂單應定期和供應商賬單進行核對。參考風險：B-9，B-12訂單的變更或撤銷，必須及時通知驗收和應付賬款管理部門。3.2.12參考風險：B-3，B-6 ，B-11，B-12 必須對采購人員、采購小組或采購代理商進行考評，考評指標可包括：降低庫存、提高質(zhì)量、降低成本和準確及時交貨等。參考風險：B-7，B-8B-1B-2B-3B-4B-5B-6B-7B-8B-9B-11B-12購貨可能：a未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；b購自未經(jīng)批準的供應商；c由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨或收貨。可能導致利益沖突，發(fā)生徇私舞弊、收受回扣等損害公司利益的行為。出錯或違法的可能性增大。為本該退貨或拒收的項目支付了款項，包括：a未訂購的

11、貨物或勞務；b數(shù)量超出或項目錯誤；c撤銷訂單或訂單復本。記錄可能丟失或毀損。未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害聯(lián)想及供應商的利益。貨物或勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受?？赡芴崆盎蛲虾笫盏讲牧?，導致業(yè)務中斷或庫存積壓?？赡馨l(fā)生重復付款，支付金額可能有誤或貨款支付給未經(jīng)批準或不存在的供應商。采購或付款業(yè)務可能記錯金額，入錯賬戶和記錯會計期間。可能對無法收到的貨物或勞務支付款項。1.3 驗收 關鍵環(huán)節(jié): 場所控制、驗收實施、驗收記錄和處理【場所控制】內(nèi)部控制標準潛在風險1.3.1

12、1.3.21.3.3【驗收實施】1.3.41.3.51.3.61.3.71.3.8驗收地應與生產(chǎn)設施和裝運場地分隔開。參考風險：C-1，C-2未經(jīng)批準任何人不得進入驗收地點。參考風險：C-1，C-2所有購進的材料、貨物和用品必須在每一機構(gòu)的指定驗收地點驗收，除非公司政策另有安排和批準。參考風險：C-1，C-2，C-4，C-5必須在收到貨物或服務和對應的交貨憑單后，方可辦理驗收業(yè)務。參考風險：C-6驗收部門須依據(jù)已批準的采購訂單或類似文件進行驗收，無相關文件的貨物應及時調(diào)查處理或予以退還。參考風險：C-3，C-4，C-5 如果供應商認證和考評機制不完備，收到貨物后必須立即抽檢，以驗明數(shù)量、質(zhì)量、

13、規(guī)格及毀損情況等。參考風險：C-2，C-3，C-7對于服務性采購（如市場類支出），如果直接驗收有困難或不可行，必須運用額外補償性措施。參考風險：C-1，C-2，C-3，C-7購進貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。貴重物品，如CPU等，必須在驗收過程中予以保護。參考風險：C-10C-1C-2C-3C-4C-5C-6C-7C-10購貨可能：a未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；b購自未經(jīng)批準的供應商；c由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨或收貨；可能導致利益沖突，發(fā)生徇私舞弊、收受回扣等損害公司利益的行為。出錯或違法的可能性增大。為本該退貨或拒收的項目支付了款項，包括：a未訂購的貨物或勞務；b數(shù)量超出或項目錯誤；c撤銷訂單或訂單復本

14、。記錄可能丟失或毀損。未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害聯(lián)想及供應商的利益。貨物或勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受實物保管不善，可能被盜、毀損等。1.3 驗收 （續(xù)）【驗收記錄和處理】內(nèi)部控制標準潛在風險1.3.91.3.101.3.111.3.12驗收完畢，必須及時提供驗收報告，并進行會計處理。參考風險：C-2，C-6，C-7，C-8，C-9驗收中發(fā)現(xiàn)的數(shù)量偏差、質(zhì)量規(guī)格不符或毀損等，必須在驗收報告中予以記錄，并與供應商妥善處理。參考風險：C-2，C-3，C-4，C-7驗收

15、報告及相關文件必須能夠單獨確認和查詢，并由驗收部門妥善保管，并及時送達采購和應付賬款部門。參考風險：C-2，C-4，C-6，C-7糾正驗收報告及相關原始文件中的差錯，必須經(jīng)集團指定人員的批準。參考風險：C-1，C-2，C-4，C-7C-1C-2C-3C-4C-6C-7C-8C-9購貨可能：a未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；b購自未經(jīng)批準的供應商；c由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨或收貨；可能導致利益沖突，發(fā)生徇私舞弊、收受回扣等損害公司利益的行為。出錯或違法的可能性增大。為本該退貨或拒收的項目支付了款項，包括：a未訂購的貨物或勞務；b數(shù)量超出或項目錯誤；c撤銷訂單或訂單復本。記錄可能丟失或毀損。貨物或勞務可能已被接受

16、，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受可能提前或拖后收到材料，導致業(yè)務中斷或庫存積壓。采購或付款業(yè)務可能記錯金額，入錯賬戶和記錯會計期間。1.4 應付賬款 關鍵環(huán)節(jié): 職責分離、應付賬款確認、付款憑證要求、核對及記錄要求【職責分離】內(nèi)部控制標準潛在風險1.4.1 【應付賬款確認】1.4.21.4.31.4.41.4.51.4.61.4.7 應付賬款管理必須與購貨和驗收職責各自獨立；應付賬款管理必須與應付賬款總賬入賬職責分離。參考風險：D-1，D-2應付賬款管理部門必須審查供應商是否已通過選擇/認證，對于未

17、通過選擇/認證的供應商，必須按照相關政策予以批準。參考風險：D-4，D-5，D-7應依據(jù)驗收報告或購貨訂單等，審查購貨發(fā)票或類似單據(jù)的價格、數(shù)量、付款單位、銀行賬號等信息是否齊全、正確。對發(fā)現(xiàn)的問題必須在付款前予以解決。參考風險：D-2，D-4，D-5，D-6，D-7，D-8采用其它方式作為支付依據(jù)時，如使用供應商/第三方倉庫，及電子數(shù)據(jù)核對等，必須具備完善的控制措施，以確保價格和收貨數(shù)量的正確。參考風險：D-1，D-3，D-4，D-5，D-7，D-8沒有采購訂單或驗收報告，必須在付款前按照相應的審批權(quán)限由管理部門予以批準。如：一次性支出、預付款等。參考風險：D-2，D-3，D-5，D-7，D

18、-8超過公司規(guī)定標準的運費發(fā)票，必須在支付前與裝運單或驗收報告進行核對。參考風險：D-4，D-7，D-8 凡使用計算機系統(tǒng)管理應付賬款的,系統(tǒng)本身的控制必須有效,以發(fā)現(xiàn)和防止重復付款。參考風險：D-7 D-1D-2D-3D-4D-5D-6D-7D-8購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時挪用，差錯和違反規(guī)定的可能性急劇增加。購貨可能已被收到，但沒有報告和報告不準確?？赡芪从涁搨瑤齑婧蛻犊钯~款可能錯報。貨物和勞務可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨應退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。包括：a未訂購的貨物b不符合質(zhì)量的標準c數(shù)量超過或品目錯誤生產(chǎn)用料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務中斷或庫存積壓貨物

19、或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。對供應商重復付款，付款中有錯誤，或有舞弊行為。記錄可能丟失或毀損。 1.4 應付賬款 （續(xù)）【付款憑證要求】內(nèi)部控制標準潛在風險1.4.8 1.4.9【核對及記錄要求】1.4.101.4.111.4.121.4.131.4.141.4.15 1.4.16不能僅憑一張發(fā)票付款，所有的支付申請，必須附有適當?shù)淖C明文件，并通過審查、核對，方可付款。參考風險：D-5，D-6，D-7，D-8應使用發(fā)票原件（報銷聯(lián)）作為付款憑證。如沒有發(fā)票原件的，應按照相應的審批權(quán)限予以批準。參考風險：D-5，D-6，D-7超期或無法勾對的采購訂單、驗收報告和發(fā)票,必須定期核查和

20、解決。 參考風險：D-2，D-4應付賬款明細賬至少按月與總賬核對，發(fā)現(xiàn)問題必須立即解決。參考風險：D-4，D-6定期審查應付賬款有無逾期項目,并及時解決. 參考風險：D-2，D-4，D-7，D-9應付賬款部門應至少按季度檢查借方余額賬目,對超過一定期限的款項應及時解決。參考風險：D-6向供應商發(fā)出的應付賬款的調(diào)整通知，必須能夠單獨確認和查詢，并預先連續(xù)編號。參考風險：D-6，D-7向供應商發(fā)出的應付賬款調(diào)整通知，必須經(jīng)過管理人員的批準，并有文檔記錄。 參考風險：D-2現(xiàn)金支付應限于小額支出，其合理性能夠被審查。應定期由第三方對備用金進行確認和審查。參考風險：D-6，D-10 D-2D-4D-5

21、D-6D-7D-8D-9 D-10購貨可能已被收到，但沒有報告和報告不準確?？赡芪从涁搨?，庫存和應付款賬款可能錯報。應退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。包括：a未訂購的貨物b不符合質(zhì)量的標準c數(shù)量超過或品目錯誤生產(chǎn)用料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務中斷或庫存積壓貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。對供應商重復付款，付款中有錯誤，或有舞弊行為。記錄可能丟失或毀損。記錄可能被濫用或更改，從而損害聯(lián)想及其供應商利益。購貨可能：a未訂購的貨物b不符合質(zhì)量的標準c數(shù)量超過或品目錯誤1.5 支付 關鍵環(huán)節(jié): 職責分離、支付依據(jù)、票據(jù)管理、準確入賬【職責分離】內(nèi)部控制標準潛在風險1.5.

22、1 【支付依據(jù)】1.5.21.5.31.5.41.5.5【票據(jù)管理】1.5.61.5.7支付職能部門必須對各種職責作如下劃分： a 付款憑單的填寫與支票蓋章和生效支票的寄送分開；b 應付賬款業(yè)務與購貨和驗收業(yè)務分開c 支票填寫、印制、蓋章和發(fā)送業(yè)務與供應商確認啟用分開；與會計入賬分開d確認和啟用供應商與會計入賬和支票準備及付款分開參考風險：E-1，E-2，E-3所有的支付申請（支票，電子計算機轉(zhuǎn)賬，銀行轉(zhuǎn)賬等），必須附有采購訂單、驗收報告、發(fā)票原件或其他能夠證明為正當支出的憑證，并經(jīng)過審查后，方可辦理支付。參考風險：E-3，E-4，E-5，E-8 必須在聯(lián)想與供應商議定的付款條件和范圍內(nèi)支付已

23、批準的款項。參考風險：E-7、E-9采購訂單或與供應商協(xié)議條款中存在折扣條款時，支付前應計算扣除。 參照風險：E-6，E-10必須在付款后，有效地注銷支付憑證，以防止重復支付。 參考風險：E-1，E-2，E-5不得使用現(xiàn)金支票付款，超過一定支付金額的不得使用不記名支票付款。(3.5.7)參考風險：E-1，E-4，E-8全部空白支票和印鑒必須分開妥善保管，以防止毀損或未經(jīng)核準使用。支票的填發(fā)，作廢或未使用情況應予以記錄。(3.5.8)參照風險：E-1，E-4，E-5，E-8E-1E-2E-3E-4E-5E-6E-7E-8E-9E-10可能采用了繞開現(xiàn)行內(nèi)部控制技術(shù)的方法。偷盜和差錯的可能性急劇增加?？赡馨l(fā)生敏感性支付和公司內(nèi)部往來事項。貨物和勞務可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。項目或勞務可能已被收到，但沒有報告或報告不準確?？赡芪从涁搨瑤齑婵赡苠e報，可能多付或少付供應商款額?？赡馨l(fā)生重復支付，支