如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引

1、如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引- 如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引 公文的主題詞是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由國務(wù)院辦公廳秘書局制定的國務(wù)院公文主題詞表。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標(biāo)引，使用黃河水利委員會公文主題詞表。 一、主題詞標(biāo)引程序 三步 走 第一步：審讀文件，分析主題。 首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題

2、能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。 其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個主題。單主題標(biāo)引時用多個表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。 分析主題重點是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。黃河水利委員會公文主題詞表將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。 第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。 經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主

3、題概念，舍棄一般的主題概念。 對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（ 1 ）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。（ 2 ）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（ 3 ）查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。 第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)國家機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定

4、，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。 在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：（ 1 ）主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項；（ 2 ）主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；（ 3 ）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（ 4 ）標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正補(bǔ)救。 二、主題詞標(biāo)引 三要 一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個方面的內(nèi)容，（ 1 ）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（ 2 ）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)

5、引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標(biāo)引深度不超過 7 個。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的.主題詞。這是衡量主題詞揭失主題概念精度的一個重要因素。 三、主題詞標(biāo)引 三不 一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。 二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。 三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時應(yīng)將主題概念分解成兩個或多個有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。 主題詞標(biāo)引是一項基礎(chǔ)性工作，也是技術(shù)性很強(qiáng)的工作。做好這項工作，不僅需要從業(yè)人員熟悉使用的標(biāo)引工具，熟練掌握標(biāo)引規(guī)則和方法，而且還要掌握相應(yīng)的專業(yè)知識，更需要從業(yè)人員嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、踏實的作風(fēng)。限于篇幅，不再一一贅述。 ( 黃河水利委員會山東河務(wù)局辦公室 閆訓(xùn)立 原文發(fā)表于 xxxx 年第 1 期 相關(guān)文章： 1.公文處理辦法2.公文處理中的